PT.

ABC
No. Dokumen SOP-13-00
Tgl. Dikeluarkan 03.03.2017
PROSEDUR Revisi 00
PENAGIHAN INVOICE
Tgl. Revisi -
Halaman 1 dari 3

PROSEDUR
PENAGIHAN INVOICE

Dibuat Oleh :

Accounting Staff

Diketahui Oleh :

Management Representative

Disahkan Oleh :

Presiden Director
 PT.ABC
No. Dokumen SOP-13-00
Tgl. Dikeluarkan 03.03.2017
PROSEDUR Revisi 00
PENAGIHAN INVOICE
Tgl. Revisi -
Halaman 2 dari 3

1. TUJUAN :
1.1 Memberikan panduan mengenai penagihan yang dilakukan Accounting ke Costumer
1.2 Memastikan invoice tagihan yang dibuat ke Costumer dengan benar dan tepat waktu

2. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini mencakup pencatatan, penagihan ke Costumer dan, Control Account Receivable terhadap
pembayaran yang dilakukan oleh Costumer

3. REFERENSI :
Tidak ada

4. DEFINISI :
4.1 Invoice : Surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak Penjual kepada Pembeli sesuai
kesepakatan yang tertera di PO atau Purchase Order

4.2 Purchase Order : Surat pemesanan yang dikeluarkan oleh Costumer setelah terjadi kesepakatan
penawaran harga dengan Penjual. Berisi rincian barang/jasa, harga,
dan jangka waktu pembayaran

4.3 Account Receivable : Hak atau tagihan piutang dagang Perusahaan kepada pihak Pembeli yang
nantinya akan dimintakan pembayarannya jika sudah waktunya. Piutang timbul
karena perusahaan melakukan penjualan barang atau jasa secara kredit.

5. DAFTAR SINGKATAN DAN KODE

5.1 PO : Purchase Order
5.2 DO : Delivery Order
5.3 RF : Receipt Form
5.4 RC : Receipt Card

6. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG :

6.1. Marketing
a. Menentukan harga jual produk ke buyer/customer.
b. Menerima PO dari buyer dan menindaklanjutinya dengan PPIC dan Produksi sehingga PO tsb terpenuhi.
6.2. PPIC
a. Memberikan surat DO kepada Accounting Dept sebagai dasar pembuatan Invoice kepada buyer/customer.
6.3. Accounting Dept
a. Memeriksa kesesuaian data antara PO dan DO, baik data Part No., Qty, Harga dan Waktu Pengiriman.
b. Membuat Invoice dan dokumen pajak yang diperlukan.
 PT.ABC
No. Dokumen SOP-13-00
Tgl. Dikeluarkan 03.03.2017
PROSEDUR Revisi 00
PENAGIHAN INVOICE
Tgl. Revisi -
Halaman 2 dari 3

1. TUJUAN :
c. Mengirimkan Invoice yang telah diapprove oleh presiden direktur kepada buyer.
d. Memastikan pembayaran telah dilakukan oleh customer.
6.4. Presiden Direktur
a. Memeriksa dan melakukan approval terhadap Invoice yang telah dibuat oleh Accounting Dept.

7. PERFORMA INDIKATOR :
Pengiriman tagihan Invoice ke costumer tidak terlambat dan penerimaan pembayaran tepat waktu
T.ABC
SOP-13-00
03.03.2017
00
-
2 dari 3

g dikeluarkan oleh pihak Penjual kepada Pembeli sesuai

ng dikeluarkan oleh Costumer setelah terjadi kesepakatan

tang dagang Perusahaan kepada pihak Pembeli yang

akan pembayarannya jika sudah waktunya. Piutang timbul
T.ABC
SOP-13-00
03.03.2017
00
-
2 dari 3
 No. Dokumen : XYZ/PP/PM/11
PROSEDUR Mulai Berlaku :
TINJAUAN MANAJEMEN Revisi :
Tanggal Revisi :
PT. XYZ Halaman : 1 dari 2

TUJUAN :
1. Melakukan peninjauan kesesuaian & keefektifan Sistem Manajemen & pencapaian performa perusahaan.

