JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEKS D
65302 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
PROGRAM / PROGRAM NCS – CORE ABILITIES (Z-009)

TAHAP / LEVEL L4

NO. DAN TAJUK MODUL

/ MODULE NO. AND 02 – PROJECT MANAGEMENT
TITLE

05.05 : COORDINATE CONTRACT AND TENDER

ACTIVITIES
05.03 : ALLOCATE AND RECORD USAGE OF FINANCIAL
KEBOLEHAN / ABILITIES AND PHYSICAL RESOURCES
04.09 : PREPARE PROJECT / WORK PLAN
04.10 : UTILIZE SCIENCE AND TECHNOLOGY TO
ACHIEVE GOALS

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE

TO ;
1. COORDINATE CONTRACT AND TENDER ACTIVITIES
OBJECTIF PENCAPAIAN
AKHIRAN / TERMINAL 2. ALLOCATE AND RECORD USAGE OF FINANCIAL AND
PERFORMANCE PHYSICAL RESOURCES
OBJECTIVE 3. PREPARE PROJECT / WORK PLAN
4. UTILIZE SCIENCE AND TECHNOLOGY TO ACHIEVE
GOALS

NO KOD / CODE NO Z-009-4/M02/P(1/2) Page: 1 of : 33

TAJUK / TITLE: PROJECT MANAGEMENT

TUJUAN /PURPOSE:
This Information Sheet is very useful to the students, to make sure them to understand and to
know the procedures to coordinate the contract and tender activities. It also covers on how to
allocate and record usage of financial and physical resources and to ensure the project
management is successful.

The students also should know how to prepare project or work plan in term of time line for work
progress, relevant legislation, standard and guidelines.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 2 of 33

1. DEFINISI PENGURUS PROJEK

Secara umumnya, seorang pengurus projek bertanggungjawab ke atas kejayaan

keseluruhan projek. Kadangkala, seorang pengurus juga dikenali sebagai Koordinator Projek
atau Ketua Pasukan. Walau apapun panggilan yang digunakan, tugas utamanya ialah beliau
bertanggungjawab memastikan kejayaan sesebuah projek.

Seorang pengurus projek perlu mampu mengetahui dan memahami tentang objektif
keseluruhan projek tersebut, termasuk skopnya, risiko, pendekatan yang harus digunakan,
perbelanjaan dan sebagainya. Ia juga melibatkan mengenal pasti prosedur khas serta
terperinci yang terlibat bagi menguruskan projek tersebut.

1.1 Tanggungjawab Ke Atas Proses

Sebaik sahaja projek dimulakan, pengurus projek mestilah dapat mengurus dan mengawal
semua kerja dan aktiviti yang terlibat tersebut termasuk:

i) mengenal pasti, mengurus dan menyelesaikan isu yang timbul

ii) menyampaikan maklumat tentang projek kepada semua pemegang taruh
(stakeholder) secara proaktif
iii) mengenal pasti, mengurus dan mengurangkan risiko ke atas projek
iv) memastikan sebarang penyelesaian kepada isu adalah berkualiti
v) memastikan skop projek dipatuhi (menghasilkan output yang telah dipersetujui)
kecuali perubahan ke atas skop telah dipersetujui oleh pengurusan
vi) memantau kemajuan projek tersebut dan memastikan sama ada status semasa
boleh diterima
vii) mengurus perancangan keseluruhan kerja untuk memastikan kerja dilaksanakan
dalam ruang lingkup masa dan kos yang telah ditetapkan.

Pengurus projek tidak melaksanakan kerja secara fizikalnya tetapi bertanggungjawab

memastikan kerja tersebut dilaksanakan. Sekiranya projek menghadapi masalah, atau lari
dari skop yang telah ditetapkan, atau menghadapi risiko, atau tidak menepati jangkaan,
maka pengurus projek perlulah dipertanggungjawabkan.

Dalam mengurus keseluruhan proses yang terlibat bagi sesebuah projek, seorang pengurus
projek perlu bijak mengurus diri, memiliki kemahiran membuat tindak susul, berorientasikan
proses, mampu mengenal pasti punca masalah, mampu membuat pelbagai tindakan dalam
satu masa (multi-tasking), mempunyai kebolehan menganalisis, mahir membuat anggaran
dan mengurus perbelanjaan serta mempunyai disiplin yang tinggi.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 3 of 33

1.2 Tanggungjawab Terhadap Sumber Manusia

Selain daripada kemahiran proses, seorang pengurus projek mesti mempunyai kemahiran
yang baik dalam mengurus manusia, atau dalam hal ini, pekerja yang terlibat dalam projek
tersebut. Ini termasuk:

i) mempunyai disiplin dan kemahiran umum pengurusan bagi memastikan sumber manusia
yang terlibat mematuhi proses dan prosedur standard yang ada bagi melaksanakan
projek;
ii) menunjukkan kemahiran kepimpinan bagi menggerakkan pasukan untuk mematuhi
arahan dengan mudah. Kepimpinan adalah keupayaan menyampaikan visi dan
mengajak pasukan untuk menerima visi seterusnya bekerja ke arah mencapai visi
tersebut bersama-sama anda.
iii) menetapkan harapan dan cabaran yang munasabah ke atas tenaga manusia yang
terlibat dan memberi kebertanggungjawaban ke atas mereka untuk mencapai harapan
tersebut. Ini termasuk memberi maklumbalas terhadap prestasi setiap ahli dalam
pasukan.
iv) mempunyai kemahiran membangunkan pasukan supaya ahli-ahlinya mampu
bekerjasama dengan baik dan bermotivasi untuk bekerja keras dalam menjayakan projek
bagi manfaat bersama. Lebih besar pasukan dan projek yang ditangani maka lebih
penting bagi pengurus projek untuk memiliki kemahiran membangunkan pasukan ini.
v) mempunyai kemahiran berkomunikasi secara lisan dan bertulis dengan proaktif termasuk
kemahiran mendengar yang baik.
vi) Bertanggungjawab ke atas kejayaan projek. Jika pasukan kerja mempunyai semangat
kerja yang rendah dan gagal menepati masa dalam menyiapkan tugas yang diberi, maka
anda sebagai pengurus projek perlu mencari penyelesaian. Sekiranya ahli pasukan tidak
memahami tentang tugas yang perlu dilaksana dan tempoh masa yang diberi, maka
andalah orang yang bertanggungjawab.

Projek wujud dalam hampir semua bidang yang diceburi, termasuk mereka bentuk
dan/atau membina rumah, kilang pengeluaran mahupun bangunan komersial; mereka
bentuk produk baharu; memperkenal produk baharu ke dalam pasaran; menyediakan
fasiliti baharu untuk pendidikan, perbankan, kemudahan kesihatan, perniagaan dan
industri; memindahkan perniagaan atau proses pengeluaran; memindahkan pejabat ke
lokasi baharu; dan memperkenalkan perniagaan atau produk perisian baharu.

Pengurusan projek didefinisikan sebagai mengurus masa, bahan, sumber

manusia/tenaga kerja dan kos bagi menyiapkan projek secara teratur dan menjimatkan
serta mencapai objektif dari segi kos, masa dan hasil teknikal dan/atau perkhidmatan.
 NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 4 of 33

Projek berjaya biasanya menggunakan pendekatan pengurusan projek yang merangkumi

tiga peringkat:

i) Perancangan: memahami apakah kerja yang perlu dilaksanakan – termasuk

mengenal pasti aktiviti individu dan sumber yang diperlukan untuk menyiapkan
projek; kemudian membangunkan pelan tindakan teratur yang boleh dipamerkan
secara grafik sebagai rajah perancangan projek atau jaringan kerja.
ii) Penjadualan: menetapkan tempoh bagi menyiapkan aktiviti-aktiviti yang perlu
dilaksanakan. Peringkat ini melibatkan perincian tentang tempoh bagi menyiapkan
projek dan setiap aktiviti yang terlibat iaitu bilakah ia sepatutnya bermula dan
berakhir.
iii) Pengawalan: memantau kemajuan projek, menganalisa prestasi dan
menyelesaikan permasalahan. Ia juga melibatkan pengurusan laporan status
projek dari semasa ke semasa.

2. AMALAN PENGURUSAN

Beberapa amalan dan prinsip penting pengurusan diamalkan dalam menggunakan

kaedah pengurusan projek. Keterangan ringkas mengenainya adalah seperti berikut:

2.1 Analisis Jaringan (juga dikenali sebagai analisis grafik) yang menunjukkan
pelan tindakan melalui penggunaan rajah grafik( digunakan dalam
perancangan projek).
2.2 Pengurusan Berpandukan Objektif (Management By Objectives (MBO))
adalah satu teknik yang memberi definisi kepada objektif projek dan
menggunakan kaedah sistematik untuk mengukur prestasi projek berdasarkan
objektif atau matlamat projek tersebut (yang ditentukan semasa perancangan dan
pengawalan projek).
2.3 Pengurusan Berpandukan Pengecualian (Management By Exception (MBE))
adalah satu teknik yang dapat memberitahu tentang masalah khusus yang timbul
dan perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan. Kajian menunjukkan bahawa
penglibatan pihak pengurusan dalam projek mestilah tidak melebihi 20% pada
satu-satu masa (dan sebahagian besar adalah bagi pengawalan projek). Amalan
pengurusan lain yang penting bagi pengurusan projek oleh pihak pengurusan
termasuk:
i) Meminimumkan Kos: satu prosedur yang digunakan dalam mengurangkan masa
yang diperlukan untuk menyiapkan projek dengan kos tambahan yang paling
minimum.
ii) Memperuntuk Sumber: menetapkan sumber yang diperlukan bagi menyiapkan
setiap aktiviti dalam projek. Sumber tersebut termasuklah personel, tenaga kerja,
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 5 of 33

peruntukan kos (untuk menyelesaikan setiap aktiviti), peralatan dan bahan ( atau
bahan mentah).
iii) Menyetarakan Sumber: satu kaedah penjadualan aktiviti projek bagi tujuan
menyetarakan keperluan sumber untuk setiap hari.
2.4 Menguruskan sumber manusia – memberi arahan kerja dan menyelaras
pentadbiran sumber manusia yang terlibat dalam projek.
2.5 Menguruskan komunikasi – memastikan penyaluran dan penyebaran maklumat
yang lancar dalam kalangan ahli pasukan dan pihak pengurusan bagi membantu
melancarkan pelaksanaan projek.
2.6 Menguruskan kualiti – memastikan standard kualiti yang telah ditetapkan bagi projek
dipenuhi.
2.7 Menguruskan kontrak/perolehan – memilih, membuat perundingan dan
seterusnya membuat pesanan dan perolehan bahan, peralatan dan perkhidmatan
yang diperlukan bagi menyiapkan projek.
2.8 Menguruskan risiko – menangani sebarang ketidaktentuan dalam pelaksanaan
projek menggunakan pengetahuan dan pengalaman menghadapi situasi tersebut.
2.9 Menguruskan integrasi projek – memastikan pelbagai fungsi (unit) yang
terdapat dalam projek diselaras dan dikoordinasi dengan sempurna.

Pengurus projek yang baru mula menggunakan pengurusan projek hanya perlu
melibatkan diri dalam fungsi pengurusan yang biasanya lebih diperlukan iaitu mengurus
masa projek, kos projek dan skop projek.

Kajian Kes: Perancangan yang tidak baik

Satu prototaip untuk set alat eletromekanikal kecil yang telah siap dipasang perlu direka
bentuk dan dibangunkan. Ketua Jurutera syarikat telah diarahkan untuk menguruskan
projek tersebut dan diberi tempoh 19 minggu untuk menyiapkannya termasuk ujian dan
pengesahan.

Pelan Perancangan

Setelah diarahkan untuk membuat perancangan, Ketua Jurutera tersebut telah

menyediakan jadual berikut:

Mula Tamat
Reka bentuk 2 Jan. 2007 15 Mar. 2007
Pembelian Komponen 18 Mar. 2007 19 Apr. 2007
Pembuatan 8 Apr. 2007 26 Apr. 2007
Pemasangan dan Ujian 29 Apr 2007 10 May 2007

Jadual 1 : Contoh Jadual Kerja

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 6 of 33

Mesyuarat Progres

Pada satu mesyuarat progress tidak formal yang telah diadakan pada akhir Januari,
Ketua Jurutera tersebut telah melaporkan tentang status kemajuan projek sebagai baik
dan memuaskan.

Selepas empat minggu berikutnya, iaitu pada akhir Februari, satu lagi mesyuarat progres
diadakan. Kali ini, Ketua Jurutera memberitahu mesyuarat bahawa terdapat kelewatan
aktiviti disebabkan masalah yang tidak dijangka. Apabila didesak, beliau menganggarkan
bahawa akan berlaku kelewatan dalam lebih kurang seminggu.

Pada mesyuarat progres yang ketiga (pada akhir Mac) iaitu pada masa reka bentuk
sepatutnya telahpun siap, Ketua Jurutera melaporkan bahawa rek bentuk memerlukan
masa tiga minggu lagi untuk siap.

Sudah terlalu lewat

Lakaran tidak dapat disiapkan dan pembelian komponen yang diperlukan tidak dibuat
sehinggalah hujung bulan April. Ini menyebabkan unit produksi dan pembelian tiada
peluang untuk menyiapkan aktiviti mereka bagi projek tersebut pada masa yang telah
ditetapkan. Maka, prototaip yang diinginkan tidak akan dapat disiapkan pada masa yang
ditetapkan. Semua aktiviti lain yang sepatutnya dilaksanakan mengalami kelewatan yang
sangat serius.

Di manakah silapnya?

Seorang pengurus mestilah mampu menjawab dua persoalan di bawah tentang sesuatu
projek pada bila-bila masa:

• Di manakah kita sepatutnya berada sekarang mengikut perancangan?

• Di manakah sebenarnya kita berada sekarang dalam pelan perancangan tersebut?

Terdapat beberapa kekurangan serius dari segi pemantauan dalam projek di atas, tetapi
sebahagian besar kekurangan tersebut adalah terletak pada perancangan yang kurang
sempurna. Jadual kerja yang dirancang bagi sesuatu jarang sekali sempurna disebabkan ia
dirangka tanpa pemikiran yang teliti dan tidak berhati-hati. Pelan perancangan dalam kes di
atas menunjukkan ketidakberkesanan dari segi pemantauan dan kawalan kemajuan atau
progres projek seharian atau semasa ke semasa. Ia telah dirancang tanpa pertimbangan
secukupnya terhadap perincian aktiviti dan tidak membolehkan objektif pencapaian setiap
hari diukur berdasarkan aktiviti tersebut.
 NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 7 of 33

3. CARTA PALANG (CARTA BAR)

Bukan sahaja carta palang senang dilukis dan diterjemah, tetapi ia boleh digunakan dalam
pelbagai keperluan perancangan.

Dengan adanya kaedah perancangan yang lebih terkini seperti jaringan laluan kritikal
(critical path network), carta palang tidak begitu menonjol lagi. Walaupun teknik moden
lebih digemari dalam banyak situasi, kaedah lama membuat graf masih sangat bernilai.
Merancang menggunakan carta palang adalah lebih baik daripada tidak merancang
langsung.

Kesan visual bagi perancangan yang dipersembah dengan baik dapat membantu
mengawal pelaksanaan projek. Carta palang masih lagi dipilih sebagai cara terbaik
mempersembah perancangan projek di kebanyakan pejabat, tapak projek dan kilang-
kilang. Personel di semua peringkat pengawasan dan pengurusan masih mendapati
carta palang sebagai alat kawalan aktiviti harian yang sesuai digunakan. Sungguhpun
perancangan sesebuah projek dibuat menggunakan teknik atau sistem komputer yang
canggih, sistem komputer tersebut biasanya digunakan untuk menterjemah perancangan
yan dibuat ke dalam bentuk carta palang bagi tujuan kawalan aktiviti dari sehari ke sehari.

3.1 Masa

Carta palang bagi perancangan projek dilukis menggunakan skala di mana paksi
mengufuk mewakili elemen masa. Setiap palang mengufuk pula mewakili tugasan
atau aktiviti yang terdapat dalam projek dengan panjangnya menunjukkan berapa
lama masa yang dijangka untuk menyiapkannya. Nama keterangan atau aktiviti
ditulis pada baris yang sama dengan palang iaitu di sebelah kiri carta palang.

Rajah 1 - Contoh Carta Palang

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 8 of 33

Rajah 2 - Contoh Carta Palang Bagi Perancangan Projek

Rajah 3 - Contoh Carta Palang Yang Dilukis Menegak

3.2 Penunjuk Semasa

Penggunaan carta bar akan lebih berkesan sekiranya satu garis menegak
diletakkan mewakili waktu semasa bagi menunjukkan aktiviti yang sudah selesai
pada waktu tersebut (sebelah kiri garis) dan yang belum siap (sebelah kanan
garis). Lebih baik lagi sekiranya garis tersebut boleh digerakkan.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 9 of 33

Rajah 4 - Contoh Carta Palang Dengan Penunjuk Masa

3.3 Pengkodan

Terdapat carta bar yang lebih kompleks misalnya menggunakan kod warna atau
menggunakan lorekan bagi menggambarkan jabatan, jenis aktiviti atau orang yang
bertanggungjawab ke atas aktiviti. Warna merah kadang kala digunakan bagi
menunjukkan kritikalnya aktiviti tersebut disiapkan sekiranya tarikh siap projek ingin
dicapai. Walau bagaimanapun, harus diingatkan bahawa keberkesanan carta
tersebut akan hilang sekiranya ia dipenuhi dengan terlalu banyak pengkodan
kerana ia akan menjadi sukar untuk difahami dengan jelas.

3.4 Carta Palang bagi penjadualan semula sumber

Carta palang berkod adalah kaedah untuk menjadualkan semual penggunaan atau
keeprluan sumber bagi kegunaan projek kecil. Katakan warna biru digunakan
untuk menunjukkan kerja yang memerlukan juru elektrik. Sekiranya sesiapa perlu
untuk mengetahui bilangan juru elektrik yang diperlukan bagi satu-satu masa, dia
hanya perlu mengira palang berwarna biru yang ada bagi kerja yang belum selesai
misalnya di sebelah kanan garis penunjuk semasa pada hari itu dan kira jumlahnya.

Namun kaedah ini mewujudkan sedikit komplikasi sekiranya aktiviti atau kerja
tersebut memerlukan lebih daripada seorang tenaga kerja. Walau bagaimanapun,
sekiranya kerja tersebut memerlukan dua atau tiga orang, beberapa palang yang
sama boleh diletakkan berselari. Sebagai contoh, jika kuning digunakan bagi
menunjukkan pembantu juru elektrik dan kerja tersebut memerlukan seorang juru
elektrik dan dua pembantu, maka satu palang biru dan dua palang kuning
diletakkan sebelah menyebelah pada carta palang tersebut. Sekiranya lebih ramai
tenaga kerja diperlukan bagi sesuatu kerja atau aktiviti itu, maka kaedah ini akan
menjadikan carta palang itu tidak lagi praktikal (terlalu banyak maklumat dan carta
menjadi sarat).

