PUSAT LATIHAN PENGAJAR DAN

KEMAHIRAN LANJUTAN ( CIAST )

PETI SURAT 7012 JALAN PETANI 19/1
SEKSYEN 19, 40900 SHAH ALAM
SELANGOR DARUL EHSAN

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM /
BPP / DIPLOMA PENGURUSAN PERNIAGAAN
PROGRAM’S CODE &
NAME
TAHAP / LEVEL 4 SEMESTER 4

NO. DAN TAJUK UNIT BPP8033 – STAFF PERFORMANCE APPRAISAL

KOMPETENSI / FB-025-4:2012-C07 : ADMINISTRATIVE STAFF
COMPETENCY UNIT NO. PERFORMANCE APPRAISAL
AND TITLE

1. IDENTIFYING ADMINISTRATIVE STAFF

PERFORMANCE APPRAISAL REQUIREMENTS
NO. DAN PENYATAAN 2. CONDUCTING ADMINISTRATIVE STAFF
AKTIVITI KERJA / WORK PERFORMANCE APPRAISAL
ACTIVITIES NO. AND
STATEMENT 3. ANALYZING STAFF PERFORMANCE APPRAISAL
4. REPORTING STAFF PERFORMANCE APPRAISAL
PROCESS

FB-025-4: 2012-C07 Muka Surat / Page : 1

NO. KOD / CODE NO.
-C01/P(3/4) Drp / of : 13

TOPIC / TAJUK:

ANALYZE STAFF PERFORMANCE APPRAISAL

MENGANALISIS PENILAIAN PRESTASI PEKERJA

TUJUAN PEMBELAJARAN / INSTRUCTIONAL AIMS :

Pelatih mesti boleh / Trainees should be able to :

3.1 Check effectiveness and compliance of performance appraisal

3.2 Check accuracy and transparency of performance evaluation finding
3.3 Assess suitability of the recommendation
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

3.0 ANALYZING STAFF PERFORMANCE APPRAISAL

MENGANALISIS PENILAIAN PRESTASI PEKERJA
3.1 CHECK EFFECTIVENESS AND COMPLIANCE OF PERFORMANCE
APPRAISAL
KEBERKESANAN DAN PEMATUHAN PENILAIAN PRESTASI

Tujuan penilaian prestasi adalah untuk memastikan prestasi pekerja adalah berkualiti
disamping mengekalkan pekerja yang berkelayakkan dan memudahkan pemahaman mengenai
harapan ataupun jangkaan di antara penyelia dan pekerja.

Penilaian prestasi menawarkan penyelia dengan laporan mengenai peluang yang ada bagi
membincangkan kekurangan prestasi semasa (jika ada), matlamat berkaitan masa depan,
matlamat kerjaya dan matlamat kemajuan kerjaya. Perbandingan hanya dibuat antara prestasi
pekerja dan deskripsi kerja semasa di dalam fail dengan bahagian Sumber Manusia.

3.1.1 Tanggungjawab pekerja semasa proses penilaian termasuklah:

1. Memahami tanggungjawab jawatan yang disandang
2. Memahami jangkaan penyelia
3. Mengekalkan komunikasi terbuka
4. Meneroka cara-cara untuk melakukan kerja yang lebih baik
5. Memberikan maklum balas kepada penyelia mengenai sokongan
beliau
kepada pekerja

3.1.2 Manakala tanggungjawab penyelia dalam proses penilaian adalah

seperti berikut:
1. Memberikan sokongan dan bimbingan supaya pekerja dapat
melaksanakan tanggungjawab sepenuhnya
2. Mencatat prestasi pekerja sepanjang tahun untuk memberi maklum
balas terhadap pekerja dalam penilaian (Penyelia perlu memberi pujian
dan amaran mengenai masalah yang timbul)
3. Mewujudkan suasana yang mana kedua-dua pihak boleh berkomunikasi
secara terbuka
4. Meminta maklum balas mengenai proses penyeliaan yang lebih berkesan

3.1.3 Kebekesanan penilaian prestasi

A) Terdapat beberapa faktor yang boleh mempengaruhi prestasi yang dibuat

oleh seseorang pengurus. Antara faktor yang boleh mempengaruhi pemikiran
pengurus adalah :-
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

1. Umur, pengalaman pengurus dan pekerja.

2. Personaliti
3. Jantina dan Bangsa
4. Hubungan kekeluargaan
5. Prestasi pekerja yang lepas dan sekarang.
6. Kebimbangan penilai/pengurus dan reaksi individu yang dinilai/pekerja.

