KERTAS PENERANGAN

DIPLOMA VOKASIONAL MALAYSIA

PROGRAM
KOLEJ VOKASIONAL, KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

KURSUS PROFESIONALISME PEKERJAAN

SEMESTER SEMESTER PENDEK

NO. DAN TAJUK MODUL PENGURUSAN PROJEK

04.07 : MENETAPKAN PENERIMAAN AND SOKONGAN

UNTUK PENCAPAIAN OBJEKTIF DAN STRATEGI
KEBOLEHAN
04.06 : PEMBAHAGIAN KERJA
05.01 : MENGIMPLEMENTASI PELAN PROJEK / KERJA
DI AKHIR MODUL INI, PELATIH SEHARUSNYA DAPAT:
1) MENETAPKAN PENERIMAAN AND SOKONGAN UNTUK
OBJEKTIF MODUL PENCAPAIAN OBJEKTIF DAN STRATEGI
2) MEMBUAT PEMBAHAGIAN KERJA
3) MENGIMPLEMENTASI PELAN PROJEK / KERJA
NO. KOD WPP 6043 ms : 21 drp 37

21
2.0 KEMAHIRAN PENGURUSAN PROJEK

TUJUAN:

Objektif Helaian Informasi ini adalah untuk memberi pengetahuan umum kepada pelatih
tentang Kemahiran Mengurus Projek.

2.1 DEFINISI TENTANG PENGURUSAN PROJEK

(a) Projek
Suatu projek merupakan sesuatu yang boleh jadi agak mudah dan tidak memerlukan
kos yang terlalu tinggi. Ia merupakan sesuatu kerja yang berbentuk sementara dan
dijalankan untuk mencapai suatu matlamat yang telah ditetapkan. Walaupun begitu,
sesuatu projek juga boleh menjadi sangat sukar dan memerlukan kos yang sangat
tinggi.

(b) Pengurusan Projek

Pengurusan Projek merujuk kepada penggunaan pengetahuan, kemahiran, peralatan
dan teknik-teknik yang sesuai untuk mencapai matlamat sesuatu projek. Ia juga merujuk
kepada perancangan, penetapan, arahan dan pengawalan sumber syarikat untuk suatu
sasaran jangka masa pendek yang telah ditetapkan bagi mencapai suatu matlamat dan
objektif yang spesifik. Berikut adalah beberapa definisi tentang Pengurusan Projek :-

Pengurusan Projek mempunyai suatu jadual yang ada tarikh permulaan dan
penamatnya. Ia bukanlah suatu proses yang berterusan.

 Pengurusan Projek menggunakan pelbagai kaedah atau peralatan untuk

menyiap dan mengesan perlaksanaan projek. Ini termasuk penggunaan
Carta Gantt dan Pert.
 Kerja Projek selalunya memerlukan sumber yang sentiasa ditambahkan
mengikut keperluan. Ianya tidak seperti organisasi sepenuh masa.

(c) Tiga perkara yang boleh memastikan kejayaan suatu projek:-

Suatu projek mesti memenuhi kehendak pelanggan.

Suatu projek mesti tidak melebihi bajet yang telah ditetapkan.

Suatu projek mesti disiapkan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan.

22
(d) Terdapat empat fasa penyiapan sesuatu projek.
Seseorang pengurus projek memainkan peranan yang sangat penting dalam penyiapan
suatu projek. Adalah tugas pengurus projek untuk mengarah dan menyelia suatu projek
dari permulaan hingga tamatnya. Berikut adalah beberapa peranan pengurus projek:
i) Seorang pengurus projek mesti memberikan definisi projek tersebut,
merangka projek tersebut sehingga boleh dilaksanakan, mendapatkan
sumber yang sesuai dan perlu serta membina beberapa pasukan yang
boleh melaksanakan projek tersebut.
ii) Seorang pengurus projek mesti menetapkan sasaran akhir sesuatu
projek. Beliau juga berperanan untuk memotivasikan pekerja-pekerja
bawahannya untuk menyiapkan kerja mengikut masa yang telah
ditetapkan.
iii) Seorang pengurus projek mesti mempunyai kemahiran teknikal. Ini
berkaitan dengan perancangan kewangan, pengurusan kontrak dan
pengurusan kemahiran berfikir serta teknik penyelesaian masalah.
iv) Tidak ada projek yang mencapai 100% seperti yang telah ditetapkan.
Oleh itu pengurus suatu projek mestilah belajar unruk menyesuaikan diri
untuk menghadapi apa-apa perubahan.

