SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI

ISO 9001: 2015; ISO 45001: 2018; ISO 14001: 2015;

SMK 3 PP 50/2012

PT. SANTOSA ASIH JAYA

STANDARD OPERATING PROCEDURE

STOCK OPNAME
SOP-ALT-01-00

DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

Posman Marpaung Yanthi Sepriana Siagian David Hasibuan Bunbunan

Peralatan Management Representative Direktur Utama
2 Juli 2020 2 Juli 2020 2 Juli 2020

Head Office:
GRAHA ZIMA BLOK C No. 5
Jl. Raya TB Simatupang, Kel. Gedong Kec. Pasar Rebo,
Jakarta Timur 13760, Indonesia
Phone: (+62-21) Telp. 87793247 – 87797061
Fax. 021-87798689
Email saj_jkt@yahoo.com
Website: www.santosaasih.com

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-ALT-01-00
Tgl Dibuat 2 Juli 2020

STOCK OPNAME Revisi ke 00

Halaman 2 dari 6

STATUS PERUBAHAN DOKUMEN

No. Direvisi Tanggal

Divisi/Department Alasan Perubahan
Revisi Oleh Revisi

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-ALT-01-00
Tgl Dibuat 2 Juli 2020

STOCK OPNAME Revisi ke 00

Halaman 3 dari 6

1. UMUM
Prosedur stock opname PT. Santosa Asih Jaya telah dibuat, diimplementasikan, dan
dikelola bagi kepentingan PT. Santosa Asih Jaya dengan tujuan untuk memenuhi
persyaratan sistem manajemen terintengrasi dan persyaratan lainnya demi
peningkatan terus menerus dan menjaga keefektifannya.

2. TUJUAN
Tujuan prosedur ini ialah untuk menerapkan sistem manajemen terintegrasi PT.
Santosa Asih Jaya, terkait dengan kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan,
lingkup sistem manajemen terintegrasi serta proses-prosesnya.

3. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk dokumentasi sistem manajemen terintegrasi PT. Santosa
Asih Jaya dalam mencapai sasaran, memenuhi persyaratan dan sesuai dengan
persyaratan ISO 9001:2015, ISO 45001:2018, ISO 14001:2015, SMK3 PP 50/2012.

4. REFERENSI DOKUMENTASI
A. ISO 9001:2015
B. ISO 45001:2018
C. ISO 14001:2015
D. SMK3 PP 50/2012
E. UU No 1 Tahun 1970 tentang keselamatan dan kesehatan kerja
F. Permenaker No. Per 04/MEN/1987 tentang Panitia Pembina Keselamatan dan
Kesehatan Kerja serta Tata Cara Penunjukan Ahli K3.
G. Kepmenaker No. 02/MEN/1970 tentang Pembentukan P2K3L

5. TANGGUNG JAWAB
A. Manajemen Puncak
Manajemen puncak harus menyetujui dan menandatangani seluruh dokumen
sistem manajamen terintegrasi termasuk didalamnya kebijakan sistem
manajamen terintegrasi, manual sistem manajemen terintegrasi, prosedur,
instruksi kerja, rekaman, sasaran dan dokumen lainnya. Adanya ketidakhadiran
Manajemen Puncak, Perwakilan Manajemen (MR) harus menyetujui dan
menandatangani dokumen sistem manajemen terintegrasi
B. Perwakilan Manajemen
MR harus bekerjasama dengan department lainnya untuk menyiapkan dan
merevisi seluruh dokumen sistem manajemen terintegrasi.
C. Kepala Bagian atau Manager Department

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-ALT-01-00
Tgl Dibuat 2 Juli 2020

STOCK OPNAME Revisi ke 00

Halaman 4 dari 6

Manager Department harus meninjau dokumen sistem manajemen terintegrasi

yang relevan, memastikan staf bawahannya mengetahui adanya perubahan atau
pembaharuan pada dokumen sistem manajemen terintegrasi.

6. PROSEDUR
Stock opname merupakan kegiatan perhitungan persediaan fisik (barang dagang)
atau stok yang berada di dalam toko atau gudang. Tujuan dari stock opname adalah
untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana
termasuk salah satu fungsi untuk sistem pengendalian intern (SPI). Melalui kegiatan
ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan
persediaan fisik yang ada. Untuk menjalankan stock opname, Anda membutuhkan
sebuah tim yaitu tim penghitung dan tim input. Stock opname  dilakukan pada akhir
tahun.

6.1 Tahapan Stock Opname

Tahapan stock opname dapat meliputi:
1) Tahap Awal
2) Tahap Persiapan
3) Tahap Stock Opname

6.1.1 Tahap Awal

1) Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum
proses stock opname. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan
dengan orang gudang. Yang perlu dilakukan pada tahap ini antara lain:
2) Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag/stiker yang digunakan
untuk memberi tanda stok yang telah dihitung nantinya pada saat stock opname.
3) Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai
kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi
kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
4) Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang
dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di
gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim
penghitung pada saat dilakukannya proses stock opname.
5) Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK
DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu
dihitung pada saat dilakukannya stock opname.
a) Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:
Barang/stok yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk
setelah tanggal cut off stock opname.
b) Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering
disebut konsinyasi. Barang ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui
sebagai stok.

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-ALT-01-00
Tgl Dibuat 2 Juli 2020

STOCK OPNAME Revisi ke 00

Halaman 5 dari 6

c) Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya disepakati
untuk dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikan
penyimpanannya di dalam gudang.

6.1.2 Tahap Persiapan

1) Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan stock opname sudah mendekati hari
H. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu
dilakukan pada tahap ini antara lain:
2) Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait
pelaksanaan stock opname. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-
masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname.
3) Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi
barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
4) Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang
terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya
proses stock opname.

6.1.3 Tahap Stock Opname

Tahap ini adalah hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan
pada langkah ini adalah:
1) Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke
program.
2) Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program
sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada
bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Usahakan yang menerima
hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok
versi program pada saat melakukan penghitungan.
3) Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung
diberi tag/stiker agar tidak terjadi dobel penghitungan.
4) Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke
bagian tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format excel yang
digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan
hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
5) Setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah
melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung
atau memang terjadi selisih atas stok.
6) Jika semua proses sudah selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan
ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian
persediaan ke program.

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-ALT-01-00
Tgl Dibuat 2 Juli 2020

STOCK OPNAME Revisi ke 00

Halaman 6 dari 6

7. LAMPIRAN
1) Rekaman Stock Opname PT. Santosa Asih Jaya

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA