SOP PEMBELIAN RAW MATERIAL DAN BAHAN BAKU PRODUKSI

1. Tujuan
Untuk memberi panduan dalam melakukan aktivitas pembelian raw material dan
bahan baku untuk produksi.

2. Alat dan Bahan

 Telepon
 Komputer
 Internet

3. Unit Kerja Terkait

 Bagian Produksi
 Bagian Pembelian

4. Dokumen yang Digunakan

 Surat Permintaan Pembelian
 Surat Penawaran Harga
 Surat Order Pembelian

5. Prosedur Pelaksanaan
1. Bagian pembelian mendapatkan permintaan pembelian dari bagian produksi
2. Bagian produksi memberikan rekomendari nama supplier/pemasok, alamat,
telepon, dan contact person.
3. Bagian pembelian melakukan pemasok utama atau bukan. Kalau bukan, maka
akan dilakukan perbandingan harga dari beberapa pemasok
4. Memasukkan nomor katalog, deskripsi barang, harga per unit, total unit dan harga
(kaitannya dengan pengeluaran kas) di Surat Permintaan Pembelian.
5. Memastikan bahwa barang yang diminta tidak ada di gudang.
6. Memutuskan untuk melakukan pembelian barang.
7. Memberi tanda tangan dan nama serta tanggal pada form permintaan pembelian.
8. Mengumpulan permintaan pembelian kepada karyawan yang diberi tugas untuk
mengajukan persetujuan.
9. Karyawan yang telah bertugas akan memeriksa form permintaan pembelian dan
mengirim email ke pemasok.
10. Pemasok akan menentukan apakah barang yang diminta tersebut dapat dibeli
dengan regular Purchase Order atau tidak.
SOP PENGELUARAN RAW MATERIAL DAN BAHAN BAKU PRODUKSI
DARI GUDANG

1. Tujuan
Untuk memberikan panduan kegiatan pengeluaran raw material/ bahan baku dari
gudang.

2. Alat dan Bahan

Alat Pengiriman Bahan Baku

3. Unit Kerja Terkait

 Bagian Produksi
 Bagian Gudang

4. Dokumen yang digunakan

 Daftar Kegiatan Produksi
 Form Penggunaan Bahan Baku
 Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
 Bukti Terima Barang
 Kartu Persediaan Barang

5. Prosedur Pelaksanaan
1. Petugas Bagian Produksi membuat jadwal produksi harian berupa Daftar
Kegiatan Produksi Harian (DKPH) dan Form Penggunaan Bahan Baku
(FPBB).
2. Dokumen-dokumen tersebut diajukan kepada Manajer Produksi untuk
disetujui.
3. Dari bagian produksi, DKPH dan FPBB ini kemudian diberikan kepada
Bagian Gudang dan Persediaan
4. Kepala Bagian Gudang dan Persediaan memeriksa dokumen tersebut,
selanjutnya membuat Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
(BPPBG).
5. Petugas Gudang dan Persediaan ini mengirimkan bahan baku kepada bagian
produksi, dan meminta tanda tangan penerima di Bukti Terima Barang.
6. Staf Gudang dan Persediaan mencatat bahan baku yang keluar dari gudang
dalam Kartu Persediaan Barang (KPB) sesuai dengan rincian barangnya
tersebut.

6. Flowchart: Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang untuk Produksi

 SOP PENYIMPANAN BARANG JADI KE GUDANG

1. Tujuan
Memberikan pedoman dan panduan kegiatan penyimpanan barang jadi ke gudang
agar berjalan lancar dan tetap terjaga kuantitas dan kualitanya. Sehingga proses
distribusi produk juga bisa berrjalan dengan baik.

