SWALAYAN SANGAT MANIS

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)

RETUR/PENGEMBALIAN BARANG PEMBELIAN

1
Kebijakan Pengembalian Barang
Barang yang diretur/dikembalikan kepada vendor merupakan barang yang memenuhi
kriteria sebagai berikut :
1. Produk rusak (RSK)
a. Produk rusak berkaitan dengan kualitas dan karena masalah produksi, terjadi
perubahan fisik, misalnya warna, perubahan bentuk (misalnya lembek), terjadi
pemisahan tetap, misalnya pada suspense, terjadi pengendapan tetap.
b. Kemasan pecah, sobek, menggelembung, penutup tidak sempurna sehingga isi
produk keluar, misalnya pada minuman, atau kemasan tetap tapi isinya berkurang.

2. Produk mendekati kadaluarsa (EXP)

a. Produk yang sudah mendekati masa expired terhitung empat bulan sebelum masa
kadaluarsa

3. Produk slow moving (3BLN)

a. Adalah barang yang tidak terjual selama 3 bulan berturut-turut.

4. Alasan Lainnya (ELS)

a. Dilakukan pengembalian karena barang yang diterima tidak sesuai dengan
pesanan atau Purchase Order (PO)
b. Dilakukan pengembalian karena alasan over stock.

Adapun apabila vendor memiliki kebijakan untuk menukar barang yang ingin
dikembalikan dengan barang baru yang tidak termasuk kriteria diatas maka prosedur ini tidak
berlaku.

Devisi yang terlibat

1. Admin (entry data)
2. Checker
3. Staff Keuangan

2
Prosedur Pengembalian Barang
1. Barang yang akan diretur terlebih dahulu harus diinput di aplikasi GF-Akuntansi 
Retur Pembelian.
2. Staff Admin bertugas melakukan pengemasan barang returan dan penerbitan nota
retur yang kemudian diarsip berdasarkan tanggal retur, dan di serahkan kepada
vendor pada saat pengembalian barang
3. Kedua belah pihak (checker dan vendor) melakukan pengecekan kesesuaian antara
nota retur dan fisik barang retur
4. Pihak vendor melakukan penandatanganan nota retur beserta tembusan
5. Nota asli dipegang oleh staff keuangan untuk kemudian dilakukan penagihan uang
pengembalian/dalam bentuk pemotongan nominal faktur pembelian
6. Barang retur beserta nota tembusan diserahkan kepada vendor,

Prosedur Entry Data Retur Pembelian

1. Buka aplikasi GF-Akuntansi  pilih menu Pembelian  Retur Pembelian

 Tambah data baru dengan mengklik ikon

2. Akan muncul tampilan berikut

3. Pada kolom vendor, wajib diisi berdasarkan vendor penyuplai barang

3
4. Kolom Faktur Asal dan Potong pd Faktur di biarkan kosong
5. Kolom Nomor wajib diisi dengan ketentuan sebagai berikut
a. Format : (KODE SEBAB)-(TAHUN)(BULAN)-(NOTA KE…)
b. KODE SEBAB :
 RSK (Barang Rusak)
 EXP (Produk mendekati masa kadaluarsa)
 3BLN (barang slow moving/3 bulan tidak terjual)
 ELS (Alasan lainnya)

c. Contoh :
 RSK-2105-0001 (untuk barang rusak pada bulan mei 2021, nota ke 1)
 EXP-2105-0005 (untuk barang expired pada bulan mei 2021, nota ke 1)
 3BLN-2105-0006 (untuk barang slow moving pada bulan mei 2021, nota
ke 6)

6. Kolom catanan wajib diisi berdasarkan status pengembalian barang. Dengan

ketentuan sebagai berikut :
a. Status pengembalian dibagi menjadi 3 tahap yaitu TAHAN  BELUM
AMBIL  AMBIL
 TAHAN, digunakan jika entry data retur masih dalam proses
pengumpulan barang (belum sepenuhnya di kemas atau diinput). Pada
tahapan ini staff admin masih belum boleh mencetak nota retur
 BELUM AMBIL, digunakan jika entry data retur sudah selesai dan
barang sudah dikemas sehingga siap dikembalikan kepada vendor.
Pada tahapan ini staff admin di perbolehkan mencetak nota retur
 AMBIL, digunakan jika barang sudah diserahkan kepada vendor.

b. Jika sebelumnya pada kolom catatan tertulis status TAHAN, maka pada saat
entry data telah selesai, staff admin wajib merubah catatan menjadi BELUM
AMBIL
c. Jika sebelumnya pada kolom catatan tertulis status BELUM AMBIL, maka
pada saat barang sudah diserahkan kepada vendor, staff admin wajib merubah
catatan menjadi AMBIL

7. Jika semua kolom sudah terisi, selanjutnya klik ikon untuk

menambah data barang retur

4
8. Setelah itu muncul tampilan sbb

9. Masukan data barang dengan teliti

10. Lalu klik botton Masuk List (F12) untuk menyimpan.

5
Prosedur Pencarian Data Retur Pembelian
Agar dapat memastikan semua barang sesegera mungkin dikembalikan kepada vendor,
maka setiap barang yang diretur wajib diinput di Aplikasi GF-Akuntansi. Kemudian pada saat
kedatangan sales/driver dari vendor, staff admin wajib melakukan pencarian di Retur Pembelian
untuk memeriksa apakah ada barang retur milik vendor yang bersangkutan yang belum
dikembalikan.
Adapun prosedur pencarian data retur sbb :
1. Buka Aplikasi GF-Akuntansi  klik menu Pembelian  Retur Pembelian  pada
kolom vendor, ketik nama vendor yang ingin dicari