(e) Terdapat lapan penghalang kepada kejayaan suatu projek

i) Gagal Berkomunikasi - Kegagalan suatu projek boleh disebabkan oleh
kegagalan kumpulan tersebut untuk memahami apa yang seharusnya
dibuat dan apa yang telah dicapai.
ii) Ketidaksefahaman - Suatu projek mesti memenuhi kehendak semua
perkara yang terkandung di dalam kontrak. Pelanggan dan pengurus
projek mesti bersetuju dengan semua yang terkandung dalam kontrak
tersebut.
iii) Kegagalan untuk memenuhi kualiti dan ketetapan.
iv) Cuaca Buruk.
v) Mogok umum.
vi) Konflik peribadi.
vii) Pengurusan yang lemah
viii) Matlamat projek yang tidak jelas

23
2.1.1 Memahami Pengurusan Projek
Untuk memahami tentang pengurusan projek, seseorang mesti bermula dengan definisi
Pengurusan Projek. Suatu projek boleh dirujuk sebagai suatu siri aktiviti dan tindakan
yang:
 Mempunyai objektif yang spesifik dan harus disiapkan mengikut spesifikasi
yang telah ditetapkan
 Mempunyai tarikh permulaan dan penamat yang pasti
 Mempunyai had kewangan (sekiranya boleh)
 Menggunakan sumber manusia dan bukan manusia (cthnya: duit, tenaga
manusia, alatan)
 Mempunyai kepelbagaian fungsi

Pengurusan Projek pula merangkumi perancangan projek dan penyeliaan kerja projek
dan ia melibatkan perkara seperti:
(a) Perancangan Projek
 Penjelasan tentang kehendak kerja
 Penjelasan tentang kuantiti dan kualiti kerja
 Penjelasan tentang sumber yang diperlukan

(b) Penyeliaan Projek

 Mengesan perlaksanaan projek
 Membezakan pencapaian sebenar dengan pencapaian yang telah
disasarkan
 Menganalisis impak
 Melakukan perubahan

2.1.2 Faktor Kejayaan Projek

Pengurusan Projek yang berjaya boleh didefinisikan sebagai yang telah mencapai
objektif projek tersebut:
 Mengikut masa yang telah ditetapkan
 Mengikut kos yang telah ditetapkan
 Mencapai tahap pencapaian / teknologi yang diingini
 Menggunakan bahan sumber secara efektif dan berkesan

24
  Memberi kepuasan kepada pelangggan

2.1.3 Faedah Pengurusan Projek

Antara beberapa faedah pengurusan projek adalah:
 Mengenali kepelbagaian fungsi dan tanggungjawab masing-masing
membolehkan semua yang terlibat memainkan fungsi masing-masing
 Meminimakan keperluan untuk melapor setiap masa
 Boleh mengetahui jangka masa untuk setiap perkara yang telah ditetapkan
 Boleh mengenali tidakan yang perlu diambil
 Menilai pencapaian suatu projek mengikut pelan
 Boleh mengetahui masalah yang timbul dengan lebih awal dan tindakan
untuk menanganinya
 Boleh memperbaiki jangkaan masa hadapan

Malangnya faedah-faedah tersebut tidak akan tercapai tanpa mengatasi beberapa

halangan seperti:
 Kesulitan projek
 Permintaan istemewa pelanggan dan perubahan skop
 Perubahan struktur organisasi
 Risiko yang dihadapi
 Perubahan teknologi
 Perancangan masa depan dan perubahan harga

2.2 KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI

Komunikasi merupakan suatu proses yang melibatkan cara memberi, menerima atau
bertukar informasi dengan orang lain. Ia merangkumi bercakap, mendengar atau
menulis. Informasi ini bukan sahaja berbentuk nota bertulis tetapi boleh juga melibatkan
pandangan mata, kenyataan emosi ataupun sekadar gerakan bahu atau jari.

i. Kenapa Kita Perlu Berkomunikasi?