3.5 Carta Gantt

Carta Gantt adalah sejenis carta yang popular. Ia dapat menunjukkan hubungan
antara aktiviti-aktiviti dalam projek merujuk masa. Carta Gantt telah dicipta oleh
Henry L. Gantt pada tahun 1910.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 10 of 33

Rajah 5 - Contoh Carta Gantt

4. REKA LETAK DAN REKA BENTUK PEJABAT

Saiz dan reka letak ruang pejabat sepatutnya fleksibel dan sesuai dengan keperluan
penggunanya dan kerja yang dilakukan. Ruang pejabat perlu menyediakan ruang yang cukup
bagi:
• Kemudahan (penghawa dingin, tandas – kemudahan untuk keselesaan),
bilik mesyuarat dan ruang penyambut tetamu
• Laluan dan tempat penyimpanan
• Stesen kerja individu

Reka letak ruang pejabat perlu dirancang bagi memastikan:

• Terdapat ruang mencukupi bagi semua stesen kerja, peralatan dan laluan;
• Terdapat ruang mencukupi untuk melaksanakan kerja;
• Kedudukan perabut yang baik supaya bucu perabut yang tajam atau pemasangan;
tidak mewujudkan keadaan tidak selamat (hazard);
• Terdapat ruang penyimpanan yang cukup untuk keperluan kerja;
• Laluan tidak digunakan sebagai tempat penyimpanan sementara;
• Terdapat ruang yang selesa berhampiran tempat penyimpanan untu pergerakan
keluar masuk; dan
• Kabinet fail, almari dan perabut pejabat lain tidak menghalang laluan dan pintu.

4.1 Perancangan Awal

Apabila menyediakan reka letak ruang pejabat, beberapa faktor perlu diberi perhatian
semasa peringkat perancangan awal yang biasanya dilakukan oleh pengurus, pekerja
atau konsultan. Antara faktor tersebut ialah:

i) Aliran Kerja:
Mengkaji aliran kerja sama ada aliran menegak atau mendatar antara pekerja dengan
pekerja dan unit-unit adalah sangat penting apabila merancang reka letak ruang
pejabat. Tujuannya ialah untuk mewujudkan reka letak yang membenarkan aliran
kerja yang lurus dengan paling sedikit (jika ada) pengunduran atau persilangan sama
ada dari segi pergerakan individu atau dokumen.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 11 of 33

ii) Carta Organisasi: Mengkaji carta organisasi iaitu yang menunjukkan siapa perlu
melapor kepada siapa serta hubungan kerja antara individu, adalah perlu dalam
perancangan awal reka letak. Secara umumnya, carta organisasi membantu
mengenal pasti unit-unit yang perlu diletakkan berhampiran dan sebaliknya.

iii) Unjuran bilangan pekerja yang diperlukan pada masa hadapan: Memahami
tentang keperluan ruang yang lebih besar pada masa akan datang membantu
memastikan reka letak ruang pejabat dapat membenarkan perkembangan perniagaan
syarikat berlaku. Antara faktor yang perlu diambil kira ialah potensi kepada perlunya
ruang kerja tambahan untuk unit-unit kerja tambahan selaras dengan perkembangan
syarikat atau perniagaan.

iv) Jaringan Komunikasi: Mengkaji jaringan komunikasi organisasi dapat membantu

mengenal pasti kekerapan komunikasi yang berlaku antara unit atau pekerja.
Sekiranya komunikasi kerap berlaku, maka unit atau pekerja perlu diletak berdekatan
antara satu sama lain.

v) Organisasi Jabatan:Hubungan antara jabatan juga perlu dikaji supaya kedudukan

jabatan dengan jabatan dapat melancarkan pelaksanaan kerja. Sebagai contoh,
jabatan yang menguruskan perakaunan dan kewangan perlu diletakkan berhampiran;
jabatan yang kerap berhubung dengan orang luar (hubungan luar atau jualan) perlu
diletakkan berdekatan dengan pintu masuk bagunan; dan jabatan yang menghasilkan
bunyi yang kuat (percetakan, pemunggahan barang dan sebagainya) perlu diletakkan
berdekatan satu sama lain tetapi berjauhan dengan jabatan lain.

vi) Nisbah pejabat tertutup kepada pejabat umum (terbuka): Kebanyakan organisasi
memilih untuk mempunyai lebih pejabat umum berbanding pejabat tertutup. Trend ini
mungkin akan mengurangkan jumlah ruang yang diperlukan dan memudahkan
pengubahsuaian. Terdapat banyak kebaikan menggunakan konsep pejabat terbuka
berbanding pejabat tertutup. Pejabat terbuka lebih ekonomi berbanding pejabat
tertutup; pejabat terbuka memudahkan pengubahsuaian dalam reka letak sekiranya
diperlukan; dan mudah untuk memasang sistem pemanas, sistem penyejukan udara
dan sistem pencahayaan untuk pejabat terbuka.

vii) Keperluan Ruang: Jumlah ruang yang diperlukan ditentukan oleh saiz ruang yang
diperlukan oleh setiap pekerja bagi melakukan kerja (termasuk unjuran keperluan
pertumbuhan masa depan) di setiap unit kerja serta pelbagai ruang khas lain yang
diperlukan. Saiz ruang yang diperlukan oleh setiap pekerja pula ditentukan melalui
keperluan perabut dan perlatan, lokasi binaan seperti tingkap dan tiang, dan jenis
kerja yang dilakukan serta kedudkan jawatan dalam organisasi.

viii) Ruang Khas: Banyak organisasi yang memerlukan beberapa ruang khas yang perlu
diambil kira semasa perancangan awal reka letak pejabat. Ini termasuklah ruang
menyambut tetamu, bilik perbincangan, pusat peralatan komputer, bilik percetakan,
bilik mel, bilik stor pusat, bilik penyimpanan dan sebagainya.

ix) Keselamatan: Perhatian kepada aspek keselamatan memainkan peranan penting

dalam mereka letak ruang pejabat. Ini termasuklah saiz kaki lima dan koridor yang
mencukupi, saiz bukaan pintu, tangga dan pintu keluar. Mewujudkan jalan keluar
yang cepat dan selamat sekiranya berlaku kecemasan seperti kebakaran adalah faktor
yang sangat kritikal untuk diberi perhatian semasa perancangan awal reka letak ruang
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 12 of 33

pejabat.

x) Binaan Bebas-penghadang: Terdapat undang-undang yang menetapkan supaya

kemudahan untuk pekerja kurang upaya diberi perhatian. Antara perkara yang
biasanya perlu diberi perhatian ialah ruang yang selesa bagi pekerja dengan kerusi
roda untuk bergerak.

xi) Peningkatan Ruang: Banyak organisasi yang membuat unjuran keperluan ruang
secara tahunan seperti mana belanjawan tahunan disediakan. Dengan berbuat
demikian, organisasi lebih proaktif dalam menyediakan ruang untuk keperluan masa
hadapan.

xii) Keperluan Perabut dan Peralatan: Bilangan perabut dan peralatan perlu diambil kira
semasa membuat peancangan awal reka letak ruang pejabat. Kegagalan berbuat
demikian akan mengakibatkan kekurangan ruang dalam reka letak.

4.2 Merancang Reka Letak Ruang Pejabat

Mungkin keputusan yang paling penting dibuat dalam merancang reka letak ruang pejabat
ialah sama ada membina pejabat tertutup sahaja atau kombinasi pejabat tertutup dan
umum. Trend yang biasa diamalkan ialah membina sedikit sahaja bilangan pejabat
tertutup dan memaksimumkan ruang untuk pejabat umum. Pejabat umum menggunakan
konsep terbuka yang menyelesaikan banyak masalah yang timbul sekiranya pejabat
tertutup dibina. Berlainan dengan pejabat tertutup yang dibina berdasarkan kedudukan
perjawatan dalam organisasi, pejabat umum dibina berdasarkan jenis hubungan di antara
pekerja dengan tugas yang dilakukan. Pejabat terbuka mengambil kira aliran maklumat
dan proses kerja, komunikasi melalui telefon, dan interaksi bersemuka.

Terdapat tiga pilihan dalam mereka letak ruang bagi pejabat dengan konsep terbuka. Ia
adalah menggunakan pendekatan stesen kerja modular, pendekatan stesen kerja kluster
dan pendekatan landskap. Panel pemisah dan perabut dilengkapkan dengan pendawaian
elektrik dan telefon. Panel boleh diperolehi dalam pelbagai warna dan jenis seperti kayu,
besi, plastik, kaca atau yang siap dilapisi dengan fabrik atau permaidani.

4.3 Pendekatan Stesen Kerja Modular

Ciri utama stesen kerja modular ialah penggunaan perabut yang melekat kepada panel
pemisah bagi mewujudkan ruang kerja individu. Kabinet penyimpanan dan kabinet fail
dengan ketinggian yang boleh dilaras diletak bertentangan dengan meja. Reka bentuk
stesen kerja modular membolehkan pekerja mempunyai pejabat yang lengkap dari segi
ruang meja, ruang fail, ruang penyimpanan, dan pencahayaan. Stesen kerja modular
dibina berdasarkan keperluan dan jenis kerja pemiliknya.

