Tujuan Belajar: Setelah mempelajari modul ini, diharapkan mahasiswa dapat: 1. Mendiskripsikan pembelian dan penggunaan bahan baku 2. Mendefinisikan komponen biaya perolehan bahan baku 3. Mendefinisikan dan menghitung jumlah pesanan ekonomis (economic order quantity EOQ) 4. Menghitung dan mendefinisikan titik pemesanan kembali 5. Mendefinisikan dan menghitung jumlah persediaan pengamanan (safety stock)
Pentingnya Pengawasan dan Penyediaan Bahan Baku Pengawasan dan Penyediaan bahan baku, berarti menyediakan kebutuhan bahan baku di dalam jumlah yang dibutuhkan dan sesuai waktu penggunaan yang dibutuhkan (tepat). Apabila diperhatikan pengertian ini, maka pengertian pengawasan dan penyediaan bahan baku harus mampu menjawab 4 pertanyaan berikut: 1. bahan baku apa yang diperlukan? 2. jenis dan kualitas apa yang diperlukan? 3. Jumlah / kuantitas yang dibutuhkan? 4. Saat/ waktu yang dibutuhkan? Tujuan pengawasan bahan baku, secara sederhana dapat dimanfaatkan untuk: 1. Menghindari pemborosan
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
2. Mendapatkan harga pembelian yang layak 3. Menghindari stagnasi penyediaan bahan baku Pengawasan bahan baku mampu menghindari pemborosan, karena pemakaian bahan baku yang tidak tepat/ tidak efisien dapat dicegah . Misalnya: Terjadi pembelian bahan baku yang tidak diperlukan, atau salah Pembelian yang tidak terencana, sehingga terkesan tergesa-gesa, Terjiadiya kerusakan bahan baku, karena terlalu lama disimpan Pengeluaran biaya gudang yang tingi, karena bahan baku terlalu lama mengorder bahan baku yang sesuai engan spesifikai kebutuhan sehinga tidak mendapatkan harga yang murah.
disimpan di gudang. Perencanaan dan Pengawasan Bahan Baku akan mendapatkan harga pembelian yang pantas/ murah, dengan mengetahui saat penggunaan bahan baku secara tepat, maka jauh sebelum bahan baku itu digunakan di dalam proses produksi, sudah bisa diatur pembeliannya, sehingga terdapat kesempatan yang luas untuk mencari dan menetukan harga bahan baku yan pantas, bila dibandingkan bila pembleian dilakukan secara tergesa-gesa, apalagi bila bahan baku tersebut susah didapatkan. Perencanaan dan Pengawasan Bahan Baku akan mencegah stagnasi /kelangkaan bahan baku. Kelangkaaan bahan baku dapat menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahaan ditinjau dari sudut intern dan ekstern perusahaan. Kerugian dari sudut intern, dapat dilihat bahwa biaya-biaya produksi tetap berjalan, walaupun proses produksi terhenti karena kelangkaan bahan baku. Misalnya biaya penyusutan, biaya asuransi. Sedangakan kerugian dari sudut ekstern, adalah ketidakmampuan perusahaan memenuhi permintaan pesanan pelanggan tepat waktu. Prosedur Pengawasan Bahan Baku Secara ringkas, pengawasan / pengendalian bahan baku dapat dilakukan dengan prosedur berikut ini: 1. menetapkan tataq cara/prosedur pembelian bahan baku yang baik 2. menetapkan prosedur permintaan dan pemakaian bahan baku
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
3. menetapkan jumlah pembelian yang paling ekonomis 4. menetapkan minimum stock 5. menetapkan safety stock 6. menetapkan maximum ctock 7. menetapkan saat pembelian 8. menetapkan budget pembelian Didalam melakukan pembelian bahan baku, haruslah ditetapkan prosedur prosedur tertentu sehingga: material yang dibeli memang yang benar-beanr diperlukan material yang dibeli benar-benar diterima oleh bagian gudang dengan Harga pembelian sudah pantas/layak
Untuk mencapai tujuan di atas, maka prosedur pembelian dilakukan sebagai berikut: pisahkan bagian yang membutuhkan bahan baku (bagin produksi) Setiap pembelian harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang Pisahkan karyawan yang melakukan pembelian dengan karyawan yang
