NO.

KOD/ CODE NO WPP 6043 Page : 1 of : 7

KERTAS PENERANGAN

DIPLOMA VOKASIONAL MALAYSIA

PROGRAM
KOLEJ VOKASIONAL, KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

KURSUS PROFESIONALISME PEKERJAAN

SEMESTER SEMESTER PENDEK
NO. DAN TAJUK
MENGANALISA DATA DAN MENGUMPUL MAKLUMAT
MODUL
01.01: MENGGUNAKAN APLIKASI PANGKALAN DATA DAN
SPREADSHEET UNTUK MENCARI DAN MEPROSES
MAKLUMAT
KEBOLEHAN
01.02: PENYELENGGARAAN KOMPUTER

01.03: MEMAHAMI CARTA ALIR DAN MENYEDIAKAN

LAPORAN DAN ARAHAN
PADA AKHIR MODUL, PELAJAR DAPAT:
1) MENGGUNAKAN APLIKASI PANGKALAN DATA UNTUK
MENCARI DAN MEMPROSES MAKLUMAT
OBJEKTIF MODUL
2) MENGGUNAKAN SPREADSHEET UNTUK MENCARI
DAN MEMPROSES MAKLUMAT

NO. KOD WPP 6042 ms : 1 drp 7

1
NO. KOD/ CODE NO WPP 6043 Page : 2 of : 7

1.1 INTEGRASI PERISIAN

1.1.1 HAMPARAN ELEKTRONIK (SPREADSHEET)

Hamparan elektronik adalah sebuah program aplikasi komputer interaktif untuk

organisasi dan analisis data dalam bentuk grid yang lazimnya berhubung dengan
maklumat kewangan. Perkataan “hamparan” digunakan bagi menggambarkan cirinya
yang mengandungi teks dan grafik seperti di dalam suratkhabar atau majalah.
Gabungan perkataan “hamparan elektronik” merujuk kepada buku lejer perakaunan
atau helaian kerja saintifik – dengan lajur untuk kategori perbelanjaan yang disusun
melintang di bahagian atas, invois disenarai disebelah kiri margin dan jumlah setiap
bayaran di dalam sel pertemuan antara lajur dan baris – yang secara tradisionalnya
adalah satu hamparan merentasi 2 mukasurat di dalam satu buku lejer atau sekeping
kertas yang bersaiz dua kali ganda saiz kertas biasa dan dilukis dengan format baris
dan lajur. (Rujuk gambarajah di bawah)

1.1.2 KOMPONEN SESEBUAH HAMPARAN ELEKTRONIK

Terdapat 12 komponen di dalam sesuatu paparan spreadsheet yang biasa

digunakan:

i. Sel

Sel boleh dibayangkan seperti kotak atau ‘pigeon hole’ untuk menyimpan data.
Setiap sel dinamakan mengikut huruf lajur dan nombor baris yang tersendiri (A2
akan merujuk kepada sel di bawah yang mengandungi nilai 10). Saiz sel boleh
diubah dengan menggerakkan garis sel tersebut sama ada untuk ketinggian
atau kelebaran (atau untuk keseluruhan lajur atau baris dengan mengheret
kepala lajur atau baris).

2
NO. KOD/ CODE NO WPP 6043 Page : 3 of : 7

My Spreadsheet
A B C D
01 value1 value2 added Multiplied
02 10 20 30 200

Himpunan sel-sel yang digunakan ini dikenali sebagai lembaran kerja yang
biasa terdapat di dalam sesebuah program komputer. Kebiasaannya terdapat
beberapa lembaran kerja yang dihasilkan di dalam satu hamparan elektronik.
Lembaran kerja ini hanyalah merupakan salah satu bahagian di dalam sesuatu
hamparan elektronik bagi tujuan untuk memudahkan kefahaman. Hamparan
elektronik akan berfungsi secara menyeluruh dan setiap set akan berfungsi
sebagai pembolehubah umum di dalam hamparan elektronik tersebut.