2. Alat dan Bahan

 Gudang Persediaan
 Alat pengangkutan dan pengiriman barang

3. Unit Kerja Terkait

 Bagian Produksi
 Bagian Gudang

4. Dokumen yang Digunakan

 Laporan Produk Jadi
 Kartu Persediaan Barang
 Kartu Penghitungan Persediaan

5. Prosedur Pelaksanaan:
1. Bagian finishing produksi membuat Laporan Produk Jadi dan menyerahkan
ke Bagian Produksi untuk diotorisasi.
2. Bagian finishing produk menyerahkan produk jadi yang telah dikemas dan
salinan laporan produk jadi yang sudah diotorisasi kepada Bagian Gudang
dan Persediaan.
Laporan barang jadi asli yang sudah diotorisasi diarsipkan di bagian
produksi.
3. Petugas Bagian Gudang dan Persediaan memeriksa kuantitas dan
spesifikasi produk yang terdapat di Laporan.
Produk Jadi, kondisi fisiknya, dan melakukan penghitungan di bawah
pengawasan Kepala/Supervisor Bagian Gudang dan Persediaan.
4. Penghitungan barang ini dilakukan dua kali.
Penghitungan pertama dan kedua dilakukan oleh orang yang berbeda
(pemeriksaan independen secara intern dengan dokumen Kartu
Penghitungan Persediaan)
5. Petugas Bagian Gudang dan Persediaan memasukkan barang jadi ke gudang
dan mencatat di Kartu Persediaan Barang apabila telah sesuai dengan
dokumennya.
6. Penyusunan barang di gudang disusun berdasarkan tipe barang dan tanggal
penerimaan.
PROSEDUR PERHITUNGAN PERSEDIAAN BARANG

1. Tujuan
Memastikan pelaksanaan proses penghitungan fisik barang persediaan efektif dan
akurat.

2. Alat dan Bahan

Alat penghitung

3. Bagian Terkait
 Bagian Gudang
 Bagian Produksi

4. Dokumen yang Digunakan

 Kartu Penghitungan Persediaan
 Kartu Penghitungan Persediaan

5. Prosedur Pelaksanaan
1. Sistem penghitungan fisik persediaan barang dilakukan oleh perusahaan untuk
menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang.
2. Hasil perhitungan tersebut digunakan untuk meminta pertanggungjawaban
bagian gudang dan persediaan tentang aktivitas penyimpanan, dan catatan
persediaan.
3. Penghitungan barang dilakukan oleh karyawan yang tidak diberi tanggungjawab
untuk menyimpan persediaan barang.
4. Tiap karyawan di bagian gudang mendapat tugas yang jelas tentang jenis
persediaan barang yang menjadi tanggung jawabnya.
5. Harus dilakukan penghitungan kedua oleh karyawan bagian gudang lain setelah
pemeriksaan pertama dilakukan.
6. Pemeriksaan dilakukan setiap hari, khususnya setiap ada barang persediaan
yang masuk dan keluar dari gudang. Selanjutnya dicatat dalam Kartu
Penghitungan Persediaan.
7. Harus menggunakan kartu yang mempunyai nomor urut tercetak, dan kartu
penghitungan persediaan tersebut diawasi penggunaannya.
8. Tempatkan karyawan yang bertugas sebagai pengawas untuk menentukan
semua jenis persediaan diberi kartu dan tidak ada satu jenis persediaan pun yang
diberi lebih dari satu kartu.
9. Pada akhir periode, Kepala/ Supervisor Bagian Gudang dan Persediaan
memeriksa ulang Kartu Persediaan Barang agar sesuai dengan Kartu
Penghitungan Persediaan.
SOP PRODUKSI – PEMBUATAN DOKUMEN AKTIVITAS PRODUKSI

1. Tujuan
Menjamin terlaksananya administrasi berjalan baik sehingga proses produksi tetap
terjaga dan berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

2. Alat dan Bahan

 Data proses produksi
 Hard copy dokumen produksi

3. Pihak Terkait
 Bagian Produksi
 Bagian Gudang

4. Prosedur Pelaksanaan
1. Dokumen yang dibuat dan telah mendapatkan persetujuan pihak berwenang harus
diberikan kepada yang berhak menerima, yaitu semua pihak yang terkait dalam
proses.
2. Pihak berwenang yang menandatangani dokumen harus bertanggung jawab penuh
terhadap isi dan informasi dokumen tersebut.
3. Arsip dokumen harus disimpan dengan baik dalam bentuk hardcopy ataupun
softcopy.
4. Penomoran dokumen di bagian produksi dbuat dengan format sebagai berikut:

