Contoh SOP Pengiriman Barang Jadi Kepada Pelanggan

PT. XYZ 01/03

PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN

1.0 TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengiriman Barang Jadi pesanan dari
para pelanggan dapat terkendali dengan baik, serta dapat mencapai tujuan sesuai ko-
mitmen waktu yang telah disepakati.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku untuk menangani pengiriman produk pesanan kepada para pe-
langgan, dimulai saat adanya permintaan pengiriman dari Departemen Pemasaran,
sampai dengan proses pengiriman.

3.0 DEFINISI

3.1 Proforma Invoice (PI),

adalah surat yang diterbitkan oleh Departemen Pemasaran, yang berisi rincian
Nama dan Jumlah ‘Barang Jadi’ permintaan pelanggan, yang berfungsi sebagai
dasar konfirmasi bagi Departemen Material dalam menyusun Jadual pengirim-
an Barang Jadi, serta sebagai dasar bagi Departemen Akuntansi untuk mener-
bitkan Surat Jalan (SJ).

3.2 Surat Jalan (SJ),

adalah surat yang diterbitkan oleh Departemen Akuntansi, berisi rincian Nama
Barang Jadi, Jumlah Produk, serta Nama & Alamat Pelanggan yang akan diki-
rimi produk Barang Jadi.

3.3 Bukti Transfer Barang Jadi (BTBJ),

adalah formulir yang digunakan untuk transfer Barang Jadi dari satu gudang
ke gudang lainnya dalam lingkungan internal Departemen Material.

4.0 RINCIAN LANGKAH

4.1 Kabag Ekspedisi Departemen Material (Kabag EDM).

4.1.1 Menerima Proforma Infoice (PI) dari Departemen Pemasaran, yang berisi
permintaan order pengiriman Barang Jadi.

Disiapkan: ….. /….. /……. Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh:

Kabag EDM Wakil Manajemen Direktur
PT. XYZ 02/03
PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN

4.1.2 Menyeleksi semua PI yang masuk, sebagai dasar untuk memperhitungkan

total produk yang akan dikirim, kemampuan kendaraan pengirim, serta lo-
kasi daerah tujuan pengiriman.

4.1.3 Mengirimkan PI yang diseleksi kepada Departemen Akuntansi untuk di-

buatkan Surat Jalan (SJ).

4.2 Sekretaris Departemen Akuntansi.

4.2.1 Membuat Surat Jalan (SJ), berdasarkan PI yang diterima dari Departemen
Material. Selanjutnya SJ dikirim kembali ke Departemen Material untuk
tindak lanjut pengiriman barangnya.

4.3 Kabag Ekspedisi Departemen Material.

4.3.1 Mencocokkan SJ dengan stok barang di setiap gudang yang ada, disesuai-
kan dengan tujuan pengiriman barang.

4.3.2 Berkordinasi dengan Kabag Gudang Barang Jadi untuk menyiapkan Ba-
rang Jadi yang akan dikirim, dengan memberikan SJ copy ke-4. Apabila
barang tidak ada dalam gudang tersebut, maka Kabag Ekspedisi Departe-
men Material minta Kabag Gudang Barang Jadi melakukan transfer Ba-
rang Jadi dari gudang lain dengan menggunakan Formulir BTBJ Antar
Gudang.

4.3.3 Memberikan tembusan SJ copy ke-3 kepada Staf Administrasi Departe-

men Material sebagai arsip, dan digunakan untuk pencocokan data sete-
lah barang dikirim.

4.3.4 Menetapkan kendaraan beserta pengemudi yang akan mengirim barang.

4.4 Kabag Gudang Barang Jadi

4.4.1 Menerima Barang Jadi dari gudang lain (jika terjadi transfer barang antar
gudang), dengan disertai tembusan BTBJ dari gudang lain yang melaku-
kan transfer Barang Jadi.

Disiapkan: ….. /….. /……. Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh:

Kabag EDM Wakil Manajemen Direktur
PT. XYZ 02/03
03/03
PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG JADI KEPADA PELANGGAN

4.4.2 Menerima satu tembusan SJ dari Kabag Ekspedisi Departemen Material

dan segera menyiapkan Barang Jadi.

4.4.3 Bersama dengan Kabag Ekspedisi Departemen Material memasukkan

dan menghitung Barang Jadi yang dimasukkan kendaraan pengirim.

4.5 Kabag Ekspedisi Departemen Material

4.5.1 Setelah Barang Jadi yang akan dikirim selesai disiapkan, maka segera
menandatangani SJ dan memberikannya kepada petugas pengemudi.

4.6 Pengemudi

4.6.1 Mengirimkan semua Barang Jadi kepada para pelanggan sesuai SJ, dan
meminta tanda tangan kepada pelanggan yang menerima. Kepada para
pelanggan yang sudah menerima Barang Jadi diberikan tembusan SJ
copy ke-3

4.6.2 Mengembalikan semua SJ kepada Staf Administrasi Departemen Mate-

rial, baik yang sudah terkirim maupun yang belum terkirim.

4.7 Staf Administrasi Departemen Material

4.7.1 Mencocokkan dengan arsip, dan mengembalikan semua tembusan SJ

yang sudah terkirim kepada Sekretaris Departemen Akuntansi.

4.7.2 Membuat Laporan Stok Harian Barang Jadi.

5.0 LAMPIRAN
5.0.1 Proforma Invoice (PI)
5.0.2 Surat Jalan (SJ)
5.0.3 Bukti Transfer Barang Jadi (BTBJ) Antar Gudang.

Disiapkan: ….. /….. /……. Diperiksa Oleh: Disetujui Oleh:

Kabag EDM Wakil Manajemen Direktur