Setiap sel mungkin mengandungi nilai atau formula yang lazimnya bermula
dengan symbol = atau tanpa symbol tersebut.

ii. Nilai

Setiap nilai boleh dimasukkan dengan menaip di dalam sel yang dikehendaki.
Nilai-nilai ini adalah seperti tarikh, masa, hari, bulan, tahun, minit atau saat.

iii. Nilai-nilai Luaran

Dari sudut paparan sesuatu hamparan elektronik, tarikh dan masa adalah
dianggap sebagai nilai luaran. Bagaimanapun dalam konteks hamparan
elektronik yang dikongsi ramai seperti paparan harga saham terkini, kadar
pertukaran matawang atau dan sebagainya yang menggunakan server yang
sama (seperti Editgrid), nilai-nilai boleh diambil secara langsung dari sumber
luar. Sebelum ini, nilai-nilai luaran ini hanya boleh didapati daripada hamparan
elektronik yang dibuka dalam computer yang sama sahaja.

iv. Kemaskini Semasa

Hanya boleh dilakukan pada hamparan elektronik secara atas talian (terkini
menggunakan Editgrid). Apabila diarahkan di dalam sesuatu lembaran kerja,
data terkini untuk sel yang dipilih akan diambil semula daripada hamparan
elektronik yang dikongsi ramai dan diperbaharui pada skrin yang sedang aktif.
Skrin aktif tadi akan mengemaskini semua sel-sel berkaitan secara automatic.

v. Formula

Apabila sesuatu sel mengandungi formula, ia biasanya mengandungi rujukan

yang berkaitan dengan sel yang lain. Sel rujukan seperti ini adalah sejenis
pembolehubah. Nilainya adalah nilai sel yang dirujuk atau yang berkaitan
dengannya. Sekiranya sel tersebut merujuk kepada sel-sel yang lain, nilainya
akan bergantung kepada nilai sel-sel lain tadi.

3
NO. KOD/ CODE NO WPP 6043 Page : 4 of : 7

Dengan prinsip, bahagian sebelah kiri, yang mana biasa dilihat sebagai formula,
dikeluarkan dan diandaikan sebagai sel itu sendiri.

Dalam contoh di atas, formula dalam sel “C2” mungkin boleh menjadi:-
 =A2+B2 atau
 =SUM(A2:B2) (A2 adalah permulaan julat sel dan B2 adalah
penghujungnya).

Formula akan mengenalpasti jenis kiraan yang diperlukan untuk meletakkan

hasilnya di dalam sel yang dipilih. Satu sel yang mengandungi formula
mempunyai 2 komponen paparan; formula itu sendiri dan nilai akhir. Formula
biasanya hanya akan dipaparkan apabila sel tersebut dipilih dengan mengklik
padanya; sekiranya tidak, ia hanya akan mengandungi hasil kiraan (dalam kes
ini 30).

Kesalahan biasa dalam penggunaan hamparan elektronik adalah apabila satu

sel, yang mengandungi formula, secara tidak sengaja telah ditindan dengan
satu nilai baru daripada papan kekunci. Perkara boleh berlaku dengan sangat
mudah – tanpa sebarang amaran – kini boleh dikenali sebagai “kelemahan
dalam rekaan” yang berterusan tanpa sebarang pembetulan sehingga ke hari
ini. Kemungkinan berlakunya kesalahan ini boleh dikurangkan dengan
“mengunci” semua sel yang mengandungi formula, satu ciri yang secara
asalnya tiada pada Visicalc dan kebanyakan hamparan elektronik terawal,
walaupun dalam Works Record System yang awal menerangkan perkara di
atas sebenarnya memegang formula secara berasingan daripada sel
kemasukan data, untuk mengelakkan terus daripada berlakunya perkara
sebegini.

Pilihan yang ada untuk formula yang sah, bergantung kepada implementasi
hamparan elektronik yang tertentu tetapi, secara umumnya, kebanyakan
operasi aritmetik dan operasi yang agak kompleks boleh dijalankan oleh hampir
kesemua hamparan elektronik komersil.

