POSITION DESCRIPTION

1. IDENTIFIKASI

Incumbent Report to Manager Finance

Position Assistant Manager A/R Location Jakarta

Position Code Effective

Department Finance Revision 0

2. TUJUAN DARI POSISI

Merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, evaluasi seluruh kegiatan manajemen. Semua program
diselenggarakan untuk menjamin agar seluruh program tercapai

3. TANGGUNG JAWAB UMUM (SELURUH KARYAWAN MEMILIKI TANGGUNG JAWAB UMUM)

1. Menginformasikan segera kepada atasan bila proses suatu tugas atau laporan tidak dapat terselesaikan atau
terpenuhi sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditentukan atau disepakati.
2. Bertanya kepada atasan untuk klarifikasi bila dibutuhkan perihal apa yang diharapkan dari fungsi jabatan ini.
3. Mengambil inisiatif untuk memperbaiki sistim kerjanya, tugas secara keseluruhan agar pencapaian lebih baik.
4. Bekerja sama secara efektif antar sesama rekan kerja atau orang lain di departemen yang berbeda dalam
tugas atau project.

4. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI ATASAN (SELURUH ATASAN MEMILIKI TANGGUNG JAWAB)

1. Menyediakan Position Description atau Job Description dan arahan.
2. Menyusun atau mengformulasikan dan memberikan tugas-tugas.
3. Memantau tugas-tugas atau project yang diberikan kepada bawahan.
4. Memberikan masukan-masukan atau umpan balik yang membangun dan positif.
5. Memberikan arahan dan memfasilitasi proses Problem Solving.
6. Membuat laporan.

5. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI MANAGER (SELURUH MANAGER MEMILIKI TANGGUNG JAWAB)

1. Membentuk atau membuat rencana dalam pencapaian maksud dan tujuan individu dan departemen.
2. Memfasilitasi kerjasama Managerial dua arah.
3. Membuat atau menyusun sistim pelaporan prosedur dan pengukuran.
4. Melaksanakan dan bertanggung jawab atas Penilaian Performa di Departemennya.
5. Melakukan proses pemilihan kandidat, induksi, de-selection dan penentuan Keputusan Pemutusan Hubungan
Kerja.
6. Memfasilitasi proses pengembangan dan perbaikan yang terus menerus.

6. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI M-O-R (SELURUH M-O-R MEMILIKI TANGGUNG JAWAB)

1. Memelihara dan menjalankan Talent Pool Development Program untuk Subordinate-once-Removed (S-O-R).
2. Melakukan proses mentoring dan proses career planning (jenjang karir) untuk membantu S-O-R mencapai
aspirasinya di dalam kebutuhan organisasi mendatang.
3. Menilai dan membandingkan kemampuan S-O-R terhadap kebutuhan organisasi.
4. Memimpin proses Equlibrasi bawahan terhadap penilaian kemampuan dan perform kinerja kerja S-O-R.
5. Memastikan bahwa bawahan mencerminkan sistim kerja dan kepemimpinan yang tinggi.
6. Bernegosiasi dan melakukan klarifikasi hambatan-hambatan yang dihadapi oleh S-O-R.

Confidential Page 1 of 6
 POSITION DESCRIPTION

7. TANGGUNG JAWAB UTAMA

(Ini adalah rincian dari tujuan dan peran ke dalam elemen-elemen kunci, harus cukup detail untuk %
memberikan kejelasan tentang apa tujuan individu dalam memperhitungkan peran. Akuntabilitas time
tanpa batas waktu atau sebagai spesifik dan terperinci sebagai tujuan atau daftar tugas.) allocation

1. Manajemen A/R : 20%

- Memeriksa setiap invoice yang akan diterbitkan dan mengkroscek terhadap freight
breakdown/instruction.
- Memeriksa dan memposting semua invoice di setiap akhir bulan.
- Mengelola A/R dengan baik dan benar.
- Bekerja sama dengan bagian Marketing untuk setiap masalah yang terjadi di setiap
Collection.
- Memberikan notice kepada setiap Customer yang telah lama menuggak, yaitu mulai dari
reminder letter sampai ke Legal Action.
- Bekerja sama dengan Legal Dept untuk Customer yang telah lama menuggak.
2. Me review dan menganalisa laporan Account Receivable. Tidak hanya fokus di piutang 10%
tertunggak, tetapi juga mengirim pemberitahuan untuk Customer yang tidak baik (bad
account).
3. Membantu melakukan penagihan-penagihan atas invoice yang telah jatuh tempo dan 40%
Outstanding :
a. Melakukan penagihan lewat telepon ke customer/shipper.
b. Mengirimkan surat atau email ke customer/shipper untuk pemberitahuan invoice yang
telah jatuh tempo.
c. Mengunjungi customer/shipper.
d. Meng entertaint customer apabila ada kendala penagihan di bagian Keuangan
customer/shipper.
4. Analisa Keuangan : 20%
a. Menyusun anggaran dan Proyeksi uang masuk mingguan dan Bulanan.
b. Membuat laporan A/R Aging, Outstanding, Sales, Collection mingguan & Bulanan –
analisa dan rekomendasi.
5. Mengawasi dua subordinates di Finance A/R dalam kegiatan sehari-hari. 10%

8. TANTANGAN PADA POSISI

Jabarkan, dengan contoh tugas lainnya dimana secara signifikan terhadap jabatan dan/atau aspek-aspek dari
jabatan. Ini mungkin termasuk permintaan klien, tehnologi, variasi dari beban kerja dll.
1. Membangun komunikasi & kerjasama yang baik dengan Customer/shipper dari sisi penagihan.
2. Menjaga nama baik Arpeni di mata Customer/shipper.
3. Membangun kemampuan diri untuk bisa berkembang secara optimal.
4. Menciptakan kerjasama yang baik dengan semua Departemen terkait.
5. Mengikuti perkembangan Finansial Global.

9. DIMENSI meningkatkan

 Number of subordinates: 2 (2 Staff)

10. KEWENANGAN / KEBEBASAN BERTINDAK

 Mengembalikan data yang kurang lengkap dokumennya kepada departemen2 terkait

Confidential Page 2 of 6
 POSITION DESCRIPTION
11. HUBUNGAN KERJA

INTERNAL
a. Finance Dept
b. Accounting
c. Tax Accounting
d. All Bisnis
e. Legal Dept
f. Compliance
g. Banking

EXTERNAL
a. Customer/Shipper

12. STRUKTUR ORGANISASI

Finance
Director

Secretary

Head of
Finance

Manager
Treasury, Manager
Budget, & Finance
Project

Ass. Mgr. Ass. Mgr. Ass. Mgr.

Agency &
A/P A/R
Branches

Spv. Cash
Mgm

13. KUALIFIKASI
Ideal Minimum
a. Education S1 Management, S1 Accounting S1 semua jurusan
b. Experience 2 tahun sebagai posisinya 1 tahun sebagai posisinya
c. Computer Windows, MS. Office, Visio Windows, MS. Office, Visio