GNT/Kode Dokumen-No.Urut/Bulan/Tahun
Keterangan:
GNT = Nama perusahaan
Kode Dokumen = Singkatan dari nama dokumen
Urut = 3 digit angka, dimulai dari 001 (nol-nol-satu) lagi pada awal tahun, dan
apabila telah mencapai 999 sebelum tahun tersebut berakhir, maka dapat
memulainya lagi dari angka satu dan tetap dimulai dari awal lagi ketika berganti
tahun
Bulan = 3 huruf awal nama bulan dimana transaksi tersebut terjadi.
Tahun = 4 digit terakhir dari tahun buku dimana transaksi tersebut terjadi
Contoh : penomoran transaksi pertama pembelian bahan baku di bulan Januari
2020, Dokumen terkait  Surat Pengembalian Barang
No. SPB: GNT/SPB-001/Jan/2012
5. Dokumen Bagian Produksi yang diberikan kepada pihak eksternal harus diberi
stempel perusahaan di sebelah tandatangan dari pihak yang berwenang.
 SOP PRODUKSI – PENGIRIMAN HASIL PRODUKSI

1. Tujuan
Menjamin pengiriman hasil produksi sesuai dengan jumlah permintaan

2. Alat dan Bahan

Alat pengiriman barang

3. Pihak Terkait
 Kepala Bagian Gudang
 Kepala Bagian Produksi
 Bagian Penjualan

4. Dokumen yang Digunakan

 Memo Kepala Bagian
 Laporan Produksi Barang

5. Prosedur Pelaksanaan
1. Kepala Bagian Produksi membuat laporan kepada Bagian Penjualan bahwa
barang telah selesai diproduksi dan siap dikirim.
2. Setelah memperoleh laporan umpan balik, Kepala Bagian Produksi akan
memberikan memo kepada petugas Bagian Produksi terkait dengan jumlah
barang yang akan dikirim.
3. Kepala Bagian produksi kemudian memberikan memo kepada Kepala Gudang
untuk mempersiapkan produk yang akan dikirim

6. Flowchart: Pengiriman hasil produksi

 SOP PRODUKSI – PROSES PRODUKSI

1. Tujuan
Untuk menjamin proses produksi berjalan baik dan memenuhi target standar
kuantitas dan kualitas yang sudah ditetapkan.