Komunikasi merupakan sebahagian daripada kehidupan manusia. Komunikasi yang
berkesan mempunyai kepentingan sama seperti kerja yang dilakukan. Informasi yang
sangat penting mesti sentiasa disampaikan, diterima, ditukar dan difahami sepanjang

25
 waktu semasa bekerja. Kesilapan banyak terjadi semasa menjalankan transaksi
perniagaan kerana kegagalan berkumunikasi di antara mereka yang terlibat.

ii. Berkomunikasi Secara Bertulis atau Lisan

Patutkah kita berkomunikasi dengan menulis atau bertutur? Ia adalah mengikut
kesesuaian tempat dan waktunya. Kalau kamu perlu untuk berhubung dengan
seseorang di luar organisasi kamu dengan segera, maka perbualan melalui telefon
adalah pilihan yang paling tepat sekali. Dalam keadaan yang sama, sekiranya anda
perlu menyampaikan perkara yang lebih rumit untuk dijelaskan, maka surat atau fax
merupakan media yang lebih sesuai. Si penerima akan mempunyai masa untuk
memahami meseg tersebut dengan lebih baik. Ada beberapa perkara yang perlu
dipertimbangkan untuk menentukan sama ada menggunakan kaedah penulisan atau
lisan. Sila Lihat Rajah 1.

(a) Komunikasi Bertulis

Kelebihannya adalah:
 Penulisan merupakan rekod yang kekal
 Sesuai untuk perkara yang lebih rumit
 Dokumen boleh dirancang dengan baik dan dirangka sebelumnya
 Kemungkinan untuk menyampaikan kenyataan yang salah adalah kurang
Kelemahannya adalah:
 Kos tinggi
 Rekod bertulis tidak dapat diperbetulkan sesuka hati

 Ia lebih formal berbanding dengan perbualan telefon

 Belum pasti bahan yang ditulis akan dibaca.

(b) Komunikasi Secara Lisan

Kelebihannya adalah:
 Bertutur dengan seseorang adalah lebih bersifat peribadi
 Kedua-dua pihak boleh meluahkan perasaan demgan lebih mudah
 Mesej disampai secara spontan
 Reaksi atau tindakan si pendengar dapat dinilai

26
Kelemahannya adalah:
 Adalah sukar untuk menyatakan sama ada si pendengar bersungguh-
sungguh mendengar
 Fakta sebenar boleh dikurangkan sewaktu disampaikan
 Tidak ada bukti kekal (sekiranya ia tidak direkodkan)
 Kadang-kadang perbalahan boleh berlaku – contohnya: tidak dapat
mengawal rasa marah Iklan

Surat Nota
berita

Memo
Laporan

WRITTE
BERTULIS Surat
Notis N
Fax
Borang
Telex

Mesyuarat

Perbualan tak
Perbualan
terancang SPOKE
telefon
N

Temuduga

Rajah 1: Konteks Perbincangan

27
 (c) Lain-Lain Cara Berkomunikasi
i. Imej Vissual
Selain daripada nota, carta dan graf juga boleh digunakan untuk berkomunikasi
secara berkesan. Ramai pembaca berpendapat adalah lebih senang memahami
sesuatu perkara dengan menggunakan imej-imej visual.
ii. Bahasa Badan
Terdapat satu lagi cara komunikasi yang tidak menggunakan kertas atau secara
lisan. Ia dikenali sebagai bahasa badan. Dengan memerhatikan reaksi atau
gerakan badan seseorang semasa mereka bertindak terhadap suatu situasi
sama ada melalui senyuman, ketawa, tangisan atau keluhan mereka, kita dapat
mempelajari sesuatu.

