1.

Membuat rencana pengembangan sdm

a. Menganalisis Tujuan Organisasi

Tahapan perencanaan SDM yang pertama yaitu menganalisis tujuan organisasi.

Selanjutnya, Anda bisa menguraikan tujuan organisasi atau perusahaan tersebut
menjadi lebih rinci, yakni menjadi tujuan setiap divisi perusahaan. Sebagai contoh,
Anda harus menentukan apa tujuan dari divisi marketing, keuangan, produksi, dan
lain sebagainya. Dengan melakukan perincian tujuan seperti itu, maka penilaian
terhadap kebutuhan SDM untuk setiap divisi akan terbentuk.
b. Melakukan Inventarisasi SDM
Setelah Anda mendapatkan nilai kebutuhan SDM dari hasil analisis tujuan organisasi,
maka selanjutnya ketahui tentang informasi SDM yang tersedia di perusahaan Anda
saat ini. Hal-hal yang termasuk dalam inventarisasi SDM yaitu kapasitas,
kemampuan, jumlah, latar belakang pendidikan, hingga potensi tenaga kerja.
c.Memperkirakan Demand dan Supply SDM
Setelah tahap inventarisasi SDM, maka tahap selanjutnya yaitu memperkirakan tenaga
kerja yang perusahaan butuhkan di masa mendatang. Jadi, perusahaan harus
mempertimbangkan apakah harus ada penambahan karyawan, pelatihan karyawan,
peningkatan produktivitas, dan lain sebagainya. Pada tahap ini akan dibutuhkan data
SDM yang akurat agar dapat memperkirakan kebutuhan perusahaan. Mencatat dan
mengelola data tenaga kerja perusahaan dapat dilakukan dengan menggunakan
aplikasi HR online yang terintegrasi.
d. Memperkirakan Kesenjangan SDM
Melakukan perkiraan kesenjangan SDM ini sangat penting karena akan menentukan
apakah akan ada penambahan SDM atau pengurangan SDM agar pekerjaan menjadi
lebih efisien. Hal ini bisa dilakukan setelah mendapatkan hasil perbandingan antara
demand dan supply SDM yang akhirnya akan menghasilkan sebuah selisih, baik itu
selisih lebih ataupun kurang.
e.Merumuskan Rencana Tindakan SDM
Tahapan selanjutnya yaitu tim perencanaan sumber daya manusia harus merumuskan
rencana tindakan SDM. Tahapan ini dilakukan setelah hasil perkiraan sudah tersedia
dan apabila ada kesenjangan maka diperlukan tindakan yang bisa menghilangkan
kesenjangan tersebut. Contoh tindakan yang bisa diambil yakni dapat berupa mutasi
antar bagian atau bahkan pemutusan hubungan kerja.
f. Pemantauan, Pengendalian, dan Umpan Balik
Tahapan yang terakhir dalam perencanaan SDM yaitu melakukan pemantauan,
pengendalian, dan umpan balik sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
2. Melakukan recruitmen tenaga kerja
Tahap 1: Identifikasi jenis pekerjaan
Kumpulkan informasi tentang sifat dan jenis pekerjaan, terutama untuk posisi baru
yang belum pernah ada sebelumnya di organisasi Anda. Sebelum merekrut, buatlah
lebih jelas segala hal yang akan dilakukan karyawan ke depan dan bagaimana peran
tersebut mendukung pencapaian tujuan organisasi.
Tahap 2: Membuat deskripsi pekerjaan
Ini merupakan tahapan rekrutmen yang penting, di mana Anda harus menguraikan
gambaran pekerjaan dan kriteria yang diperlukan untuk seleksi kandidat. Anda juga
perlu mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan peran yang
Anda cari, termasuk : Keterampilan, bakat, pengetahuan, dan pengalaman.
Tahap 3: Mencari kandidat
Mencari kandidat dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu pencarian internal dan
eksternal. Metode internal meliputi referensi dari staf, perencanaan suksesi, dan
perekrutan sekunder. Sebelum mencari dari luar, penting bagi Anda untuk tidak
melupakan kumpulan bakat internal organisasi. Memberikan kesempatan pertama
kepada karyawan Anda untuk pengembangan dan kemajuan karier dapat
meningkatkan motivasi mereka sekaligus menaikkan retensi karyawan. Sedangkan,
metode eksternal memberi Anda banyak pilihan talent dari luar organisasi. Anda
dapat menarik mereka melalui rekrutmen online, iklan media, dan jaringan. Iklan
lowongan kerja masih menjadi cara paling populer untuk menjaring kandidat lebih
banyak.
Tahap 4: Mengelola aplikasi
Ada dua format utama aplikasi yang biasa digunakan untuk screening awal oleh HR,
yaitu curriculum vitae (CV) atau resume dan formulir lamaran kerja. Keduanya bisa
dalam bentuk fisik kertas atau file elektronik. Formulir aplikasi merupakan cara
mengumpulkan dan menyusun informasi pelamar dalam format yang konsisten.
Dengan data yang sistematis, rekruter lebih mudah dalam penilaian secara objektif
mengenai kesesuaian kandidat dengan jenis pekerjaan yang dibutuhkan. Sedangkan
CV atau resume dibuat tanpa format yang konsisten. Setiap pelamar punya cara
sendiri menulis CV dan tidak memiliki batasan dalam memasukkan informasi.
Seringnya, beberapa kandidat menyertakan materi yang tidak relevan, sehingga
membuat penilaian lebih sulit dibanding penilaian pada form aplikasi.
Tahap 5: Memilih kandidat
Memilih kandidat melibatkan dua proses utama, yakni shortlisting dan penilaian
pelamar untuk memutuskan siapa yang akan diberi tawaran pekerjaan. Shortlisting
sangat tergantung pada jumlah kandidat. Saat memutuskan siapa yang akan dipilih,
Anda dapat membuat daftar kriteria menggunakan spesifikasi pekerjaan dan profil
karyawan. Setiap aplikasi kemudian dinilai sesuai standar ini. Anda dapat
menggunakan beragam metode untuk menilai kualitas kandidat. Metode penilaian
 yang umum meliputi wawancara umum, wawancara berbasis kompetensi,
demonstrasi, dan presentasi.

