SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI

ISO 9001: 2015; ISO 45001: 2018; ISO 14001: 2015;

SMK 3 PP 50/2012

PT. SANTOSA ASIH JAYA

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGUKURAN, PEMANTAUAN & EVALUASI KINERJA
SOP-MR-05-00

DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

Rina Giovani Yanthi Sepriana Siagian David Hasibuan Bunbunan

Dokumen Kontrol Management Representative Direktur Utama
2 Juli 2020 2 Juli 2020 2 Juli 2020

Head Office:
GRAHA ZIMA BLOK C No. 5
Jl. Raya TB Simatupang, Kel. Gedong Kec. Pasar Rebo,
Jakarta Timur 13760, Indonesia
Phone: (+62-21) Telp. 87793247 – 87797061
Fax. 021-87798689
Email saj_jkt@yahoo.com
Website: www.santosaasih.com

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-MR-05-00

PENGUKURAN, Tgl Dibuat 2 Juli 2020

PEMANTAUAN & Revisi ke 00

EVALUASI KINERJA Halaman 2 dari 8

STATUS PERUBAHAN DOKUMEN

No. Direvisi Tanggal

Divisi/Department Alasan Perubahan
Revisi Oleh Revisi

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-MR-05-00

PENGUKURAN, Tgl Dibuat 2 Juli 2020

PEMANTAUAN & Revisi ke 00

EVALUASI KINERJA Halaman 3 dari 8

1. UMUM
Prosedur pengukuran, pemantauan dan evaluasi kinerja PT. Santosa Asih Jaya telah
dibuat, diimplementasikan, dan dikelola bagi kepentingan PT. Santosa Asih Jaya
dengan tujuan untuk memenuhi persyaratan sistem manajemen terintengrasi dan
persyaratan lainnya demi peningkatan terus menerus dan menjaga keefektifannya.

2. TUJUAN
Tujuan prosedur ini ialah untuk menerapkan sistem manajemen terintegrasi PT.
Santosa Asih Jaya, terkait dengan kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan,
lingkup sistem manajemen terintegrasi serta proses-prosesnya.

3. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk dokumentasi sistem manajemen terintegrasi PT. Santosa
Asih Jaya dalam mencapai sasaran, memenuhi persyaratan dan sesuai dengan
persyaratan ISO 9001:2015, ISO 45001:2018, ISO 14001:2015, SMK3 PP 50/2012.

4. REFERENSI DOKUMENTASI
A. ISO 9001:2015
B. ISO 45001:2018
C. ISO 14001:2015
D. SMK3 PP 50/2012
E. UU No 1 tahun 1970 tentang keselamatan dan kesehatan kerja

5. TANGGUNG JAWAB
A. Manajemen Puncak
Manajemen puncak harus menyetujui dan menandatangani seluruh dokumen
sistem manajamen terintegrasi termasuk didalamnya kebijakan sistem
manajamen terintegrasi, manual sistem manajemen terintegrasi, prosedur,
instruksi kerja, rekaman, sasaran dan dokumen lainnya. Adanya ketidakhadiran
Manajemen Puncak, Perwakilan Manajemen (MR) harus menyetujui dan
menandatangani dokumen sistem manajemen terintegrasi
B. Perwakilan Manajemen
MR harus bekerjasama dengan department lainnya untuk menyiapkan dan
merevisi seluruh dokumen sistem manajemen terintegrasi.
C. Kepala Bagian atau Manager Department
Manager Department harus meninjau dokumen sistem manajemen terintegrasi
yang relevan, memastikan staf bawahannya mengetahui adanya perubahan atau
pembaharuan pada dokumen sistem manajemen terintegrasi.

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-MR-05-00

PENGUKURAN, Tgl Dibuat 2 Juli 2020

PEMANTAUAN & Revisi ke 00

EVALUASI KINERJA Halaman 4 dari 8

6. PROSEDUR
6.1 Pengukuran dan Pemantauan
PT. Santosa Asih Jaya telah menentukan apa yang perlu dipantau dan diukur. Ini
juga termasuk menentukan metode pemantauan dan pengukuran yang diperlukan
untuk memastikan hasil yang valid. PT. Santosa Asih Jaya harus menyimpan
informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti hasil. Berbagai metrik dan
pengukuran perlu dikembangkan, disusun dan ditinjau secara teratur, dan
dimasukkan dalam proses peninjauan manajemen. Output dari metode pemantauan
dan pengukuran yang digunakan dalam proses sistem manajemen terintegrasi PT.
Santosa Asih Jaya memberikan indikator kinerja yang berguna untuk menentukan
tingkat kesesuaian produk dan sistem manajemen terintegrasi dengan persyaratan
dan apakah sistem manajemen terintegrasi telah diterapkan dan dipelihara secara
efektif.

