QMS-ISO 9001

DOCUMENT ID NO : ML/OP/002 REVISION : 0 ISSUE : 25-06-2010 PAGE : 1 of 6

DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENERIMAAN BARANG

1.0. RUANG LINGKUP

1.1. Prosedur ini menjelaskan mengenai proses penerimaan barang (Spare part
Packaging, Batu Bara dan Chemical) di PT.Paramitra Gunakarya Cemerlang.

2.0. TUJUAN
2.1. Sebagai panduan dalam proses penerimaan barang (spare part & chemical) di
seksi Material.

3.0. DEFINISI DAN SINGKATAN

3.1. Kartu Barang : Kartu identitas transaksi barang yang digantungkan pada
rak/ barangnya.
3.2. NPB : Nota Penerimaan Barang.
3.3. Us e r : Seksi terkait yang menggunakan barang Keperluan
Produksi. (Bahan Pembantu dan Spare Part).
3.4. OPB : Order Pembelian Barang.
3.5. NPR : Nota Permohonan Reparasi.
3.6. PO : Purchase Order.
3.7. Supplier : Penyedia Barang .
3.8. COA : Certificate Of Analysis.

4.0. REFERENSI DAN ATAU DOKUMEN PENDUKUNG

4.1. SM/WI/01 : SOP Penulisan Dokumen.
4.2. ISO 9001-2008 Klausal 7.4.3. Verifikasi produk yang di beli.

5.0. INFORMASI UMUM

5.1. Semua barang yang masuk ke PT. Paramitra Gunakarya Cemerlang baik dari
Vendor langsung maupun yang diambil/ diangkut oleh Purchasing harus melalui
gudang Warehouse (Seksi Material).
5.2. User tidak diperkenankan menerima barang secara langsung apalagi untuk
digunakan/ dipakai tanpa sepengetahuan dan seijin pihak Warehouse.
5.3. Pembawa barang wajib membawa copy PO dan/ atau mencantumkan nomor PO/
OPB pada surat jalan untuk barang-barang spare part serta melampirkan COA dan
atau MSDS untuk barang-barang chemical.
QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/002 REVISION : 0 ISSUE : 25-06-2010 PAGE : 2 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENERIMAAN BARANG

5.4. Pengirim barang membawa Bukti Timbangan, Surat Jalan dan copy PO ke gudang
Warehouse dan pihak Warehouse akan memeriksa/ mengecek dan mencocokkan
antara data fisik dengan data yang tercantum dalam PO seperti :
5.4.1. Jumlah.
5.4.2. Spesifikasi.
5.4.3. Kualitas barang dan.
5.4.4. Merk (jika ada).
5.5. Jika spesifikasi dan merk barang yang datang tidak sesuai dengan PO yang
diterbitkan Purchasing, maka Seksi Material akan menolak barang tersebut dengan
membuat Nota Penolakan Barang Langsung.
5.6. Batas waktu klaim/ penolakan barang dari User ke Seksi Material adalah 3 (tiga)
hari kerja setelah tanggal penerimaan oleh User. Apabila ada penolakan karena
spesifikasi atau aplikasi barang di unit mesin tidak sesuai, maka User harus
memberitahukan kepada pihak Warehouse dan Purchasing agar barang tersebut
ditolak/ dikembalikan ke Vendor dengan membuatkan Nota Penolakan Barang
Tidak Langsung.
5.7. Pihak User diwajibkan untuk melakukan pengecekan atas barang datang ke
gudang Warehouse.
5.8. Batasan maksimal bagi User untuk melakukan pengecekan adalah 2 hari terhitung
dari saat barang datang/ diterima oleh Warehouse dan/ atau dari saat barang
dikirim.
5.9. Jika tidak dilakukannya pengecekan dan ternyata dikemudian hari barang tersebut
bermasalah/ tidak sesuai, maka segala resiko dari akibat permasalahan tersebut
menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari pihak User.
5.10. Waktu penerimaan barang adalah dalam hari dan jam kerja (Senin s/ d Jumat,
pukul : 08.00 s/ d 16.00 wib dan sabtu, pukul : 08.00 s/ d 12.00 wib), dan bisa
diterima diluar hari/ jam kerja untuk barang yang sangat mendesak (urgent)
asalkan ada pemberitahuan sebelumnya dari atasan melalui Lotus Note.
5.11. Semua barang yang masuk ke PT. Paramitra Gunakarya Cemerlang melalui
gudang Warehouse harus dilakukan proses input GR-101 ke sistem SAP maksimal
H+3 hari kerja setelah barang diterima di gudang Warehouse (atau setelah
diterimanya dokumen pendukung penerimaan : Bukti Timbangan, SJ, NPB, dan
lain-lain), kecuali untuk barang yang membutuhkan pengecekan QC atau
konfirmasi dari User.
5.12. Setiap barang datang yang sudah diinput disistem SAP, di download ke excel
dengan T-code “MB-51” setiap bulannya.
5.13. Barang-barang yang diterima dan masih membutuhkan pengecekan kualitas dan
identifikasi dari pihak Quality Control sebelum dipastikan bahwa barang tersebut
QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/002 REVISION : 0 ISSUE : 25-06-2010 PAGE : 3 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENERIMAAN BARANG

