KOLEJ VOKASIONAL KERIAN

JALAN SIAKAP
34300 BAGAN SERAI
PERAK

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM / BPP 803 – HUMAN RESOURCES (HR) GENERAL
PROGRAM’S CODE & ADMINISTRATION
NAME
TAHAP / LEVEL L4

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI / K1 – PERFORM HUMAN RESOURCE (HR) GENERAL
COMPETENCY UNIT NO. ADMINISTRATION
AND TITLE
NO. DAN PENYATAAN 1) Determine Human Resource (HR) General Administration
AKTIVITI KERJA / WORK Workflow
ACTIVITIES NO. AND 2) Determine HR General Administration Function
STATEMENT

Muka Surat / Page : 1

NO. KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Drp / of : 10

TAJUK/ TITLE :
IDENTIFY HUMAN RESOURCE GENERAL ADMINISTRATION REQUIREMENT
(Mengenalpasti Keperluan Umum Pengurusan Sumber Manusia)

TUJUAN/PURPOSE :
Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memantapkan pengetahuan dan pemahaman
pelatih mengenai pentadbiran am sumber manusia (HR) mengikut (SOP) syarikat,
dasar syarikat dan undang-undang buruh.

1.0 IDENTIFY HUMAN RESOURCE GENERAL ADMINISTRATION REQUIREMENTS

(Mengenalpasti Keperluan Umum Pengurusan Sumber Manusia (HR)).
NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 2 Drp:9

1.1 Determine Human Resource (HR) General Administration Workflow

1.1.1 Definisi Pengurusan Sumber Manusia

Dua perkara penting dalam unit ini yang perlu diketahui ialah pengurusan
sumber manusia dan sumber manusia adalah dua perkara yang berbeza.

Sumber manusia bagi sesebuah organisasi adalah merupakan semua staf

yang merangkumi pekerja dan pengurus yang terdapat di dalam organisasi
tersebut

Sumber manusia merupakan sumber terpenting di dalam sesebuah

organisasi, di mana mereka ini menawarkn bakat, pengetahuan, kemahiran
dan pengalaman kepada organisasi. Tanpa sumber manusia, organisasi tidak
akan dapat bergerak malah tidak akan wujud.

Pengurusan sumber manusia adalah tugas semua pengurus. Setiap

pengurus akan terlibat dalam pengurusan sumber manusia. Walau
bagaimanapun, tugas pengurus sumber manusia dikoordinasasikan oleh
pengurus sumber manusia atau dikenali juga sebagai pengurus personel.

1.1.2 Peranan Pengurus Sumber Manusia

Pengurus sumber manusia dalam sebuah organisasi terlibat dalam

memastikan kelicinan perjalanan sumber manusia yang mana mereka
berperanan dalam :

a) Memberi perkhidmatan dan membantu pengurus lini dalam pengurusan

sumber manusia. Pengurus sumber manusia terlibat dalam proses
pengrekrutan, pemilihan, orientasi dan latihan pekerja, penyimpanan rekod
pekerja dan lain-lain aktiviti personel.

b) Menyediakan khidmat nasihat kepada pengurus lini yang berkaitan dengan

sumber manusia dengan memberikan khidmat nasihat yang berkaitan dengan
masalah-masalah disiplin pekerja, ganjaran, motivasi, pengrekrutan dan lain-
lain fungsi yang berkaitan dengan sumber manusia atau tenaga butuh.

c) Mengawal aktiviti-aktiviti yang berhubung dengan sumber manusia dalam

organisasi agar ia lebih seragam dengan memastikan semua pengurus
mematuhi pertaruran-peraturan organisasi ataupun kerajaan dalam proses
pengambilan pekerja, pemberian pampasan, latihan, kenaikan pangkat dan
sebagainya yang akan dijadikan panduan pengurus-pengurus lain dalam
organisasi.
NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 3 Drp:9

1.1.3 Proses Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan sumber manusia melibatkan keseluruhan organisasi, namun

demikian jabatan sumber manusia atau personel diberi tanggungjawab khusus
dalam mendapat, mengekal dan membangunkan tenaga kerja.
Tanggungjawab asas pengurusan sumber manusia adalah perancangan,
pengrekrutan, pemilihan, orientasi, latihan dan pembangunan, penilaian
prestasi, memberi ganjaran, kenaikan pangkat, pertukaran pekerja, penurunan
pangkat, tindakan disiplin dan perpisahan.

