QMS-ISO 9001

DOCUMENT ID NO : ML/OP/001 REVISION : 1 ISSUEDAT : 03-12-2010 PAGE : 1 of 5

E

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMESANAN BARANG

1.0. RUANG LINGKUP

1.1. Prosedur ini menjelaskan tentang sistem permintaan/ pengadaan
Material, mulai dari Departemen/ Seksi/ Unit pemohon yang
memerlukan Material sampai dengan barang tersebut dipakai.

2.0. TUJUAN
2.1. Sebagai pedoman dalam pengaturan pengadaan barang dan transfer barang/ Goods
Issue (Spare part, Packaging, dan Chemical) sesuai dengan prosedur/ peraturan
standar yang ada.

3.0. DEFINISI DAN SINGKATAN

3.1. SAP : System Application and Product in Data Processing.
3.2. OPB : Order Pembelian Barang.
3.3. PR : Purchase Requisition.
3.4. PO : Purchase Order.
3.5. GR : Goods Receive.
3.6. GI : Goods Issue.
3.7. NPB : Nota Pengambilan Barang.
3.8. User :Pihak pemohon yang mengajukan permintaan pengadaan raw material
yang akan dipakai untuk kepentingan operasional sehari-hari di pabrik.
3.9. Warehouse : Bagian yang bertanggung jawab dalam hal penyediaan material
yang diperlukan/ dipesan oleh User.

4.0. REFERENSI DAN ATAU DOKUMEN PENDUKUNG

4.1. SM/ WI/ 01 : SOP Penulisan Dokumen.
4.2. PU/ OP/ 01 : SOP Proses Pembelian Barang.
4.3. ISO 9001-2008 klausal 7.4.3 Verifikasi produk yang di beli.

5.0. INFORMASI UMUM

5.1. Pemesanan barang untuk kebutuhan produksi bulan depan baru boleh dilakukan
setelah selesai proses closing data.
5.2. Status Barang dibagi 3, yaitu :
5.2.1. Barang Rutin
QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/001 REVISION : 1 ISSUEDAT : 03-12-2010 PAGE : 2 of 5
E

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMESANAN BARANG

Adalah Barang yang berpola pemakaian rutin dan pemakaiannya 1 kali dalam
kurun waktu 1 bulan.
5.2.2. Barang Critical
Adalah Barang yang penting dan harus tersedia stocknya di gudang warehouse.
5.2.3. Barang Non Stock
Adalah Barang yang tidak diharuskan ada stock di gudang warehouse, tergantung
dari pemesanan user yang memerlukannya.
5.3. Pada setiap tanggal 1 (awal bulan) tiap bulannya dilakukan closing data (baik pada
hari kerja atau libur).
5.4. Pada saat Closing data, User diberi waktu untuk membuka pemesanan barang
sampai dengan Jam 16:00.
5.6. Pemesanan untuk pembelian barang dengan status barang rutin dilakukan1(satu)
atau 2 (dua) bulan sekali.
5.7. Pemesanan barang untuk barang “pabrikasi” (pembuatan baru), User diwajibkan
melampirkan Gambar/ Drawing dan sampel dari barang yang akan dipesan.
5.8. Pemesanan barang oleh user dilakukan dengan menggunakan berkas OPB (Order
Pembelian Barang).
5.9. Setiap pemesanan barang dari user diharuskan mencantumkan “Nomor Material”
barang yang akan dipesan (menggunakan T-code MM03). Jika User tidak
mencantumkan “Nomor Material” atas barang yang akan dipesan, pihak
warehouse berhak untuk mengembalikan berkas OPB ke User. Jika barang yang
dipesan sifatnya Urgent (mendesak), user diharuskan memakai OPB Urgent dan
Form Request New Material ID untuk keperluan pembuatan Nomor Material baru.