dengan bagian pembelian dan bagian gudang. di perusahaan. mencatat pembelian, serta bagian gudang yang menerima barang. Bagian / Depertemen yang Terlibat dalam Prosedur Pengawasan dan Penggunaan Bahan Baku Terdapat beberapa departemen/divisi yang terlibat secara langsung di dalam pengawasan dan pemakaian bahan baku, antara lain: 1. Bagian Gudang 2. Bagian Pembelian 3. Bagian Otorisasi 4. Bagian Pembukuan Tugas Bagian Gudang, meliputi :
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
1. Mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian 2. menerima barang di gudangdan memeriksa apakah barang yang diterima sesuai dengan pesanan. 3. membuat surat penerimaan barang dan mengirimkannya kepada bagian pembukuan. 4. melayani permintaan pemakaian bahan dari bagian yang memerlukan 5. menyimpan barang di gudang. Tugas Bagian Pembelian, antara lain: 1. mempelajari permintaan pembelian dari gudang 2. meminta otorisasi dari pejabat perusahaan yang ditunjuk 3. melakukan pemesanan atau pembelian sesuai dengan mekanisme yang sudah diatur perusahaan. Tugas Bagian Otorisasi, antara lain: memberikan persetujuan atas pemelian barang yang dimintakan oleh bagian gudang. Tugas Bagian Akuntansi/Pembukuan, diperlukan. Didalam pemakain bahan baku harus pula ditetapkan prosedur yang benar sehingga dapat menjamin bahwa: a) b) bahan baku yang diminta /diorder benar-benar untuk dipakai dalam Bahan baku yang diminta adalah jumlah yang wajar, sesuai dengan antara lain: melakukan pencatatan atas
pembelian ke dalam buku harian dan buku besar pembantu,serta ke buku besar yang
proses produksi dan tidak terjadi penyelewengan / pemborosan. standar pemakaian bahan baku. Ada pun prosedur pemakaian bahan baku yang baik adalah 1. setiap permintaan dilakukan oleh pejabat berwenang, misalnya kepala bagian produksi dan harus ada pejabat yang mengotorisasi permintaan tersebut
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
2. Setiap pengambilan bahan baku dari gudang harus mengisi formulir bukti pengambilan barang yang telah disiapkan oleh bagian gudang. 3. Formulir bukti pengambilan barang tersebut dibuat dalam beberapa lembar , dimana satu lembar di antaranya dikirim oleh kepala gudang ke bagian pembukuan untuk dicatat dalam buku harian. Kuantitas Pesanan yang Paling Ekonomis (Economic Order Quantity EOQ) Bisa terjadi perbedaan pendapat dalam pengawasana bahan baku, antara kepala bagian produksi dengan Kepala Bagian Keuangan.Dimana bagian produksi berpendapat supaya pembelian material dilakukan secara besar-besaran untuk mengantisipasi stagansi. Tetapi bagian keuangan berpikir bila pembelian dilakukan secara besarbesaran akan menyebabkan pembengkakan pada biaya pengelolaan persediaan yang dikenal dengan istilah carrying cost, yang terdiri dari: biaya sewa gudang bunga dana yang tertanam dalam persediaan biaya asuransi biaya keusangan persediaan.
Sehubungan dengan alasan di atas, pembelian secara besar-besaran harus dihindarkan. Maka kebijakan yang tepat adalah: jumlah pembelian bahan baku yang terencana dengan meminimalkan carring cost, tetapi tidak menyebabkan stagnasi dalam produksi. Pola pembelian seperti ini dikenal dengan istilah Economic Order Quantity (EOQ). Untuk dapat menghitung EOQ perlu ditentukan beberapa factor: 1. Kebutuhan bahan baku selama satu tahun 2. Unit cost 3. Biaya Tetap Pesanan 4. Biaya Persediaan Ad.1). Kebutuhan bahan baku per tahun didasarkan kepada jumlah taksiran produksi pada than yang akan datang . Misalkan untuk 1 uit produksi dibutuhkan 2 kg.