2. Menetapkan tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki efektifitas sistem dan performa perusahan
bermasalah (performa yang memburuk).

2. ISO/TS 16949 : 2009, Quality Management System, Pasal 5.6.1, 5.6.1.1, 5.6.2, 5.6.2.1, 5.6.3
3. ISO 14001 : 2004, Environment Management System, Pasal 4.6

RUANG LINGKUP :
Prosedur ini mencakup kegiatan perencanaan, pelaksanaan Tinjauan Manajemen, follow up terhadap
pelaksanaannya serta pelaporan pencapaian hasilnya.

DEFINISI :

1. Sistem Manajemen : Bagian-bagian terkait (dalam perusahaan) yang saling berin

untuk merumuskan kebijakan dan tujuan perusahaan, serta
untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Tinjauan Manajemen : Aktivitas yang dilakukan oleh manajemen untuk meninjau

kesesuaian, kecukupan dan efektifitas setiap hal yang berk
dengan pencapaian tujuan perusahaan

DISPOSISI NAMA JABATAN

DISIAPKAN OLEH
 No. Dokumen : XYZ/PP/PM/11
PROSEDUR Mulai Berlaku :
TINJAUAN MANAJEMEN Revisi :
Tanggal Revisi :
PT. XYZ Halaman : 1 dari 2

TUJUAN :

DIPERIKSA OLEH

DISAHKAN OLEH
ektifan Sistem Manajemen & pencapaian performa perusahaan.

n untuk memperbaiki efektifitas sistem dan performa perusahan yang

t System, Pasal 5.6.1, 5.6.1.1, 5.6.2, 5.6.2.1, 5.6.3

ent System, Pasal 4.6

n, pelaksanaan Tinjauan Manajemen, follow up terhadap

hasilnya.

Bagian-bagian terkait (dalam perusahaan) yang saling berinteraksi

untuk merumuskan kebijakan dan tujuan perusahaan, serta cara
untuk mencapai tujuan tersebut.

Aktivitas yang dilakukan oleh manajemen untuk meninjau

kesesuaian, kecukupan dan efektifitas setiap hal yang berkaitan
dengan pencapaian tujuan perusahaan

PARAF
 No. Dokumen
PROSEDUR Mulai Berlaku
MANAGEMENT REVIEW Revisi
Tanggal Revisi
PT. XYZ Halaman

Tanggung
No. Jawab

1 Direktur

2 MR

3 MR

4 MR

5 MR

6 MR

Dept.
7
Terkait

8-9 DC

10 All participant

11-12 All participant

Dept.
13
Terkait

Dept.
14
Terkait

15 MR
DOKUMEN PENDUKUNG :
-

LAMPIRAN :
- Lampiran 1 Standar Persyaratan Minimum ST/PP-PM-11/01/00
Masukan & Keluaran Tinjauan Manajemen
- Lampiran 2 Jadwal Tinjauan Manajemen ST/PP-PM-11/02/00
- Lampiran 3 Format Laporan Performance FR/PP-PM-11/03/00
: XYZ/PP/PM/11
:
:
:
: 2 dari 2

Deskripsi Doc Terkait

Menentukan jenis rapat Tinjauan Manajemen, - Laporan Produksi

misalnya : - Sales Report
- Manajemen Meeting - Quality Report
- Quality Meeting - Project Status Report
- Project Meeting

Menentukan isi agenda dalam setiap rapat yang

diadakan.

Cek apakah isi agenda telah mencakup hal-hal Standar Persyaratan

seperti yang dipersyaratkan sesuai pasal ISO Minimum Input & Output
dan/atau ISO 14001 Tinjauan Manajemen

Jika belum, masukkan sebagai salah satu agenda

rapat

Menyusun jadwal tinjauan selama satu periode ( 6 Jadwal Tinjauan

bulan) Manajemen

Menginformasikan jadwal tinjauan manajemen ke Jadwal Tinjauan

pihak-pihak terkait Manajemen

Departemen terkait menyusun laporan untuk

Laporan Performance
dipresentasikan di rapat Manajemen Review

Setiap laporan (laporan dapat berupa softcopy)

dari masing-masing dept. dikumpulkan oleh DC,
Kompilasi Laporan
kemudian dikompilasi. Bila perlu, hasil kompilasi ini
dibagikan ke anggota rapat.

- Kompilasi Laporan
Masing-masing departemen melaporkan
- Rencana Tindak Lanjut
pencapaiannya dengan singkat melalui presentasi.
meeting sebelumnya

Output dari tinjauan manajemen minimum

mencakup hal-hal seperti yang dipersyaratkan - Standar Persyaratan
sesuai pasal ISO TS dan 14001 Minimum input &
Usulan-usulan peningkatan yang ada dimasukkan output Tinjauan
ke dalam Rencana Tindak Lanjut Manajemen
Rencana Tindak Lanjut harus mempunyai target, - Rencana Tindak Lanjut
PIC dan batas waktu penyelesaian yang jelas.

Dept. terkait menjalankan rencana yang telah

Rencana Tindak Lanjut
ditetapkan.

Progress/status Rencana Tindak Lanjut dilaporkan

paling lambat 1 minggu sebelum meeting kepada Rencana Tindak Lanjut
MR.

Pencapaian hasil Rencana Tindak Lanjut kemudian

dibahas pada Rapat Tinjauan Manajemen Rencana Tindak Lanjut
selanjutnya.
ST/PP-PM-11/01/00

ST/PP-PM-11/02/00
FR/PP-PM-11/03/00
 PT.ABC
No. Dokumen
Tgl. Dikeluarkan
PROSEDUR Revisi
PENAGIHAN INVOICE
Tgl. Revisi
Halaman

8. Isi Prosedur

NO FLOW CHART DESKRIPSI

Mulai

8.1 Menerima PO dari Marketing da

Menerima PO dan DO Costumer

Menggolongkan PO, DO berdasar

8.2 Menggolongkan PO dan DO waktu penerimaannya

Tidak
Mengecek seluruh jumlah quant
8.3 Check DO, RC/RF dan harga sudah berdasa
RC/RF diminta.

Ya

Input data kedalam List invoi

Nama Costumer dan Alamat sesu
8.4 Part, Nama Part, Tanggal, Qua
Input Data Rincian Instruksi Pembayaran
Due Date.

Menerima Payment Check List d

untuk di tandatangani dan di
8.5 Menerima Final Payment sebagai dokumen pendukung Inv
Check list dari Costumer untuk costumer tertentu)

Buat Penomoran Invoice dan Ce

8.6 Cetak Invoice Rangkap serta membubuhkan Mat

8.7 Setelah Invoice selesai dicet

Buat Faktur Pajak langkah selanjutnya membuat F
dalam sistem e-faktur

Tidak
Invoice yang sudah lengkap de
8.8 Check oleh Head Accounting pendukung Diperiksa dan diver
Verifikasi
Departement Head Accounting Departement
Ya
 PT.ABC
No. Dokumen
Tgl. Dikeluarkan
PROSEDUR Revisi
PENAGIHAN INVOICE
Tgl. Revisi
Halaman

8. Isi Prosedur

NO FLOW CHART DESKRIPSI

8.9 Tanda tangan oleh Presiden Invoice ditandatangani oleh P

Direktur

Pengiriman Invoice dilakukan

8.8
Pengiriman Invoice jadwal yang ditentukan Costu

Menerima bukti terima pengiri

8.9 sudah di tandatangani dan di
Menerima Bukti Terima Invoice Costumer

Costumer melakukan pembayaran

Costumer melakukan bulan setelah invoice diterim
8.10 dengan jadwal pembayaran yang
pembayaran Costumer

