PT. AFLAH Prosedur Operasional Baku Halaman ... dari ...

MEDIKA STOCK OPNAME Nomor .....

INDONESIA Departemen/Divisi Seksi/Sub Tanggal berlaku
/ Bagian/Unit* Divisi/Sub ..........................
............................. Bagian/Sub Unit*
........................
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti**
(nama, jabatan, (nama, jabatan, (nama, jabatan, No.
tanda tangan) tanda tangan) tanda tangan) Tanggal
.......................... ............................. ..................... ............................
Tanggal Tanggal Tanggal
...................... ...................... ......................

1. Tujuan
1.1 Memberikan panduan dalam proses pelaksanaan stock opname di gudang, sehingga diperoleh
hasil yang tepat dan akurat sesuai antara fisik, dokumen dan data sistem.
1.2 Memberikan panduan agar pelaksanaan stock opname di gudang dilakukan sesuai dengan
jadwal yang telah ditentukan.

2. Ruang Lingkup
Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan obat dan/atau bahan obat untuk
dicocokkan dengan catatan dokumen yang ada di fasilitas distribusi. Dengan demikian hasil
akhir stock opname adalah laporan perbedaan jumlah obat dan/atau bahan obat, dan
penjelasannya.
Prinsip kerja dalam stock opname adalah:
a. Stop pergerakan barang.
b. Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat.
c. Lakukan perhitungan fisik barang.
d. Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan dokumen.
e. Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika diperlukan.
f. Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di catatan dokumen
POB ini mencakup seluruh tahapan pelaksanaan stock opname yang meliputi penentuan jadwal,
pembentukan tim, persiapan, pelaksanaan dan pengecekan hasil stock opname

3. Tanggung Jawab
3.1 Penanggung Jawab bertanggung jawab untuk memastikan proses stock opname berjalan
dengan prosedur.
3.2 Kepala Logistik bertanggung jawab untuk pelaksanaan stock opname dan memastikan tidak
ada kehilangan stock obat/bahan obat di gudang.

4. Prosedur
4.1 Stock Opname dilakukan satu bulan sekali pada akhir bulan.
4.2 Pembentukan tim stock opname
Tim lapangan : Melakukan perhitungan fisik dan mencatat hasil perhitungan
Tim Admin : Menerima dan melakukan pengecekan hasil perhitungan
Melakukan input data
4.3 Persiapan Stock Opname
 Pemberitahuan ke pelanggan bahwa pada tanggal yang ditentukan akan dilakukan stock
opname, sehingga tidak ada pengiriman selama stock opname berlangsung.
 Pemberitahuan ke pemasok untuk tidak mengirimkan barang selama stock opname.
 PT. AFLAH Prosedur Operasional Baku Halaman ... dari ...
MEDIKA STOCK OPNAME Nomor .....
INDONESIA Departemen/Divisi Seksi/Sub Tanggal berlaku
/ Bagian/Unit* Divisi/Sub ..........................
............................. Bagian/Sub Unit*
........................
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti**
(nama, jabatan, (nama, jabatan, (nama, jabatan, No.
tanda tangan) tanda tangan) tanda tangan) Tanggal
.......................... ............................. ..................... ............................
Tanggal Tanggal Tanggal
...................... ...................... ......................

 Bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan sebelum stock opname
untuk merapikan posisi barang. Barang yang sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar
proses penghitungan fisik lebih efisien

4.4 Pelaksanaan Stock Opname

 Tim Lapangan melakukan penghitungan fisik.Hasil perhitungan (count tag) ditandangani
minimal 2 orang anggota team (gudang dan nongudang). Data yang tercantum di count tag
yaitu:
- Nama obat
- Jenis kemasan
- Unit satuan
- Nama principal
- Baik/rusak/cacat/kadaluarsa.
- No bets.
- Tanggal kadaluarsa.
- Jumlah
- Tanda tangan personil gudang
- Tanda tangan personil non gudang
 Count tag yang sudah diisi diserahkan ke Team Admin.
 Tim Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan perhitungannya.
 Tim Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya
 Tim lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang terhadap barang yang
selisih sambil membawa count tag
 Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Tim Admin.
 Lakukan investigasi jika terjadi selisih jumlah fisik dengan catatan dokumen/sistem pada
saat stock opname.

4.5 Pengecekan hasil stock opname

 Apabila selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Pimpinan Fasilitas Distribusi,
maka hasil tersebut diposting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah
fisiknya
 Buat Berita Acara sebagai bukti bahwa stock opname telah selesai dilaksanakan. Berita
acara ini harus ditandatangani oleh Penanggung Jawab, Kepala Logistik dan/atau Kepala
Administrasi & Keuangan
 PT. AFLAH Prosedur Operasional Baku Halaman ... dari ...
MEDIKA STOCK OPNAME Nomor .....
INDONESIA Departemen/Divisi Seksi/Sub Tanggal berlaku
/ Bagian/Unit* Divisi/Sub ..........................
............................. Bagian/Sub Unit*
........................
Disusun oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh Mengganti**
(nama, jabatan, (nama, jabatan, (nama, jabatan, No.
tanda tangan) tanda tangan) tanda tangan) Tanggal
.......................... ............................. ..................... ............................
Tanggal Tanggal Tanggal
...................... ...................... ......................

5. Dokumentasi

6. Riwayat

Versi Nomor Tanggal Alasan Perubahan

1 21-02-2023 Baru

7. Distribusi
Asli : Penanggung Jawab
Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi
No.2: Kepala Bagian Logistik/Gudang
No.3: Kepala Bagian terkait