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
Bahan baku . Bila direncanakan produksi 3.000 unit, maka bahan baku yang ibutuhkan 3.000 unit x 2 kg bahan baku = 6.000 kg. Ad.2). Unit cost merupakan taksiran harga pembelian bahan baku pada masa yang akan datang . Ad.3). Order cost merupakan biaya yang terjadi setiap dilakukan pembelian atau pemesanan. Misalnya: biaya membuka L/C. Ad.4). Carrying Cost, biaya sehubungan dengan pengelolaan persediaan. Misalnya: premi asuransi, sewa gudang, uang yang tertanam dalam inventory. Carrying cost akan selalu berubah-ubah, sebanding dengan besarnya persediaan di gudang. Bila diformulasikan, rumus EOQ = 2 x unit kebutuhan setahun x biaya setiap pesanan biaya bahan / unit x persentese by
pengelolaan persdn Atau EOQ = 2 x RU x CO CU x CC Penjelasan: EOQ RU CO CU CC = = = = = Economic Order Quantity Required Unit (annual) / unit kebutuhan setahun Cost per order (biaya setiap pesanan) Cost per unit of material (biaya bahan per unit) carrying cost percentage (persentase biaya pengelolaan persediaan)
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
Dengan asumsi EOQ, RU, CO, CU dan CC sebagai factor yang diketahui maka rumus tersebut didasarkan kepada ketentuan sebagai berikut: RU EOQ RU x CO EOQ EOQ 2 CU x CC x EOQ 2 = biaya pengelolaan persediaan setahun (EOQ) dalam nilai uang selain = jumlah unit persediaan rata-rata pada suatu waktu = biaya pesanan setahun = banyaknya pesanan setahun
Untuk menyatakan jumlah pesanan yang ekonomis dalam unit , untuk itu digunakan rumus:
EOQ
= 2 x RU x CU x CO
CC Minimum Stock Adalah persediaan yang setiap saat harus selalu ada di gudang. Minimum Stock disebut juga persediaan besi dan stok ini tidak akan dipakai apabila tidak terpaksa. Untuk menentukan minimum stok harus diperhatikan beberapa hal: 1. Pemakaian bahan baku minimum misalnya untuk periode waktu 1 minggu
2. minimum lead time (waktu yang paling cepat mulai dari penempatan pesanan
sampai barang diterima).
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
Contoh: Dimisalkan kebutuhan bahan baku setiap minggu 4 10 ton. Sedangkan Lead time 6 10 minggu . Maka minimum stock haruslah : 6 minggu x 4 ton = 24 ton. Ini berarti bila stok sudah mencapai 24 ton di gudang, berarti pembelian baru sudah masuk di gudang atau sudah diterima di gudang. Safety Stock Bisa didefinisikan sebagai stok yang paling ideal yang tersimpan di gudang untuk menjaga kelangsungan proses produksi dan masih dalam batas efisien dan ekonomis. Seperti contoh di atas, lead time adalah 6 10 minggu. Jadi dalam hal ini diramalkan ada faktir keterlambatan 4 minggu. Bila keterlambatan tersebut benar-benar terjadi, maka minimum stok akan terpakai. Oleh sebab itu perlu diterapkan safety stock sehinga walau pun terjadi keterlambatan bahan baku masuk gudang, minimum stock masih tetap tidak terpakai. Untuk menghitung safety stock, dipengaruhi factor: 1. Normal Lead Time 2. Normal Consumption Contoh: misal kebutuhan bahan 1 minggu adalah 4 10 ton dan lead time adlah 6- 10 minggu. Maka: - konsumsi normal : 4+10/2 =7 ton ; normal lead time 6+10/2 = 8 minggu Maka Safety stock adalah kebutuhan rata-rata dalam 8 minggu atau 8 x 7 ton = 56 ton Maksimum Stock Adalah nilai persediaan yang paling tinggi yang masih dapat ditolerir dalam persediaan perusahaan. Tujuan maksimum stock untuk menghindari pemborosan sebagai akibat terlalu besarnya nilai persediaan. Untuk menentukan maksimum stock dipengaruhi 2 faktor: 1. maksimum lead tima 2. maksimum penggunaan bahan baku Contoh: kebutuhan bahan baku 1 minggu adalah 4 10 ton. Dan lead time 4 6 minggu. Maka stock yang paling besar di gudang adlah 10 ton x 10 minggu = 60 ton
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