Berikut merupakan carta alir proses pengurusan sumber manusia:

Perancangan Pengrekrutan Pemilihan Orientasi

Sumber Manusia

Latihan dan Penilaian Ganjaran dan Perpisahan

Pembangunan Prestasi Pertukaran Jawatan

Rajah 1 : Proses Pengurusan Sumber Manusia

1.1.4 Standard Operating Procedures(SOP)

SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang

diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan
didokumentasikan secara tertulis yang memuatkan prosedur kerja secara
terperinci dan sistematik. Begitu juga dalam pengurusan sumber manusia,
SOP juga diwujudkan bagi memudahkan pihak pengurusan dan sumber
manusia yang lain untuk mengikuti, memahami dan menjadi garis panduan
sepanjang perkhidmatan. Antaranya ialah SOP :

 Pengambilan staf

Pengambilan dan pemilihan pekerja merupakan proses untuk

mendapatkan. menempatkan dan menggalakkan bakal pekerja yang
berpotensi untuk mengisi kekosongan jawatan yang sedia ada atau
jawatan yang bakal diwujudkan dalam sesebuah organisasi. Proses ini
amat penting bagi menjamin pengurusan sumber manusia dalam
sesebuah organisasi. Pengambilan dan pemilihan pekerja adalah suatu
proses yang berlainan tetapi berkait rapat antara satu sama lain.
NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 4 Drp:9

 Kenaikan pangkat

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pekerja

dalam rangkaian susunan Kepegawaian dan digunakan sebagai dasar
penggajian. Oleh sebab itu, setiap pekerja diletakkan dalam pangkat
tertentu.

Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas pengabdian

pekerja yang bersangkutan terhadap organisasi. Selain daripada itu,
kenaikan pangkat juga dimaksudkan sebagai dorongan kepada pekerja
untuk lebih meningkatkan pengabdiannya. Oleh itu, kenaikan pangkat
diberikan kepada orang yang tepat dan tepat waktunya.

 Penamatan kontrak

Penamatan kontrak bermaksud pemberhentian perkhidmatan akibat

penutupan syarikat dan berlebihan pekerja. Keadaan berlebihan pekerja
yang berlaku adalah berikutan daripada beberapa sebab seperti
penyusunan semula syarikat, pengurangan pengeluaran, penggabungan
syarikat, perubahan teknologi, pengambilalihan syarikat dan lain-lain. Ini
termasuk jenis-jenis penamatan kontrak perkhidmatan akibat tindakan
disiplin dan pemecatan terhadap pekerja. 

 Permohonan cuti

Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang dibenarkan dalam jangka
waktu tertentu. Cuti diberikan dalam rangka usaha menjamin kesegaran
jasmani dan rohani, maka kepada pekerja yang telah berkhidmat selama
jangka waktu tertentu perlu diberikan cuti. Cuti adalah hak pekerja. Oleh
sebab itu pelaksanaan cuti hanya dapat ditunda dalam jangka waktu
tertentu apabila kepentingan organisasi mendesak.

 Tuntutan elaun lebih masa

Kerja lebih masa adalah bermaksud kerja yang dijalankan di luar waktu
pejabat yang ditetapkan kepada seseorang pegawai sama ada waktu
bekerja pejabat atau waktu kerja pusingan atau waktu kerja berdasarkan
giliran.

 Penilaian prestasi

Penyeliaan yang baik adalah satu keperluan asas untuk kejayaan

sesebuah organisasi. Ia hendaklah ditumpukan kapada pembinaan dan
pembangunan sumber manusia. Setiap penyelia dan pengurus
mempunyai tanggungjawab dalam pembinaan itu. Jika ia diabaikan maka
penyeliaan yang berkesan tidak akan wujud. Di dalam usaha membina
dan membangunkan sumber manusia, penilaian prestasi di sesebuah
organisasi adalah menjadi sesuatu alat keperluan yang asasi. Melalui
NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 5 Drp:9

sistem penilaian prestasi, sesebuah organisasi itu akan memperolehi

maklumat mengenai prestasi seseorang individu dalam pekerjaanya
disamping potensinya untuk menjawat jawatan yang mempunyai
tanggungjawab yang lebih tinggi di masa hadapan. Pertumbuhan dan
perkembangan sesebuah organisasi bergantung kepada pasukan pekerja
yang terlatih dan bermotivasi .