B) Terdapat beberapa garis panduan yang perlu diikuti oleh penilai semasa
temubual proses penilaian prestasi. Antaranya ialah :-

1. Mereka harus merancang dengan teliti pertemuan tersebut terlebih

dahulu. Ini bermakna idak hanya menggunakan pejabat yang tiada
gangguan tetapi penilai harus membaca segala dokumen yang berkaitan
untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan, pekerja harus bersiap
sedia untuk pertemuan dengan mengenal pasti prestasi mereka dan
boleh menjangkakan kadar prestasi mereka sebelum pertemuan
tersebut. Ini adalah penting kerana proses tersebut adalah dalam bentuk
2 hala dan tidak memerlukan kejutan bagi mana-mana pihak.
2. Penilai harus memastikan bahawa perjumpaan tersebut dikendalikan
dalam keadaan yang selesa dan tempat yang memberi penekanan
terhadap kaunseling, mengajar dan pembangunan peranan adalah
sebahagian daripada tanggungjawab pengurusan.
3. Penekanan perlu diberi terhadap aspek yang positif dalam prestasi dan
bukannya yang negatif namun begitu keseluruhan perlulah dibaiki.
4. Dalam membincangkan kekurangan keberkesanan prestasi, peluang
untuk meningkatkan prestasi harus ditekankan.
5. Pekerja harus digalakkan untuk bercakap dan pengurus harus
berbincang segala masalah yang dihadapainya dan harus diberi
penyelesaian terhadap masalah tersebut.
6. Tindakan perlu dipersetujui untuk menjelaskan segala masalah yang
dikenal pasti dan membangunkan pekerja yang terlibat.
7. Segala tindakan yang dipersetujui perlu dibuat agar pengukuran prestasi
dapat diteruskan.

8. Kadar prestasi akan mempengaruhi pemikiran pekerja semasa

perjumpaan. Oleh sebab itu adalah lebih baik segala perbincangan harus
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

di hindarkan daripada temubual penilaian yang lebih mengambil kira

terhadap pembangunan pekerja
9. Akhirnya perlu diingatkan penilaian temubual haruslah dirahsiakan.

C) Persiapan yang perlu dilakukan oleh penilai semasa penilaian

prestasi

1. Mendefinisikan piawai prestasi untuk diukur

Tugas dan tanggungjawab perlu dihurai dengan jelas.

Tentukan kayu pengukur dan hasil yang hendak di capai
Jelaskan matlamat dan piawai yang hendak dijangka
2. Membantu pekerja dalam meningkatkan prestasi

Pastikan memberi arahan yang jelas

Latihan yang mencukupi
Menyediakan sumber dan peralatan secukupnya dan persekitaran kerja
yang baik
3. Memerhati kerja-kerja yang dilakukan oleh pekerja

Gunakan pemerhatian formal dan tidak formal dalam membuat penilaian

Memberi tumpuan kepada aspek objektif yang boleh diukur, faktor
berkaitan dengan kerja seperti kedatangan, ketepatan, kuantiti dan kualiti
kerja dan lain-lain yang melibatkan piawai prestasi kerja.
4. Menyediakan maklum balas prestasi pekerja

Sediakan maklum balas terhadap permasalahan dan juga kemajuan

kerja.
Pastikan komunikasi dua hala yakni belajar untuk mendengar .
5. Mengambil langkah untuk membaiki prestasi kerja

Hukuman digunakan sebagai pilihan terakhir

Gunakan pendekatan penyelesaian masalah
6. Menyediakan peneguhan positif

Sediakan habuan yang berpatutan berdasarkan pencapaian dan

kemajuan kerja.