Gambar 1 Proses Pengukuran dan Pemantauan

6.2 Analisa dan Evaluasi

1. Pengumpulan data dilakukan:
a. Untuk memantau dan mengontrol proses,
b. Untuk menganalisis ketidaksesuaian,
c. Sebagai media alat Inspeksi, dll.
2. Analisis Data akan menyajikan informasi terkait dengan:
a. Kepuasan pelanggan
b. Kesesuaian dengan persyaratan jasa
c. Karakteristik dan tren proses dan jasa
d. Pemasok
e. Ketidaksesuaian
f. Insiden K3L
g. Hasil audit internal dan eksternal, dll

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-MR-05-00

PENGUKURAN, Tgl Dibuat 2 Juli 2020

PEMANTAUAN & Revisi ke 00

EVALUASI KINERJA Halaman 5 dari 8

3. Analisis yang cocok untuk Implementasi data yang diidentifikasi dan dipilih oleh
Management Representative bekerja sama dengan Manajer Department. Analisis
data dilaksanakan dengan menggunakan informasi persyaratan di atas dengan:
a. Survei kepuasan pelanggan
b. Jumlah total ketidaksesuaian (pembaruan per tahun)
c. Jumlah ketidaksesuaian proses (pembaruan per tahun)
d. Insiden K3L
e. Tinjauan Kinerja Pemasok
f. Temuan audit internal dan eskternal, dll
4. MR mengendalikan dan memantau analisis data terkait dengan total dan proses
ketidaksesuaian yang dilakukan secara teratur.
5. Untuk analisis data yang terkait dengan kepuasan pelanggan dan tinjauan kinerja
pemasok yang disajikan pada Rapat Tinjauan Manajemen tahunan bersama
dengan total ketidaksesuaian dan ketidaksesuaian proses oleh MR.
6. Untuk peningkatan, jika memungkinkan, MR dapat memilih metode untuk analisis
data seperti kontrol proses statistik (SPC) atau diagram kontrol atau diagram
sebaran untuk meningkatkan pemantauan tingkat kualitas layanan.

6.3 Pemeriksaan Bahaya dengan Inspesksi K3L

1. Perencanaan Kegiatan Inspeksi.
 Sekretaris P2K3L mengkoordinasikan pelaksanaan inspeksi HSE yang akan
dilakukan di lingkungan kerja perusahaan.
 Koordinator HSE melaksanakan inspeksi terhadap kegiatan inspektor di
lapangan dan melaporkan hasil inspeksi kepada Ketua P2K3L.
 Tim pelaksana inspeksi ditunjuk oleh Ketua P2K3L.
2. Persiapan Inspeksi.
 Koordinator HSE mempersiapkan checklist dan prosedur inspeksi kegiatan
inspektor di lapangan.
 Tim yang ditunjuk melakukan persiapan sebelum inspeksi yang meliputi;
checklist, alat tulis, alat pelindung diri serta konfirmasi bagian yang akan di
kunjungi.
 Apabila ada anggota tim yang berhalangan sehingga tidak bisa ikut dalam
kegiatan inspeksi maka memberitahu Sekretaris P2K3L.
 Bila pihak bagian yang akan diinspeksi tidak dapat menepati jadwal yang
ada maka melaporkan kepada Sekretaris P2K3L mengenai perubahan
waktu inspeksi.
3. Pelaksanaan Inspeksi.

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-MR-05-00

PENGUKURAN, Tgl Dibuat 2 Juli 2020

PEMANTAUAN & Revisi ke 00

EVALUASI KINERJA Halaman 6 dari 8

 Inspeksi dilakukan dengan cara observasi terhadap kondisi lingkungan

kerja, peralatan dan tindakan pekerja dan diperiksa kesesuaiannya dengan
standard yang ada dalam checklist inspeksi.
 Apabila ditemukan ketidaksesuaian di lapangan maka dicatat temuan
tersebut pada formulir laporan inspeksi kerja yang ada.
 Bila inspeksi sudah selesai maka dilakukan pertemuan dengan penaggung
jawab area yang diinspeksi untuk mendapatkan klarifikasi terhadap hasil
temuan di lapangan.
 Pada pertemuan itu juga disampaikan rekomendasi bentuk tindakan
perbaikan yang akan dilakukan.
 Koordinator HSE melakukan inspeksi atas aktivitas yang sedang
berlangsung kegiatan inspector secara langsung di lapangan.
4. Pelaporan dan pemantauan hasil Inspeksi.
 Tim inspeksi kemudian melaporkan hasil kegiatan inspeksinya kepada
Koordinator HSE dengan menggunakan formulir Laporan inspeksi beserta
rekomendasi tindakan perbaikannya.
 Koordinator HSE melaporkan hasil inpseksi kegiatan inspektor di lapang
kepada Ketua P2K3L dengan menggunakan formulir Laporan inspeksi
beserta rekomendasi tindakan perbaikannya.
 Ketua P2K3L menerima hasil kegiatan inspeksi tersebut dan bertanggung
jawab untuk memantau tindakan perbaikan yang diusulkan oleh tim
inspeksi.
 Apabila tindakan perbaikan tersebut memerlukan koordinasi dengan Unit
Kerja yang terkait maka dibuatkan surat pemberitahuan.
 Apabila memerlukan kewenangan pihak manajemen maka usulan tindakan
perbaikan tersebut dibahas dalam rapat P2K3L atau rapat khusus jika perlu.
 Berdasarkan hasil pemantauan tindakan perbaikan jika ternyata belum
selesai atau dilaksanakan oleh karena suatu hal maka ditentukan waktu
penyelesaian yang baru.
 Apabila tindakan perbaikan sudah selesai dilakukan maka cantumkan status
tindakan perbaikan telah di laksanakan.

