IKIP ADVANCED SKILLS CENTRE KAMPUS UTAMA, JALAN DATO BAHAMAN, KUBANG BUAYA 25250 KUANTAN PAHANG

KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA PROGRAM / PROGRAM CODE AND NAME TAHAP / LEVEL IT-020-4 COMPUTER SYSTEMS ASSISTANCE EXECUTIVE EMPAT ( 4 )

NO DAN TAJUK MODUL/ M07 EXERCISE MANAGERIAL FUNCTION MODULE NO AND TITLE NO DAN PERNYATAAN TUGASAN / TASK(S) NO AND STATEMENT
09.01 COORDINATE COMPUTER SYSTEM PROCUREMENT 09.02 COORDINATE PROJECT BUDGET 09.03 MONITOR DEPARTMENT INVENTORY

OBJEKTIF MODUL / MODULE OBJECTIVES

SPECIFY, PREPARE, MONITOR AND CONTROL DEPARTMENTAL NEEDS, BUDGET AND EXPENSES USING MATERIALS SUCH AS OFFICE RULES AND REGULATION, BUDGET FORMS AND REGULATION, REQUEST FORM, CALCULATOR, FORM, COMPUTER, CURRENT AND PREVIOUS SECTION BUDGET, FINAL REPORT , SECTION BUDGET REPORT, FINANCIAL INFORMATION SYSTEM, CHECKLIST SO THAT INFORMATION ON BUDGET REQUEST IS CHECKED, ANALYSED, REPORT IS PRODUCED, BUDGET INFORMATION IS ANALYSED, ESTIMATION IS PREPARED, SECTION REPORT BUDGET IS OBTAINED AND COMPILED, PROGRESS OF BUDGET UTILIZATION IS MONITORED, BUDGET CHECK LIST IS OBTAINED, ESTIMATION OF EXPENSES IS MADE, CURRENT EXPENSES IS ANALYSED, PRIORITIES ARRANGED AND DEPARTMENTAL EXPENSES COMPILED. IT-020-4./M07/KP(1/5) Muka : 01 Drp : 05

NO KOD / CODE NO

TAJUK

: PENGENALAN KEPADA INVENTORY (PENDAFTARAN)

TUJUAN : Kertas penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai penjelasan yang terdapat dalam tajuk-tajuk di dalam modul 4.6 iaitu inventory & budgeting, supaya pelatih boleh mengenalpasti dengan lebih jelas mengenai tajuk yang dipelajari.

NO KOD / CODE NO

IT-020-4./M07/KP(1/5)

Muka: 02 Drp: 05

PENERANGAN : 1.1 Pendaftaran Inventori 1.1.1 Tujuan Tujuan kepada pendaftaran inventory mempunyai sebab-sebab tertentu,iaitu salah satu darinya adalah setiap pembelian aset/ harta model perlu direkodkan ke dalam borang / sistem. Ini dilakukan untuk memastikan rekod inventory dan aset disetiap jabatan sentiasa dikemaskini dan diselenggara oelh kakitangan yang dibenarkan sahaja. 1.2 Objektif pengurusan inventori dan aset Bagi memastikan stor diuruskan mengikut peraturan dan aspek pengurusan inventory dan aset yang ditetapkan. Selain itu ia juga dilakukan bagi memastikan stor yang diuruskan adalah berkesan. Malahan ini memudahkan pencarian barang perlu dilabelkan. Ia juga dapat mengenalpasti kelemahan dan maslah yang dihadapi untuk memperbaiki tahap pengurusan inventori dana aset. 1.3 Terimaan stok Apabila barang telah diterima, staf hendaklah menentukan dan mengesahkan bahawa barang yang dibeli adalah mengikut spesifikasi yang dikehendaki dari segi kualiti dan kuantiti. Contohnya bahagian stor memesan air sebanyak 5 katon, terimaan kertas delivery order dapat, jadi dari sini ianya boleh tahu samada barang itu betul atau tidak. Perselisihan dan kerosakan hendaklah dilaporkan dengan segera kepada penyelia dan pembekal. Dengan adanya terimaan stok ini, maklumat berkenaan penerimaan barang perlu disimpan/ direkodkan (salinan). 1.4 Penyimpanan stok Sekiranyan sudah mendapat terimaan stok, barang perlu disimpan agar selamat. Stor simpanan perlu mempunyai susunatur yang baik selain ruang yang bersesuain. Ianya juga perlu mempunyai laluan pergerakan yang mencukupi dan tidak terlalu sempit untuk tujuan penyusunan dan pemunggahan aset/ barang. Seperti almari fail perlu ada ruang untuk senang mencari fail, atau senang untuk dilihat. Selain itu juga stor perlu mempunyai rak besi atau almari yang tidak berkaca. Hal ini adalah bergantung kepada situasi. Apa pun jenis barang perlulah dilabelkan untuk memudahkan pencarian, seperti bahan kimia. 1.5 Pengeluaran stok Setiap pengeluaran perlu mendapatkan kebenaran serta pengetahuan dari penyelia dan direkodkan dalam penyata keluar masuk inventory/aset. Pada kebiasaannya pengeluaran stok, kilang yang mengeluarkan produk. Ketika proses penghantaran, perlu tahu berapa dan kemana barang yang hendak dihantar. Semakan perlu dibuat bagi memastikan baki akhir pada tarikh terkini sentiasa dicatat dalam penyata berkenaan. Penyelia yang seharusnya membuat semakan ini. 1.6 Pesanan semula/Tambahan stok Pesanan hanya boleh dibuat apabila wujudnya keperluan baru atau barang yang dikehendaki habis/hampir habis dalam simpanan atau rosak. Ini adalah bagi :