2. Alat dan Bahan

 Alat Produksi
 Alat quality control
3. Pihak Terkait
 Bagian Produksi
 Bagian Research and Development
 Bagian quality control
 Bagian Gudang
4. Dokumen yang digunakan
 Daftar Kegiatan Produksi Harian
 Laporan Hasil Pengujian Produk
 Bukti Terima Dokumen
 Lembar Penggunaan Bahan Baku
 Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
 LPJ
5. Prosedur Pelaksanaan
1. Bagian Produksi menerima Laporan Hasil Pengujian Produk yang akan
diproduksi dari Bagian Research and Development yang telah disetujui
dalam rapat direksi.
Kepala Bagian Produksi membuat Bukti Terima Dokumen dan
ditandatangani pula oleh karyawan bagian Research and Development yang
memberikan Laporan Hasil Pengujian Produk tersebut.
2. Rencana dan Jadwal Produksi
3. Karyawan Bagian Produksi mempersiapkan jadwal produksi dan form
permintaan produksi bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi sebanyak 2
rangkap.
Form tentang kegiatan produksi :
a. Daftar Kegiatan Produksi Harian
b. Lembar Penggunaan Bahan Baku.
c. Kepala/ Karyawan yang bertugas Bagian Produksi memeriksa dan
menandatangani Daftar Kegiatan Produksi Harian (DKPH) dan Lembar
Penggunaan Bahan Baku (LPBB).
d. Lembar pertama formulir tersebut diserahkan ke Bagian Gudang,
lembar kedua asli disimpan Bagian Produksi.
e. Kepala Bagian Gudang mendata seluruh komponen dan kebutuhan
bahan baku. Kemudian memeriksa jumlah bahan baku yang tersedia
dengan yang dibutuhkan
4. Persiapan produksi
 Karyawan Bagian Produksi memeriksa jumlah bahan baku yang
diterima dari gudang dengan cara memeriksa kesesuaian antara LPBB
 dengan Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang (BPPBG)
yang dibuat oleh Bagian Gudang.
 Kepala Bagian Produksi memastikan persiapan bahan baku telah sesuai
dengan jenis produk yang akan diproduksi.
 Menempatkan bahan baku ke dalam mesin proses bahan baku dengan
kuantitas yang disesuaikan kapasitas masing-masing mesin.
5. Pelaksanaan Produksi
1. Proses Produksi
a. Selama proses produksi hanya Direktur Utama (pengawas),
Direktur Produksi, Manager Produksi, Kepala Bagian Produksi dan
staf/pegawainya yang diijinkan memasuki area produksi
b. Masing-masing pekerja bagian produksi bekerja sesuai tanggung
jawabnya dalam hal mengawasi mesin dan proses produksinya.
c. Tahapan proses produksi
2. Inspeksi Produk
a. Tiap-tiap produk diperiksa apakah kualitasnya sudah memenuhi
standar yang ditetapkan oleh bagian quality control sesuai dengan
prosedur pemeriksaan barang.
b. Produk yang tidak memenuhi standar disisihkan dan ditempatkan
pada rejected product area dan tidak dihitung sebagai produk jadi.
3. Produk Jadi
a. Menghitung jumlah barang jadi.
b. Barang jadi yang sudah didata tersebut dimasukkan bagian ke
dalam gudang dengan melampirkan Laporan Produk Jadi, yang
telah mendapat persetujuan Kepala Bagian Produksi dan sesuai
prosedur pelaksana.
c. Di gudang dilakukan perhitungan kembali kuantitas produk jadi
untuk diperiksa dengan yang tertera pada LPJ. Dan dilakukan
penghitungan oleh petugas Bagian Gudang di bawah pengawasan
Kepala Bagian Gudang.
d. Penghitungan barang ini dilakukan dua kali. Perhitungan pertama
dan kedua dilakukan oleh orang yang berbeda
4. Laporan Produksi
Menyampaikan dan melaporkan kegiatan produksi yang terjadi selama
berkala kepada jajaran manajemen perusahaan yang lain.
6. Proses Akuntansi Biaya
Proses akutansi biaya adalah proses untuk menentukan harga produk yang
diproduksi dan proses dimana dilakukan perhitungan mengenai harga pokok
penjualan dari produk.
Data-data hasil dari proses ini nantinya akan berpengaruh pada Laporan Keuangan
yang disusun oleh Bagian Keuangan.

7. Flowchart: Prosedur aktivitas produksi

 SOP PRODUKSI – PEMERIKSAAN KUALITAS PERSEDIAAN BARANG

1. Tujuan
Untuk menjamin kualitas bahan baku/ raw material dari supplier dan barang hasil
produksi sudah sesuai dengan standar produk yang telah ditetapkan perusahaan.
Untuk menjamin kualitas proses produksi tetap terjaga dengan baik sesuai yang telah
ditetapkan perusahaan.

