PROSEDUR TETAP (Standard Operating Procedure)

Departemen :Pemastian Mutu (QA)PENANGANAN PRODUK KEMBALIAN

1. TUJUAN Untuk menangani produk kembalian yang diterima kembali secara baik dan benar

2. RUANG LINGKUP 2.1. Berlaku untuk semua produk kembalian yang dikembalikan dari distributor
karena :

2.1.1. Salah kirim

2.1.2. Salah administrasi

2.1.3. Kadaluarsa

2.1.4. Penarikan kembali

2.2. Produk kembalian oleh sebab lain, antara lain tidak sampai ke distributor karena gangguan di
perjalanan

3. TANGGUNG JAWAB

3.1. QA Manager bertanggung jawab menyiapkan, mengkaji kembali dan melatihkan Protap ini.

3.2. QC Manager bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan serta evaluasi terhadap
produk kembalian yang berkaitan dengan kualitas produk untuk menentukan tindak lanjut yang
tepat

3.3. Bagian Marketing bertanggung jawab menyiapkan dokumen untuk produk kembalian
daridistributor

3.4. Supervisor Gudang bertanggung jawab menjalankan protap ini dengan benar dan konsisten.

4. PROSEDUR

4.1. Untuk Produk Kembalian karena :

4.1.1. Salah kirim dan Salah Administrasi

4.1.1.1. Periksa dokumen terkait dan buat Tanda Terima Produk yang dikembalikan

4.1.1.2. Tempatkan produk di atas palet dan masukkan ke area Karantina

4.1.1.3. Berikan penandaan pada Produk Kembalian tersebut

4.1.1.4. Beritahukan ke Bagian Quality Control untuk dilakukan pemeriksaan mutu dari
produk kembalian

4.1.1.5. Bagian Quality Control mengambil contoh dan melakukan pemeriksaan serta
memberikan status terhadap produk kembalian

4.1.1.5.1. Dapat digunakan kembali

4.1.1.5.2. Dikemas ulang

4.1.1.5.3. Dimusnahkan

4.1.1.6. Bagian gudang atas dasar Butir diatas melakukan salah satu hal sebagai berikut
 4.1.1.6.1. Masukan sebagai stok gudang ; atau

4.1.1.6.2. Menyerahkan ke bagian Produksi untuk dilakukan pengemasan ulang

4.1.1.6.3. Memindahkan produk kembalian tersebut ke area ditolak dan memberi

penandaan status ; dan

4.1.1.6.4. Melakukan pemusnahan dengan bagian Quality Control dan bagian

Quality Assurance sesuai Protap Pemusnahan Produk Jadi.

4.1.2. Untuk Produk Kembalian karena Kadaluarsa

4.1.2.1. Periksa dokumen terkait dan buat Tanda Terima Produk yang dikembalikan

4.1.2.2. Tempatkan produk di atas palet, beri label DITOLAK dan masukkan ke area DITOLAK

4.1.2.3. Lakukan pemusnahan dengan Bagian Quality Control dan bagian Quality Assurance
sesuai Protap Pemusnahan Produk Jadi.

4.1.3. Untuk Produk Kembalian karena Penarikan Kembali

4.1.3.1. Periksa dokumen terkait dan buat Tanda Terima Produk yang dikembalikan

4.1.3.2. Tempatkan produk di atas palet, beri label DITOLAK dan masukkan ke area DITOLAK.

4.1.3.3. Lakukan pencatatan dan rekonsiliasi sesuai protap penarikan kembali produk jadi
dan laporkan ke QA Manager.

4.1.3.4. Lakukan pemusnahan dengan Bagian Quality Control dan bagian Quality Assurance
sesuai Protap Pemusnahan Produk Jadi.

4.1.4. Untuk Produk Kembalian oleh sebab lain.

4.1.4.1. Periksa dokumen terkait dan buat Tanda Terima Produk yang dikembalikan

4.1.4.2. Tempatkan produk di atas palet dan masukkan ke area karantina.

4.1.4.3. Berikan penandaan pada Produk Kembalian tersebut menurut protap penandaan.

4.1.4.4. Beritahukan ke bagian Quality Control untuk dilakukan pemeriksaan mutu terhadap
produk kembalian.

4.1.4.5. Bagian Quality Control mengambil contoh dan melakukan pemeriksaan serta
memberikan status terhadap produk kembalian

4.1.4.5.1. Dapat digunakan kembali

4.1.4.5.2. Dikemas ulang

4.1.4.5.3. Dimusnahkan

4.1.4.6. Bagian gudang atas dasar Butir diatas melakukan salah satu hal sebagai berikut

4.1.4.6.1. Masukan sebagai stok gudang ; atau

4.1.4.6.2. Menyerahkan ke bagian Produksi untuk dilakukan pengemasan ulang ; atau

4.1.4.6.3. Memindahkan produk kembalian tersebut ke area ditolak dan memberi

penandaan status ; dan
 4.1.4.6.4. Melakukan pemusnahan dengan bagian Quality Control dan bagian Quality
Assurance sesuai Protap Pemusnahan Produk Jadi.

5. PELAPORAN

5.1. Buat laporan kepada QA Manager, Bagian Marketing, Finance Manager.

5.2. Untuk hasil Penarikan Kembali : Formulir Rekonsiliasi

5.3. Untuk Pemusnahan : Berita Acara Pemusnahan Produk