1.2 Determine Human Resource General Administration Function

1.2.1 Fungsi Pengurusan Sumber Manusia

 Perancangan Sumber Manusia

Perancangan  sumber manusia adalah proses penyemakan semula

keperluan sumber manusia organisasi bagi memastikan bilangan pekerja
dan kemahiran yang diperlukan ada tersedia apabila diperlukan.

 Pembangunan Sumber Manusia

Melaksana dan mengawal pelan strategik sumber manusia selaras

dengan perubahan persekitaran bagi mencapai objektif dan matlamat
pembangunan organisasi dan sumber manusia Jabatan.

 Pampasan dan Kemudahan

Amalan pengurusan sumber manusia (HRM),pampasan membawa

maksud “ganjaran” atau “gaji dan faedah”.Mengurus atau mentadbir
pampasan bermaksud menyelia atau mengelola suatu bentuk sistem
upah,gaji dan lain-lain kemudahan yang ditawarkan oleh organisasi
kepada setiap pekerjanya. Bentuk-bentuk ganjaran yang ditawarkan
tersebut boleh dibahagikan kepada dua: ganjaran nampak dan ganjaran
tidak nampak .

 Keselamatan dan Kesihatan

Persekitaran di tempat kerja haruslah selamat dan tidak mendatangkan

sebarang risiko kepada para pekerja.
Di Malaysia, kerajaan telah melaksanakan satu usaha yang berterusan
terhadap pencapaian persekitaran kerja yang selamat dan sihat.
Pelaksanaan Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA) 1994,
usaha giat Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP) dan
inisiatif latihan oleh Institut Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Negara
(NIOSH) merupakan usaha yang diambil untuk menangani isu
kemalangan dan penyakit di tempat kerja. 
NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 6 Drp:9

 Perhubungan Industri

Hubungan industri adalah hubungan majikan dengan kesatuan sekerja

yang mewakili pekerja manakala hubungan pekerja dirujuk hubungan
terus majikan dengan pekerja yang tidak mempunyai kesatuan sekerja.

 Penyelidikan Sumber Manusia

Membuat perancangan berdasarkan penyelidikan tentang peranan dan

aktiviti yang telah dijalankan oleh bahagian pengurusan sumber manusia.
Pengurusan sumber manusia ini hendaklah sentiasa memastikan bahawa
peruntukan sumber dimaksimumkan demi meningkatkan prestasi.

1.2.2 Ganjaran dan Faedah

Program ganjaran dan faedah ini yang lazimnya ditadbir oleh Jabatan Sumber
Manusia dan ia merupakan bahagian yang penting kerana kerana ianya dapat
mempengaruhi sikap, keputusan dan prestasi pekerja. Seperti yang diketahui
apabila sesebuah organisasi itu berfungsi, ia telah menggariskan misi dan
objektif organisasinya. Oleh itu organisasi perlu menyediakan dan
mengekalkan pekerjanya yang bukan sahaja berkelayakan tetapi juga
bermotivasi untuk mencapai misi dan objektif yang telah ditetapkan oleh
syarikat. Bagi mencapai hasrat ini, sesebuah organisasi perlu menyediakan
ganjaran dan faedah yang sewajarnya agar setimpal dengan sumbangan
yang diberikan oleh pekerjanya. Pada hari ini, pemberian gaji dan faedah telah
menjadi perkara biasa sebagai ganjaran kepada pekerja.

Dasar dan amalan pampasan organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor

termasuk faktor dalaman dan faktor luaran. Antara faktor-faktor ini
termasuklah kedudukan kewangan organisasi, pengaruh kesatuan sekerja,
undang-undang pampasan dan keadaan pasaran buruh. Selain dari faktor
tersebut, penentuan pemberian ganjaran dalam bentuk kewangan kepada
pekerja, biasanya pihak organisasi akan memberi pertimbangan terhadap
perkara-perkara seperti:

1. Faktor pekerja seperti prestasi, pengalaman dan kelayakan.

2. Faktor kerja seperti tugas, tanggungjawab dan keadaan kerja.
3. Jumlah yang dibayar oleh organisasi lain terutama organisasi yang
menjalankan industri yang sama.

