Artikel Analisis dan Perancangan Jabatan

Analisis Jabatan adalah kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman

bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan
SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk
memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan
memberikan pula gambaran tentang spesifkasi jabatan tertentu. Analisis jabatan secara
sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan
mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis
jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang
kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Analisis dan perancangan jabatan adalah proses penting dalam manajemen
sumber daya manusia dan pengelolaan organisasi secara efektif. Melalui analisis
jabatan, organisasi dapat memastikan bahwa setiap jabatan didesain untuk mendukung
pencapaian tujuan organisasi. Dengan menentukan tugas-tugas yang diperlukan untuk
setiap jabatan, organisasi dapat memastikan bahwa semua kegiatan yang dilakukan
oleh karyawan berkontribusi secara langsung atau tidak langsung terhadap tujuan
yang ditetapkan.

1. Dasar-dasar Analisis Pekerjaan

Tujuan utama analisis pekerjaan adalah untuk menyelesaikan seluruh proses
dan untuk menetapkan kesesuaian yang sempurna antara pekerjaan dan karyawan.
Terlebih lagi, dalam hal menyusun laporan keuangan pastinya dibutuhkan analisis
pekerjaan yang detail dan seksama agar tim atau sumber daya manusia dapat
mengelola data gaji, tunjangan, dan insentif lain untuk posisi jabatan tertentu. Ada
banyak pengetahuan manajemen yang menjadi dasar ilmu ekonomi. Salah satunya
adalah manajemen SDM. Tugas dari manajemen SDM yaitu untuk mengevaluasi
secara efektif kebutuhan pelatihan dan kinerja karyawan yang ada pada perusahaan.
Tindakan ini termasuk salah satu tahapan dalam proses analisis pekerjaan.

2. Metode Untuk Mengumpulkan Informasi Analisi Pekerjaan

a. Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan saat
melaksanakan tugas
Kelemahan:lambat,mahal.
Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi
kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil.
b. Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya.
c. Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya.
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang
tanggapan kurang lengkap
Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efsien
 d. Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log).
Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja,
peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi
buku tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap.
e. Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang masih dianggap
terbaik adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data
pekerjaan yang akurat dan lengkap. Namun demikian, penggunaan kombinasi
tersebut tergantung jenis pekerjaan yang akan dianalisis.