Berikan pengiktirafan segera ke atas sumbangan pekerja.

7. Memberi penekanan kepada matlamat, pencapaian dan usaha
pengembangan.
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

8. Memotivasikan pekerja dengan matlamat yang spesifik, jelas, mencabar

dan mampu dicapai dalam jangka masa yang sesuai.

D) Kunci kejayaan penilaian prestasi akan memastikan bahawa pengurus

mempunyai kewibawaan dalam proses tersebut dan terlatih serta prinsip
penilaian dapat diterima pakai oleh semua pekerja.

3.1.3 Prosedur Penilaian Prestasi Staf

Selepas pekerja melaksanakan pekerjaan (bekerja) selama minimum 90 hari

atau maksimum 6 bulan, pengurus perlu memberi maklum balas mengenai
prestasi pekerja tersebut supaya pekerja tersebut sentiasa melakukan tugasnya
dengan betul.

1. Kebanyakan syarikat akan melaksanakan penilaian prestasi

pertengahan tahun dan juga penilaian akhir tahun. Syarikat biasanya
menyediakan borang penilaian prestasi yang standard untuk digunakan
oleh pengurus semasa menilai prestasi pekerja bawahan mereka.

2. Kriteria yang perlu dipilih oleh penyelia ketika menyediakan dan

membuat penilaian prestasi ke atas prestasi kakitangan, akan memberi
pengaruh yang besar ke atas apa yang pekerja hendak lakukan.

Tiga bentuk penilaian yang diperlukan dalam membuat penilaian ke atas

pekerja adalah hasil kerja individu, perlakuan dan perangai.

2.1 Hasil Kerja Individu.

Jika hasil kerja diambil kira berbanding dengan keupayaan, maka

penyelia perlu membuat penilaian keatas hasil kerja akhir. Sebagai
contoh, melalui penilaian berdasarkan hasil kerja seseorang pencuci
karpet perlu dinilai berdasarkan berapa banyakkah bilangan meter
persegi karpet yang boleh dicucinya dalam sehari.
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

2.2 Perlakuan.

Dalam sesetengah kes, adalah sukar untuk mengenal pasti hasil sebenar
yang dikaitkan terus dengan tindakan seseorang pekerja itu. Keadaan ini
benar sekiranya kerja tersebut dilakukan secara individu berbanding
dengan secara berkumpulan.

Penilaian prestasi secara berkumpulan adalah lebih mudah dilakukan

tetapi kerjasama dari ahli kumpulan sukar untuk dibuat atau dikenal pasti.
Dalam jangka masa pendek, penilaian keatas pekerja tidak selalu
dilakukan. Dengan menggunakan contoh tadi, kelakuan pencuci karpet
yang boleh digunakan untuk penilaian prestasi adalah termasuk laporan
tentang keadaan kerja atau peralatan selepas kerja setiap hari.

2.3 Perangai.

Bila kita menilai seseorang berdasarkan kepada kebolehtahanan,

keyakinan, agressif, kesetian, kerjasama dan sebagainya, ia merupakan
penilaian berdasarkan perangainya. Menurut Michael J. Kavangh,
"Evaluating Performance," in in K. M. Rowland and G. R. Ferris (eds.),
Personnel Management. (Boston: Allyn & Bacon, 1982), pp. 187-126.

"Pakar-pakar bersetuju bahawa perangai boleh merendahkan mutu

keluaran dan perlakuan kriteria penilaian".

Perangai dirujuk sebagai potensi jangkaan terhadap prestasi dan bukan

prestasi sebenar. Jadi hubungan di antara perangai dan prestasi kerja
adalah terkecuali. Namun begitu faktor perangai masih lagi meluas
digunakan dalam organisasi untuk menilai prestasi pekerja atau
kakitangan.