2. Pihak Terkait
 Bagian Produksi
 Kepala Bagian Quality Control
 Bagian Pembelian

3. Prosedur Pelaksanaan
A. Bahan Baku dan Raw Material dari pemasok
 Melakukan pemeriksaan bahan baku dari supplier sebelum barang masuk ke
gudang dan dikirimkan ke ruang produksi.
 Memeriksa setiap bahan baku/ raw material agar kualitasnya memenuhi
standar yang telah ditetapkan untuk digunakan dalam proses produksi.
 Bahan baku yang tidak memenuhi standar dipisahkan dan dicatat jumlahnya,
selanjutnya dilaporkan ke Kepala Bagian Pembelian (sesuai ketentuan retur
pembelian).
 Raw material/ bahan baku yang memenuhi standar selanjutnya diserahkan ke
bagian produksi untuk diproses lebih lanjut.
 Petugas Bagian Quality Control kemudian memberikan laporan kepada
Bagian Produksi dan mendapatkan persetujuannya tentang kontrol yang
dilakukan dan hasilnya berupa Laporan Pemeriksaan Kualitas Persediaan
(LPKP).
B. Untuk Barang Produksi
 Melakukan inspeksi produk dalam setiap rangkaian proses produksi dan
pastikan tidak ada yang cacat, apabila ada yang kualitasnya buruk maka
segera diperbaiki dahulu sebelum masuk ke proses selanjutnya.
 Tiap-tiap produk hasil produksi diperiksa apakah kuantitas dan kualitasnya
sudah memenuhi standar yang dirancang dan ditetapkan.
 Produk yang tidak memenuhi standar disisihkan dan ditempatkan pada
rejected product area dan didata jumlahnya dan diperbaiki terlebih dahulu.
 Untuk produk yang sudah memenuhi standar diserahkan langsung pada
bagian pengepakan.
 Kepala Bagian Quality Control lalu memberikan laporan kepada Kepala
Bagian Produksi dan mendapatkan persetujuannya tentang kontrol yang
dilakukan dan hasilnya berupa Laporan Pemeriksaan Kualitas Persediaan
(LPKP).
 SOP PRODUKSI – PEMERIKSAAN KUALITAS HASIL PRODUKSI

1. Tujuan
Memastikan kualitas produk hasil produksi sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan.

2. Alat dan Bahan

Alat pemeriksa produk

3. Pihak Terkait
 Bagian Quality Control
 Bagian Produksi

4. Dokumen yang Digunakan

Laporan Pemeriksaan Kualitas Sistem Produksi

5. Prosedur Pelaksanaan
 Melakukan inspeksi produksi minimal sekali dalam sebulan dan memastikan
diproses sudah sesuai dengan standar produksi.
 Bila ada yang tidak memenuhi standar produksi maka akan ditelusuri
penyebabnya.
 Kepala Bagian Quality Control lalu memberikan laporan kepada Kepala Produksi
untuk mendapatkan persetujuan mengenai pemeriksaan yang dilakukan dan
hasilnya tersaji secara rinci dalam Laporan Pemeriksaan Kualitas Sistem
Produksi.
 Kepala Bagian Produksi memberikan feed back dengan melakukan perbaikan.

6. Flowchart SOP: Prosedur pemeriksaan hasil produksi

 SOP PEMERIKSAAN KUALITAS SISTEM PRODUKSI

1. Tujuan
Menjamin kualitas sistem produksi sesuai dengan standar sehingga proses produksi
berjalan baik dan mencapai target yang telah ditetapkan.

2. Alat dan Bahan

Alat pemerikasaan sistem produksi

3. Pihak Terkait
 Bagian Quality Control
 Bagian Produksi

4. Dokumen yang Digunakan

Laporan Pemeriksaan Kualitas Sistem Produksi

5. Prosedur Pelaksanaan
1. Melakukan pemeriksaan sistem produksi minimal dilakukan sekali dalam sebulan
dan memastikan terlaksana sesuai proses dan standar produksi.
2. Bila ada yang tidak memenuhi standar maka segera diperbaiki sebelum digunakan
untuk berproduksi.
3. Kepala Bagian Quality Control kemudian memberikan laporan kepada Kepala
Bagian Produksi untuk memperoleh persetujuan.
Persetujuan mengenai pemeriksaan yang dilakukan dan hasilnya disajikan dalam
Laporan Pemeriksaan Kualitas Sistem Produksi.
4. Kepala Bagian Produksi memberikan umpan balik dengan menyelidiki sistem
produksi dan melakukan perbaikan.
5. Kepala Bagian Produksi memberikan memo kepada Kepala Bagian Quality
Control bahwa sistem produksi dalam proses atau sudah diperbaiki.
SOP PRODUKSI – PEMELIHARAAN MESIN DAN PERALATAN PRODUKSI