14. KEMAMPUAN TEKNIKAL

Competency Target Level Target Level Description

Confidential Page 3 of 6
 POSITION DESCRIPTION
a. English Level 3 Cakap
- Dapat melakukan percakapan dalam bahasa Inggris, mungkin
perlu minta pengulangan, tetapi akhirnya dapat memahami
maknanya.
b. Safety, Level 2 Mandiri
Environment, - Mengambil tindakan untuk mengoreksi / memperbaiki situasi dan
Health kondisi yang menyimpang dari standarkeselamatan dan
kesehatan kerja dan lingkungan yang dapat diterima.
- Bereaksi dengan segera ketika persoalan timbul.
- Bertindak untuk memastikan terjaminnya keselamatan dan
kesehatan orang lain ketika mereka melaksanakan fungsi harian.
c. Report Writing Level 2 Mandiri
- Menulis sebuah laporan, seperti ikhtisar suatu rencana, yang
menggunakan data dari berbagai sumber guna mengidentifikasi
serangkaian opsi atau kesimpulan.
- Menggunakan headings (Judul-judul) untuk membantu pembaca
memahami bagaimana data disusun dan digunakan.
d. Presentation Level 2 Mandiri
Skill - Menyusun struktur informasi secara effektive untuk
menyampaikan suatu maksud .
- Menyuguhkan atau menyajikan presentasi dengan effektif setelah
mempraktekkannya di depan para hadirin yang memberikan
umpan balik.
e. Process Level 2 Mandiri
Improvement - Menggunakan instrumen analisis seperti Pareto Charts, SPC dan
and Cost Flow Charts untuk mengkaji suatu masalah.
Reduction - Menyajikan hasil investigasi dan rekomendasi bagi perubahan-
perubahan.
- Melaksanakan perubahan yang sudah disetujui secara efektif.
- Menggunakan siklus Plan, Do, Check, Act (Rencanakan,
Laksanakan, Periksa, Ambil tindakan) dalam membuat perbaikan-
perbaikan.
f. Project Level 2 Mandiri
Management - Secara mandiri, membuat rencana projek sederhana yang akan
membutuhkan waktu kurang dari 3 bulan untuk
menyelesaikannya dengan anggaran kurang dari ---??? Termasuk
di dalamnya: Pembiayaan, Prosedur untuk mendapatkan
persetujuan dan pengendalian proyek, Penjadwalan.
- Dengan menggunakan rencana proyek yang dibuat oleh orang
lain, secara mandiri melaksanakan langkah-langkah dalam
rencana proyek serta mengidentifikasi potensi hambatan-
hambatan yang berpengaruh terhadap penyelesaian proyek
secara tepat waktu dan sesuai anggaran.
g. Financial Level 2 Praktisi
Business Sense - Mengetahui tentang kondisi-kondisi keuangan eksternal.
- Memahami dampak dari kondisi-kondisi keuangan eksternal
(ekonomik, politikal) terhadap status keuangan perusahaan.
Terus menyadari akan trend kondisi eksternal yang mungkin
mempengaruhi perusahaan.
h. Budgeting Level 2 Mandiri
- Menggunakan anggaran operasional yang dibuat orang lain,
mengelola sumberdaya sehingga pengeluaran tetap berada dalam
batas-batas yang sudah ditetapkan.
- Mencari dan mengusulkan cara-cara untuk memperkecil
pengeluaran.
i. Time Level 2 Mandiri

Confidential Page 4 of 6
 POSITION DESCRIPTION
Management - Menjadwalkan kegiatan atau aktivitas untuk waktu yang akan
datang.
- Merencanakan dan menjadwalkan aktivitas terlebih dahulu
dengan menggunakan buku atau kalender.
- Tiba di tempat rapat / pertemuan tepat pada waktunya.
j. Scheduling Level 2 Mandiri
- Menggunakan perangkat lunak penjadwalan yang digunakan di PT
JB untuk membuat jadwal-jadwal bagi proyek tertentu dengan
durasi pendek.
- Memonitor dan melaporkan kemajuan proyek.
- Menandai / menunjukkan perbedaan dibanding jadwal yang
sudah direncanakan.
- Bekerja di bawah arahan atau tuntunan manajer proyek.
k. Estimasi Level 2 Mandiri
- Menggunakan perangkat lunak untuk estimasi dengan lancar.
- Mengestimasi secara akurat biaya dari pekerjaan-pekerjaan yang
sudah disusun dengan baik yang memerlukan beberapa disiplin,
serta berlalaku lebih dari 3 bulan.
- Membuat unit cost bagi item-item yang sederhana apabila belum
ada.
- Memutakhirkan standard-unit-cost yang ada dalam database.
l. Capital Planning Level 2 Mandiri
- Membuat dan menulis proposal proyek untuk Capital Plan.
- Menyajikan atau menulis Business Case yang menjustifikasi
proposal Capital Plan sehingga dipahami oleh orang yang harus
memutuskan apakah proposal tersebut dapat diterima.

