1

TUJUAN
1.1. Untuk memastikan pemesanan barang sudah dilakukan sesuai dengan minimum stok
(kecuali barang yang dikendalikan PPIC)
1.2. Untuk memastikan kuantitas dan kualitas barang yang diterima sesuai pesanan.
1.3. Untuk memastikan penyimpanan barang sesuai dengan tempatnya
1.4. Memastikan administrasi barang dilakukan sesuai dengan prosedur yang ada

RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi pemesanan, penerimaan, pemeriksaan, pemakaian, administrasi, hingga
proses penyimpanan barang sesuai dengan tempatnya. Termasuk pengeluaran barang jadi.

REFERENSI
3.1 ISO 9001 Klausul 7.4.3.
3.2 Manual mutu PT. Cipta Baja Raya

DEFENISI
4.1 Purchase Request
: Permintaan pembelian yang diajukan kepada bagian
purchasing
4.2 SPB
: Surat Pengantar Barang dari Supplier
4.3 NPB
: Nota Pemakaian Barang dari bagian terkait
4.4 Struk Penimbangan
: Surat yang menjadi bukti bahwa telah dilakukan
penimbangan baik saat penerimaan barang (logistic) maupun pengeluaran barang jadi.

4.5 Nota Izin Keluar

: Surat yang menyatakan bahwa pihak pengangkutan
diizinkan keluar setelah mengantar/mengambil barang di PT. CBR.
5

TANGGUNG JAWAB
5.1 Manager Service dan Kepala Bagian bertanggung jawab atas ketersediaan barang di
gudang.
5.2 Kepala Bagian bertanggung jawab atas keamanan gudang dan berhak melarang pihakpihak yang tidak berkepentingan berada dalam gudang.
5.3 Kepala Bagian bertanggung jawab terhadap kesesuaian jumlah stok yang ada di system
komputer dengan jumlah di lapangan.

PROSEDUR

6.1

Pemesanan Barang
6.1.1 PPIC melakukan pemantauan terhadap ketersediaan barang yang dibutuhkan
bagian produksi di gudang melalui laporan minimum stock (system) setiap
hari. Sedangkan untuk barang lainnya di luar kebutuhan produksi dipantau
oleh admin gudang.
6.1.2 PPIC melakukan pemesanan barang kebutuhan produksi bila barang sudah
mencapai minimum stok. Sedangkan untuk barang lainnya di luar kebutuhan
produksi pemesanan dilakukan oleh admin gudang.
6.1.3 Purchase Request (CBR/WH/QF-001) dibuat oleh masing-masing bagian
untuk melakukan pemesanan barang.

6.1.4
6.1.5
6.1.6
6.1.7

Purchase Request harus ditandatangani oleh Manager bagian masing-masing

kemudian diserahkan kepada CEO. Bila disetujui maka dikembalikan ke
Manager bagian masing-masing untuk diteruskan ke Bagian Logistik.
Selanjutnya PR diinput ke komputer, kemudian mencatat PR pada Buku
Kontrol Pemesanan (CBR/WH/LB-001)
Purchase Request lembar pertama diserahkan ke Bagian Purchasing , copy
lembaran kedua diserahkan ke Manager bagian masing-masing sedangkan
copy lembar ketiga disimpan oleh bagian Logistik.
Manager Service dan atau CEO melakukan approve data PR yang sudah
diinput di program computer paling lambat 2 hari setelah di input. Bila salah
satu dari Manager Service atau CEO berhalangan maka salah satu dari

mereka diperkenankan untuk melakukan approve agar proses pembelian

barang dapat berjalan lancar.

6.2

Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

6.2.1 Satpam menerima pengantar barang, menanyakan ke Bagian Logistik apakah
ada pemesanan barang dari supplier bila tidak ada, maka suplier diminta
pulang. Bila ada, maka dilakukan proses administrasi di bagian Satpam, lalu
mobil dan isinya, tidak termasuk supir/kenek ditimbang kotor ( Timbang
Bruto )
6.2.2 Setelah selesai ditimbang, maka bagian timbangan mengeluarkan Bukti
Timbangan (CBR/WH/QF-002) dan memberi petunjuk supir / kenek /

pengantar barang ke arah gudang logistik. Bukti Timbangan diberikan kepada

bagian gudang logistik sebagai bukti sudah dilakukan penimbangan bruto.
6.2.3 Bagian gudang logistik lebih dahulu melakukan pengecekan sesuai buku
control pemesanan jenis dan jumlah barang yang diterima harus sesuai
dengan buku pesanan, bila sesuai maka Bon Pengantar Barang yang dibawa
pengantar barang ditandatangani, diberi stempel lalu berikan seluruhnya
kepada pengantar barang. Khusus barang yang diperiksa oleh QC, SPB wajib
diverifikasi oleh QC berupa tanda tangan dan stempel QC
6.2.4 Bila pengecekan barang seperti mutu, jenis, atau quantity tidak sesuai, maka
bagian gudang logistik akan
menolak menerima barang, dan pengantar
barang harus kembali ke bagian timbangan untuk penimbangan ulang, lalu
diizinkan keluar pabrik

6.2.5 Pengantar Barang kembali ke bagian timbangan untuk ditimbang netto.

Kemudian diberikan struk penimbangan (CBR/WH/QF-003)
6.2.6 Setelah selesai penimbangan, bagian timbangan akan mengeluarkan Nota Izin
Keluar kepada pengantar barang untuk diserahkan kepada bagian Satpam.
6.2.7 Berdasarkan Nota Izin Keluar (CBR/WH/QF-004), satpam lalu memberikan
izin keluar setelah dilakukan pemeriksaan sesuai SOP
6.2.8 Bila semua Ok, pengantar barang boleh keluar

