JABATAN PERNIAGAAN

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG

71600 JELEBU
NEGERI SEMBILAN

KERTAS PENERANGAN 4
PROGRAM

KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN

KOD MODUL

BKP 701

TAJUK MODUL

ADMINISTRATIVE STAFF DEVELOPMENT MANAGEMENT

TAHAP

2 SEMESTER 3

KREDIT UNIT

4.0

JAM PERTEMUAN

6.0 HOURS / WEEK

KOMPETENSI

04 : DEVELOP DEPARTMENTAL SUCCESSION PLAN

LEARNING
STANDARD
/STANDARD
PEMBELAJARAN
NO KOD

1. Obtain staff performance review

2. Develop departmental succession plan.
3. Submit departmental succession plan to superior for
approval.
BKP 701 / C-04

Muka : 1 Drp : 10

NAMA CALON:
No. Kad Pengenalan
No. Angka Giliran

TAJUK / : DEVELOP DEPARTMENTAL SUCCESSION PLAN

TUJUAN /:
PURPOSE

Membangunkan tenaga kerja yang kompeten selaras dengan penerangan

SOP dan kerja di Syarikat.

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(4/6)

Muka:

2 Drp: 10

NO KOD / CODE NO.

1.0

BKP 701-KP-(4/6)

Muka:

3 Drp: 10

PERANCANGAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLAN)

1.1

Perancangan penggantian adalah keputusan jelas oleh organisasi untuk

memupuk dan menggalakkan pembangunan berterusan para pekerja, dan
memastikan bahawa jawatan yang penting dapat mengekalkan beberapa
ukuran kestabilan, sekali gus membolehkan organisasi mencapai objektif
perniagaan.

1.2

Kebiasaanya, perancangan penggantian adakalanya mengambil pendekatan

penggantian, sering tertumpuan kepada jawatan peringkat eksekutif. Satu
atau dua pengganti dikenal pasti dan dipilih, mungkin berdasarkan input
eksklusif penyelia mereka, dan kemudian diletakkan dalam laluan pantas ke
kedudukan kanan.

1.3

Namun bagaimanapun, perancangan penggantian telah berkembang menjadi

satu proses yang boleh digunakan untuk:
a. menambah sumber manusia sebuah organisasi pada tahap yang luas
atau khusus.
b. mengenal pasti, menilai dan membangunkan pengetahuan pekerja ,
kemahiran dan kebolehan untuk memenuhi keperluan kakitangan
semasa dan masa depan organisasi.
c. memastikan bekalan bakat yang berterusan dengan membantu
pekerja membangunkan potensi mereka, sebagai pengganti bagi
jawatan utama jabatan.

1.4

Beberapa perkara yang dilakukan dalam perancangan penggantian adalah

seperti berikut:
a. Mengetahui tugas pada pelbagai peringkat, jika keluarkan , akan
menyebabkan kerugian yang besar kepada organisasi, dan pekerjaan
ini mewakili risiko pengekalan (risk retention) yang terbaik.
b. Mengetahui pekerja mana yang menunjukkan minat dalam kedua-dua
jangka masa pendek dan panjang adalah berpotensi untuk ke posisi
utama.
c. Pelaburan penting untuk memastikan pekerja mempunyai
pembelajaran, pembangunan dan peluang latihan yang sesuai dan
berstruktur untuk memenuhi potensi mereka.
d. Menjajarkan perancangan penggantian dengan matlamat perniagaan
semasa, yang dijangka dan objektif.

1.5

Pengurusan penggantian terutamanya mengetahui tentang keperluan

organisasi dan pekerjanya dan membangunkan kapasiti untuk menangani
isu-isu berbangkit yang boleh atau akan memberi kesan kepada
kesinambungan perniagaan.

NO KOD / CODE NO.

BKP 701-KP-(4/6)

Muka:

4 Drp: 10

PERANCANGAN PENGGANTIAN MEYOKONG PERANCANGAN TENAGA KERJA.

Sumber Manusia /
Perancangan Tenaga Kerja

Mengkaji semula matlamat dan objektif.

Menjalankan imbasan pada persekitaran

Proses Perancangan
Penggantian

Menguruskan analisis jurang tenaga kerja Mengenalpasti posisi utama atau posisi kumpulan

Mengenalpasti kompetensi bagi posisi/kumpulan

Mengenalpasti dan menilai potensi calon

Merancang pembelajaran dan pembangunan

Menetapkan kepentingan HR dan bangunkan startegi

Melaksanakan dan menilai strategi

Melaksanakan strategi dan menilai keberkesanan

NO KOD / CODE NO.

Muka:

5 Drp: 10

PROSES PERANCANGAN PENGGANTIAN

2.1

Adalah penting untuk mengakui bahawa perancangan penggantian akan

sedikit berbeza di antara organisasi. Sumber berbeza, bentuk organisasi
berbeza dan sikap berbeza semua bermakna yang perancangan penggantian
perlulah fleksibel dan mudah disesuaikan untuk menampung pelbagai
keperluan dan mencapai kesinambungan perniagaan.

2.2

Walau bagaimanapun, terdapat rangka kerja umum yang boleh digunakan

sebagai asas dan panduan aktiviti perancangan penggantian. Rangka kerja ini
melibatkan :

KENALPASTI KOMPETENSI
KENALPASTI DAN NILAIKAN POTENSI
CALON
RANCANG PEMBELAJARAN DAN
PEMBANGUNAN
LAKSANAKAN DAN BUAT PENILAIAN

LANGKA
H1
LANGKA
H2
LANGKA
H3
LANGKA
H4
LANGKA
H5

KENALPASTI POSISI
UTAMA/KUMPULAN UTAMA

2.0

BKP 701-KP-(4/6)

Rajah 2: Proses merangka perancangan penggantian.

NO KOD / CODE NO.

Muka:

6 Drp: 10

LANGKAH 1: KENALPASTI POSISI UTAMA ATAU KUMPULAN UTAMA.

3.1

Posisi utama atau kumpulan pekerjaan boleh ditakrifkan dalam pelbagai cara,
tetapi dua kriteria penting yang perlu dipertimbangkan adalah aspek kritikal
dan risiko pengekalan (retention risk).

3.2

Posisi yang kritikal adalah salah satu posisi yang jika ia kosong, akan
memberi kesan dari segi keselamatan, operasi peralatan, operasi kewangan,
kecekapan , pendapat umum dan sebagainya.

3.3

Risiko pengekalan merujuk kepada jangkaan perubahan atau peralihan

pekerja contohnya seperti persaraan atau sejarah pusingan. Dengan
memeriksa kriteria pada skala rendah ke tinggi, organisasi dapat menentukan
posisi yang diperlukan bagi perancangan jangkamasa pendek dan panjang.

3.4

Analisis jurang merupakan sabahagian daripada perancangan tenaga kerja

yang boleh membantu untuk mengenalpasti posisi utama atau kumpulan
utama. Maklumat yang diperlukan untuk membantu mengenalpasti posisi
utama adalah:

Objektif dan matlamat strategik semasa serta

akan datang.
Jangkaan Persaraan
Kadar pusingan/perolehan
Kekosongan semasa dan yang dijangka
Tukar kepada program dan perkhidmatan yang
sedia ada.
Fungsi yang khusus

1
2
3
4
5
6

3.0

BKP 701-KP-(4/6)

Rajah 3: maklumat yang membantu mengenalpasti posisi utama.

NO KOD / CODE NO.

4.0

BKP 701-KP-(4/6)

Muka:

7 Drp: 10

LANGKAH 2: MENGENALPASTI KOMPETENSI

4.1

Setiap posisi mempunyai ciri-ciri pengetahuan, kemahiran dan kebolehan

yang diperlukan daripada pekerja yang akan mengisi posisi tersebut.