Reorder Level Menentukan kapan saatnya dilakukan pembelian kembali terhadap bahan baku, merupakan hal yang penting bagi perusahaan dalam pengelolaan bahan bakunya. Contoh kasus: diketahui data perusahaan sebagai berikut: Maka: pemakaian rata-rata 1 minggu (4+10) /2 = 7 ton lama rata-rata pesanan (4+6) / 2 = 5 minggu stock minimum 50 ton pemakaian bahan 1 minggu 4 10 ton lead time 4 6 minggu
Maka pembelian dilakukan pada saat persediaan berjumlah : - stok minimum - pemakaian selama lead time 5 minggu x 7 ton Pembelian dilakukan pada saat persediaan berjumlah 50 ton 35 ton 85 ton
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
system tersebut dapat menurunkan biaya per uint dan pada saat bersamaan akan dapat
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
10
Dampak dari Suatu Rencana Pemberian Insentif atas Biaya per Unit Faktor Biaya Tenaga Kerja Sewa Peny,asuran, tax Total Sistem Sebelumnya $ 6 per jam (10 pekerja) Jumlah per jam Unit per jam Biaya per unit 60 50 1,20 10 50 0,20 8 50 0,16 78 50 1,56
Sistem Sebelumnya $ 6, 60 per jam (10 pekerja) Jumlah per jam Unit per jam Biaya per unit 66 60 1,1000 10 60 0,1667 8 60 0,1333 84 60 1,4000
Meski pun biaya per jama tenaga kerja dari pekerja menigkat dari $ 60 menjadi $ 66 biaya dari suatu unit produk yang sudah selesai berkurang $ 1,56 menjadi 1,40 Penurunan biaya per unit tersebut disebabkan oleh 2 faktor : 1. jumlah unit output dari setiap pekerja meningkat 20 % 2. jumlah yang sama dari overhead pabrik tetap, dibebankan ke 60 unit dan bukannya 50 unit per jamnya.
Tipe Rencana Pemberian Insentif Rencana Unit Kerja Langsung Merupakan suatu rencana pemberian insentif yang paling sederhana . Jika 2,5 menit adalah standar waktu produksi, untuk menghasilkan 1 uit produk, maka tariff standar adalah 24 unit per jam (60 menit : 2,5 menit). Jika upah dasar dari seorang pekerja adalah $ 7, 44 per jam maka tariff per unit adalah $ 7,44 : 24 atau $ 0,31 per unit. Pekerja pada umumnya memperoleh jaminan atas tariff upah pokok. Meski pun jika mereka gagal untuk mencapai jumlah output yang diperlukan untuk memperoleh upah dasar tersebut. Meski pun jika produksi dari seorang pekerja melebihi 24 unit per jam, upah yang dibayarkan tetap $ 0,31 per unit.
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
11
Berikut ini diilustrasikan : Unit /ja m Tarif/ja dijamin Tarif/uni Diterim a Per jam Biaya tenag a Overhe ad Per Overhead/ unit Biaya Konver si / unit m yang t
kerja / Jam A 20 22 24 26 28 30 32 B 7,44 7,44 7,44 7,44 7,44 7,44 7,44 C 0 0 0,31 0,31 0,31 0,31 0,31 unit D (a x E (d : F c) 7,44 7,44 7,44 8,06 8,68 9,30 9,92 a) 0,372 0,338 0,310 0,310 0,310 0,310 0,310 4,80 4,80 4,80 4,80 4,80 4,80 4,80 G ( f:a) 0,240 0,218 0,200 0,185 0,171 0,160 0,150 H +g) 0,612 0,556 0,510 0,495 0,481 0,470 0,460 (e
Pengaturan Akuntansi untuk Biaya Tenaga Kerja dan Pengendalian Fungsi akuntansi biaya tenaga kerja termasuk untuk aktivitas berikut ini: 1. Sejarah kerja dari setiap pekerja , seperti tanggal dipekerjakan, tingkat upah, penugasan awal, promosi, kenaikan gaji, dan waktu cuti untuk liburan atau karena sakit.
2.
Informasi yang diperlukan untuk memenuhi kontrak serikat kerja, hukum jaminan social, peraturan upah dan jam pajak penghasilan ditahan, dan persyaratan pemerintah mengenai ketenagakerjaan.
3. 4. 5.
waktu kerja dan biaya standar jam kerja setiap karyawan , tingkat upah , total pendapatan, untuk setiap periode penggajian perhitungan potongan dari upah kotor untuk setiap karyawan
Prinsip dan tujuan akuntansi biaya tenaga kerja adalah relative sederhana . Tetapi penerapaqn metode ini bias menjadi sulit bila jumlah pekerja banyak. Atau jika erja berpindah dari satu jenis pekerjaan ke pekerjaan yang lainnya. Dua catatan mengenai biaya tenaga kerja, terperinci harus disimpan yang akan digunakan oleh bagian akuntansi keuangan dan satunya lagi untuk bagian akuntansi biaya sendiri.