Satu formula mungkin mengandungi satu keadaan (atau “nested conditions”) –

dengan atau tanpa pengiraan sebenar – dan kadangkala digunakan khusus
untuk mengenalpasti dan menandakan kesalahan. Dalam contoh di bawah,
dijangkakan kiraan untuk satu baris peratus (A1 hingga A6) telahpun diuji untuk
keesahan dan satu mesej jelas diletak ke dalam sel terhampir di sebelah kanan
dengan satu penanda grafik pada jumlah akhir di sebelah kiri.

=IF(sum(A1:A6) > 100%, "<==More than 100%",sum(A1:A6)) show error in

Right hand column if total % more than 100!

Satu hamparan elektronik tidak perlu, pada dasarnya, mempunyai apa-apa

formula langsung, dan dilihat hanya sebagai satu koleksi data yang disusun
dalam lajur dan baris (satu pengkalan data) seperti kalender, jadual waktu atau
satu senarai ringkas. Oleh kerana cara penggunaannya yang mudah,
memformat dan kebolehannya untuk hyperlink, kebanyakan hamparan
elektronik telah digunakan khusus untuk tujuan ini!

4
NO. KOD/ CODE NO WPP 6043 Page : 5 of : 7

vi. Sel Terkunci

Sel-sel yang dipilih (atau keseluruhan hamparan elektronik) boleh dikunci

secara pilihan untuk mengelakkan pertindihan maklumat secara tidak sengaja.
Kebiasaannya ia dilakukan pada sel yang mengandungi formula tetapi boleh
juga dilakukan pada sel yang mengandungi ketetapan seperti kilogram / paun,
pertukaran faktor (2.20462262 ke lapan tempat perpuluhan).

vii. Jenis Data

Sebagai tambahan, sesuatu sel atau sekumpulan sel, boleh diset untuk
menetapkan jenis data yang dimasukkan padanya, atau akan dimasukkan
padanya, apabila sesuatu nilai dimasukkan. Ini akan menetapkan jenis format
yang akan digunakan untuk paparan sesuatu nilai, dan secara teorinya operasi
yang dibenarkan pada nilai tersebut. Namun secara praktikalnya, kebanyakan
hamparan elektronik komersil membenarkan operasi tidak sah, membawa
kepada operasi tidak logic tanpa amaran yang sepatutnya.

Penetapan biasanya diset oleh maklumat / data pertama yang dimasukkan.

Sebagai contoh, “31/12/2007” atau “31 Januari 2007” akan ditetapkan sebagai
data jenis “tarikh”. Sama seperti menambah symbol % selepas nombor akan
menetapkan sel tersebut sebagai data jenis peratus.

Jenis data yang biasa adalah “nombor” atau “matawang” dan sel boleh
menetapkan bilangan perpuluhan untuk dipaparkan dan dengan simbol
matawang seperti $ atau £. Isi kandungan sel tidak akan diubah dengan symbol
ini, tetapi hanya pada nilai yang dipaparkan.

viii. Sel Yang Dinamakan.

Dalam kebanyakan penggunaan, sesuatu sel boleh ‘dinamakan’ supaya

walaupun sel tersebut telah dipindahkan ke lokasi baru dalam hamparan
elektronik yang sama, rujukannya tetap tidak berubah. Nama mestilah unik di
dalam hamparan elektronik tersebut dan, apabila telah ditetapkan, boleh
digunakan.

ix. Format

Setiap sel sepertimana yang terdapat dalam word processor boleh didefinisikan
secara berasingan berdasarkan format paparannya. Sel-sel ini boleh ditonjolkan
dengan pelbagai cara seperti menghitamkan tulisan (bold text), warna, saiz
huruf dan sebagainya.

Perubahan-perubahan ini tidak akan mengubah isi kandungan data dalam apa
cara tetapi format mungkin akan hilang atau berubah semasa membuat salinan
hamparan elektronik antara 2 fail berbeza atau versi software yang berbeza.
Dalam sesetengah keadaan, format mungkin akan berbeza mengikut data di
dalam sel – sebagai contoh, sesuatu nilai mungkin dipaparkan merah sekiranya
ia adalah negatif.