NO KOD / CODE NO

IT-020-4./M07/KP(1/5)

Muka: 03 Drp: 05

Meminimakan kos simpanan barang, perlu ada tempat simpan. Mengurangkan risiko kehilangan barang. Mengelakkan pembaziran seperti tarikh luput. Meminimakan keperluan kakitangan/pengawal.

2.1 Kawalan inventory 2. 1.1 Pengenalan kawalan inventory Ia adalah istilah yang digunakan untuk menerangkan cara-cara yang digunakan untuk merekodkan pengeluaran dan penerimaan barangan atau bahan-bahan ke dalam dan ke luar stok. Borang keluar masuk hendaklah dicatat. Kawalan dijalankan untuk menentukan stok di dalam simpanan mencukupi tetapi tidak berlebihan. Contohnya sesebuah kedai pada kebiasaannya hanya membeli seratus (100) stok sahaja, ia akan memastikan stok itu adalah cukup, tidak berlebihan. Kawalan juga dilaksanakan untuk menentukan bila pesanan barang perlu dilakukan sekiranya stok kehabisan /tersangat kurang. Kebanyakkan syarikat memesan stok dalam kuantiti yang banyak bagi mendapatkan diskaun yang tinggi tanpa perlu memesan dengan lebih kerap dalam jangka masa yang tertentu. Walaubagaimana pun tindakan ini mengundang risiko, iaitu : Barang yan disimpan out-of-date (tarikh luput). Pembaziran wang di mana peruntukan tersebut boleh digunakan untuk pembelian aset lain atau didepositkan ke dalam bank untuk keuntungan faedah atau boleh di laburkan ke dalam projek sedia ada/projek baru. Tambahan kos pengurusan dan keselamatan stor seperti pengawal keselamatan dan kos untuk insuran.

2.2 Inventoty list Perkara-perkara utama yang terkandung di dalam log inventory ialah : Nama peralatan Kod peralatan (kod bar) Kuantiti peralatan Harga seunit Jumlah harga Nama syarikat pengeluar peralatan Fungsi peralatan

2.3 Perkara utama yang terkandung di dalam inventory file ialah : Salinan sebut harga (Quatation). Contoh sebuah syarikat membeli printer, ia memerlukan salinan sebut harga. Salinan borang pesanan bagi pembelian peralatan (Purchase Order). Contoh apabila barang sampai. Ia akan memberitahu harga barang tersebut. Salinan nota penghantaran peralatan (Delivery Order). Ini adalah untuk menunjukkan berapa kuantiti. Salinan invois (Invoice). Contohnya potongan harga.

NO KOD / CODE NO

IT-020-4./M07/KP(1/5)

Muka: 04 Drp: 05

Inventory list Peralatan Mesin Fotostat Pengeluar Fungsi Canon Kegunaan Pejabat Kuantiti 1 Harga seunit RM3000 Jumlah RM3000

Disediakan Oleh : ............................ Nama : Jawatan : Jadual 1 : Contoh borang senarai inventori

Disahkan : .................... Nama : Jawatan :

2.4 Peranan pengawal Tugas pengawal stok dalam pentadiran dan pengurusan stok adalah seperti berikut : Mengawal aktiviti perolehan dan pengurusan supaya ianya berjalan dengan lancar, teratur dan sistematik mengikut peraturan yang ditetapkan. Memastikan keusangan stok tidak dibiarkan berpanjangan dan tidakan pelupusan dilaksanakan segera. Memberi perhatian kepada masalah perkhidmtan dan kebajikan kakitangan seperti suasana tempat kerja, beban tugas berlebihan/tidak seimbang dan alatan kemudahan/kelengkapan yang mencukupi.

NO KOD / CODE NO
SOALAN :

IT-020-4./M07/KP(1/5)

Muka: 05 Drp: 05

1.

Nyatakan dengan jelas tujuan pendaftaran inventory. ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... (2 markah)

2. Siapakah yang bertanggungjawab membuat semakan dalam pengeluaran stok? ..................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................... (3 markah)

3.

Nyatakan empat (4) perkara yang terdapat didalam pesanan semula/ tambahan stok. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. (5 markah)

RUJUKAN : 1. Computer Organization and Architecture, Seventh Edition, Chapter 1, William Stallings, Pearson Prentice Hall, Printed in Singapore, ISBN : 0-13-201750-4. 2. Rujukan dari Insititute Teknikal Jepun Malaysia.