iii. Membina Dan Merancang Komunikasi Yang Baik

Kegagalan suatu komunikasi biasanya berpunca daripada kegagalan untuk merancang
dan membinanya di peringkat awal. Ada beberapa garis panduan asas untuk membina
suatu komunikasi yang berjaya sama ada ia komunikasi bertulis mahupun komunikasi
lisan.
(a) Bagaimana merancang komunikasi bertulis
 Kumpulkan informasi yang diperlukan
 Semak dan ulang semak untuk mempastikan bahawa informasi tersebut
tepat
 Buatkan nota untuk membentuk garis panduan
 Sediakan salinan draf
 Bacakan salinan draf dan buat pembetulan sekiranya perlu
 Sediakan salinan akhir

(b) Bagaimana merancang komunikasi lisan

 Sediakan nota tentang perkara yang ingin disampaikan
 Pilih waktu yang sesuai untuk menyatakannya
 Pilih perkataan dengan berhati-hati
 Pastikan informasi disampaikan kepada orang yang betul
 Cuba nilai reaksi si pendengar.

28
 (c) Jelas, Tepat dan Padat
Adalah sangat penting bahawa tanpa mengira kaedah penyampaiannya, setiap mesej
seharusnya jelas, tepat dan padat. Kalau tidak:
 Maksud mesej tersebut boleh lari daripada maksud sebenarnya
 Surat yang ditulis boleh mengundang reaksi yang tidak diingini
 Panggilan telefon boleh melencong daripada tujuan sebenarnya

2.3 KEMAHIRAN RUNDINGAN (NEGOTIATION)

Setiap individu berunding, baik di dalam pejabat mahupun dalam apa-apa situasi
pekerjaan. Ia bukan hanya dilakukan oleh sebilangan orang. Ia merupakan suatu
kemahiran yang sangat asas dan penting. Rundingan merupakan suatu kemahiran
komunikasi yang diperkembangkan melalui komunikasi meyakinkan seseorang atau
memberi pujukan. Rundingan mempunyai kaitan antara dua kumpulan yang mempunyai
keperluan masing-masingnya. Contohnya: Seorang pengurus perlu berunding dengan
pekerja-pekerjanya untuk mencapai satu persetujuan tentang perubahan struktur gaji
bagi memastikan bahawa syarikatnya terus maju dan mencapai tahap yang terbaik.
Pada waktu yang sama, para pekerja tersebut mengharapkan bahawa setelah
rundingan selesai mereka akan mendapat gaji baru yang lebih baik.

Untuk memastikan bahawa suatu kerja dijalankan dengan baik dan mencapai tahap
yang maksima maka perlunya ada kerjasama. Semua yang terlibat baik dari peringkat
atasan harus bekerjasama dengan golongan pertengahan dan pihak bawahan. Semua
ini akan melibatkan kemahiran rundingan, kemahiran untuk bergaul dengan orang lain
dan meyakinkan mereka.

a. Berunding Dan Memujuk

Sekiranya setiap orang dapat mempelajari kemahiran berunding dan membuat tawar-
menawar, maka suatu keputusan perniagaan boleh dilakukan dengan baik. Perkataan
seperti “Harga rundingan” (negotiated settlement) seringkali digunakan di antara pihak
pengurusan dan pihak perniagaan untuk merujuk kepada hasil rundingan harga yang
telah dipersetujui bersama. Begitu juga kemahiran memujuk secara lembut akan
membolehkan pihak yang sedang dipujuk melihat dengan lebih jelas sesuatu perkara.

29
 b. Membuat Keputusan
Membuat keputusan merupakan suatu yang sangat sukar bagi kebanyakan orang.
Sewaktu membuat keputusan, seseorang perlu membuat pertimbangan tentang
kekuatan dan kelemahan perkara tersebut, bertanyakan nasihat dan seterusnya
membuat keputusan. Bagaimana membuat suatu keputusan yang baik?