3. Menulis Diskripsi Pekerjaan

Pengertian deskripsi pekerjaan merupakan sebuah penjelasan tertulis
mengenai apa yang sebenarnya dikerjakan oleh pemangkujabatan, bagaimana
pengerjaannya, dan dalam keadaan seperti apa jabatan itu dilakukan. Umumnya
deskripsi pekerjaan (job description) dibuat melalui analisis jabatan. Deskripsi jabatan
diartikan sebagai semua mengenai informasi pekerjaan dan syarat implementasi
sebagai hasil analisa yang lazimnya bermuat tugas pokok dari deskripsi tersebut.
Berdasarkan pendapat Simamora (1997), manfaat deskripsi pekerjaan bagi
pegawai dan perusahaan, antara lain:
a. Desain Organisasi
Dengan adanya deskripsi pekerjaan akan menyempurnakan instrumen
deskriptif lain seperti struktur organisasi, akurasi fungsi unit kerja dengan
menginformasikan dengan lengkap mengenai keterkaitan organisasi dan
keluaran.
b. Uraian Tanggung Jawab
Hal ini membantu terhindarnya kebingungan dan memberi penjelasan.
Deskripsi mengenai tanggung jawab individu yang jelas bisa meminimalisir
salah paham dan keambiguan.
c. Perekrutan.
Dalam hal ini deskripsi pekerjaan bisa digunakan untuk melahirkan
iklan perekrutan dan membagi informasi tambahan pada pelamar kerja
mengenai pekerjaan yang dibuka.
d. Desain tes
Dalam hal ini bisa digunakan untuk mengenali calon pekerja apakah
sesuai dengan persyaratan.
e. Wawancara Orientasi
Dalam hal ini membantu memutuskan kualifkasi pekerjaan dan
memberi pemahaman pada pegawai baru mengenai tugas dan tanggung jawab
mereka dengan jelas.
f. Pelatihan
Dalam hal ini digunakan untuk penetapan keperluan pelatihan yang
diperlukan karyawan untuk kinerja yang lebih efektif dan efsien.
 g. Evaluasi Pekerjaan,
Dalam hal ini bisa digunakan untuk memutuskan faktor yang ternilai
dalam penilaian pekerjaan.
h. Penilaian Kinerja
Dalam hal ini bisa menentukan dasar nilai pegawai selama penilaian
kinerja mereka.
i. Survei Kompensasi
Deskripsi pekerjaan dapat memberikan informasi untuk perbandingan
internal dengan evaluasi pekerjaan ataupun analisis survei.
j. Penempatan Keluaran
Dalam hal ini bisa berperan penting dalam proses transisi karir.
Contoh Deskripsi Pekerjaan
Account Executive
Tantangan terbesar dalam rutinitas saya adalah bertemu berbagai macam klien
dengan karakteristik berbeda dan sasaran. Tanggung jawab saya diantaranya
menemukan klien baru melalui pendekatan dan memenuhi kebutuhannya,
menerima aduan dan saran klien. Saya telah banyak belajar dan bekerjasama
dengan Tim Marketing untuk bisa memperoleh dan memberi wawasan tentang
klien. Hal terbesar yang sudah saya dapatkan selama bekerja disini adalah sukses
mengakhiri transaksi atau closing sebesar Rp. 30 juta dari satu klien, yaitu servis
berlangganan selama 1 tahun. Motivasi dari orang terdekat dan tim marketing
sangat berperan bagi saya, selain besarnya rasa keingintahuan dan menerima
semua materi yang diperoleh di lapangan juga di kantor.