3. Setiap bidang tugas pekerja perlu didokumentasikan dan

diskalakan dengan nombor bagi memudahkan pengurus untuk menilai
dan memberi komen. Ianya bermaksud, pengurus akan menggunakan
borang khas penilaian prestasi yang mana ianya terdiri daripada skala
nombor. Pengurus juga boleh meletakkan komen mengenai
penambahbaikan yang perlu dilakukan dan juga menyatakan pujian bagi
tugasan yang dijalankan dengan baik.
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

4. Selepas pengurus mendokumentasikan maklum balas yang diberi

kepada pekerja, pekerja boleh menyemak dan memberi respon kepada
skala dan komen yang dilakukan oleh pengurus. Pekerja boleh
mendapatkan penjelasan daripada pengurus mengenai komen yang
diberikan. Selain daripada itu, pekerja juga boleh menyuarakan jenis
latihan dan kursus yang diperlukan bagi meningkatkan kemahiran dan
pengetahuan dalam melakukan tugasan kerja dengan lebih baik.

5. Akhir sekali, pengurus dan pekerja akan menandatangani borong

penilaian prestasi pekerja yang telah siap diisi dan masing-masing akan
mendapat satu salinan untuk disimpan dalam fail peribadi. Salinan rasmi
akan dimasukkan kedalam fail pekerja yang berada di pejabat
pentadbiran sesebuah syarikat.

3.2 Ketepatan dan Ketelusan Penilaian Prestasi

Proses penilaian prestasi adalah sesuatu yang dialu-alukan. Walau bagaimanapun,

memahami proses penilaian prestasi dapat membantu pengurus dan pekerja menjalankan
penilaian yang lebih bermakna. Bagi memastikan ketepatan dan ketelusan penilaian
prestasi pekerja, beberapa langkah seperti berikut perlu dipatuhi.

1) Mewujudkan Fail

Bagi memastikan keberkesanan seorang pengurus dalam membantu pekerja

membangunkan kemahiran dan keupayaan mereka, adalah sangat penting proses
pengurusan prestasi didedahkan pada hari pertama pekerja. Pengurus ataupun penyelia
perlu mewujudkan satu fail bagi setiap pekerja dan merekod pencapaian, bidang yang perlu
diperbaiki dan maklum balas secara tetap sepanjang tahun.

2) Memberi maklum balas secara berkala

Maklum balas secara tetap perlu berlaku sekurang-kurangnya sekali setiap suku tahun dan
lebih kerap jika seseorang pekerja memerlukan galakan atau motivasi. Proses pengurusan
prestasi bermula dengan perancangan pekerja dan berakhir dengan penilaian kemajuan
pekerja. Pengurus dan pekerja perlu bertemu untuk membincangkan perancangan dan
matlamat sepanjang tahun. Maklum balas boleh diberikan dengan cara yang santai dengan
syarat ianya bertepatan dengan topik yang dibincangkan. Pengurus perlu sentiasa
mendokumenkan sebarang maklum balas diberikan kepada pekerja.
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

3) Masalah Disiplin

Sepanjang tahun, seorang pekerja mungkin akan terlibat dengan tingkah laku yang
memerlukan tindakan disiplin diambil. Pengurus perlu mendokumentasikan setiap tindakan
tatatertib yang diambil. Semua isu- isu disiplin dan penambahbaikan diambil kira semasa
melakukan penilaian prestasi tahunan.