5
NO. KOD/ CODE NO WPP 6043 Page : 6 of : 7

x. Hamparan (Sheets)

Sel pada asalnya adalah merujuk kepada grid 2-dimensi yang ringkas. Mengikut
aliran masa, model ini telah berkembang menjadi 3 dimensi, malah dalam
sesetengah keadaan satu siri grid bernama, dikenali sebagai lembaran. Contoh-
contoh terkini membolehkan operasi secara songsang dan pusingan yang
membolehkan set data dipaparkan dalam pelbagai keadaan.

xi. Rujukan Sel (Cell Reference)

Satu rujukan sel boleh jadi kepada sel di dalam lembaran yang berbeza dalam
hamparan elektronik yang sama atau, dalam keadaan hamparan elektronik
perkongsian umum, kepada satu sel daripada hamparan elektronik yang
berbeza sama sekali.

Satu bentuk rujukan sel yang biasa dalam gaya “A1” mengandungi satu atau
dua huruf tidak sensitive untuk mengenalpasti lajur (sekiranya terdapat
sehingga 256 lajur: A-Z dan AA-IV) diikuti dengan satu baris nombor (cth.
Dalam lingkungan 1 - 65536). Salah satu bahagian boleh berkait (ia berubah
apabila formula dalam sel tersebut dialih atau dibuat salinan), atau kekal
(ditandakan dengan $ dihadapan bahagian yang dimaksudkan pada rujukan
sel). Gaya rujukan yang lama “R1C1” mengandungi huruf R, untuk baris
nombor, huruf C, dan lajur nombor; baris dan lajur berkaitan akan ditandakan
dengan meletakkan nombor tersebut dalam [ ]. Kebanyakan hamparan
elektronik kini menggunakan gaya A1, dan ada yang menyediakan gaya R1C1
sebagai pilihan.

Ia boleh merujuk kepada sel di hamparan elektronik perkongsian umum yang

mempunyai nama yang berbeza (atau lokasi) atau pada sel dalam fail yang
berasingan (bukannya fail yang sedang dibuka dan aktif) pada computer atau
rangkaian jaringan yang sama. Ia juga boleh merujuk kepada satu sel dalam
hamparan elektronik yang terbuka dan aktif dalam computer atau rangkaian
jaringan yang dijelaskan sebagai boleh dikongsi (menggunakan software).

Sel pada “lembaran” yang sama biasanya digelar sebagai:

= SHEET2!A1 (iaitu; sel pertama dalam lembaran 2 pada hamparan

elektronik yang
sama)

Terdapat implementasi hamparan elektronik yang membenarkan satu rujukan

sel kepada hamparan elektronik yang lain (bukannya fail yang dibuka dan aktif)
dalam computer atau network yang sama. Ia boleh juga merujuk kepada sel lain
yang dibuka dan aktif dalam hamparan elektronik pada computer atau network
yang sama dan ditetapkan sebagai boleh dikongsi. Rujukan-rujukan ini
mempunyai nama fail yang lengkap seperti:-

='C:\Documents and Settings\Username\My spreadsheets\[main sheet]Sheet1!

6
 NO. KOD/ CODE NO WPP 6043 Page : 7 of : 7

A1

Didalam satu hamparan elektronik, rujukan kepada sel akan dikemaskini secara
automatic apabila satu baris atau lajur baru ditambah atau dibuang. Perhatian
harus diberikan apabila menambah baris sebelum lajur jumlah sebenar untuk
memastikan jumlah sebenar tadi turut mengambilkira nilai dalam baris yang
baru ditambah.

xii. Julat Sel

Satu rujukan pada satu julat sel-sel biasanya dalam bentuk (A1:A6) yang
mengkhusus kepada kesemua sel dalam julat A1 sehingga A6. Formula A
seperti "=Sum(A1:A6)" akan menambah semua sel yang dikhususkan dan
meletakkan hasil di dalam sel yang mengandungi formula itu sendiri.

SOALAN / QUESTION(S):

1. Apa itu hamparan elektronik?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

2. Apa itu pengkalan data?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

RUJUKAN / REFERENCE:
1. PRITEC. 2003. Pre-Requisite. Information Sheet.