Tahap 6: Membuat kontrak

Tawaran pekerjaan harus selalu dibuat secara tertulis. Tetapi penting diingat bahwa
tawaran pekerjaan secara lisan dalam wawancara yang disetujui oleh kandidat juga
mengikat secara hukum, sebagaimana halnya kontrak tertulis yang ditandatangani
kedua pihak. Jika kebijakan perekrutan membutuhkan referensi, Anda mesti
membuat aturan yang jelas kapan referensi digunakan dalam proses rekrutmen,
termasuk jenis referensi apa yang diperlukan, misalnya dari mantan pemberi kerja.
Aturan-aturan ini harus diterapkan secara konsisten.
Tahap 7: Induksi
Induksi merupakan bagian penting dari proses rekrutmen, baik untuk pemberi kerja
maupun karyawan baru. Induksi adalah program orientasi untuk kandidat yang telah
direkrut dan ditempatkan dalam peran barunya. Jika Anda tak punya waktu untuk
membuat tahapan yang optimal, Anda dapat menyerahkan proses rekrutmen
karyawan kepada rekruter profesional eksternal.

3. Menyusun struktur organisasi

a. Rencanakan masa depan.
Rencanakan sejauh mungkin ke masa depan. Untuk organisasi yang lebih baru, ini
mencakup tiga hingga lima tahun ke depan. Untuk organisasi yang lebih mapan,
targetkan 10 tahun atau lebih.
b. Pertimbangkan masa lalu.
Dalam hal bagaimana departemen atau tim bekerja sama, pertimbangkan apa yang
telah bekerja dengan baik dan apa yang tidak. Misalnya, apakah departemen
tertentu bertentangan satu sama lain? Apakah tim tertentu bersaing karena struktur
pelaporan Anda mendorong persaingan yang tidak membantu?
c. Bangun struktur organisasi Anda.
Satukan struktur organisasi – tanpa nama. Pada tahap ini, fokus Anda harus pada
penetapan: Alur kerja yang optimal dan paling efisien, Mencapai tujuan bisnis,
Melayani pelanggan dengan baik.
Ada banyak cara untuk mengatur karyawan Anda: Berdasarkan fungsi (penjualan,
pemasaran, akuntansi/keuangan, dll.), Menurut wilayah
Menurut lini produk, Organisasi Anda bisa vertikal, hierarkis, datar, atau matriks.
d. Isi orang-orangnya.
Jika Anda adalah organisasi mapan dengan karyawan yang ada, sekarang
tambahkan nama mereka.Sulit untuk secara objektif memutuskan bagaimana
karyawan yang ada mungkin cocok dengan peran yang ditentukan ulang. Tentukan
apakah setiap karyawan cocok untuk maju.
e. Seimbangkan wewenang dan tanggung jawab.
 Di mana pun mereka berada dalam struktur organisasi, berikan wewenang dan
tanggung jawab yang sama kepada karyawan Anda. Jika tidak, mereka bisa merasa
lumpuh dan menjadi frustrasi.
f. Isi data dan metrik karyawan.
Sertakan metrik kunci pada bagan organisasi untuk memberi gambaran
komprehensif tentang orang yang diidentifikasi dalam setiap peran. Ini juga akan
mengungkapkan cerita yang jauh lebih besar tentang perusahaan Anda.
g. Praktik manajemen kinerja yang kuat dari karyawan.
Tinjau karyawan terus-menerus sepanjang tahun untuk mengurangi frekuensi
pembaruan pada struktur Anda. Ini juga akan membantu menghindari risiko
kembung organisasi, yang menunjukkan toleransi bagi yang berkinerja buruk dan
puas dengan status.
h. Tinjau struktur organisasi Anda setiap tahun.
Ini membantu memastikan relevansi dan merencanakan 12 bulan ke depan.
Struktur Anda harus memiliki kehidupan evolusioner, bukan kehidupan statis