CONTOH LAPORAN KAUNSELING

NAMA :MUHAMMAD AKID BIN SHAFIE
JAWATAN :KERANI
BAHAGIAN :PENTADBIRAN
LOKASI KAUNSELING :BILIK MESYUARAT
TARIKH :20 JULAI 2010
MASA : 10.30 PM
ADUAN YANG DITERIMA: -
1. KURANG BERGAUL DENGAN PEKERJA LAIN
2. MASALAH PENAMPILAN YANG TIDAK TERURUS

Laporan menunjukkan bahawa salah seorang kakitangan dari Syarikat Mega Sdn Bhd iaitu Muhammad Akid
Bin Shafie mempunyai sikap yang kurang bergaul dengan pekerja lain tetapi pekerja lain tidak mempunyai
sebarang masalah berkaitan prestasi kerjanya bahkan pekerjalain berharap dapat mengikut cara kerja yang
dilakukan oleh Akid. Tetapi Akid mempunyai masalah berkaitan dengan penampilan. Berdasarkan aduan
yang diterima, mereka tidakselesa dengan penampilan dan perawakan diri Akid yang tidak terurus. Ini sedikit
sebanyak menganggu suasana persekitaran kerja mereka.

Pada hari tersebut, saya sebagai Penyelia telah menyerahkan tugas kepada beliau dan saya juga bersetuju
tentang aduan berkaitan penampilan yang tidak terurus. Saya sebagai penyelia di syarikat tersebut telah
mengambil keputusan untuk memanggil Akid bagi membincangkan masalah tersebut. Saya telah
mengenalpasti masalah Akid iaitu kurang bergaul dengan pekerja lain dan juga penampilan yang tidak
terurus. Dan saya telah menanyakan sendiri kepada Akid apa punca- punca masalah berlaku terhadap
beliau. Antara punca- punca yang diberitahu adalah mempunyai sikap yang sangat pemalu, takut untuk
menegur rakan sekerja oleh disebabkan beliaumerasakan mereka tidak suka untuk bergaul dengan beliau,
dan beliau juga mempunyai sikapyang tidak suka bergaul dengan orang ramai. Beliau lebih suka
bersendirian kerana beliau menganggapkan lebih senang dan mudah untuk membuat kerja seorang diri
tanpa menyusahkan orang lain.

Seterusnya mengenai masalah penampilan yang tidak terurus pula berpunca daripada beliau tidak
mempunyai kewangan yang stabil kerana beliau mempunyai tanggungan untuk ditanggung olehnya. Selain
itu, pendapatan sebulan yang diperolehi itu juga tidak mencukupi. Dan setelah mendengar segala punca
masalah daripada Akid, sayatelah membuat beberapa cadangan bagi untuk menyelesaikan masalah
tersebut.

Antara cadangan penyelesaian adalah menghantar Akid mengikuti kursus-kursus bagi jatikan diri, memberi
semangat dan keyakinan diri kepada beliau. Menaikkan gaji kepada Akid bagi untuk menampung
keluarganya yang serba kekurangan. Dan oleh itu, temujanji sesi kauseling yangakan datang untuk
memastikan perkembangan yang selanjutnya.

Disediakan oleh, Pengesahan oleh

................................................ ..............................................
(NORHAYATI BINTI AWANG) (MUHAMMAD AKID SHAFIE)
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

CONTOH LAPORAN MASALAH DISIPLIN PEKERJA

4) Pengurusan Berdasarkan Objektif

Pengurusan berdasarkan objektif, atau MBOs, adalah satu lagi langkah dalam proses
penilaian prestasi yang digunakan untuk pekerja yang mempunyai matlamat yang jelas dan
langkah-langkah untuk mencapai setiap matlamat tersebut. Objektif perlu dikaji semula
setiap suku tahun untuk mengesan kemajuan atau mentakrifkan semula matlamat
sekiranya pencapaian tidak memuaskan.

5) Mengadakan Mesyuarat Penilaian

Setiap pengurus perlu menyediakan maklumat yang terperinci mengenai pekerja yang akan
dibincangkan dalam mesyuarat penilaian seperti yang telah dijadualkan. Prestasi pekerja
dinilai berdasarkan kepada kecekapan semasa bekerja, hubungan interpersonal, kemahiran
komunikasi dan juga kebolehan pekerja. Sesetengah majikan mengadakan sesi penilaian
kendiri dimana pekerja perlu menilai diri mereka sendiri.
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 10
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

Dalam kes seperti ini, pekerja perlu menyediakan komen beliau mengenai prestasi beliau
sepanjang tahun yang lalu. Kedua-dua pengurus dan pekerja hendaklah berasa selesa
semasa mesyuarat penilaian kerana tekanan hanya akan membuat agenda mesyuarat lebih
sukar dan tidak selesa.