Dalam situasi tertentu, stesen kerja modular lebih digemari berbanding dua lagi konsep
pejabat terbuka. Ia lebih sesuai bagi situasi di mana ruang penyimpanan diperlukan dan
ia boleh direka sesuai dengan keperluan pengguna yang akan menggunakannya.
Pengubahsuaian reka letak juga mudah dan cepat dibuat sekiranya diperlukan.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 13 of 33

Rajah 6 - Contoh Stesen Kerja Kluster

4.4 Pendekatan Stesen Kerja Kluster

Ciri yang boleh dilihat tentang pendekatan stesen kerja kluster ialah ruang kerja yang
bertumpu kepada satu teras atau pusat yang umum seperti satu himpunan panel yang
dipanjangkan dari satu pusat, sama seperti jejari pada sebuah roda. Panel-panel
membentuk ruang kerja setiap individu termasuk permukaan untuk menulis, ruang
penyimpanan dan ruang fail. Bentuk stesen kerja kluster lebih mudah berbanding stesen
kerja modular dan landskap kerana ia dibina untuk pekerja yang lebih banyak
menghabiskan masa bekerja di luar pejabat.

Dua kelebihan utama stesen kerja kluster ialah ia lebih ekonomi dan mudah diubah suai.
Stesen kerja kluster juga lebih murah berbanding jenis stesen kerja yan lain.

Rajah 7 - Contoh Stesen Kerja Kluster

4.5 Pendekatan Landskap

Mula dibentuk di Jerman, pendekatan landskap bagi ruang kerja kini digunakan secara
meluas di seluruh Amerika Syarikat. Jika dilihat, pendekatan landskap merupakan
kombinasi antara pendekatan stesen kerja modular dan kluster. Satu perbezaan ketara
ialah penggunaan tumbuhan sebagai hiasan. Penggunaan hiasan ini sungguhpun
menyenangkan tetapi ia mewujudkan halangan pandangan. Jika pendekatan modular
dan kluster menggunakan susunan dalam bentuk barisan, pendekatan landskap pula
menyusun ruang kerja dalam bentuk kluster tetapi dalam beberapa sudut berlainan.

Dalam bentuk asalnya, pendekatan landskap mengahpuskan terus penggunaan pejabat

tertutup. Walau bagaimanapun, kebanyakan organisasi biasanya menggunakan
pendekatan hibrid iaitu menggunakan 80% pejabat terbuka dan 20% pejabat tertutup.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 14 of 33

Rajah 8 – Pendekatan Landskap

4.6 Menyediakan Reka Letak

Penyediaan sebenar reka letak ruang pejabat adalah menggunakan pelbagai alat seperti
templat, kepingan potongan, model plastik, papan magnetik, dan rekabentuk berbantukan
komputer (Computer-Aided Design (CAD)). Bagi reka letak yang lebih kompleks,
penggunaan CAD adalah lebih sesuai. Tidak kira apa alat yang digunakan, pertimbangan
utama ialah memastikan semua aspek dalam mereka letak diambil kira ( seperti
perimeter, struktur binaan, komponen perabut dan peralatan, dan sebagainya) dan diukur
dengan sempurna diberi perhatian sewajarnya.

4.7 Perancangan Reka Letak Fasiliti

Merancang reka letak fasiliti (kemudahan) dengan teliti boleh memberi manfaat jangka
panjang kepada aktiviti pengeluaran dan penyebaran syarikat anda. Membenarkan
perkembangan syarikat berlaku adalah perkara utama yang perlu diberi perhatian semasa
merancang reka letak. Antara isu yang perlu diberi perhatian ialah:
• Aliran dan laluan proses pengeluaran
• Kaedah pengendalian bahan dan keperluan peralatan
• Jumlah dan jenis pengeluaran
• Rancangan peningkatan jualan
• Pengurusan dan perancangan kapasiti
• Laluan trafik, kaki lima dan keperluan keselamatan
• Keperluan khas proses pengeluaran
• Keperluan tenaga kerja dan penyeliaan
• Fleksibiliti proses dan keperluan pergerakan
• Aliran semasa kerja pengeluaran dan keperluan penyimpanan
• Ciri keperluan penyimpanan
• Kekangan reka bentuk bangunan dan aset

Perancangan reka letak yang baik akan mengambil kira pelbagai isu dan keperluan. Anda
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 15 of 33

mesti menyediakan pelan yang mengambil kira pemberatan dan penyeimbangan isu-isu
kualitatif dan kuantitatif. Pelan fasiliti yang baik akan dapat meminimumkan pengendalian
bahan dan keperluan tenaga kerja tetepi pada masa yang sama meningkatkan kapasiti
dan pengeluaran. Kitaran masa operasi dan kos pengeluaran juga mestilah boleh
diperbaiki.

i) Pengudaraan
Suhu udara merupakan faktor keselesaan termal yang paling penting dalam ruang kerja.
Suhu yang dicadangkan bagi ruang kerja yang selesa ialah antara 20°C and 26°C. Suhu
penghawa dingin pula sesuai ditetapkan pada 23°C. Suhu ruang kerja tertentu boleh
diselaras sekiranya terdapat aduan dibuat kepada pihak penyenggaraan bangunan.

ii) Garis Panduan Stesen Kerja

Anda dinasihatkan menyelaras stesen kerja anda supaya:

1. Ketinggian tempat duduk membenarkan kaki anda untuk diletakkan secara rata di
atas lantai atau pelapik kaki
2. Tempat sandar menyokong lengkok tulang belakang
3. Terdapat ruang selesa antara meja dengan peha
4. Kedudukan peha selari dengan lantai
5. Bahu dalam keadaan rehat dan siku terletak pada kedudukan 90 darjah apabila
tangan berada di barisan tengah (home-row) papan kekunci (a-l)
6. Pergelangan tangan lurus apabila jemari diletakkan pada kekunci home-row
7. Skrin komputer di jarak yang selesa untuk dilihat (jarak satu lengan)
8. Sisi atas pada skrin adalah pada aras mata
9. Dan, pelbagaikan cara duduk anda sesuai dengan penggunaan papan kekunci dan
tugas-tugas lain

Rajah 9 – Contoh Posisi Wright

 NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 16 of 33

iv)
iii)

v) vi)

vii)
viii)

Rajah 10 – Enam langkah menetapkan stesen kerja

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 17 of 33

iii) Komputer Riba dan Notebook

Komputer riba dan komputer notebook memberi banyak kemudahan dan semakin menjadi
satu keperluan biasa di pejabat. Dari perspektif ergonomik, keadaan fizikal kompter riba
dan notebook adalah berbeza dengan komputer biasa, maka ia perlu digunakan dengan
betul untuk mendapatkan kesan yang baik. Ini kerana:

• papan kekuncinya lebih kecil

• papan kekuncinya dipasang tetap dengan monitor maka jarak yang sedikit itu
menjadikannya tidak sesuai digunakan seharian (secara kerap)
• pad kawalan (kawalan navigasi) juga dipasang tetap kepada komputer riba dan
bergantung kepada pergerakan jari
• komputer riba dicipta untuk kegunaan di luar pejabat dan sudah tentu jauh dari kerusi
yang ergonomik (yang sesuai), meja dan pencahayaan yang sesuai
• mengangkat dan membawa komputer riba di dalam beg menggunakan sebelah
tangan mewujudkan bebanan tidak sekata kepada tubuh badan anda dan ini boleh
mendatangkan risiko kepada kesihatan

Panduan penggunaan

Untuk keselamatan semasa menggunakan komputer riba dan notebook, pertimbangkan

perkara berikut:

• menggunakan sama ada monitor atau papan kekunci yang berasingan dapat;
memudahkan anda memperbetul postur badan;
• gunakan tetikus pada setiap masa;
• gunakan kerusi ergonomik dan sekiranya perlu, gunakan juga pelapik kaki pada
kedudukan yang sesuai dengan anda;
• elakkan daripada mengadap komputer riba terlalu lama;
• gunakan beg back-pack atau beg troli untuk membawanya.

Komputer riba dan notebook adalah untuk kegunaan membuat kerja dalam masa yang
singkat dan di luar pejabat. Menggunakannya untuk masa yang panjang adalah tidak
digalakkan.

Konfigurasi Ergonomik untuk Komputer Riba

Ilustrasi berikut menunjukkan cara penggunaan komputer riba yang baik dan tidak baik.

a) Ilustrasi pertama menunjukkan contoh paling biasa bagi konfigurasi ergonomik paling
lemah semasa menggunakan komputer riba – komputer riba diletakkan sahaja di atas
meja dan disambung terus kepada sumber kuasa.

Rajah 11 : Posisi yang salah

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 18 of 33

Berikut adalah ciri-cirinya:

• Leher dan/atau bahu mungkin akan mengalami tegangan disebabkan pandangan ke
arah skrin monitor pada sudut yang tidak selesa
• Ketegangan pada mata juga boleh berlaku disebabkan jarak pandangan yang sangat
dekat
• Tiada papan kekunci berasingan atau tetikus digunakan
• Ketiadaan papan kekunci berasingan bererti penggunanya tidak berada pada
kedudukan selesa untuk menaip dan ketiadaan tetikus menyebabkan dia bergantung
kepada pad navigasi yang siap dipasang pada komputer riba tersebut
• Kedudukan telefon yang salah – pengguna perlu mencapai telefon dai jarak jauh untuk
mengangkat gagang telefon.

b) Ilustrasi ke-2 menunjukkan konfigurasi ergonomik yang lebih baik disebabkan perkara
berikut:
• Komputer riba telah disambungkan kepada komputer biasa di pejabat dengan papan
kekunci berasingan berserta tetikus. Ini membolehkan pengguna menggunakan
komputer riba melalui komputer biasa.
• Tapak monitor digunakan, membolehkan monitor diletakkan pada aras mata.
• Pengguna komputer duduk menggunaka kerusi ergonomik dengan kakinya diletakkan
di atas pelapik kaki boleh laras
• Telefon diletakkan pada kedudukan senang dicapai.