6.4 Pemantauan dan Pengukuran Lingkungan

1. Sekretaris P2K3L melakukan identifikasi terhadap kebutuhan pemantauan
lingkungan kerja wilayah setempat dan menetapkan program pemantauan
lingkungan kerja tahunan.
2. P2K3L melaksanakan kegiatan pemantauan berdasarkan program
pemantauan lingkungan kerja tahunan yang telah disusun.

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-MR-05-00

PENGUKURAN, Tgl Dibuat 2 Juli 2020

PEMANTAUAN & Revisi ke 00

EVALUASI KINERJA Halaman 7 dari 8

3. Pemantauan lingkungan dilaksanakan sesuai ketentuan/peraturan yang

berlaku.
4. Jika hasilnya masih baik/dibawah ambang batas maka Sekretaris P2K3L
menyimpan dokumen/catatan tersebut. Jika hasilnya tidak baik maka
Sekretaris P2K3L menyampaikan hasil tersebut kepada Kepala Divisi terkait
untuk dilakukan tindakan perbaikan.
5. Catatan hasil pemantauan didistribusikan kepada unit kerja terkait yang
membutuhkan.

6.5 Pemantauan & Pengukuran Peralatan, Inspeksi, Pengukuran dan Pengujian

1. Semua peralatan inspeksi, pengukuran, dan pengujian harus dikalibrasi
internal secara berkala sesuai dengan manual peralatan tersebut atau
minimal satu kali dalam setahun.
2. Sekretaris P2K3L dan petugas peralatan inspeksi, pengukuran, dan
pengujian harus personil yang mengetahui dan berkompeten mengenai
pengoperasian dan pemeliharaan alat inspeksi, pengukuran, dan pengujian
untuk kesehatan serta lingkungan kerja tersebut.

6.6 Pemantauan Kesehatan Tenaga Kerja

1. Pemeriksaan kesehatan berkala dilakukan untuk seluruh karyawan
2. Pemeriksaan awal mengikuti prosedur rekruitmen.
3. Melakukan perencanaan untuk melaksanakan pemeriksaan kesehatan yang
meliputi:
a. Daftar nama-nama karyawan di setiap unit kerja yang akan diperiksa.
b. Fasilitas pemeriksaan yang akan digunakan.
c. Tenaga dokter dan paramedic/perawat.
d. Penjadwalan.
4. Melaksanakan pemeriksaan kesehatan berdasarkan perencanaan yang
telah disiapkan.
5. Melakukan analisa terhadap hasil pemeriksaan kesehatan
6. Apabila ada masalah misal ada kelainan parameter
pemeriksaan/kecenderungan timbulnya penyakit akibat kerja, maka berlaku
SOP penyelidikan kejadian berbahaya/tanggap darurat.

6.7 Kepuasan Pelanggan

Berfokus pada kebutuhan dan harapan klien berkontribusi pada pengembangan
organisasi yang berfokus pada pelanggan, yang pada akhirnya berkontribusi pada
peningkatan kepuasan pelanggan dan loyalitas pelanggan. Pantau dan ukur
kepuasan pelanggan.

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA
 PT. SANTOSA ASIH JAYA Nomor Dok. SOP-MR-05-00

PENGUKURAN, Tgl Dibuat 2 Juli 2020

PEMANTAUAN & Revisi ke 00

EVALUASI KINERJA Halaman 8 dari 8

 Auditor internal dan eksternal akan berharap untuk melihat bukti bahwa
pendekatan yang konsisten dan sistematis telah diterapkan untuk menangani
keluhan pelanggan.
 Ruang lingkup umum, metode, dan program untuk mengumpulkan data dan
informasi kepuasan pelanggan didefinisikan dalam prosedur ini. Namun,
program ini dapat disesuaikan secara berkala untuk memperhitungkan status
dan pentingnya kepuasan pelanggan sehubungan dengan aspek-aspek
tertentu; atau sebagai respons terhadap peluncuran produk atau layanan
baru, kampanye pemasaran, dan perubahan prioritas.
 Keluhan pelanggan, umpan balik spontan pada kepuasan dan umpan balik
pelanggan lain yang tidak diminta dikumpulkan dengan menggunakan Survei
Kepuasan Pelanggan.

7. LAMPIRAN
1. Rekaman Ketidaksesuaian
2. Rekaman Insiden K3L
3. Laporan SPPL
4. Statistik HSE
5. Survey Kepuasan Pelanggan
6. Medical Check Up Pekerja

Terbitan dokumen ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam sistem, dipindahkan dalam bentuk
dengan cara apapun baik elektronik, mekanik, fotokopi, dicatat atau lainnya tanpa izin dari
PT. SANTOSA ASIH JAYA