Belum
Check Status Mengecek status pembayaran de
8.11 Pembayaran
melihat saldo rekening pada a
banking dan mengontrol di Lis

Sudah

Pembayaran yang sudah dibayar

Input ke dalam List AR dengan
8.12 Input di sistem AR Akuntansi dengan dicatat Nomo
Tanggal pembayaran, Jumlah, d
status pembayaran outstanding

Selesai

8. Lampiran

DOKUMEN PENDUKUNG
- Lampiran 1 Jadwal Pengiriman dan Pembayaran Invoice Per Costumer
- Lampiran 2 Form Data E-Faktur
ABC
SOP-13-00
03.03.2017
00
-
3 dari 3

DESKRIPSI PIC Doc Terkait

AC, MK, PC PO, DO dan Receipt Card / Receipt

erima PO dari Marketing dan DO dari PC Form

ggolongkan PO, DO berdasarkan Costumer dan PO, DO dan Receipt Card / Receipt
tu penerimaannya AC Form

gecek seluruh jumlah quantity dalam DO, PO, DO dan Receipt Card / Receipt
RF dan harga sudah berdasarkan PO yang AC Form
inta.

ut data kedalam List invoice Costumer :

a Costumer dan Alamat sesuai NPWP, No
t, Nama Part, Tanggal, Quantity, Harga, AC List Invoice Costumer
cian Instruksi Pembayaran melalui Bank,
Date.

erima Payment Check List dari Costumer

uk di tandatangani dan di cap oleh AC
agai dokumen pendukung Invoice (hanya AC Payment Check List
uk costumer tertentu)

t Penomoran Invoice dan Cetak Invoice 4 AC Invoice

gkap serta membubuhkan Materai

elah Invoice selesai dicetak kemudian NPWP Costumer, SPKP dan Form Data E-
gkah selanjutnya membuat Faktur Pajak AC faktur
am sistem e-faktur

oice yang sudah lengkap dengan dokumen

dukung Diperiksa dan diverifikasi oleh Head AC Invoice
d Accounting Departement
ABC
SOP-13-00
03.03.2017
00
-
3 dari 3

DESKRIPSI PIC Doc Terkait

oice ditandatangani oleh Presiden Direktur Presdir Invoice

Invoice Lembar 1 dan 2, Faktur Pajak

giriman Invoice dilakukan sesuai dengan AC 2 Rangkap, Payment Checklist, DO, RF
wal yang ditentukan Costumer. dan PO

erima bukti terima pengiriman invoice yang Bukti Tanda Terima Pengiriman
ah di tandatangani dan di cap dari AC Invoice
tumer

tumer melakukan pembayaran jangka waktu 1

an setelah invoice diterima atau sesuai Bukti Terima Kredit Rekening dari
AC
gan jadwal pembayaran yang ditentukan oleh Bank
tumer

gecek status pembayaran dengan cara

ihat saldo rekening pada aplikasi internet AC Balance Statement, List Control AR
king dan mengontrol di List AR

bayaran yang sudah dibayarkan Costumer di

ut ke dalam List AR dengan Pengkodean
ntansi dengan dicatat Nomor Register Bank, AC List Control AR
ggal pembayaran, Jumlah, dan mengubah
tus pembayaran outstanding menjadi "Paid"
 STANDARD PERSYARATAN MINIMUM
MASUKAN & KELUARAN TINJAUAN MANAJEMEN

Minimum Input Bagi Tinjauan Manajemen Minimum Output Bagi Tinjauan Manajeme

1 Hasil audit (internal, eksternal, customer) 1 Peningkatan bagi efektivitas sistem manajemen dan proses-prosesnya

2 Feedback dari pelanggan & pihak eksternal terkait (compliment, complain, claim) 2 Peningkatan untuk produk sehubungan dengan pemenuhan permintaan cu