benar-benar spesifikasi/ kualitasnya diterima/ sesuai dengan order, maka tidak

diperkenankan untuk dipergunakan/ dipakai oleh User dan pada fisik/ kemasan
barangnya harus diberi identitas yang jelas.
5.14. Untuk jenis barang tertentu (Borax, Caustic Soda, Alum Sulfat, Jenis Oli dan jenis
grease) yang tidak dapat dilakukan pengujian oleh quality control. Maka
pengecekannya berdasarkan perbandingan spesifikasi dengan COA atau MSDS
dari pemasok.
5.15. Barang yang baru diterima oleh Petugas Penerimaan Seksi Material akan
diletakkan pada lokasi Penerimaan Barang Sementara, yang kemudian akan
didistribusikan kelokasi barang yang sesungguhnya.
5.16. Untuk barang-barang yang dilokasikan di area terbuka (open storage), maka Kartu
Barang disimpan/ ditempatkan di bawah barang bersangkutan. Untuk barang-
barang yang lokasinya tidak dalam rak penyimpanan, maka Kartu Barang
digantung pada rak/ dinding dekat barang yang bersangkutan.

6.0. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

6.1. SPARE PART
6.1.1. Petugas Penerimaan Barang
6.1.2. Memanggil user yang terkait untuk mengecek barang sparepart secara bersama-
sama.
6.1.3. Setelah barang sesuai dengan spesifikasi yang diminta maka dimasukkan ke dalam
List Penerimaan Barang Datang.
6.1.4. Menyimpan barang ke dalam gudang sesuai dengan lokasi barang.
6.1.5. Memberikan nomor material barang pada Kartu Barang.
6.2. User
6.2.1. Memeriksa barang yang dikirim supllier dengan spesifikasi yang tertulis di dalam
Surat Jalan dan copy PO.
6.2.2. Setelah barang sesuai dengan spec yang diminta, user meminta petugas
penerimaan barang untuk menyimpan barang tersebut ditempat yang tersedia.
6.3. Administrasi
6.3.1. Memberikan Nomor Material Barang pada Kartu Barang.
6.3.2. Mendistribusikan Nota Pengambilan Barang dari Gudang ke Accounting.
6.3.3. Mendistribusikan List Penerimaan Barang Datang ke Purchasing.
6.3.4. Menginput Order Pembelian Barang ke Excel dan SAP di komputer.
6.3.5. Menginput Nota Permohonan Reparasi ke Excel dan SAP di komputer.
6.3.6. Menginput Nota Pengambilan Barang ke Excel dan SAP di komputer.
6.4. CHEMICAL DAN BATU BARA
QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/002 REVISION : 0 ISSUE : 25-06-2010 PAGE : 4 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENERIMAAN BARANG

6.4.1. Petugas Penerimaan Barang

6.4.1.1. Memeriksa barang yang dikirim supllier dengan spesifikasi yang tertulis di
dalam Surat Jalan dan copy Purchase Order.
6.4.1.2. Memanggil QC yang terkait untuk mengecek bahan kimia/ chemical secara
bersama-sama (hanya pengecekan barang secara fisik dan dokumen COA).
6.4.1.3. Setelah barang sesuai dengan spesifikasi yang diminta maka dimasukkan List
Penerimaan Barang Datang.
6.4.1.4. Menyimpan barang ke dalam gudang sesuai dengan lokasi barang.
6.5. User
6.5.1. Memeriksa barang yang dikirim supllier dengan spesifikasi yang tertulis di dalam
Surat Jalan dan copy Purchase Order.
6.5.2. Setelah barang sesuai dengan spesifikasi yang diminta, user meminta petugas
penerimaan barang untuk menyimpan barang tersebut di tempat yang tersedia.
6.6. QC
6.6.1 Memeriksa barang yang dikirim supllier dengan spesifikasi yang tertulis di dalam
Surat Jalan, COA dan copy PO.
6.6.2. QC melakukan pengambilan sample barang yang dikirim untuk di lakukan
pengetesan.
6.6.3. Setelah barang selesai ditest dan hasilnya OK, QC mengeluarkan report
pengetesan dan menyerahkannya ke Petugas Penerimaan Barang (Pernyataan hasil
test barang). Selambat-lambatnya 2 hari setelah barang diterima. Lebih dari itu
barang tidak bisa dikembalikan ke supllier.

7.0. REKAMAN MUTU TERKAIT

7.1. Rekaman mutu terkait yang berhubungan dengan proses penerimaan barang di
simpan oleh petugas seksi terkait.

8.0. LAMPIRAN
8.1. Lampiran 1 : Diagram Alir Penerimaan Barang.
QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/002 REVISION : 0 ISSUE : 25-06-2010 PAGE : 5 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENERIMAAN BARANG

9.0. RANGKUMAN DAN REVISI DOKUMEN

Revision No. Issue Date Description of Revision Change Note No.

0 25-06-2010 Terbitan Pertama ML/ OP/ 002/ 00

Disetujui Oleh, Dibuat Oleh,

REFRINO SAEFULLOH
Tanggal : 25-06-2010 Tanggal : 25-06-2010
QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/002 REVISION : 0 ISSUE : 25-06-2010 PAGE : 6 of 6
DATE

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENERIMAAN BARANG

D IA G R A M A L IR P E N E R IM A A N B A R A N G

S U P P L IE R P U R C H A S IN G WARE HOUSE USER

PO

I nf o
D elivery in C ek f isik barang
de nga n pesa nan

ok

I nput dat a di
ok F isik ba ran g
ko m put er

no

report t olak