Untuk membuat suatu keputusan yang tepat, sila lihat beberapa cadangan yang berikut:
 Kumpulkan fakta berkaitan dengan keputusan yang bakal dibuat
 Kenalilah pilihan yang ada
 Buat penilaian sama ada orang lain perlu membuat keputusan bersama
 Fikirkan “risiko” sekiranya keputusan yang dibuat adalah salah
 Buatlah pilihan dengan memilih pilihan yang paling kurang berisiko
 Setelah membuat pilihan, bertindaklah segera
 Paling penting: jangan membuat pilihan melulu atau “hentam saja asal ada”
yang anda mungkin sesali kemudian

URUTAN KEPUTUSAN OBJEKTIF PUJUKAN URUTAN PUJUKAN

Adalah penting untuk Untuk berkenalan, menarik minat Permulaan

memikirkan keperluan saya. atau penerimaan.
Apakah faktanya? Untuk membina suatu tindakan Nyatakan kes
yang sesuai.
Apakah masalahnya? Menghalang atau menangani Menangani
reaksi negative penolakan “rejection”
Apakah yang harus ku buat? Membuat keputusan untuk Bertindak
Aku bersetuju. bertindak dengan tepat
Rajah 2: Senario Pujukan

c. Memberi Nasihat
Sentiasa cuba untuk mendengar masalah orang lain dan memahami masalah mereka,
tetapi adalah lebih baik untuk tidak memberi nasihat sekiranya tidak diminta berbuat
sedemikian. Ini berberkait rapat dengan alam pekerjaan dan kehidupan peribadi.
Nasihat yang diberi boleh diputarbelit atau diubahsuai untuk memenuhi kehendak
individu.

30
 d. Menerima Kritikan
Terdapat perbezaan besar di antara kritikan yang membina dengan kritikan yang dibuat
tanpa tujuan atau “membabi buta” sahaja. Kritikan yang membina adalah sangat positif
dan membantu manakala kritikan yang tanpa tujuan akan menyebabkan kehancuran.
Jika anda dikritik, diam sejenak dan berfikir sama ada kritikan tersebut mempunyai
sebab dan bukti yang kukuh. Jika ia berkaitan, buatlah sesuatu tentangnya tanpa berasa
malu atau takut untuk mengakui tentang kesalahan yang telah dilakukan.

e. Belajar Untuk Mengagih Pekerjaan

Semua pengurus atau ketua yang berjaya telah belajar untuk mengagih tugas atau
pekerjaan. Dalam sebuah organisasi yang besar mereka tidak dapat membuat
keputusan sendiri. Mengikut kamus, mengagih tugas bermaksud memberi kuasa kepada
(mempercayai) pembantu atau penolong. Dalam sebuah organisasi pekerjaan,
pengagihan pekerjaan atau tugas adalah perkara yang sangat membantu tanpa mengira
kedudukan atau pangkat anda dalam organisasi tersebut.

(a) Kenapa sukar untuk mengagihkan tugas

Mengagihkan tugas boleh menjadi satu masalah. Kenapa ramai pengurus atau
orang lain gagal untuk mengagihkan tugas? Berikut adalah antara beberapa
sebabnya:
 Berfikir mereka sahaja yang boleh buat yang terbaik
 Berfikir mereka boleh melakukannya dengan lebih cepat
 Tidak ingin meluangkan masa untuk mendidik orang lain
 Takut orang lain akan menjadi lebih baik daripada mereka
 Mereka suka dilihat sebagai melakukan kerja lebih
 Mungkin kekurangan staff atau pekerja

(b) Faedah Mengagihkan Tugas

 Menambahkan keberkesanan tempat kerja
 Memberi semua pekerja rasa tanggungjawab dan tujuan kerja
 Boleh meringankan beban pekerja yang terlebih beban kerja
 Boleh memperbaiki kerjasama berpasukan “teamwork”
 Menimbulkan suasana kerja yang mesra.

31
(c) Langkah-Langkah Pembahagian Tugas
 Tentukan tugasan yang perlu diagihkan
 Tentukan siapa yang akan diagihkan tugas
 Tentukan sama ada pekerja tersebut menerima tugasan tambahan tersebut
dengan gembira
 Kalau mereka gembira, latih mereka untuk melakukan tugas tersebut
 Memerhatikan perjalanan kerja
 Melakukan agihan lagi sekiranya perlu

f. Mempelajari Teknik Rundingan

Mempelajari dan menggunakan teknik rundingan akan menyelamatkan syarikat anda
dan anda sendiri dari segi masa dan kewangan. Dengan mengamalkan teknik
rundingan, anda dan organisasi anda akan menjadi lebih kukuh.