Pengurus perlu mengakhiri perbincangan dengan mengambil kira perkara berikut :

1. Membuat ringkasan tentang apa yang telah dibincangkan dan dipersetujui.

2. Memberi peluang pekerja untuk bertindak balas dan menambah cadangan.
3. Memuji dan menghargai pekerja atas penglibatan untuk mengukuhkan prestasi pada
masa hadapan.
4. Setiap keputusan dicatat dan disusuli dengan tindakan.
5. Buat review kembali jika perlu dan jika ada masalah di luar jangkaan.

Bagaimana menggalakkan pekerja bercakap secara terbuka semasa perbincangan

mengenai Prestasi Kerja.

Beberapa kaedah dicadangkan.

1. Hendakalah bersikap sediaan untuk menjelaskan dan tidak cepat menghukum.

Pengurus tidak cepat menghukum ke atas prestasi kakitangan dan menuding

kesalahan kepada pekerja.
Contoh teguran

Penghakiman
Bagaimana awak boleh melakukan pekerjaan sebodoh itu?
Prestasi kerja anda tunujukkan melayakkan anda untuk diambil tindakan?

Memperjelaskan
Boleh awak terangkan kepada saya bagaimana perkara ini boleh berlaku?
Jelaskan kepada saya kenapa prestasi kerja nada merosot sekali pada tahun ini?

2. Hendaklah bersikap membantu bukan menggunakan kuasa

Kurangkan menngunakan kuasa semasa perbincangan kerana akan

membangkitkan kemarahan, kekecewaan dan ketidakpuashati di kalangan pekerja.

Menghormati kebolehan dan sumbangan pekerja dalam menyelesiakan masalah.

Kuasa
Ini adalah cara sepatutnya bagaimana kerja boleh dilakukan dengan tepat?
Tindakan anda yang sedemikian telah merugikan syarikat

Membantu
Apakah cadangan anda bagi membolehkan kerja ini siap tepat pada masanya?
Saya yakin terdapat cara lain yang lebih menguntungkan?
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 11
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

3. Menggalakan penglibatan bukan keangkuhkan

Pengurus yang terlalu menekankan kedudukan dan kuasa akan membina benteng
yang akan memisahkan mereka dengan pekerja.

Keangkuhan
Saya makan garam lebih dahulu daripada awak. Oleh itu cara inilah terbaik untuk
diikuti?
Saya adalah bos. Saya tahu apa yang saya lakukan

Penglibatan
Kami telah melakukan cara ini sejak lama dahulu dan sekarang saya mahu
pandangan
awak bagaimana ia boleh dibaiki?

Sungguhpun saya adalah bos disini saya bersedia menerima pandangan anda?

4. Bersedia menerima pandangan bukan bersikap memaksa

Biasakan semua perkara berkaitan dengan kerja akan diputuskan melalui

perbincangan dan rundingan dengan pekerja. Teriam pandangan orang lain untuk
rasa dihargai dan menaikan semangat pekerja serta kreativiti pekerja.

Tidak memaksa mereka menerima keputusan dan membuat perancangan kerja.

Memaksa
Ini adalah penyelesaian yang terbaik. Anda dikehendaki mematuhi sepenuhnya.

Cara inilah terbukti telah mendatangkan keuntungan sejak 5 tahun yang lalu

Menerima
Ini adalah penyelesian yang terbaik yang mampu saya buat. Walaupun
bagaimanapun saya sedia menerima pandangan lain yang lebih daripada anda.

Sungguhpun teknik ini paling menguntungkan sejak 5 tahun yang lalu, tetapi saya
yakin anda mempunyai idea untuk membuat pembaharuan?