Rajah 12 : Posisi Wright

iv) Fasiliti Risiko-Tinggi dan Ruang Kerja

Fasiliti risiko-tinggi dan ruang kerja adalah ruang kerja khas seperti makmal, bengkel,
tandas dan stor. Aktiviti-aktivit di ruang sebegini boleh mengancam keselamatan sekiranya
tidak dilakuakn dengan berhati-hati.

Panduan penggunaan:

• Poster maklumat ancaman (hazard) – perlu ditampal di pintu fasiliti supaya jenis
ancaman dapat dikenal pasti
• Program orientasi – Orientation/accreditation programs – diberikan kepada pekerja
baharu yang bekerja di ruang ini
• Senarai semak pemeriksaan – pemeriksaan keselamatan perlu dibuat oleh penyelia
sekurang-kurangnya sekali setahun bagi mengenal pasti jenis ancaman persekitaran
kerja
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 19 of 33

• Penilaian Risiko ‘Jelas dan Cepat’ – dilakukan oleh pihak berwajib dengan merujuk
kepada penyelia dan direkod ke dalam rekod pendaftar risiko pihak tersebut sebagai
rekod risiko yang ada bagi aktiviti yang dilakukan di ruang tersebut.

v) Tangga

Terdapat beberapa jenis tangga dan bahan yang digunakan. Berikut adalah sebahagian
daripadanya:

Jenis Bahan: Besi

Kayu
Plastik Yang Diperkukuh (Reinforced Plastics)

Jenis Tangga: Tangga Boleh Laras (Extension Ladders)

Tangga Biasa (Step Ladders)
Tangga Mudah Alih (Portable non-self-supporting)

Rajah 13 : Jenis-jenis Tangga

Penting untuk memastikan tangga yang sesuai digunakan untuk setiap kerja supaya risiko
kerja dapat diminimumkan.

Panduan Penggunaan:

Semua tangga hendaklah diperiksa:

• Semasa ia dibeli, diterima, dan hendak digunakan
• Seselum setiap kali penggunaan
• Secara berkala (sepanjang 12 bulan)
• Selepas setiap salah kendalian, atau ia terjatuh atau dilanggar
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 20 of 33

Tangga sepatutnya diperiksa sekurang-kurangnya 12 bulan sekali. Satu rekod pemeriksaan

perlu disimpan berdekatan tangga tersebut disimpan, lengkap dengan maklumat seperti
tarikh pembelian, tarikh ia mula digunakan dan lain-lain maklumat umum.
Mana-mana tangga yang dikenal pasti sebagai mengalami kerosakan atau kecacatan
hendaklah dikecualikan daripada penggunaan dengan serta-merta dan dilekatkan dengan
tag ‘Tidak boleh digunakan’ atau ‘Rosak’. Tag ini mestilah tidak ditanggalkan sehinggalah
tangga tersebut diperbaiki atau dihapuskan dengan memotongnya kepada beberapa
bahagian kecil iaitu lebih kurang 1 meter setiap bahagian. Sebarang pembaikan mestilah
tidak mengurangkan kualiti tangga daripada kualiti asal semasa ia dibeli. Semua tangga
hendaklah disimpan dengan cara digantung pada rak dan disokong dengan baik. Elakkan
daripada menggantung barang padanya bagi mengelakkan ia melendut (sagging).

vi) Pengendalian Secara Manual

Pengendalian manual merujuk kepada sebarang aktiviti yang memerlukan pekerja

menggunakan tenaga dan kekuatannya untuk mengangkat, menolak, memegang atau
menahan objek (termasuk manusia atau haiwan).

Aktiviti yang melibatkan pengendalian secara manual ini boleh dikenal pasti semasa
melakukan pemeriksaan ruang kerja atau apabila dilaporkan oleh pekerja. Kerja yang
melibatkan aktiviti seperti mengangkat atau memindah perabut, memindah perkakasan,
menolak troli dan mengangkat fail-fail dan dokumen berat perlu disemak semula oleh pihak
penilai risiko dan tindakan perlu diambil untuk meminimumkan risiko dan memastikan
pekerja dilatih melakukannya.

Panduan

Bagi meminimumkan kecederaan disebabkan risiko pengendalian secara manual di ruang

kerja, hapuskan kerja-kerja tersebut dengan menukar peralatan atau bahan yang
digunakan.

Jika ia mustahil untuk dihapuskan, maka risiko boleh dikurangkan melalui:

• Menukar aliran kerja bagi mengurangkan pengendalian secara manual

• Mengubahsuai reka letak ruang kerja dengan mengelakkan laluan bengkang-bengkok,
keperluan membongkokkan badan atau mencapai barang di tempat tinggi
• Menyusun semula ruang penyimpanan supaya barang berat dan kerap digunakan
diletakkan pada paras di antara bahu dan lutut
• Menggunakan troli atau alat lain yang sesuai untuk memindah barang berat atau yang
sukar diangkat
• Menyenggara dan menyemak selalu peralatan yang digunakan untuk menjalankan
kerja tersebut
• Menyediakan maklumat dan latihan tentang keselamatan di tempat kerja.

vii) Bunyi

Kerap terdedah kepada bunyi bising yang melampau boleh mengakibatkan kehilangan
pendengaran kekal. Bunyi bising yang melampau boleh didefinisikan sebagai tahap bunyi
yang:
• Melebihi 85 dB (A) selama 8 jam
• Mencecah sehingga melebihi 140 dB(lin)
(85 dB bersamaan lebih kurang sekuat bunyi trafik yang sibuk di bandar besar)
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 21 of 33

Panduan

• Mengenal pasti kawasan yang terdedah kepada bunyi bising

• Mengamalkan tindakan kawalan untuk mengurangkan tahap kebisingan kepada tahap
paling rendah yang mungkin, dan
• Jika tahap kebisingan tidak boleh dikurangkan, gunakan pelindung telinga yang sesuai
(contohnya ear plug).

viii) Perabut
a) Memilih stesen kerja

Pertimbangkan keperluan kerja:

• Jenis kerja yang perlu disiapkan – jenis kerja dan bagaimana kebanyakan masa
kerja digunakan
• Bilangan orang yang menggunakan stesen kerja – sejauhmana perabut boleh
diubah suai
• Kepelbagaian bahan dan peralatan yang diperlukan untuk melakukan kerja –
besar mana ruang yang diperlukan
• Jenis dan jumlah ruang penyimpanan yang diperlukan – di mana ia perlu
diletakkan

Pilih stesen kerja/meja kerja dengan bucu lengkong, tiada bucu tajam, ruang luas
untuk kaki dan warna yang neutral tanpa kilatan (pembalikan cahaya).

Stesen kerja dengan Unit Paparan Visual (VDU) perlu sekurang-kurangnya 800mm
(dalam) x 1600mm (lebar) dan 700 to 720mm (tinggi). Sekiranya monitor komputer
adalah besar, meja yang lebih dalam mungkin diperlukan.

Stesen kerja berbentuk L dan stesen kerja penjuru lebih digemari bagi kerja yang
melibatkan kombinasi kerja komputer dan kerja perkeranian serta tugas-tugas lain.
VDU boleh diletakkan di satu bahagian ‘L’, dengan mengosongkan bahagian lain
untuk kerja-kerja lain. Stesen kerja penjuru mempunyai kedalaman tambahan untuk
memuatkan monitor VDU yang lebih besar.

Rajah 13 : Stesen Kerja Bentuk-L dan Penjuru

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 22 of 33

Meja dengan ketinggian untuk kerja berdiri pula sesuai untuk kerja-kerja yang
mengasingkan surat atau dokumen pos, menyusun dokumen dan menerima barang
dari luar. Ketinggian yang sesuai bagi meja sebegini ialah lebih kurang 950mm. Saiz
permukaan kerjanya pula mestilah sesuai dengan jenis kerja yang dilakukan.

Rajah 14 : Meja Kerja Berdiri

b) Pemilihan Kerusi

Kerusi sepatutnya boleh dilaras semasa duduk dan mempunyai tapak lima penjuru.

Tempat letak tangan dapat mengurangkan keletihan pada bahu dan sesuai untuk
tugasan membaca dan tempat mesyuarat. Walau bagaimanapun, tempat letak tangan
tidak sesuai untuk kerja berkomputer. Jika ia ada, pastikan ia tidak membataskan
anda untukduduk mendekati meja kerja atau permukaan kerja yang lain.