4.2

Oleh itu, pengetahuan tentang kompetensi kerja amat penting dalam

pengambilan baru dan merupakan asas utama untuk mengukur potensi calon
yang berminat.

4.3

Walau bagaimanapun, perancangan penggantian menyediakan peluang untuk

mengkaji semula kompetensi yang secara amnya dikaitkan dengan tugas
tersebut, terutamanya yang berkaitan dengan matlamat dan objektif semasa.

4.4

Beberapa cara yang dapat menentukan dan membina kompetensi yang

diperlukan adalah seperti berikut:
mengkaji skop kerja, iklan, dan kriteria
kecemerlangan yang relevan.
menemuramah penyandang dan bekas pemegang
tugas
menemuramah penyelia , pelanggan dan pihak
berkepentingan yang lain
mengendalikan kumpulan tumpuan dan tinjauan
mengkaji semula mana-mana program
pembangunan yang sedia ada.
mengkaji nilai organisasi

Rajah 4: cara menentukan kompetensi

NO KOD / CODE NO.

5.0

BKP 701-KP-(4/6)

Muka:

8 Drp: 10

LANGKAH 3: MENGENALPASTI DAN MENILAI POTENSI CALON

5.1

Tujuan utama dalam mengenalpasti dan menilai pekerja terhadap kompetensi

asas tugas adalah untuk membantu pekerja memberi tumpuan pada
pembelajaran dan peluang pembangunan dalam menyiapkan diri menjadi
tunggak dalam organisasi.

5.2

Kaedah tradisional dalam perancangan penggantian berpotensi untuk menjadi

proses pemilihan sebelah pihak sahaja iaitu organisasi mengenalpasti posisi
utama, eksekutif pula akan memilih calon yang paling berkelayakkan untuk
persiapan atau latihan.

5.3

Manakala, mendekatan moden kini terhadap perancangan penggantian

mencadangkan ketelusan dan kebolehpercayaan adalah latihan terbaik
kepada organisasi.
Pengambilan dalam perkhidmatan awam adalah
berdasarkan kecemerlangan, keadilan dan hormat. Konsep ini dikekalkan dan
disokong dalam proses perancangan penggantian.

5.4

Bagi memperlihatkan kesemua nilai, perancangan penggantian perlulah:

a. Tidak dipengaruhi dan bebas bersifat peribadi.
b. Berasaskan kecemerlangan
c. Disampaikan kepada dan difahami semua kakitangan
d. Telus dalam semua peringkat proses perancangan.

5.5

Dalam keadaan ini, pengenalan diri merupakan titik permulaan untuk melihat
pekerja mana yang menunjukkan minat untuk peranan kepimpinan, kemajuan
kerjaya dan lain-lainpeluang pembelajaran dan pembangunan.

5.6

Beberapa cara untuk mendapatkan pengenalan diri termasuk:

Menyebarkan penyataan
Pekerja
minat. berbincang tentang
matlamat
kerjayainventori
dan objektif
Membangunkan
dengan
penyelia.
kemahiran
pekerja dan minat
kerjaya.
Rajah 4: kaedah bagi mendapatkan pengenalan diri pekerja.

NO KOD / CODE NO.

6.0

BKP 701-KP-(4/6)

Muka:

9 Drp: 10

5.7

Berikut merupakan beberapa kaedah yang boleh digunakan untuk

mengenalpasti potensi calon apabila kelompok calon yang berminat telah
dikumpulkan dan ditubuhkan:
a. Ujian bertulis
b. Temubual calon
c. Mengkaji Resume/CV
d. Menjalankan simulasi latihan kerja
e. Mengkaji pencapaian
f. Semakan rujukan
g. Mesyuarat meneliti bakat

5.8

Langkah ini dalam perancangan penggantian mirip kepada latihan

pengambilan yang sedia ada, tetapi perancangan penggantian maju setapak
dengan membantu calon yang berminat meningkatkan dan membangunkan
kemahiran bagi menghadapi latihan pengambilan secara formal apabila posisi
yang berkenaan telah kosong.