Pengurusan ganjaran meliputi gaji, upah dan faedah. Untuk mendefinisikan

ganjaran dan faedah, adalah lebih baik jika diteliti terma-terma yang lazim
digunakan dalam pengurusan ganjaran.

Gaji asas
NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 7 Drp:9

Ia merupakan gaji asas yang telah dipersetujui oleh pekerja dalam kontraknya.
Ia merupakan jumlah wang yang telah dijangkakan oleh pekerja selaras
dengan sumbangan yang diberikan kepada syarikat.

Jumlah Tunai

Jumlah tunai merupakan amaun asas yang dibayar ditambah dengan elemen-
elemen pembolehubah seperti bonus, keuntungan syarikat yang dijangkakan
oleh pekerja untuk diperolehi. Ia merupakan jumlah amaun tunai yang
seharusnya dibayar.

Jumlah upah

Jumlah upah merupakan jumlah nilai pakej ganjaran termasuk nilai yang telah
ditetapkan atau sebarang faedah yang telah dijanjikan oleh syarikat.

 Faedah

Faedah-faedah pekerja adalah bahagian yang penting dalam pakej pampasan

pekerja. Pada keseluruhanyan, faedah-faedah diberikan kepada pekerja
kerana keahlian mereka dalam organisasi dan bukannya berdasarkan prestasi
atau produktiviti mereka.

Antara faedah-faedah yang lazimnya diberikan kepada pekerja:

 Insuran/ Takaful nyawa

 Faedah Perubatan
 Faedah Pergigian
 Faedah Keupayaan
 Kemudahan Pinjaman

Kepentingan Ganjaran dan Faedah

Adalah menjadi kewajipan bagi sesebuah organisasi untuk memberi ganjaran

dan faedah kepada pekerja-pekeja mereka setimpal dengan tenaga kerja
yang telah dicurahkan. Kepentingan ganjaran dan faedah ini sememangnya
tidak dapat dinafikan.

Jika para pekerja tidak berpuas hati dengan ganjaran dan faedah yang
diberikan, maka ini akan menyebabakan wujudnya masalah-masalah seperti
ponteng kerja, kadar pusingan kerja pekerja yang tinggi, penurunan
produktiviti dan ketidaksungguhan bekerja. Justeru itu, kepentingan ganjaran
dan faedah boleh didasarkan atas sebab-sebab yang berikut:-

 Menarik lebih ramai individu untuk menyertai organisasi tersebut

NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 8 Drp:9

Apabila sesebuah organisasi itu menyediakan ganjaran dan faedah yang

menarik kepada pekerja-pekerja mereka, maka lebih ramai orang luar akan
tertarik untuk menyertai organisasi tersebut. Kebanyakan orang biasanya
akan membandingkan ganjaran-ganjaran dan faedah yang ditawarkan oleh
organisasi-organisasi yang mempunyai persamaan dari segi jenis pekerjaan.
Sudah tentulah organisasi yang mempunyai kelebihan dari segi ganjaran dan
faedah yang akan menjadi pilihan.

 Dapat mengekalkan pekerja yang sedia ada

Pekerja merupakan aset terpenting dalam apa jua organisasi. Apabila

seseorang pekerja itu berpuashati dengan pekerjaan mereka apatah lagi
diberikan ganjaran luaran berbentuk wang ringgit serta kenaikan pangkat dan
ganjaran dalaman seperti penghargaan terhadap tugas yang dilakukan,
kepuasan diri dan persaingan yang sihat maka pekerja-pekerja ini sudah
tentunya akan terus berkhidmat di dalam organisasi tersebut. Pelbagai faedah
yang ditawarkan oleh organisasi seperti kemudahan perubatan dan pusat
penjagaan kanak-kanak tidak kurang juga pentingnya untuk mengekalkan
para pekerja.