Sentiasa cuba dahulu sebelum membeli sebarang kerusi. Pihak pembekal boleh
membantu anda memilih kerusi yang sesuai dengan keperluan anda. Pastikan
kakitangan anda tahu bagaimana menyelaras perabut kegunaan mereka. Pembekal
boleh menyediakan maklumat tentang bagaimana perabut yang dibeli boleh
diselaraskan mengikut kesesuaian.

ix) Panduan mengelak daripada terjatuh

Amalan terbaik bagi mengelakkan pekerja anda terjatuh semasa bergerak dalam ruang
kerja:

• Pastikan lantai, laluan, tangga dan ruang penyimpanan bebas daripada sebarang
halangan.
• Pastikan permukaan lantai disenggara dengan baik, dan jika perlu, dilapik/tutupi
dengan bahan kalis-gelincir (non-slip)
• Bersihkan sebarang tumpahan atau bahan berbahaya di lantai dengan segera
• Senggara permukaan berjalan di luar, lubang berpenutup (potholes) dan lain-lain
• ancaman gelincir
• Pastikan terdapat pencahayaan yang mencukupi di semua tempat
• Sediakan rel pemegang sesuai pada setiap tangga
• Senggara dan gunakan tangga dengan cara selamat
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 23 of 33

x) Pencahayaan

Pencahayaan boleh digunakan sebagai keperluan dan juga hiasan. Penggunaan cahaya
yang betul boleh mewujudkan tempat kerja yang selamat. Beberapa kaedah
pencahayaan yang baik adalah:

• Pastikan semua tangga dan laluan mempunyai pencahayaan yang baik. Cahaya di
tempat ini sepatutnya datang daripada satu sumber sahaja bagi mengelakkan bayang.
Tangga yang tidak diberi pencahayaan yang cukup boleh mengakibatkan kecelakaan.
Laluan pergerakan perlu diberi pencahayaan yang mencukupi, bukan sahaja bagi
mengelakkan daripada tergelincir atau terjatuh tetapi juga mewujudkan keadaan
selamat untuk digunakan pada waktu malam. Risiko serangan daripada orang yang
tidak bertanggungjawab dapat dikurangkan dengan pencahayaan yang baik (lampu
yang terang).
• Kawal pencahayaan menggunakan suis peka-cahaya (light-sensitive) bagi
menjimatkan kos dan memastikan lampu dipasang hanya bila diperlukan.
• Lampu mestilah dipasang dengan betul dan disenggara dengan baik. Oleh kerana
pendawaian lampu berada di luar bangunan dan terdedah kepada perubahan cuaca,
pemasangan kabel dan sambungannya mestilah dibuat menggunakan sistem yang
sesuai. Sambungan dan suis mesti diperiksa secara berjadual bagi memastikan ia
sentiasa berada pada keadaan baik.

5. PENGURUSAN SUMBER DAN PERUNTUKAN BAJET

5.1 Perancangan Pembelian

Salah satu aspek penting dalam kawalan inventori (kawalan stok) ialah menyediakan stok
apabila ia diperlukan. Stok boleh berbentuk bahan mentah, bahan dalam proses atau barangan
yang telah siap. Ini termasuklah membuat pembelian bahan lebih awal supaya penghantaran
produk yang dihasilkan dapat dibuat pada masa yang sepatutnya. Oleh kerana itu, aktiviti
pembelian bahan memerlukan perancangan awal yang melibatkan ramalan ke atas keperluan
inventori setiap kali dan mengelak daripada berlakunya sebarang penangguhan.

Bagi peruncit, perancangan awal adalah sangat penting. Memandangkan mereka menawarkan
jualan barangan baharu beberapa bulan sebelum tarikh sebenar bagi permulaan musim baharu,
adalah perlu bagi mereka merancang pembelian lebih awal bagi mengelakkan sebarang
pembelian panik. Sebab utama penawaran jualan barang baharu dibuat lebih awal ialah kerana
peruncit menganggap tarikh mula musim baharu sebagai tarikh akhir dagangan bagi musim
sebelumnya.

Pengiraan penggunaan (menghabiskan) inventori merupakan sebahagian daripada perancangan

pembelian. Sebelum membuat keputusan tentang jumlah inventori yang perlu disediakan, anda
mestilah menentukan dahulu masa yang diperlukan bagi menghabiskan inventori sedia ada
(atau masa inventori sedia ada boleh bertahan).

Sebagai contoh, peruncit mesti mereka satu pelan untuk memastikan penjualan yang banyak
berlaku (bagi menghabiskan inventori sedia ada). Sama juga, satu bisnes pengeluaran mesti
mereka satu pelan bagi memastikan inventori produknya mencukupi untuk dibekal kepada
peruncit/pemborong.

Secara ringkas, perancangan pembelian memperincikan:

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 24 of 33

▪ bila komitmen pembelian perlu dibuat (membuat pesanan daripada pembekal);

▪ bila penghantaran pertama diterima;
▪ bila inventori perlu berada pada paras paling tinggi;
▪ bila pesanan semula bahan perlu dihentikan; dan
▪ bila item tidak perlu lagi berada dalam stok

Perancangan pembelian yang dibuat dengan betul akan mempengaruhi harga, penghantaran dan
kesediaan produk yang hendak dijual.

5.2 Kuantiti Pesanan Ekonomi (Economic Order Quantity (EOQ))

Inventori diwujudkan bagi mengelakkan masalah, masa dan kos yang terlibat apabila
pengaliran inventori berlaku terlalu kerap. Walau bagaimanapun, pengaliran inventori yang
terlalu jarang akan mengakibatkan penyimpanan inventori yang terlalu besar dan lama. Maka
sudah tentu pertimbangan perlu dalam memutuskan berapa banyak inventori yang perlu pada
satu-satu masa serta berapa banyak perlu dipesan (untuk menyediakan inventori). Terdapat
kos dalam menyimpan inventori dan terdapat juga kos dalam membuat pesanan semula bagi
inventori. Kedua-dua kos berkenaan perlu diseimbangkan.

Kos yang penting untuk diberi perhatian ialah kos membuat pesanan, dan kos pegangan atau
menyimpan inventori dalam stok. Kos-kos lain seperti kos membeli inventori itu sendiri, adalah
malar maka ia tidak relevan.

Apabila menentukan bilangan pesanan setiap kali, organisasi perlu mengetahui bahawa:

• apabila kuantiti pesanan meningkat, purata stok akan turut meningkat dan kos tahunan
menyimpan stok juga akan meningkat
• apabila kuantiti pesanan meningkat, bilangan pesanan akan menurun dan jumlah kos
tahunan membuat pesanan semula juga akan menurun.

Jumlah kos menyimpan dan kos pesanan semula tahunan pada mulanya akan menurun
tetapi kemudiannya akan meningkat. Titik di mana kos diminimumkan adalah titik EOQ.

Rajah 14 : Contoh Grafik Purata Inventori

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 25 of 33

Rajah 14 di atas menunjukkan contoh inventori dengan purata jualan seminggu sebanyak 100
unit. Purata inventori ialah 200 unit dan paras stok selamat ialah 100 unit. Ini bermakna paras
inventori dalam stok tidak pernah kurang daripada 100 unit.

i) Kos Pegangan (Kos Menyimpan Inventori)

Juga dikenali sebagai kos menyimpan, kos pegangan merupakan jumlah kos yang timbul apabila
inventori berada dalam tangan (simpanan). Ia adalah jumlah kos yang diperoleh daripada kos
gudang atau stor penyimpanan seperti sewa dan bayaran utiliti; kos perkhidmatan (gaji pekerja);
kos faedah; insurans dan kos kerosakan inventori. Bagi mengira kuantiti pesanan ekonomi
(EOQ), sekiranya mana-mana kos tersebut tidak berubah mengikut saiz inventori dalam tangan,
maka ia tidak dimasukkan dalam pengiraan kos pegangan. Contohnya sewa gudang yang tetap
sama walau berapa pun jumlah inventori yang disimpan, maka sewa tersebut tidak dikira sebagai
kos pegangan. Dalam formula EOQ, kos membawa diwakili oleh kos purata inventori tahunan.
Berikut adalah komponen utama dalam kos pegangan:

a) Faedah

Sekiranya anda terpaksa meminjam untuk mewujudkan inventori, kadar faedah yang dikenakan
kepada anda dikira sebagai sebahagian daripada kos pegangan.

b) Insurans
Oleh kerana kos insurans berkait secara langsung dengan jumlah inventori, maka anda perlu
memasukkan insurans sebagai sebahagian daripada kos pegangan.

c) Cukai
Sekiranya anda perlu membayar sebarang cukai ke atas nilai inventori yang anda ada, maka ia
juga dimasukkan sebagai sebahagian daripada kos pegangan.

d) Kos Penyimpanan
Secara umumnya, syarikat akan mengambil kira semua kos berkaitan gudang/stor penyimpanan
dan membahagikannya dengan purata inventori bagi menentukan peratusan kos penyimpanan
dalam mengira kuantiti pesanan ekonomi (EOQ). Ini termasuklah kos-kos yang tidak berkait
secara langsung dengan paras inventori atau ciri-ciri penyimpanan. Padahal, kos pegangan
untuk pengiraan EOQ sepatutnya hanya melibatkan kos-kos yang berkait secara langsung
dengan paras inventori. Contohnya, kos sewaan gudang hanya dikira sebagai sebahagian
daripada kos pegangan sekiranya kadar sewaan berubah mengikut jumlah inventori yang ada
pada satu-satu masa.

Kos lain yang boleh dimasukkan sebagai sebahagian daripada kos pegangan ialah kos yang
timbul disebabkan kerosakan kepada inventori contohnya stok yang sudah melebihi tarikh luput,
rosak atau hilang disebabkan berlaku kecurian. Namun kos sebegini tidak perlu dimasukkan
sebagai kos pegangan sekiranya ia tidak membawa apa-apa kesan signifikan kepada keputusan
pengiraan EOQ.

Andaian dalam mengira EOQ:

• Permintaan terhadap barangan diketahui dan boleh ditetapkan.

• Masa senggang atau menunggu yang tetap (tidak berubah) iaitu masa di antara pesanan
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 26 of 33

dibuat dengan masa penerimaan

• Inventori yang diterima adalah sekaligus mengikut jumlah yang dipesan.
• Tiada diskaun diberi ke atas pesanan/diskaun tidak mempengaruhi harga jualan inventori.
• Kos yang terlibat hanya kos pesanan dan kos pegangan.

ii) Kawalan Stok

Kelebihan dan kekurangan menyimpan stok

Asas kepada pengiraan EOQ ialah kelebihan dan kekurangan dalam menyimpan stok.

Kelebihannya termasuklah:

• Keperluan memenuhi permintaan pelanggan;

• Mengambil kesempatan ke atas diskaun pembelian pukal;
• Mengurangkan kos tahunan pesanan semula.