Bentuk Soalan yang membantu perbincangan berkaitan prestasi

1. Soalan terbuka

Soalan yang pekerja boleh memberi pandangan diiringi dengan pernyataan perasaa
Contohnya apakah pendapat anda mengenai penilaian pretasi yang dijalankan di
jabatan anda.
Nyatakan cadangan yang ingin anda bagi untuk membaiki sistem penilaian prestasi
yang sedia ada.

2. Soalan memantul

Pemulangan kenyataan seseorang yang dibuat dalam bentuk soalan.kemahiran

 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 12
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

pendengaran yang baik diperlukan dalam pembinaan soalan yang berbentuk

pantulan. Soalan yang mengelakkan perbahasan, menguji sejauh mana yakinnya
pekerja dengan cadangan yang diberikan. Pengesahan tentang kefahaman pekerja
tentang cadangan yang diberikan.

Contohnya apakah yang membuat anda begitu yakin dengan pandangan

sedemikian atau sila sediakan bukti-bukti yang boleh menyokong hujah anda?

3. Soalan berbentuk pengarahan

Digunakan untuk mendapatkan maklumat tambahan berkaitan sesuatu perkara.

Dikemukakan setelah pendapat atau idea diberikan.

Contohnya jika anda yakin cadangan berkenana mampu meningkatkan

pencapaian, apakah
langkah-langkah yang perlu kita ambil bersama dan apakah kekangan yang
mungkin dihadapi jika cadangan berkenanan setuju dilaksanakan.

6) Susulan Tindakan

Selepas mesyuarat penilaian prestasi selesai, pengurus akan membuat tindakan susulan
seperti membincangkan langkah penambahbaikan, menetapkan matlamat untuk tahun yang
akan datang dan mengesahkan peningkatan gaji atau upah pekerja. Di samping itu,
pengurus dan pekerja boleh menjadualkan masa yang lain untuk membincangkan isu-isu
yang timbul semasa mesyuarat penilaian prestasi dilakukan.

3.3 Menilai Kesesuaian Cadangan

Setiap cadangan yang dikemukakan semasa mesyuarat penilaian prestasi dilakukan perlu
dinilai kesesuaiannya dengan standard yang hendak dicapai. Pengurus perlu bijak
menganalisis setiap cadangan dan membuat penilaian sama ada untuk menerima, menolak
ataupun menambahbaik setiap cadangan yang telah dikemukakan.

Apabila melengkapkan penilaian prestasi tahunan, sekiranya pekerja menerima penarafan

"memerlukan penambahbaikan" atau "tidak boleh diterima" pada faktor prestasi tertentu, adalah
penting untuk memastikan bahawa ia adalah betul-betul berkenaan dengan prestasi pekerja
yang menjadi punca hasil kerja kurang memuaskan. Pengurus perlu memeriksa pekerjaan itu
sendiri dan konteks kerja yang sedang dilakukan.

Pengurus organisasi perlu mencari jalan mengatasi masalah dengan menggunakan kaedah
berikut :
1. Memberi latihan yang berkaitan – usaha ini perlu dilakukan sekiranya masalah prestasi
pekerja berpunca daripada kelemahan kemahiran dan pengetahuan.
 FB-025-4:2012-C07- Muka Surat / Page : 13
NO. KOD / CODE NO.
C01/P(3/4) Drpd / of : 13

2. Kaunseling – pendekatan ini perlu digunakan jika masalah pekerja berpunca daripada
sikap atau motivasi diri yang rendah.
3. Pemindahan – alternatif ini boleh digunakan sekiranya masalah prestasi yang dihadapi
tidak dapat di atasi walaupun setelah diberi latihan semula atau punca kelemahan
prestasi itu ialah masalah hubungan dengan rakan di tempat kerja. Pekerja tersebut
perlu dipindahkan ke unit, jabatan dan bahagian yang ada kekosongan.
4. Pemberhentian – sekiranya kesemua alternative di atas gagal dalam meyelesaikan
masalah prestasi pekerja maka organisasi akan terpaksa mengambil tindakan
memberhentikan pekerja berkenaan.