g. Komunikasi Pujukan dan Perbincangan

(a) Membuat Perkara Lebih Jelas

Komunikasi menjadikan suatu lebih jelas tetapi ianya bukan perkara senang.
Komunikasi pujukan adalah suatu keadaan di mana seseorang diminta atau
dipujuk melakukan sesuatu yang kita mahu dia lakukan tetapi komunikasi ini
adalah sangat sukar. Rundingan bermaksud bersetuju dengan suatu pendapat
atau ketetapan. Proses-proses ini saling bertindih antara satu sama lain seperti
dalam Rajah 3. Sebelum melihat dengan lebih lanjut tentang perbandingannya,
kita perlu melihat kepada asas kewujudannya.

32
 KOMUNIKASI

PUJUKAN

RUNDINGAN

MULA
INTERAKSI
Of Interaction TAMAT

MASA

Rajah 3: Konteks Perbincangan

2.4 ASAS KEMAHIRAN PEMBENTANGAN

Pemimpin merupakan seorang yang sentiasa membentang di hadapan khalayak ramai
contohnya di hadapan Majlis Lembaga, para pekerja, pemimpin-pemimpin komuniti dan
di hadapan para pelanggan. Sebuah pembentangan biasanya akan mendatangkan
sama ada keuntungan atau kerugian. Ada beberapa perkara yang harus dipelajari
supaya dapat menghasilkan pembentangan yang efektif.

Kemahiran menguruskan sebuah mesyuarat seringkali berkait rapat dengan

pembentangan yang efektif. Garis panduan yang berikut adalah untuk menghasilkan
pembentangan yang umum dan bukan untuk sesi lataihan yang bertujuan untuk
memberi para pelatih pengetahuan spesifik, kemahiran atau sikap untuk memperbaiki
pencapaian mereka dalam melaksanakan kerja atau tugasan mereka.

i. Panduan Asas Untuk Menyiapkan Sebuah Pembentangan

(a) Senarai dan utamakan tiga matlamat yang anda ingin capai bersama para
pendengar anda. Adalah tidak memadai hanya bercakap tentang pembentangan

33
 tersebut tetapi anda harus berfikir dan tahu tentang matlamatnya. Jika anda tidak
jelas tentang apa yang anda akan sampaikan maka para pendengar anda tidak
akan mendapat apa yang anda akan sampaikan. Contohnya: Jika matlamat anda
adalah untuk mereka menghargai pencapaian organisasi anda, belajar untuk
menggunakan servis anda dan sebagainya. Jelas sekali, matlamat anda adalah
apa yang anda ingin capai bersama dengan para pendengar anda.

(b) Anda harus tahu dengan jelas tentang para pendengar anda dan kepentingan
mereka untuk hadir dalam majlis tersebut sebagai pendengar. Para pendengar
anda berkeinginan untuk tahu kenapa mereka terpilih untuk hadir bersama dalam
majlis tersebut. Oleh itu, anda harus maklumkan perkara tersebut dengan jelas
melalui persembahan atau ucapan anda. Ini akan membantu anda untuk
menjelaskan tentang senarai jemputan dan bentuk jemputan anda.

(c) Senaraikan perkara-perkara utama yang anda ingin sampaikan kepada para
pendengar anda. Jika anda telah menyenaraikannya, tanyakan diri anda “Jika
semua pendengar memahami semua perkara yang ingin disampaikan, adakah
saya telah mencapai matlamat saya untuk mesyuarat atau pertemuan ini?”

(d) Anda juga harus jelas tentang intonasi atau nada yang anda akan gunakan untuk
pembentangan anda. Contohnya: Adakah anda akan mengunakan nada
gembira, penuh harapan, berbentuk amaran, kerjasama, dan sebagainya?
Intonasi atau nada yang anda gunakan akan menentukan perasaan “mood” para
pendengar anda.

(e) Tetapkan pembukaan yang ringkas (lebih kurang 5-10% daripada jumlah masa
pembentangan sebenar) yang merangkumi :
 Matlamat pembentangan anda
 Faedah pembentangan kepada para hadirin.
 Penjelasan ringkas tentang pembentangan anda secara keseluruhan.