Kekurangannya termasuklah:

• Kos penyimpanan;
• Kos modal yang terikat pada stok (pusingan modal tidak dapat dibuat);
• barangan stok tamat tempoh, rosak dan kecurian.

Tujuan utama pengiraan EOQ adalah untuk mempertimbang kedua-dua kelebihan dan
kekurangan ini untuk mencapai paras inventori dan pesanan yang seimbang.

iii) Menggunakan Formula EOQ

• Kos relevan – hanya kos yang dipengaruhi oleh kuantiti pesanan. Libatkan hanya kos
penyimpanan dalam setahun akan berganda sekiranya pesanan setahun digandakan.
(Maka, gaji tetap penjaga stor/gudang atau kakitangan jabatan pembelian boleh
dikecualikan).

• Unit konsisten – pastikan niali yang terlibat mempunyai unit ukuran yang konsisten iaiatu
permintaan tahunan dan kos penyimpanan per unit inventori setahun.

iv) Diskaun Pukal

Semasa harga meningkat, kos penyimpanan setahun akan meningkat apabila lebih banyak stok
dipesan setiap kali, dan perkara ini perlu diberi perhatian. Pendekatan yang biasa digunakan
ialah cuba jaya (trial and error). Ini melibatkan mengenal pasti jumlah kos tahunan (kos
pegangan, kos pesanan semula dan kos pembelian) pada paras kiraan EOQ dan di paras pada
mana diskaun mula diterima.

v) Paras Pesanan Semula

Bilangan pesanan pada setiap kali adalah sama pentingnya dengan bila pesanan untuk stok
tambahan perlu dibuat. Sekiranya pesanan dibuat terlalu lewat, apabila stok simpanan dibiarkan
mencapai paras sangat rendah, kehabisan stok akan berlaku di mana ini akan menyebabkan
sama ada kerugian dari segi pengeluaran atau jualan atau mungkin kedua-duanya.

Jika pesanan dibuat terlalu awal, apabila stok yang ada masih mencukupi, maka paras stok
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 27 of 33

dan kos pegangan mungkin akan meningkat tinggi.

vi) Masa Senggang Ialah Sifar

‘Masa senggang’ ialah tempoh di antara membuat pesanan dengan pembekal dan menerima
barangan yang dipesan. Mustahil untuk masa ini dikurangkan menjadi sifar - ia memerlukan
kerjasama luar biasa daripada pembekal yang betul-betul efisien. Sekiranya ia mungkin,
pesanan semula boleh dibuat pada paras stok sifar iaitu menunggu sehingga stok habis, petik
jari dan stok baharu pun sampai serta-merta!

vii) Permintaan Tetap, Masa Senggang Muktamad

Anggapan bahawa permintaan adalah tetap dan konsisten merupakan asas kepada pengiraan
EOQ. Sekiranya pembekal mengambil sedikit masa untuk membekal barangan, pesanan perlu
dibuat lebih awal iaitu sebelum stok habis.

viii) Permintaan Yang Berubah-ubah Pada Masa Senggang

Sekiranya permintaan terhadap barangan berubah-ubah dalam masa senggang, pengiraan

taburan kebarangkalian perlu dibuat. Contohnya jika sebelum ini permintaan terhadap barangan
dalam masa senggang ialah 150 unit, maka pertimbangkan untuk memesan lebih daripada 150
unit atau mungkin kurang daripada itu.

ix) Stok Selamat (Buffer Stock/Safety Stock)

Diperlukan apabila terdapat ketidak pastian permintaan barangan dalam masa senggang bagi
mengelakkan situasi kehabisan stok dan mengurangkan kos yang timbul disebabkan situasi
tersebut (contohnya apabila terpaksa membeli barangan daripada syarikat lain dengan harga
tinggi untuk memenuhi permintaan pelanggan anda).

6. PERKEMBANGAN PENGURUSAN INVENTORI

Aplikasi Perancangan Keperluan Bahan (Materials Requirement Planning - MRP) dan Just-In-Time
(JIT atau Kanban) biasanya digunakan dalam pengeluaran.

MRP adalah pada dasarnya satu sistem kawalan inventori dan perancangan pengeluaran
berasaskan komputer. Kegunaannya berfokus kepada penjadualan pengeluaran dan pengawalan
inventori. Ia adalah sistem kawalan bahan untuk memastikan paras inventori mencukupi
seterusnya memastikan bahan yang diperlukan tersedia apabila diperlukan. MRP digunakan
untuk barangan yang diperbuat daripada banyak komponen dan sangat sesuai digunakan oleh
syarikat kecil.

Pengurusan inventori JIT atau Kanban adalah pendekatan yang digunakan untuk melupus atau
menghabiskan inventori. Inventori bahan mentah dan bahan dalam proses disediakan hanya untuk
keperluan pada hari tersebut. Ini dicapai melalui pengurangan masa penyediaan dan masa
senggang supaya jumlah pesanan setiap kali adalah dalam kuantiti kecil. Pembekal bahan mungkin
perlu membuat beberapa penghantaran bekalan dalam satu hari atau berpindah dekat dengan kilang
pengeluaran syarikat tersebut bagi menyokong tindakan ini.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 28 of 33

6.1 PETUA PENGURUSAN INVENTORI LEBIH BAIK

Pada masa penghantaran

▪ Kira – Pastikan anda menerima jumlah barangan seperti dalam resit penghantaran
▪ Periksa dengan teliti sama ada terdapat kerosakan yang boleh dilihat – Sekiranya terdapat
kerosakan, catatkan pada resit penghantaran dan minta penghantar menandatangani salinan
anda.
▪ Selepas penerimaan, buka serta merta semua karton dan periksa semua barangan.

Apabila terdapat kerosakan

▪ Kekalkan di situ – Semua bahan yang rosak dikekalkan di tempat semasa ia diterima.
▪ Panggil penghantar untuk melaporkan kerosakan dan minta untuk pemeriksaan dibuat.
▪ Sahkan panggilan secara bertulis – Tindakan ini tidak wajib tetapi ia satu cara bagi
melindungi anda.

Pemeriksaan kerosakan oleh penghantar

▪ Tinggalkan semua item yang rosak kekal ditempat penerimaan – Pastikan ia tidak digerakkan
sebelum pemeriksaan dibuat oleh penghantar.
▪ Selepas penghantar/pemeriksa menyediakan laporan kerosakan, baca dengan teliti sebelum
anda menurunkan tandatangan.

Selepas pemeriksaan

▪ Simpan bahan yang rosak – Bahan yang rosak tidak boleh digunakan atau dilupuskan tanpa
kebenaran oeleh penghantar.
▪ Jangan pulangkan bahan yang rosak tanpa kebenaran dan pengesahan bertulis oleh
penghantar/pembekal.

7. PEROLEHAN

Pertimbangan yang perlu dalam membuat perolehan bahan:

7.1 Prestasi dan kualiti

Hasil projek mestilah memenuhi tujuan projek dilaksanakan. Spesifikasi yang telah ditetapkan
mesti dipatuhi. Projek pembangunan bagi barangan keperluan pengguna mestilah dapat
memuaskan kehendak pasaran. Konsep reka bentuk, kejuruteraan dan kualiti mesti ada pada
produk yang boleh dipercayai pengguna.

7.2 Bajet

Projek mestilah siap tanpa melebihi perbelanjaan yang telah diperuntukkan.

Bagi projek industri atau komersial, adalah sangat jelas bahawa kegagalan menyiapkan kerja
dalam ruang lingkup bajet akan mengurangkan keuntungan dan apa sahaja yang diharapkan
daripada pelaburan yang telah dibuat, ditambah pula dengan risiko kerugian kewangan syarikat.

Sumber kewangan tidak sentiasa kekal dan projek mungkin terpaksa dibiarkan terbengkalai
sekiranya peruntukan perbelanjaan telah habis digunakan. Wang yang digunakan dan usaha
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 29 of 33

yang telah dibuat menjadi sisa-sia dan kontraktor projek mungkin akan mengalami kerugian yang
besar.

7.3 Masa Menyiapkan

Progres sebenar projek mestilah berpadanan dengan perancangan. Semua peringkat penting
dalam projek mesti disiapkan tidak lewat daripada tarikh dalam jadual perancangan bagi
memastikan projek dapat disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.

Objektif skala masa ini sangat penting untuk dicapai. Kelewatan dalam menyiapkan projek akan
mendatangkan rasa tidak puas hati pada pembeli atau pembiaya. Kegagalan menyiapkan projek
pada masanya akan menimbulkan reputasi buruk syarikat dalam pasaran. Tambahan lagi,
Kelewatan syarikat menyiapkan projek mungkin akan memberi kesan kepada kepatuhan syarikat
dalam menyiapkan projek yang selanjutnya.

Risiko biasa yang ada pada projek ialah kelewatan memulakan projek. Penangguhan yang
panjang mungkin disebabkan oleh suka berdolak-dalik, masalah dalam perancangan, masalah
perundangan, kekurangan maklumat, kekurangan sumber dan beberapa masalah lain.
Kesemua faktor ini boleh menimbulkan kesulitan kepada pengurus projek. Jika sesuatu projek
lewat dimulakan, mustahil ia dapat disiapkan tepat pada waktunya.

8. BAJET

Bajet permulaan untuk projek perlu ditetapkan semasa menganggarkan kos projek iaitu apabila
dokumen tender atau cadangan projek disediakan. Keputusan yang diperolehi adalah bajet
yang dibenarkan untuk semua jabatan yang terlibat dengan projek.

8.1 Penjadualan bajet

Bukan sahaja had bajet perlu ditetapkan tetapi kadar penggunaan bajet tersebut juga perlu
dijadualkan.