6.0. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

6.1. KEPALA SEKSI LOGISTIK
6.1.1. Memeriksa dan menandatangani semua berkas OPB pemesanan barang dari user.
6.2. USER
6.2.1. Membuat Berkas order pemesanan barang dalam berkas OPB.
6.2.2. Melakukan pengecekan stock material, dengan T-Code “MMBE” (Stock
Overview).
6.2.3. Mencari & Mencatat No. Material barang yang sesuai dengan kebutuhan yang
akan dipesan.
6.2.4. Melengkapi berkas OPB dengan No. Material, Quantity pemesanan barang, dan
Penjelasan keperluan untuk di area tertentu.
6.2.5. Khusus untuk barang dengan status “Non Stock”, jika barang sudah datang harus
diambil semua sesuai dengan Order barang.
6.3. PETUGAS MATERIAL
QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/001 REVISION : 1 ISSUEDAT : 03-12-2010 PAGE : 3 of 5
E

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMESANAN BARANG

6.3.1. Mengecek kelengkapan berkas OPB yang dibuat dan diserahkan dari user.
6.3.2. Menerima berkas pemesanan barang dari user jika Kelengkapan/ Tanda tangan
sampai ke Kepala Pabrik sudah dilengkapi.
6.3.3. Menolak berkas pemesanan barang dari user jika kelengkapan/ tanda tangan
sampai ke Kepala Pabrik belum dilengkapi.
6.3.4. Membuat No. Material baru atas barang yang dipesan user jika dalam sistem tidak
diketahui No. Material-nya, dengan catatan melampirkan Form Create New
Material ID.
6.3.5. Membuat Purchase Request (PR) order pemesanan barang. PR yang sudah
lengkap akan masuk ke PS0.
6.3.6. Waktu yang dibutuhkan untuk memproses OPB menjadi PR adalah 1 – 10 hari,
tergantung dari No Material yang ada dalam system.
6.3.7. PR yang belum lengkap ketentuan spesifikasi dan jumlah barang, akan di reject
oleh Purchasing dan masuk ke PS9. Purchasing memberitahukan PR yang sudah
direject melalui telepon atau Lotus Note.
6.3.8. Warehouse menyerahkan Berkas OPB yang sudah diinput dalam SAP ke
Purchasing.
6.3.9. angka waktu yang dibutuhkan Purchasing untuk memproses PR menjadi PO
adalah 6 hari sejak PR masuk ke Inbox Purchasing dengan ketentuan spesifikasi
jelas dan jumlah barang sudah sesuai dengan keinginan user.
6.3.10. Goods Received akan di input oleh Warehouse berdasarkan Surat Jalan yang
sudah diterima. Waktu yang dibutuhkan untuk proses GR adalah 1-3 hari dan
waktu untuk GI adalah 1-2 hari.
6.3.11. Melakukan pengontrolan PR yang masih outstanding.
6.3.12. Konfirmasi dengan intermill jika ada stock material yang akan dibeli sesama
pabrik di APP Indonesia.

7.0. REKAMAN MUTU TERKAIT

7.1. Rekaman mutu terkait yang berhubungan dengan proses pemesanan barang
disimpan oleh petugas seksi terkait.

8.0. LAMPIRAN
8.1. Lampiran 1 : Diagram Alir Pemesanan Barang

9.0. RANGKUMAN DAN REVISI DOKUMEN

QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/001 REVISION : 1 ISSUEDAT : 03-12-2010 PAGE : 4 of 5
E

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMESANAN BARANG

Revision No. Issue Date Description of Revision Change Note No.

0 25-06-2010 Terbitan Pertama ML/ OP/ 001/ 00

1 03-12-2010 Menghilangkan point 6.3.13 ML/ OP/ 001/ 01

s/d 6.3.15.

Disetujui Oleh, Dibuat Oleh,

REFRINO SAEFULLOH
Tanggal : 03-12-2010 Tanggal : 03-12-2010
QMS-ISO 9001
DOCUMENT ID NO : ML/OP/001 REVISION : 1 ISSUEDAT : 03-12-2010 PAGE : 5 of 5
E

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PEMESANAN BARANG

DIAGRAM ALIR PEMESANAN BARANG

S U P L IE R P U R C H A S IN G W ARE HOUSE USER

Pengam bilan
D at a st ock b ara ng
b ara ng

St ock baran g ye s Pa kai barang

No

Perset ujua n
O PB dan register Bu ka O PB
at a sa n

I nf o
D ellivery PO In
C e k f isik

Key in co m p ut er ye s F isik b arang

No

T o la k

R e po rt