(f) Sediakan isi kandungan pembentangan anda (lebih kurang 70-80% daripada
masa pembentangan).

34
(g) Sediakan sedikit masa untuk penutup (lebih kurang 5-10% daripada masa
pembentangan) yang meringkaskan semua perkara atau kata kunci
pembentangan anda.
(h) Tetapkan masa untuk bersoal jawab (lebih kurang 10% daripada masa
pembentangan).

ii. Panduan Asas Tentang Bahan Persembahan

Anda mungkin membawa bersama anda beberapa alat seperti kertas, laporan, dan
sebagainya semasa membuat pembentangan. Anda juga mungkin memegang salinan
persembahan anda atau salinan mukasurat pembentangan anda semasa membuat
pembentangan sebagai bahan rujukan. Ada kemungkinan anda menggunakan “slaid
transparensi” atau anda menggunakan laptop riba untuk membuat pembentangan.

(a) Sekiranya anda menggunakan komputer untuk membuat pembentangan,

pastikan yang sistem computer berjalan dengan lancar sebelum bermulanya
pembentangan.
(b) Gunakan latarbelakang, warna dan imej yang konsistent sepanjang
pembentangan anda.
(c) Sekiranya anda menggunakan “slaid transparensi”, tetapkan 3-5 minit digunakan
untuk setiap slaid. Gunakan 5-8 ayat untuk setiap slaid.
(d) Sekiranya anda menyediakan bahan bacaan sampingan, edarkannya selepas
pembentangan kerana para pendengar tidak akan memberi tumpuan semasa
pembentangan disampaikan disebabkan mereka asyik sibuk membaca bahan
tersebut sekiranya diedarkan sebelum pembentangan. Jika anda terpaksa
membuat edaran sebelum pembentangan bermula, mohon para hadirin untuk
tidak membacanya sehingga tamat pembentangan.
(e) Kalau anda mengedarkan salinan pembentangan anda, pastikan bahawa saiz
tulisannya adah sesuai dan bukan terlampau kecil sehingga pembaca
mengalami kesukaran membacanya. Pastikan ada ruang yang cukup disediakan
untuk nota tambahan.

35
 iii. Panduan Asas Tentang Penyampaian Anda

(a) Jika anda bercakap kepada satu kumpulan kecil sahaja (contohnya, 2-15 orang),
cuba adakan pertemuan mata “eye contact” dengan pendengar anda sepanjang
tempoh penyampaian.
(b) Setiap 5-10 saat, rujuk kepada nota dan seterusnya melihat kepada para
pendengar anda.
(c) Bercakap secara lebih perlahan berbanding dengan bercakap kepada seorang
rakan. Anda boleh mempraktikkan teknik ini dengan bercakap mengikut rentak
pemberita dalam televisyen.
(d) Ubahsuaikan ketinggian suara dan rentak percakapan anda. Suara yang senada
“monotone” adalah seperti racun yang merosakkan perhatian para pendengar.
(e) Berdiri dengan kaki yang terbuka sesuai dengan kelebaran bahu.
(f) Jangan gerakan tangan anda semasa membentang.

36
SOALAN / QUESTIONS:

1) Apakah maksud pengurusan projek?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2) Kenapakah komunikasi merupakan suatu komponen penting dalam perbincangan?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

3) Kenapakah asas kemahiran pembentangan penting dan berikan ciri ciri pembentangan
yang baik.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

RUJUKAN / REFERENCE(S):
1. Patrick Forsyth P (2005) – Grolier Business Library. Conducting Effective Negotiations.
Grolier International inc. Pages 9 – 21
2. Patrick Forsyth P (2005) – Grolier Business Library. How To Communicate At Work
Grolier International inc. Pages 13 – 25
3. Patrick Forsyth P (2005) – Grolier Business Library. Managing Projects. Grolier
International inc. Pages 11– 21
4. www. Managementhelp.org/commskls/presntng/basic.htm
5. Carter McNamara.MBA.PhD. Authencity Consulting.LLC. Copyright 1997-2007

37