1. Tujuan
Untuk memastikan kondisi mesin dan peralatan produksi tetap terjaga dengan baik
kualitasnya sehingga proses produksi tetap berjalan dengan baik dan lancar.

2. Alat dan Bahan

Alat pemeriksaan mesin dan peralatan produksi

3. Pihak Terkait
 Bagian Teknik dan Maintenance
 Bagian Finance & Accounting

4. Dokumen yang Digunakan

 Laporan Pemeriksaan Kualitas Mesin
 Memo Pengajuan Dana
 Nota Pengeluaran Kas

5. Prosedur Pelaksanaan
1. Melakukan inspeksi mesin dan peralatan produksi minimal sekali sebulan dan
memastikan tidak ada yang cacat, rusak, serta komponen-komponennya lengkap.
2. Bila ada yang tidak memenuhi standar (kondisi tidak bagus) maka segera
diperbaiki sebelum digunakan untuk berproduksi.
3. Kepala Bagian teknik dan maintenance kemudian memberikan laporan kepada
Kepala Bagian Produksi untuk mendapatkan persetujuan mengenai pemeriksaan.
Pemeriksaan yang dilakukan dan disajikan dalam Laporan Pemeriksaan Kualitas
Mesin.
4. Kepala Bagian teknik dan maintenance melengkapi memo pengajuan dana untuk
perawatan mesin dan peralatan.
5. Memo ini kemudian diserahkan ke bagian keuangan.
6. Kepala Bagian teknik dan maintenance juga melengkapi Nota Pengeluaran Kas,
kemudian diserahkan kepada petugas bagian kas.
Selanjunya Nota Pengeluaran Kas ini akan diproses untuk pengeluaran biaya
perawatan (sesuai prosedur bagian keuangan – baca standar operasional prosedur
Finance di atas ).

6. Flowchart: Prosedur Pemeliharaan Mesin dan Peralatan Produksi

 SOP PRODUKSI – PENGUJIAN MATERIAL BARU

1. Tujuan
Memastikan new material sesuai dengan kapasitas mesin dan standar produksi

2. Alat dan Bahan

 Alat uji material
 Alat Survey

3. Pihak Terkait
 Bagian Research and Development
 Bagian Teknik dan Maintenance
 Bagian Pembelian
 Bagian Produksi

4. Dokumen yang Digunakan

 Laporan tes material baru
 Laporan hasil survey pasar

5. Prosedur Pelaksanaan
1. Menerima laporan pengujian material baru dari Bagian Research and
Development.
2. Petugas Bagian Teknik dan Maintenance melakukan uji material terhadap
kapasitas mesin.
3. Bila sesuai dengan kapasitas mesin, Kepala Bagian Teknik dan Maintenance
memberikan laporan kepada Kepala Bagian Produksi.
4. Kepala Bagian Produksi selanjutnya memberrikan laporan kepada Kepala Bagian
Pembelian untuk melakukan survey mengenai harga bahan baku baru tersebut di
pasar.
5. Petugas Bagian Produksi kemudian mengadakan survey dan memberikan laporan
kepada Kepala Bagian Produksi.
6. Bila harga sesuai dengan standar produksi, Kepala Bagian Produksi akan
memberikan laporan ke Kepala Bagian Produksi untuk melakukan produksi.
7. Kepala Bagian Produksi selanjutnya mengirimkan laporan tentang pelaksanaan
produksi ke Kepala Bagian Teknik dan Maintenance untuk melakukan persiapan
mesin produksi.

6. Flowchart SOP : Prosedur pengujian material/ bahan baku baru