PENGURUSAN
SUMBER MANUSIA
bersama
MAIMUNAH
Maimunah Aminuddin
merupakan
PENGAMBILAN PEKERJA
Topik-topik utama dalam Ruang ini adalah:
Perancangan Sumber Manusia dan
Pengambilan Pekerja
Setiap pekerja yang diambil ke dalam perniagaan mesti mempunyai peranan yang jelas dan
mesti boleh jalankan kerja yang diberi. Pengambilan dan pemilihan yang cermat akan
membantu mencapai objektif ini. (PEMILIHAN akan dibincang di Ruang akan datang).
Malangnya kejayaan keputusan dalam pengambilan dan pemilihan tidak terjamin, walaupun
prosedur yang betul telah diikuti seperti digariskan dalam Ruang ini dan seterusnya.
Peringatan:
Menggajikan pekerja
baru tidak begitu susah;
Memberhentikan
pekerja adalah sangat
susah!
Anda tidak mahu terlalu ramai staf. Memberhentikan staf adalah tugas yang
menyedihkan. Dalam jangka masa pendek ia mungkin juga mahal, kerana mereka
yang diberhentikan mesti dibayar faedah-faedah penamatan kerja. Jika perniagaan
Anda mesti pastikan bahawa, jika boleh, keperluan staf anda pada bila-bila masa sama
dengan bekalan yang ada.
KEPERLUAN
=
BEKALAN
Cadangan-cadangan mengenai pengambilan dan pemilihan dimasukkan dalam Ruang ini dan
Ruang akan datang. Bagaimana hendak lakukan pemberhentian pekerja akan diterangkan
dalam Ruang kemudian.
Pengambilan hanya boleh dilakukan setelah mendapat persetujuan daripada ketua eksekutif
dan ketua jabatan yang membuat permintaan. Borang permintaan pengambilan selalunya
diperlukan apabila seorang ketua jabatan perlukan staf. Sediakan borang yang mudah untuk
ketua jabatan atau pegawai yang membuat permintaan pengambilan mengisi maklumat
seperti:
1.
2.
3.
4.
Nama beliau
Tarikh permintaan
Nama jawatan dan salinan keterangan tugas jawatan yang akan diisi
Alasan permintaan, iaitu menggantikan pekerja yang telah berhenti atau
pembesaran jabatan
5. Tarikh sasar pekerja baru akan mula kerja
Borang permintaan pengambilan ini mesti ditandatangani oleh pengurus yang membuat
permintaan dan juga oleh ketua eksekutif sebelum langkah seterusnya diambil dalam proses
pengambilan pekerja.
PENGAMBILAN
Pengambilan dan pemilihan ialah proses digunakan untuk mendapatkan pekerja. Dalam
Ruang ini, pengambilan akan dibincang, manakala pemilihan akan dibincang dengan teliti
dalam Ruang akan datang. Kedua proses ini bertujuan supaya anda mendapat pekerja yang
betul sesuai. Dengan itu, beberapa prosedur tertentu mesti diikuti. Itu pun kadang kala
keputusan yang dibuat tidak memberikan hasil yang terbaik seperti diharapkan.
Dua aktiviti utama terlibat dalam pengambilan adalah:
1. Penentuan ciri-ciri individu yang sesuai dengan jawatan kosong itu, dan
2. Mendapatkan beberapa calon untuk memohon jawatan kosong.
Analisis Kerja
Apabila anda mengkaji pekerjaan tertentu untuk mengetahui tugas dan tanggungjawabnya,
anda sedang melakukan suatu proses dipanggil analisis kerja. Proses ini mungkin telah
dilakukan dahulu. Maka tentukan sama ada huraian kerja dan spesifikasi kerja telah sedia
ada. Jika ada, pastikan ianya terkini. Pekerjaan berubah dari masa ke semasa dan dokumen
itu mungkin tidak lagi sesuai untuk masa kini. Sekiranya belum ada analisis kerja dijalankan,
maka anda hendaklah dapatkan maklumat yang diperlukan.
Bagaimanakah maklumat mengenai sesuatu kerja itu dikumpulkan? Jika kerja itu sudah
sedia ada dalam organisasi, anda boleh:
1. Perhatikan individu berkenaan atau mereka yang menjalankan kerja berkenaan dan
catitkan apa yang mereka buat
2. Bincang dengan pekerja berkenaan untuk mengetahui kemahiran dan pengetahuan
yang mereka fikir penting untuk kerja mereka
3. Bincang dengan pengurus atau penyelia kepada pekerja yang menjalankan kerja
berkenaan untuk mengetahui kemahiran dan pengetahuan apa yang mereka anggap
penting untuk kerja itu.