4. Menulis Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan
dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan
yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.
Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akan direkrut dan menjadi
dasar untuk melaksanakan seleksi. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan
kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan
dengan baik dan kompeten.
Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas
dan kualitas devinitif yang dibutuhkan dari pemangkujabatan itu. Spesifikasi
pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut:
1) Tingkat pendidikan pekerja.
2) Jenis kelamin pekerja.
3) Keadaan fisik pekerja.
4) Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5) Batas umur pekerja.
 6) Status nikah atau belum.
7) Minat pekerja.
8) Pengalaman pekerja.
Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini
pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan, dan uraian pekerjaan setiap perusahaan
tidak sama, misalnya ada perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca
mata atau tidak, serta penampilan menarik atau tidak
Contoh Spesifikasi Pekerjaan
Judul Pekerjaan: Marketing Executive
Departemen: Pemasaran
Lokasi: Kantor Pusat, Kota Denpasar
Tanggung Jawab Utama:
1. Merencanakan dan melaksanakan strategi pemasaran untuk mempromosikan
produk dan layanan perusahaan.
2. Mengembangkan dan melaksanakan kampanye pemasaran terintegrasi, termasuk
iklan cetak, digital, dan media sosial.
3. Menganalisis tren pasar dan perilaku konsumen untuk mengidentifikasi peluang
pemasaran baru dan mengembangkan strategi yang relevan.
4. Mengelola dan memelihara kehadiran merek perusahaan di berbagai platform
media sosial, termasuk pengelolaan konten, interaksi dengan pengikut, dan
analisis kinerja.
5. Mengelola hubungan dengan mitra pemasaran, termasuk agen kreatif, vendor
cetak, dan penyedia layanan digital.
6. Membuat materi pemasaran seperti brosur, pamflet, presentasi, dan materi
promosi lainnya sesuai dengan kebutuhan.
7. Mengkoordinasikan kegiatan pameran dagang, promosi penjualan, dan acara
lainnya untuk meningkatkan eksposur merek dan penjualan.
8. Melakukan analisis dan pelaporan kinerja kampanye pemasaran, termasuk
pengukuran ROI dan evaluasi efektivitas strategi.
Kualifikasi:
1. Gelar sarjana (S1) dalam pemasaran, komunikasi, atau bidang terkait.
2. Pengalaman minimal 1 tahun dalam bidang pemasaran, preferensi di industri ritel
atau e-commerce.
3. Pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip pemasaran dan strategi pemasaran
terkini.
4. Kemampuan analisis yang baik, dengan pengalaman dalam menggunakan alat
analisis data dan pemantauan media sosial.
5. Kreatif, dengan kemampuan untuk menghasilkan ide-ide pemasaran yang inovatif
dan menarik.
6. Kemahiran komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan, dalam bahasa
Indonesia dan bahasa Inggris.
7. Kemampuan multitugas yang baik, dengan kemampuan untuk mengelola banyak
proyek secara bersamaan dan bertemu dengan tenggat waktu yang ketat.
8. Kemampuan kerja tim yang baik, dengan kemampuan untuk berkolaborasi dengan
berbagai departemen dan tingkat manajemen.
9. Pengetahuan tentang perangkat lunak pemasaran digital, seperti Google Analytics,
Facebook Ads Manager, dan Adobe Creative Suite, merupakan nilai tambah.
Kesimpulan
Analisis dan perancangan jabatan memberikan landasan yang kuat untuk
perencanaan sumber daya manusia dengan memberikan pemahaman yang mendalam
tentang tugas-tugas, tanggung jawab, dan spesifikasi jabatan tertentu. Informasi yang
diperoleh dari analisis jabatan memainkan peran penting dalam pengambilan
keputusan terkait rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan, evaluasi kinerja, dan
kompensasi karyawan.
Proses analisis jabatan melibatkan berbagai metode pengumpulan informasi,
seperti observasi, wawancara, kuesioner, dan pelaporan, yang kemudian digunakan
untuk menulis deskripsi pekerjaan yang jelas dan spesifikasi pekerjaan yang sesuai.
Deskripsi pekerjaan memberikan gambaran tentang tugas-tugas yang harus dilakukan
dan tanggung jawab yang harus diemban oleh pemegang jabatan, sementara
spesifikasi pekerjaan menetapkan persyaratan kualifikasi minimum yang diperlukan
untuk melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.
Salah satu contoh spesifikasi pekerjaan untuk seorang Marketing Executive
mencakup tanggung jawab seperti merencanakan dan melaksanakan strategi
pemasaran, mengelola hubungan dengan mitra pemasaran, dan melaksanakan analisis
kinerja kampanye pemasaran. Kualifikasi yang dibutuhkan termasuk gelar sarjana
dalam bidang terkait, pengalaman kerja yang relevan, kreativitas, kemahiran
komunikasi, dan pengetahuan tentang perangkat lunak pemasaran digital.
Dengan demikian, analisis dan perancangan jabatan merupakan langkah
penting dalam memastikan bahwa setiap jabatan dalam organisasi didesain dengan
baik dan sesuai dengan tujuan serta kebutuhan organisasi, serta untuk memastikan
bahwa organisasi dapat mempekerjakan individu yang sesuai untuk memenuhi tugas-
tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh setiap jabatan.
 DAFTAR PUSTAKA

Fhadilah, D., Kana, T., & Siamsa, S. (2021). Pengaruh Deskripsi Pekerjaan,
Spesifikasi Pekerjaan Terhadap Kinerja Karyawan Pt. Murfa Surya Mahardika.
Musamus Journal Of Businness & Management, 03(02), 212222.
https://doi.org/10.35724/mjbm.v3i2.3518

Henry Simamora. (1997). Manajemen Sumber Daya Manusia, STIE YKPN, Edisi
Kedua, Yogyakarta.

Pujangkoro, Sugih Arto. (2004). Analisis Jabatan (Job Analysis). Sumatra Utara:
Universitas Sumatra Utara.