6.3

Pengeluaran Barang Gudang

6.3.1 Bagian terkait (Mandor/Kepala Bagian) mengisi form Nota Pemakaian
Barang (NPB)(CBR/WH/QF-005)
6.3.2 NPB disetujui oleh Manager terkait.
6.3.3 NPB diserahkan ke gudang untuk pengeluaran barang
6.3.4 Bagian Gudang melakukan pengeluaran barang sesuai dengan Nota
Pemakaian Barang
6.3.5 Bagian terkait mengembalikan barang bekas yang diminta ke bagian gudang.
6.3.6 Admin gudang melakukan input data NPB pada sistem komputer
6.3.6.1 Khusus Pengeluaran Barang Jadi

6.3.6.1.1

6.3.6.1.2
6.3.6.1.3

Mobil Pelanggan atau Mobil Pengangkutan masuk,

melapor ke Satpam, Satpam konfirmasi ke bagian
Dispatch, kalau OK maka dilakukan proses
Administrasi di bagian Satpam, lalu mobil diarahkan
ke bagian timbangan.
Bagian Timbangan melakukan penimbangan, dan
memberikan Surat Bukti Timbang, mobil diarahkan
ke gudang barang jadi
Bagian Dispatch menaikkan barang di gudang, lalu
membuat Surat Jalan (CBR/DSP/QF-005) untuk
ditandatangani supir

6.3.6.1.4

6.3.6.1.5

Supervisor Dispatch lakukan pemeriksaan sekali lagi

antara barang dan Surat Jalan, kalau OK dilanjutkan
ke bagian timbangan Bila tidak sesuai, maka mobil
diarahkan kembali ke gudang barang jadi.
Bagian timbangan menimbang total berat, dan netto
nya disesuaikan dengan berat barang yang tercatat di
Surat Jalan, jika OK maka diberikan Nota Izin Keluar,
copy Surat Jalan lembaran ke 2 diberikan kepada
supir mobil angkut, sedangkan lembaran ke 1- dan 3
beserta Bukti Timbangan disatukan dan diserahkan
kepada bagian Dispatch sore itu juga. Catatan : Bila
terjadi penjualan Cash / Tunai, maka Surat Jalan

6.3.6.1.6

lembaran ke 1 ( Asli ), dan lembaran ke 2 diserahkan

kepada supir mobil angkut, sedangkan copy lembaran
ke 3 beserta Bukti Timbangan disatukan dan
diserahkan kepada bagian Dispatch sore itu juga. Bila
sewaktu ditimbang terdapat selisih berat antara Surat
Jalan dan berat timbangan, maka mobil diarahkan
kembali ke gudang
barang jadi, lalu
memberitahukan ke Bagian Dispatch untuk diperbaiki
Bagian Dispatch melakukan pemeriksaan semua Surat
Jalan yang keluar pada hari itu, keesokan harinya
semua Surat Jalan Asli beserta
lembaran Struk
Penimbangan diserahkan kepada Manager Service

6.3.6.1.7

6.4

Manager Service mengadakan pemeriksaan terhadap

seluruh dokumen, kemudian diserahkan kepada
bagian Accounting

Administrasi Gudang
6.4.1 Administrasi gudang melakukan print-out mutasi stok barang setiap harinya.
6.4.2 Administrasi gudang melakukan pemeriksaan fisik antara print-out mutasi
harian dengan stok di lapangan
6.4.3 Bagian Gudang melakukan pemeriksaan terhadap hasil input komputer bila
terjadi selisih kurang atau selisih lebih fisik, dan melakukan koreksi bila
memang terdapat kesalahan input. Tetapi bila terjadinya selisih disebabkan
salah memberikan barang, maka petugas gudang yang memberikan barang

6.4.4
6.5

harus menghubungi user untuk melakukan koreksi terhadap NPB atau

pengembalian barang ke gudang
Hasil pemeriksaan dari admin gudang harus diverifikasi (tandatangan) oleh
Kepala Bagian Gudang atau Manager Service.

Penyimpanan Barang
6.5.1 Bagian gudang melakukan penyimpanan barang sesuai dengan tempat yang
sudah ditentukan
6.5.2 Untuk barang yang memiliki tanggal kadaluarsa seperti Resin Fenotec
diberlakukan sistem FIFO, dimana barang yanag lama disusun di bagian
depan lokasinya, sedangkan barang yang baru masuk disusun di bagian
belakang lokasi yang sudah ditentukan pada item 6.5.1.

6.5.3

6.5.4

Penempatan barang di gudang di dasarkan pada beratnya. Untuk barang yang

berat dan sering digunakan akan diletakkan di rak lantai satu , seangkan
untuk barang-barang yang ringan dan tidak sering dipakai disusun pada rak di
lantai dua.
Untuk penempatan barang di Rak pada lantai dua : barang yang sering
dipakai diletakkan di lokasi depan dan dibawah rak, sedangkan untuk barang
yang jarang dipakai diletakkan di lokasi belakang atau di atas rak.

CATATAN MUTU
7.1 Purchase request
7.2 Bukti Timbang

(CBR/WH/QF-001)
(CBR/WH/QF-002)

7.3
7.4
7.5
7.6
7.1
7.2

Struk Penimbangan
Nota Izin Keluar
Nota Pemakaian Barang
Buku Kontrol Pemesanan
Print-out mutasi harian
Surat Jalan

(CBR/WH/QF-003)
(CBR/WH/QF-004)
(CBR/WH/QF-005)
(CBR/WH/LB-001)
(CBR/DSP/QF-005)