Pendekatan anda akan berbeza sekiranya pekerjaan itu baru diwujudkan. Anda boleh:
1. Adakan perbincangan dengan ketua jabatan yang berkenaan. Minta beliau terangkan
kerja itu kepada anda serta senaraikan kemahiran dan pengetahuan yang perlu
untuk pekerjaan itu.
2. Lihat dalam Internet. Cari sekiranya ada huraian kerja untuk jawatan yang sama.
3. Tanya kenalan anda di syarikat lain sama ada mereka ada jawatan yang sama. Jika
ya, minta satu salinan huraian kerja dan spesifikasi kerja daripada mereka.
Bandingkan ini dengan maklumat yang diberi oleh ketua jabatan.
Maklumat apakah yang perlu dikumpulkan?
1. Apakah tugas-tugas yang perlu disempurnakan oleh pemegang jawatan? Boleh juga
dimasukkan kekerapan setiap tugas. Adakah tugas tersebut dilaksanakan sepanjang
hari, sekali seminggu, setiap bulan atau sekali sekala?
2. Dengan siapakah pemegang jawatan berinteraksi? Pekerja lain yang membuat kerja
yang sama, mereka di jabatan lain, pelanggan atau pembekal? Perlu tepat dan
khusus. Jangan cuma terangkan bahawa pemegang jawatan bekerja dalam
kumpulan. Nyatakan kelompok manakah yang menjadi ahli kumpulan.
3. Kemahiran apakah yang diperlukan untuk membuat kerja berkenaan? Cuba
bahagikan kemahiran kepada dua kumpulan: kemahiran yang penting dan kemahiran
yang berguna tetapi tidak penting.
4. Pengetahuan apakah yang diperlukan untuk membuat kerja berkenaan?
5. Mesin, peralatan dan kelengkapan apakah yang digunakan untuk kerja tersebut?
6. Dalam suasana apakah kerja berkenaan dijalankan? Dalam pejabat berhawa dingin
atau di luar bangunan? Adakah ia melibatkan perjalanan? Kerja berkenaan dari 9
hingga 5 petang atau ikut syif atau melibatkan kerja lebih masa?
Sebaik sahaja seberapa banyak yang mungkin maklumat mengenai jawatan yang perlu diisi
dikumpulkan, anda perlu sediakan dua dokumen: huraian kerja dan spesifikasi kerja.
Dokumen tersebut berguna apabila memohon pensijilan ISO. Dokumen tersebut juga
berguna apabila menentukan jenis latihan untuk pekerja dan bagaimana hendak menilai
prestasi mereka.
Huraian Kerja
Huraian kerja yang lengkap boleh diperolehi dalam Internet di mana terdapat banyak laman
yang menyediakan berbagai huraian kerja. Bagaimana pun anda patut gunakannya sebagai
panduan sahaja, kerana ia perlu disesuaikan supaya padan dengan jawatan yang kosong itu.
Kebanyakan huraian kerja mempunyai tajuk berikut:
Nama jawatan
Tujuan keseluruhan jawatan (pernyataan ringkas memadai)
Senarai tugas dan/atau tanggungjawab yang dilaksanakan oleh pemegang jawatan
Perhubungan antara pemegang jawatan dan pihak lain
Terma dan syarat utama perkhidmatan yang berkait dengan jawatan berkenaan
Spesifikasi Kerja
Spesifikasi kerja boleh disediakan sebaik sahaja huraian kerja telah dirangka. Spesifikasi
kerja ialah keterangan bertulis mengenai ciri-ciri yang perlu ada pada individu yang akan
mengisi jawatan kosong itu.
Libatkan ketua jabatan atau penyelia yang berkenaan dalam penyediaan spesifikasi kerja.
Hati-hati dengan prasangka peribadi. Ada orang berpendapat bahawa jawatan tertentu
tidak sesuai untuk wanita (atau lelaki), atau mereka dalam golongan umur tertentu sahaja
berkebolehan dalam jawatan berkenaan. Dalam banyak keadaan prasangka begini akan
menghadkan peluang organisasi mendapatkan individu yang paling sesuai.
Ciri-ciri peribadi yang diperlukan untuk jawatan berkenaan bergantung kepada huraian
kerjanya. Perkara yang biasa diguna untuk spesifikasi kerja ialah:
Anda perlu nyatakan dengan tepat apabila menerangkan kemahiran yang diperlukan untuk
sesuatu jawatan. Sekiranya kemahiran komunikasi diperlukan, adakah anda bermaksud:
1. Kemahiran bercakap?
2. Kemahiran menulis?
3. Kemahiran mendengar?
Sekiranya jawatan memerlukan kemahiran teknologi maklumat, adakah anda mencari
seorang yang boleh tulis program atau seorang yang boleh mengguna perisian tertentu?
Kemahiran perisian apa yang diperlukan?