4. Membuat uraian pekerjaan untuk setiap personil

1. Kumpulkan Data Pekerjaan yang Harus Dilakukan di Perusahaan Anda
Anda perlu membuat daftar pekerjaan sehari-hari di perusahaan. Kumpulkan data
tersebut dalam sebuah tabel yang berisi rincian kegiatan dan waktu pengerjaan.
Setelah data pekerjaan terkumpul, kelompokkan berdasarkan jangka penyelesaian.
Bagi penyelesaian tersebut ke dalam jangka panjang atau pendek. Kemudian, tentukan
cara menuntaskannya; dengan tim atau perorangan.

2. Spesifikasikan Pekerjaan Berdasarkan Jabatan

Langkah kedua; Anda harus mencatat semua jabatan yang ada di perusahaan. Dari
mulai top management, middle management, sampai low management. Jika sudah
terkumpul, uraikan masing-masing jabatan menjadi beberapa data. Misalnya, nama
jabatan, departemen, dan persyaratan pekerjaan.

3. Buat Daftar Tanggung Jawab, Hak, dan Kewajiban Sesuai Level Manajemen
Manajemen merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang terdiri dari beberapa
jabatan. Jadi, tugas selanjutnya, kumpulkan tiap jabatan beserta pekerjaan ke dalam
kategori manajemen berikut ini.

4. Komunikasi Job Description dengan Masing-Masing Manajemen

angkah keempat; satukan data dari nomor 1-3 ke dalam sebuah tabel. Jadi, nantinya
tabel berisi jabatan, level management, wewenang, deskripsi tugas secara ringkas, dan
target. Jika sudah lengkap, Anda bisa membicarakannya dengan para pemegang
jabatan atau pimpinan tiap manajemen.

5. Sosialisasikan Job Description Kepada Karyawan

Untuk memudahkan sosialisasi, Anda bisa gunakan metode coaching and counseling.
Cara ini efektif untuk menyampaikan putusan manajemen sekaligus mengembangkan
kemampuan karyawan. Melalui metode tersebut, Anda pun dapat membimbing
mereka agar mencapai target.
5. Membuat prosedur kerja untuk setiap tugas

a) Langkah pertama adalah membuat susunan kerja.

Langkah ini merupakan pondasi utama yang akan mempengaruhi kualitas
prosedur kerja di kemudian hari.
b) Setelah itu, langkah selanjutnya adalah merencanakan alur proses.
Maksud dari merencanakan alur proses ini adalah membahas hal-hal yang
berkaitan dengan menentukan format prosedur kerja, membuat template dan dapat
diakses.
c) Dilanjutkan dengan melakukan wawancara kepada setiap karyawan.
Hal ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas harian karyawan dalam pekerjaan
serta mengetahui bagaimana karyawan tersebut bekerja. Dengan melakukan hal
ini, maka Anda mengetahui apa saja yang perlu dipaparkan dalam sebuah
prosedur kerja.
d) Langkah berikutnya setelah melakukan wawancara karyawan adalah mulai
menulis prosedur kerja.
Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah masih ada celah atau ketidaksesuaian
peraturan yang ada pada prosedur kerja yang telah ditulis. Jika prosedur tersebut
sudah dianggap baik, maka prosedur kerja sudah dapat disosialisasikan kepada
karyawan dan pihak lain yang terkait.

6. Melakukan pengawasan untuk setiap kinerja karyawan

Pengawasan dalam manajemen dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, di
antaranya:
1. Metode pengawasan kualitatif
Metode pengawasan jenis ini dapat digunakan untuk mengawasi prestasi seseorang
secara menyeluruh. Caranya adalah dengan menggunakan teknik berikut:
a) Pengamatan atau observasi terhadap kegiatan objek
b) Melakukan inspeksi secara berkala untuk melihat secara langsung bagaimana
objek melakukan tugasnya
c) Membuat laporan lisan berisi informasi kinerja objek, jika ada kekurangan dan
kelebihan, silakan ditulis sebagai bentuk feedback
d) Lakukan evaluasi, bisa berupa diskusi antara atasan dengan bawahan ketika
menyelesaikan suatu proyek
2. Metode pengawasan kuantitatif
Pengawasan ini dilakukan dengan cara menilai prestasi objek menggunakan satuan
angka. Teknik yang dipakai adalah berupa perhitungan anggaran, audit, analisis
break-even, analisis rasio, dan teknik perencanaan lain seperti Bagan Gant, PERT,
dan CPM.