3 Performance/kinerja proses dan kesesuaian produk 3 Sumber daya yang dibutuhkan

4 Performance/kinerja lingkungan perusahaan 4 Keserasian, kecukupan dan keefektifan sistem manajemen

5 Status tindakan perbaikan & pencegahan 5 Perubahan fisik perusahaan (infrastruktur), SDM, dan finansial

6 Rencana tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya 6 Tindakan yang dapat menimbulkan perubahan terhadap kebijakan lingkun
elemen lain dalam sistem manajemen
7 Perubahan-perubahan yang mempengaruhi Sistem Manajemen, misalnya perubahan pada :
- Kebijakan mutu
- Sasaran mutu
- Produk yang dihasilkan, aktivitas, dan pelayanan yang diberikan
- Hasil evaluasi aspek lingkungan (yang telah direncanakan ataupun yang ingin
dikembangkan)
- Peraturan perundangan & persyaratan customer, pemerintah & lingkungan
- Tanggapan/pendapat dari pihak eksternal terkait
- Pengembangan ilmu pengetahuan & teknologi
- Pelajaran yang didapatkan dari keadaan darurat dan kecelakaan
8 Cost of poor quality
9 Analisis potensial dan aktual kegagalan di pelanggan dan pengaruhnya terhadap kualitas,
keselamatan dan lingkungan
10 Rekomendasi untuk peningkatan

Keterangan :
Wajib hanya bagi ISO/TS 16949 : 2002
Wajib hanya bagi ISO 14001 : 2004
RSYARATAN MINIMUM
RAN TINJAUAN MANAJEMEN

Minimum Output Bagi Tinjauan Manajemen

Peningkatan bagi efektivitas sistem manajemen dan proses-prosesnya

Peningkatan untuk produk sehubungan dengan pemenuhan permintaan customer

Tindakan yang dapat menimbulkan perubahan terhadap kebijakan lingkungan, tujuan, target dan
elemen lain dalam sistem manajemen
 JADWAL TINJAUAN MANAJEMEN
TAHUN : 2010

Bulan
No. Rapat PIC Agenda Keterangan
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des

1 Mgt Meeting Rencana Tindak Lanjut sebelumnya

Review Pencapaian target Perusahaan dalam 1 Dilaksanakan setiap
All Minggu * * * * * * * * * * * * hari senin
Status tindakan perbaikan/pencegahan
2 Performance Review 1. Feedback dari customer :
- Complain
- Claim
- Compliment
QA/QC
2. Analisa aktual & potensial field failure

3. Tingkat Reject Internal & Eksternal

4. Evaluasi cost of poor quality

Produktivitas & efisiensi :

Produksi
Molding, Assembly, Painting

- On time Delivery
Warehouse
- Laporan selisih Stock (Plan Vs Actual)

% Overtime

Ontime Subcont
PPC
Plan Vs Actual Produksi

Production & Delivery Control

- % breakdown mesin dan Mold

Dilaksanakan 1 kali
MTC & TC - Laporan Pemakaian Listrik * * * * * * * * * * * * dalam sebulan

- Laporan Pemakaian Air

Efektifitas training

% Plan Vs Act training Program

HRD
Competency GAP

Laporan Kecelakaan kerja

- Hasil Survey Kepuasan Pelanggan

- Laporan Premium Freight

B&D
- Price

- Cost Reduction Program

PE Laporan Project Status

1. Supplier Performance :
- Kualitas

3 Mgt Review
PURCH - Delivery
2. Laporan Stock Material Control + POP
3. Laporan Penggunaan Consumable (ATK)
All
Rencana Tindak Lanjut sebelumnya

Laporan Pencapaian Performa tiap departemen

Hasil Audit (Eksternal, Internal, Customer Audit)

Status tindakan perbaikan/pencegahan

1 kali dalam
Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen
setahun
Peraturan perundangan & persyaratan lingkungan
*

Status CPAR

Kinerja lingkungan perusahaan

Perubahan situasi mencakup pengembangan proses

perusahaan.
Komunikasi dari pihak eksternal yang
berkepentingan

Karawang, 3 January 2011

TMI/FR/PP-PM-05/01/Rev.00