8.2 Pecahan bajet

Jumlah keseluruhan bajet mestilah disebarkan ke keseluruhan pecahan kerja yang terlibat dalam
struktur projek supaya setiap pakej kerja tersebut mempunyai bajet khusus untuknya.

8.3 Bajet untuk pembelian dan subkontrak

Bajet untuk pembelian dan subkontrak mesti disediakan dalam mata wang yang sesuai dengan
projek. Perkara berkaitan seperti pembungkusan, pengangkutan, insurans, duti dan cukai mesti
dimasukkan dalam bajet.

9. PENJADUALAN

Pembelian dan subkontrak boleh disediakan dalam dua versi, ditunjukkan dalam bentuk masa
bergantung kepada bagaimana penjadualan penggunaan bajet dibuat:

• tarikh-tarikh bila mana pesanan dibuat (kos komited);

• tarikh-tarkh bila mana pembayaran dijadualkan (kos sebenar).

Terdapat tarikh ketiga iaitu bila mana perekodan kos bahan dibuat kerana pengiraan kos kerja
dibuat apabila bahan dikeluarkan daripada tempat penyimpanan.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 30 of 33

9.1 Kerja biasa oleh kontraktor

Kaedah biasa untuk menyelaras kerja pelbagai yang dilaksanakan oleh kontraktor bergantung
kepada penggunaan lembaran kerja harian.

Terdapat kontraktor yang menyerahkan bil mereka secara tidak tetap atau hanya selepas lama
bertangguh. Sukar untuk menyuaipadan invois-invois yang diterima enam bulan atau lebih
selepas kerja diselesaikan dengan lembaran kerja harian terutamanya apabila lembaran kerja
harian merupakan kertas nipis yang ditarik keluar daripada buku salinan.

Penting bagi syarikat yang mengupah kontraktor atau subkontraktor untuk memeriksa dan
menyimpan semua lembaran kerja harian sehingga invois berkaitan kerja tersebut diterima dan
disahkan untuk pembayaran.

9.2 Pembelian dan subkontrak

Tanggapan boleh dibuat bahawa prosedur pembelian, perakaunan dan penyimpanan yang
dibuat oleh sebuah organisasi akan melibatkan langkah memastikan bahawa kos pembelian
bahan dan peralatan akan dikutip dan direkod. Sistem perakaunan kos yang rutin biasanya
akan melibatkan kos yang terlibat seperti pembayaran untuk invois, dan kos kerja-kerja selepas
itu apabila bahan diambil daripada stok untuk kerja pengeluaran barangan/produk.

Namun, bagi projek yang memerlukan pembelian peralatan, bahan dan subkontrak dibuat khas
untuk projek tersebut, pengurus projek perlu memastikan beliau mempunyai sistem bagi
merekod dan mencatatkan nilai pesanan pembelian semasa pesanan dibuat. Maklumat ini akan
dapat memberi gambaran awal tentang trend kos berdasarkan bajet. Sukar untuk dipastikan
sam ada syarikat atau prosedur perakaunan syarikat mempunyai sistem merekod kos komited,
maka organisasi yang menjalankan projek perlu mempunyai sistem atau prosedur tersebut.

9.3 Belanja runcit

Sesetengah kontrak membenarkan kontraktor untuk membuat tuntutan seperti panggilan telefon,
percetakan, fotokopi dan kerja-kerja perkeranian yang lain. Kos-kos sebegini sukar untuk
dikutip. Bagi organisasi yang menjalankan beberapa projek serentak, agak sukar mengenal
pasti kos-kos bagi setiap pelanggan. Walau bagaimanapun, ia harus dilakukan.

10. TENDER

Tender boleh didefinisikan sebagai:

• satu penyataan harga yang diterima sebagai pertukaran kepada pneyediaan barangan atau
perkhidmatan;
• membuat tawaran rasmi bagi melakukan sesuatu pada harga tertentu.

Tender ialah satu jemputan dengan ikatan perundangan untuk satu penawaran. Pihak yang
berminat akan cuba membida dengan memberikan cadangan dan harga terbaik. Bidaan akan
dibuka dan ditutup yang tarikh yang ditetapkan. Biasanya tender dibuka untuk menjadi
pembekal bahan atau sumber untuk syarikat; kerja-kerja pembersihan kawasan kilang; pembekal
pengawal keselamatan dan sebagainya.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 31 of 33

10.1 Menganalisa pembida bagi tender

Apabila bidaan ditutup, syarikat yang menawarkan tender akan mula menganalisa dan menapis
bidaan-bidaan sehingga menemui beberapa yang memuaskan syarat-syarat yang dikehendaki.
Sebagai permulaan, tapisan dibuat berdasarkan julat harga yang ditawarkan dan keupayaan
pembida.

10.2 Proses memilih

Selepas proses menganalisa dan menapis selesai, proses memilih akan bermula. Sebaiknya,
pemilihan dibuat berdasarkan harga paling baik (biasanya yang paling rendah). Namun,
pertimbangan perlu diberi kepada keupayaan pembida memenuhi keperluan tender.

Dalam beberapa kes, seperti Tender Khas, pertimbangan khas diberi kepada pembida
bumiputra, sebagai galakan oleh kerajaan untuk syarikat bumiputra tersebut menyumbang
kepada perkembangan industri.

10.3 Lantikan

Pembida berjaya akan dihubungi. Apabila pelantikan dibuat, dokumen tender tersebut adalah
asas kepada tanggungjawab kontrak. Dengan lain perkataan, tender itu adalah kontrak selepas
lantikan dibuat.

10.4 Kemas kini rekod

Perincian tentang tender yang telah diserahkan perlu dikemas kini, direkod dan disimpan dengan
elok dalam pangkalan data/ buku pendaftaran. Tindakan ini bagi memudahkan proses pencarian
pada masa hadapan.

10.5 Menghubungi penyedia sumber (pembekal)

Bagi sebarang kes putusnya bekalan bahan, syarikat akan menghubungi penyedia (pembekal)
sumber. Pembekal yang telah dikenal pasti perlu dihubungi dan urusan pembelian dibuat.

10.6 Mencari nombor hubungan pembekal dalam pangkalan data

Biasanya syarikat mempunyai kumpulan pembekal sumbernya sendiri. Kumpulan pembekal ini
merupakan sebahagian daripada pelan kecemasan sekiranya pembekal tetap gagal membuat
pembekalan. Maka sistem pangkalan data /buku pendaftaran yang baik adalah penting bagi
syarikat untuk menguruskan kumpulan pembekal ini. Melalui pangkalan data ini, pencarian
nombor panggilan untuk dihubungi adalah lebih mudah. Pangkalan data ini juga dapat
memberitahu kekerapan perkhidmatan pembekal tersebut digunakan.

10.7 Menghubungi kontraktor/ vendor

Langkah seterusnya ialah menghubungi penmbekal tersebut. Biasanya syarikat akan bertanya
sama ada pembekal mampu membuat pembekalan bahan yang diperlukan atau tidak. Tawar-
menawar dari segi harga dan urusan kredit akan berlaku sebelum persetujuan dicapai.

10.8 Membuat pesanan

Setelah semua perundingan selesai, penyerahan pesanan menandakan persetujuan untuk

membeli.
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 32 of 33

10.9 Tindak susul

Bagi mengelakkan sebarang kesilapan semasa penyerahan bahan, atau sebarang kelewatan
penerimaan, tindakan susulan perlu dibuat dengan pembekal. Sebarang masalah pembekalan
boleh dirundingkan dengan pembekal dan penyelesaian interim boleh dipersetujui sekiranya
pembekal tadi tidak dapat membuat pembekalan seperti yang ditetapkan.

10.10 Memantau pelaksanaan kontrak

Oleh sebab semua kontrak adalah terikat secara undang-undang, terdapat beberapa tuntutan
dan tanggungjawab yang perlu dipenuhi oleh kedua-dua belah pihak. Kegagalan memenuhi
tuntutan atau tanggungjawab tersebut akan mengakibatkan komplikasi perundangan. Walau
bagaimanapun, terdapat jalan keluar tertentu dan klausa pengecualian yang membolehkan
mana-mana pihak melepaskan tanggungjawab tersebut. Itulah sebab mengapa mengenal pasti
dan memantau pelaksanaan kontrak adalah agak penting.

SOALAN:

1. Berikan definisi Pengurusan Projek.

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

2. Apakah maksud ’Kanban’?

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

3. Beri TIGA (3) peringkat pengurusan projek bagi memastikan kejayaan projek.

i) _________________________________________________________________________

ii)_________________________________________________________________________

iii) _________________________________________________________________________
 NO. KOD / CODE NO. Z-009-4/M01/P(1/2) Page : 33 of 33

4. Berikan EMPAT (4) andaian bagi pelaksanaan EOQ.

i) _________________________________________________________________________

ii) _________________________________________________________________________

iii)_________________________________________________________________________

iv) _________________________________________________________________________

5. Berikan definisi tender.

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

RUJUKAN:
1. R. Dan Reid & Nada R. Sanders (2005), Operation Management : An Integrated Approach, John
Wiley & Sons Inc. USA, ISBN 0-471-34724-8, Page 560

2. Everett E. Adam, JR and Ronald J. Ebert (1989), Production and Operations Management :
Concept, Models and Behavior Edition 4, Prentice-Hall International Editions, USA, ISBN 0-13-
725268-4

3. Dennis Lock (1996), Project Management Sixth Edition, Gower Great Britain, ISBN 0-566-07738-
8, Page 6-7, 128-133 & 463-465

4. http://www.ehs.uts.edu.au/hazards/ 08 May 2007 15.00

5. http://nonprofitrisk.org/ws/c4/light.htm 08 May 2007 16.05