LANGKAH 4: PELAN PEMBELAJARAN DAN PEMBANGUNAN

6.1

Apabila calon yang berkelayakan telah dikenalpasti berdasarkan minat dan

potensi mereka untuk berjaya dalam posisi utama, organisasi perlu
memastikan pekerja-pekerja ini diberikan fokus kepada peluang pembelajaran
dan pembangunan.

6.2

Beberapa perkara penting perlu diingatkan apabila membangunkan pelan

pembelajaran dan pembangunan adalah:
(a) Pelan perlulah fokus kepada mengurangkan jurang di antara
kompetensi yang dijangkakan dengan pengetahuan, kemahiran dan
kebolehan sedia ada calon.
(b) Menguruskan jangkaan perancangan penggantian moden kini
berdasarkan kepada pembelajaran dan pembangunan bagi memenuhi
potensi calon berbanding dengan mengisi kekosongan.
(c) Terdapat pelbagai peluang pembelajaran dan pembangunan yang
perlu dipertimbangkan, termasuklah:
i.
Tugasan kerja yang dapat meningkatkan dan membangunkan
kompetensi calon.
ii.
Kitaran kerja.
iii.
Latihan secara formal.
(d) Pastikan strategi yang tepat digunakan bagi menyokong penyampaian
pembelajaran dan pembangunan koporat kepada calon, termasuklah:
i.
Bimbingan dan latihan.
ii.
Dokumentasikan pengetahuan kritikal.
iii.
Temuduga keluar.
iv.
Menubuhkan komuniti latihan.

NO KOD / CODE NO.

7.0

BKP 701-KP-(4/6)

Muka:

10 Drp: 10

LANGKAH 5: PELAKSANAAN DAN PENILAIAN

7.1

Penilaian perancangan penggantian dapat membantu memastikan

keberkesanan proses dengan menyediakan maklumat seperti berikut:
(a) Bagaimana proses beroperasi hubungan di antara input, aktiviti,
output dan hasil.
(b) Impak proses kepada matlamat dan objektif yang ditetapkan.
(c) Kefungsian kekuatan dan kelemahan
(d) Potensi jurang dalam perancangan dan andaian.
(e) Kos keberkesanan dan kos faedah.

7.2

Perancangan untuk mengumpulkan dan menilai maklumat ini akan

memastikan organisasi memantau aktiviti, mengukur kejayaan dengan betul
dan mengubahsuai proses kerja berdasarkan bukti-bukti yang diberikan.

7.3

Beberapa persoalan yang perlu dititikberatkan oleh jabatan termasukalah:

(a) Adakah kesemua tugas utama telah dikenalpasti dan mempunyai
pelan penggantian.
(b) Apakah kesan pelan penggantian dalam posisi utama terhadap
kelancaran perniagaan.
(c) Adakah calon-calon yang telah berjaya menunjukkan prestasi yang
baik dalam posisi baru mereka?
(d) Apakah kesan daripada usaha pembelajaran dan pembangunan?
Adakah pekerja sudah bersedia untuk bersaing bagi memenuhi
kekosongan posisi utama?
(e) Adakah kelompok calon pelbagai dan menunjukkan nilai-nilai ekuiti
pekerjaan.
(f) Apakah bahagian yang perlu ditambah baik dalam proses
perangcangan penggantian?

7.4

Apabila pelan penggantian telah ditubuhkan adalah penting untuk

menjalankan pemantau terhadap keefisienan dan keberkesanan pelan.

7.5

Oleh yang demikian, setiap pelan penggantian perlu dibangunkan dengan

rangka kerja penilaian bagi mengukur perkembangan dan kejayaan, serta
memberikan sebarang bukti bagi menyokong perubahan pada proses
perancangan penggantian.

RUJUKAN
Succession Planning and Management Guide, HR Policy and Planning Division. (April,
2008). Public Service Secretariat. Newfoundland and Labrador.