 Meningkatkan moral pekerja yang secara tidak langsung

meningkatkan produktiviti

Para pekerja pastinya merasa diri mereka dihargai apabila kebajikan mereka
tidak terabai. Pihak pengurusan seharusnya tidak memandang remeh ke atas
kebajikan pekerja. Pekerja yang berpuashati dengan ganjaran dan faedah
yang diberi kepada mereka tidak akan mendatangkan masalah kepada
majikan. Sebaliknya, mereka akan terus bekerja bersungguh-sungguh dan
secara tidak langsung produktiviti pastinya akan meningkat.

 Sebagai jaminan perlindungan kepada pekerja

Ganjaran dan faedah yang diberi oleh sesebuah organisasi itu amatlah
penting sebagai jaminan dan simpanan hari tua seseorang pekerja. Ganjaran
yang diberi memberi jaminan agar keperluan harian dan pembelajaran anak-
anak dapat dipenuhi. Sementara faedah pula memberi perlindunagn kepada
pekerja sekiranya pekerja tersebut ditimpa bencana atau kemalangan semasa
bekerja. Dengan ini faedah-faedah yang ditawarkan itu akan menolong
pekerja mengekalkan taraf kehidupan mereka.

1.2.3 Masalah Pekerja

Tidak semua pekerja yang diambil bertugas akan menjalankan tugas seperti
dikehendaki. Terdapat sebahagian dari pekerja yang sering menimbulkan
masalah seperti ketidakhadiran kedatangan, prestasi kerja yang tidak
memuaskan, kecuaian, salahlaku, kesalahan jenayah, ingkar arahan, tidak
NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 9 Drp:9

produktif dan sebagainya. Pekerja-pekerja seperti ini jika tidak diambil

tindakan bukan sahaja produktiviti pekerja tersebut terjejas tetapi ianya juga
mungkin menyebabkan pekerja-pekerja lain tidak berpuashati dan mungkin
juga mengikut jejak pekerja-pekerja bermasalah tersebut. 

Antara jenis-jenis masalah yang dilakukan oleh pekerja adalah :

1. Datang lewat ke tempat kerja

2. Berpakaian yang tidak mengikut etika
3. Ingkar perintah
4. Bergaduh dengan rakan sekerja
5. Berprestasi rendah
6. Ponteng tugas
7. Kurang berpengetahuan dengan tugas yang dipertanggung jawabkan
8. Malas belajar
9. Kurang berkomunikasi

Beberapa perkara perlu dilakukan bagi mengurangkan masalah pekerja ialah :

1. Pastikan sistem dan prosedur kerja berkesan dan senang difahami.

Contoh: Semua pekerja termasuk pekerja baru perlu diberitahu sejelas-
jelasnya mengenai tugas-tugas yang harus dibuat dan prosedur untuk
melakukannya.
2. Sistem insentif perlu dihubungkaitkan dengan prestasi pekerja.
3. Pastikan keberkesanan saluran komunikasi (perhubungan). Setiap
pengurus dan penyelia perlu dilatih menggunakan cara efektif dalam
perhubungan dengan pekerja bawahan agar dapat membantu mewujudkan
suasana harmoni di dalam pekerjaan.
4. Buat perancangan program latihan dan pembangunan pekerja yang tepat,
mencukupi dan secara menyeluruh. Kenalpasti objektif-objektif latihan dan
pembangunan yang perlu dicapai. Pekerja yang mahir dalam menjalankan
tugasnya akan menjadi lebih bermotivasi.
5. Pastikan gaya dan cara kepimpinan di dalam organisasi dan budaya
korporat dapat membantu meningkatkan motivasi pekerja.
6. Tangani masalah peribadi pekerja mengikut cara yang telah diterima
sebagai efektif.

Walau bagaimanapun, latar belakang pekerja, keperibadian, falsafah hidupnya

dan sebagainya boleh menghalang pekerja berkenaan untuk memperbaiki
prestasinya. 

Rujukan;
NO KOD / CODE NO. FB-025-4:2012-EO1/P(1/3) Muka: 10 Drp:9

Buku Pengurusan Sumber Manusia (Ab. Aziz Yusof) Pearson Prentice Hall

Buku Pengurusan Sumber Manusia (Maimunah Aminuddin) Penerbit Fajar Bakti