Cuba masukkan ciri-ciri yang penting sahaja untuk berjaya dalam jawatan. Mari kita ambil
contoh ciri-ciri fizikal yang mungkin mustahak dan bergantung kepada sifat jawatan. Ciri-ciri
tersebut termasuk:
Jawatan yang berbeza mempunyai keperluan berbeza. Masukkan ciri-ciri fizikal sahaja
sekiranya ianya penting untuk tugas seperti yang dinyatakan dalam huraian kerja.
Perhatikan bahawa semua ciri di atas boleh diperiksa oleh doktor atau syarikat, kecuali ciri
terakhir kecantikan muka dan badan, yang sangat subjektif dan tidak relevan dengan
kebanyakan jawatan.
telefon orang yang berkenaan, dan sampaikan kepada pengetahuan pegawai sumber
manusia. Sekiranya ada kekosongan, orang berkenaan boleh dihubungi sama ada berminat
memohon dan bekerja di organisasi anda.
Faktor utama pengiklanan dalam akhbar ialah kos. Ada akhbar yang kenakan bayaran yang
tinggi untuk iklan perjawatan tetapi akhbar tersebut mempunyai bilangan pembaca yang
ramai.
Ada juga majalah yang terima iklan untuk kekosongan jawatan. Pada amnya kos iklan
tersebut adalah jauh lebih rendah daripada yang dikenakan oleh akhbar. Walau
bagaimanapun, kebanyakan majalah keluar sebulan sekali sahaja. Oleh itu, pengiklanan
dalam majalah sesuai sekiranya pihak organisasi tidak perlukan pekerja baru dengan segera.
Tampalkan Notis di Tempat Awam
Iklan untuk jawatan separuh mahir atau tidak mahir boleh ditampal di beberapa tempat
awam. Contohnya:
Di pintu depan/ pagar/ dinding yang mengadap jalan besar di premis organisasi anda
Atas papan kenyataan yang disediakan untuk orang awam seperti di pasar raya dan
kedai serbanika
Di kenderaan awam (di mana bayaran mungkin dikenakan)
yang berminat dengan kerja bukan eksekutif tetapi anda tidak akan mendapati ramai ahli
profesional seperti jurutera atau akauntan yang berpengalaman di situ.
Nama jawatan
Lokasi jawatan
Senarai ringkas tugas utama jawatan, jika nama jawatan tidak jelas menunjukkan
tugas yang terlibat
Kelayakkan pendidikan, bidang kemahiran atau pengalaman pekerjaan penting yang
diperlukan. Jangan jadikan keperluan ini terlalu terhad kerana ia mungkin tidak
dapat menarik pemohon.
Mana-mana ciri khas jawatan yang akan menyebabkan ada orang mengambil
keputusan bahawa jawatan berkenaan tidak sesuai untuk mereka. Anda tidak mahu
mereka memohon jawatan tersebut, membuang masa dan tenaga anda menyenarai
pendekkan mereka, dan mendapati bahawa mereka tidak mampu atau enggan
memenuhi keperluan tertentu yang penting untuk jawatan seperti kerja malam,
kerja pada hari cuti am, dan kerap bekerja luar pejabat
Tarikh akhir permohonan
Nama, e-mel dan nombor telefon pegawai dalam organisasi untuk dihubungi
Keterangan ringkas mengenai organisasi sekiranya ia tidak terkenal. Jangan melebihlebih atau kurang jelas mengenai keterangan tersebut
Anggaran gaji yang ditawarkan, contoh RM800-1,000 sebulan
Faedah, jika ada seperti masa kerja anjal yang boleh menarik pemohon
Sekiranya anda boleh tawarkan latihan praktik kepada pelajar yang perlukan latihan di mana
ia adalah sebahagian daripada program pengajian mereka atau kepada mereka yang ingin
belajar mengenai dunia pekerjaan semasa cuti penggal, anda juga boleh belajar banyak
mengenai bakal pekerja. Sekiranya mereka pelatih baik, anda mungkin ingin tawarkan
pekerjaan kepada mereka apabila mereka tamat pengajian. Jika anda beri elaun kepada
pelatih-pelatih tersebut, anda berpeluang tinggi menarik pelajar yang baik berlatih dengan
anda. Mereka biasanya menghargai syarikat yang menawarkan elaun cukup untuk
menanggung belanja makanan dan pengangkutan.
SENARAI SEMAK
PENGAMBILAN
Sudahkah borang permintaan
jawatan diisi oleh pengurus
yang memohon mendapatkan
pekerja?
Sudahkah anda sediakan
huraian kerja bagi jawatan
kosong tersebut?
Sudahkah anda sediakan
spesifikasi kerja bagi jawatan
kosong tersebut?
Sudahkah anda putuskan
bagaimana anda akan
menarik pemohon?
Pemilihan
Induksi
Persekitaran perundangan dalam pekerjaan