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
12
a)
Akuntansi Keuangan : Suatu catatan dari total waktu kerja dan total jumlah yang diperoleh oleh setiap pekerja disimpan. Jumlah pendapatan harian atau mingguan yang diperoleh setiap pekerja dimasukkan ke dalam catatan gaji. Setiap periode penggajian, total jumlah upah yang terutang ke pekerja akan menghasilkan ayat jurnal berikut: (D) Beban gaji (K) Utang Jamsostek (K) Gaji YMH Dibayar xx xx XX xx
b)
Akuntansi Biaya : Suatu catatan dari waktu kerja untuk setiap pesanan, proses, atau departemen oleh setiap pekerja serta biaya yang terkait , disimpan Jumlah jam dan biaya tenaga kerja langsung dimasukkan dalam kartu biaya pesanan atau laporan biaya produksi, biaya tenaga kerja tidak langsung dimasukkan ke dalam kertas kerja analisis beban departemental. Jurnal mingguan atau bulanan untuk distribusi biaya tenaga kerja adalah sebagai berikut:
Buku pembantu (D) Barang dlm proses (D) Pengendali BOP Tenaga kerja tdk langsung (K) Beban Gaji xx xx xx xx
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
13
Pencatatan Biaya Tenaga Kerja Ide dasar perhitungan biaya tenaga kerja adalah sederhana dan langsung . Suatu catatan waktu kerja disimpan pada kartu absen . Sedangkan catatan atas pekerjaan yang dilakukan disimpan di dalam kartu jam kerja atau laporan waktu kerja harian. Ayat jurnal yang diperlukan adalah: 1. Untuk mencatat gaji yang terutang kepada karyawan dan kewajiban atas semua jumlah yang ditahan atau dipotong dari upah. 2. Untuk membebankan biaya tenaga kerja ke pesanan, proses, atau departemen yang sesuai. Di akhir setiap periode penggajian, total jumlah yang diperoleh pekerja akan di debit beban gaji. Sedangka lawan di kredit adalah akun gaji yang masih harus dibayar. Biaya tenaga kerja yang dibeli dicatat sebagai debet barang dalama proses, pengendali BOP, pengendali beban pemasaran, pengendali beban administrasi, dan totalnya dikredit ke beban gaji. Pajak pennghasilan biaya lainnya terkait dengan tenaga kerja dicatat, dan pembayaran dilakukan di waktu-waktu yang sesuai untuk menghilangkan semua kewajiban yang terkait dengan penggajian. Akuntansi untuk biaya tenaga kerja dan kewajiban penggajian diilustrasikan di ayat jurnal umum dengan asumsi berikut ini:
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
14
$40.000. Dipotong PPh $ 6.000 dari gaji tanggal 9 Januari dan $ 5.500 untuk gaji tanggal 23 Januari. Dari pajak penghasilan berasal dari gaji tanggal 9 Januari dan Rp. 5.500 berasal dari tanggal 23 Januari. 6. Upah yang diperoleh, tetapi belum dibayarkan per tanggal 31 Desember 2007, totalnya sebesar Rp. 26.000. Pada tanggal 31 Januari upah yang diperoleh tetapi belum dibayarkan sebesar Rp. 24.500. 7. Pajak penghasilan pemberi kerja dicatat di akhir bulan.
Ada pun beberapa ilustrasi jawaban dalam bentuk jurnal dari paparan kasus di atas, adalah : Buku Pembantu 1. (D) Gaji YMH Biayar (K) Beban Gaji (untuk membalik ayat jurnal untuk Upah terutang per 31 Desember) xx xx Debet Kredit
2. (D) Beban Gaji (K) Gaji YMH Dibayar (K) PPh 21 karyawan (K) Uang muka gaji dan upah (K) Jamsostek (untuk mencatat kewajiban penggajian)
xx xx xx xx xx
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
15
3. (D) Gaji YMH Dibayar (D) Utang PPh 21 Karyawan (D) Utang Jamsostek (K) Kas/Bank
xx xx xx xx
== 00 ==
David P. Arda
AKUNTANSI BIAYA
16