15. STANDAR PERILAKU

Competency Target Level Target Level Description
a. Kesadaran Level 2 Menerapkan umpan balik
Emosional - Berdasarkan umpan balik dan evaluasinya, secara aktif
memodifikasi perilaku atau rencana pembelajaran untuk
memasukkan atau mengikutsertakan pembahasan-pembahasan
yang dikehendaki ke dalam cara-cara bekerja.
- Bisa dengan sengaja menyususn situasi percobaan atau situasi
pembelajaran guna mempraktekkan cara-cara baru dalam bekerja
atau merespon.
- Memperoleh umpan balik untuk mengesahkan apakah perubahan
yang diinginkan telah dicapai dan bersikukuh dalam upaya
perubahan sampai upaya itu tercapai.
b. Sikap Percaya Level 2 Bertindak secara percaya diri pada/ sesuai batas-batas atau sedikit
Diri melampaui batas-batas demi peran, pekerjaan.
- Membuat keputusan tanpa meminta bantuan orang lain.
- Membuat keputusan meski ketika orang-orang lain tidak sepakat.
- Bertindak diluar otoritas/kewenangan resmi.
- Bertindak dalam suasana yang tidak pasti.
c. Mengembang Level 2 Memperlihatkan akuntabilitas
Tanggung Jawab - Menunjukkan akuntabilitas terhadap hasil-hasil sendiri, tim
perusahaan, mitra-mitra eksternal dan para pemilik saham.
d. Prakarsa Level 3 Bertindak sampai 3 bulan ke depan.
- Mengantisipasi dan mengambil tindakan yang menciptakan
peluang atau menghindari krisi mendatang, memandu dalam
rentan waktu tiga bulan ke depan.
e. Pemahaman / Level 1 Mengenal emosi
Pengertian antar - Mengenal emosi dengan cara membaca bahasa tubuh, ekspresi

Confidential Page 5 of 6
 POSITION DESCRIPTION
Pribadi wajah dan / atau nada suara.
f. Mengembangka Level 2 Memberikan instruksi/ petunjuk jangka pendek yang berorientasi tugas
n Orang Lain - Memberikan instruksi rinci dan/ atau peragaan di tempat kerja.
- Memberikan usulan-usulan spesifik yang bersifat membantu
g. Dampak dan Level 1 Menyatakan niat/ keinginan tetapi tidak mengambil tindakan
Pengaruh - Bermaksud memiliki efek atau dampak spesifik.
- Mengungkapkan minat tentang reputasi, status, penampilan, dan
lain-lain, namun tidak mengambil tindakan-tindakan spesifik
tertentu.
h. Kepemimpinan Level 2 Membuat orang-orang terinformasi seperlunya
Tim - Dalam satu peran kepemimipinan, membuat orang-orang yang
berkepentingan mengetahui apa yang sedang terjadi, meski ia
tidak dikhususkan menyampaikan informasi terkait.
- Memastikan bahwa kelompoktersebut memiliki seluruh informasi
yang diperlukan.
- Menjelaskan alasan-alasan suatu keputusan.
i. Ketrampilan Level 2 Melihat pola-pola berdasarkan pengalaman hidup
Berpikir Kognitif - Ketika mencermati informasi, ia melihat pola-pola kecenderungan
atau bagian-bagian yang hilang.
- Melihat ketika situasi saat ini mirip atau berbeda dengan situasi
sebelumnya , serta mengidentifikasi kemiripan dan / atau
perbedaan-perbedaanya.
j. Motivasi Demi Level 2 Membuat/ menciptakan ukuran keunggulan sendiri.
Pencapaian - Memperhatikan tentang dan mengukur hasil-hasil dengan standar
keunggulan yang tidak diberlakukan oleh orang-orang lain.
- Bisa saja berfokus pada cara-cara yang baru atau lebih cermat
dalam memenuhi sasaran-sasaran yang tidak ditetapkan oleh
manajemen.

16. PERSETUJUAN

Dibuat oleh Diterima oleh Disetujui oleh

( ) ( ) ( )
Atasan Pemegang Jabatan M-O-R
Date: Date: Date:

Diperiksa oleh Disetujui oleh

( ) ( )
HRD PD HRD Director
Date: Date:

Confidential Page 6 of 6