1.

Pengertian Analisis Jabatan

Analisis Jabatan (job analysis) adalah Proses, metode, dan teknik untuk
mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan
menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta
ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang
menggunakannya atau memberikan gambaran spesifikasi jabatan tertentu. Jadi analisis
jabatan terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: pengumpulan data jabatan, pengolahan
data jabatan, dan penyajian informasi jabatan untuk berbagai program.
Definisi analisis jabatan menurut Hariandja (2007: 48) adalah sebagai berikut:
”Analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang
berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan dalam jabatan tersebut.” Sedangkan
menurut Irawan, dkk. (1997: 46): ”Analisis jabatan merupakan informasi tertulis
mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu
perusahaan agar tujuan tercapai”.
Sementara itu analisis jabatan menurut Sofyandi (2008: 90) adalah sebagai berikut:
Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses yang sistematik untuk
mengetahui mengenai isi dari suatu jabatan (job content) yang meliputi tugas-tugas,
pekerjaan-pekerjaan, tanggung jawab, kewenangan, dan kondisi kerja, dan mengenai
syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan (job requirements) seperti pendidikan,
keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain, agar seseorang dapat
menjalankan tugas-tugas dalam suatu jabatan dengan baik.
Schuler (Yuniarsih dan Suwatno, 2008: 98) berpendapat sebagai berikut: ’Job
analysis is the process of describing and recording aspects of jobs,… the purposes of a
job, its major duties or activities, and the conditions under which the job is performed.’
Pynes (2004: 147) memberikan pendapat mengenai analisis jabatan sebagai berikut:
“A job analysis is a systematic process of collecting data for determining the knowledge,
skills, abilities, and other characteristics (KSAOCs) required to successfully perform a job
and to make judgements about the nature of a specific job”.
Dari definisi-definisi mengenai analisis jabatan tersebut, dapat disimpulkan bahwa
analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai suatu
jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut
 dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis jabatan
merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan,
akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan
kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.

Analisis jabatan menghasilkan dua macam pekerjaan yaitu uraian jabatan (Job
Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job
Requirement)
2. Uraian Jabatan (Job Description) Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis
tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan
fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama
untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang
masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :
A. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor   kode jabatan dalam suatu perusahaan
B. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang
juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas
informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
C. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara
tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab
pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.
D. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat
pengawasan yang terlibat.
E. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
 F. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
G. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu
jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama
kondisi kerja yang berbahaya
3. Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan

     Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama
dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
 Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
 Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
 Persyaratan fisik dan mental
 Persyaratan umur dan jenis kelamin

4. Kegunaan Analisis Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai
banyak manfaat, antara lain:
A. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan.
B. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang.
C. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai
baru.
D. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan.
E. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi.
F. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja.
G. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja.

5. Tujuan Analisis Jabatan

 Tujuan dari Analisis Jabatan, antara lain :
A. Tujuan Kelembagaan
Analisa Jabatan dapat digunakan untuk tujuan kelembagaan, antara lain :

o Penyusunan organisasi baru.

o Penyempurnaan organisasi yang ada saat ini.
o Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggung jawab tiap
jabatan.
o Penyempurnaan fungsi tiap jabatan.

B. Tujuan Manajemen Kepegawaian

Analisa Jabatan dapat digunakan untuk tujuan kepegawaian, antara lain :

o Perbaikan sistem rekrutmen/seleksi pegawai.

o Informasi penting penilaian jabatan.
o Penyusunan jenjang karir (Career Planning).
o Penyempurnaan pola mutasi/promosi/rotasi.
o Perbaikan program pelatihan dan pendidikan pegawai.

C. Tujuan Ketatalaksanaan
Analisa Jabatan dapat digunakan untuk tujuan ketatalaksanaan, antara lain :

o Penyusunan dan penyempurnaan standarisasi kerja dan sarana pekerjaan.

o Penyusunan dan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.
o Penyusunan dan penyempurnaan metode dan analisa ketatalaksanaan
pekerjaan.

6. Pentingnya Analisis Jabatan dalam Rekrutmen, Seleksi dan Penempatan

Gagalnya perusahaan memperoleh gambaran obyektif tentang suatu jabatan dapat
terlihat pada iklan-iklan lowongan pekerjaan yang dimuat di majalah, surat kabar,
website atau media online yang lain. Dalam iklan-iklan tersebut seringkali terdapat
ketidakjelasan tentang jabatan yang dibutuhkan, memuat informasi yang tidak relevan,
tidak terlihat kualifikasi mendasar yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut, dan
sebagainya yang pada akhirnya menarik banyak calon/pelamar yang tidak qualified.
 Kesalahan atau kelalaian dalam membuat analisis jabatan terlihat juga pada materi test
dan wawancara dengan si pelamar.
Materi test yang dibuat seringkali tidak berhubungan dengan pekerjaan yang akan
dilakukan di calon karyawan. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam wawancara
pun seringkali tidak relevan atau bahkan tidak menyentuh kualifikasi yang esensial dari
suatu jabatan sehingga akhirnya berpengaruh terhadap kualitas karyawan. Tentu saja
mustahil untuk mendapatkan pegawai terbaik tanpa mengajukan pertanyaan-
pertanyaan yang tepat dan relevan.
Kenyataan-kenyataan tersebut di atas menunjukkan betapa penting pemahaman
terhadap persyaratan-persyaratan jabatan guna mendapatkan karyawan yang tepat
sehingga dapat bekerja secara efektif. Semua informasi akurat yang memuat
persyaratan jabatan hanya akan diperoleh jika dilakukan analisis jabatan secara
sungguh-sungguh. Dengan melakukan analisis jabatan yang sungguh-sungguh maka akan
diperoleh manfaat antara lain (Johanes Papu, 2008):
A. Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan.
B. Penyusunan persyaratan jabatan.
C. Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diterima pemegang
jabatan.
D.  Bahan untuk pengembangan materi wawancara.
E. Bahan untuk pengembangan alat test.
F. Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi.
G. Bahan orientasi bagi karyawan baru.

7. Bidang-Bidang Yang Menggunakan Analisis Jabatan

Bidang dan program yang mutlak perlu memanfaatkan hasil Analisis jabatan adalah
sebagai berikut:
A. Rancangan Bangunan Organisasi dan Pekerjaan/Jabatan
Karena analisis jabatan juga meliputi pekerjaan penelitian atau audit atas lokasi
tuga, pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab, jenjang komunikasidan
pengawasan, maupun penentuan mana pekerjaan/tugas yang sifatnya core dan
esensial dalam struktur organisasi.
B. Bimbingan dan Pengawasan
Hasil analisis jabatan yang disajikan dalam bentuk sebuah dokumen tertulis yang
disebut ”Uraian Jabatan” (Job Description) akan membantu memperoleh
gambaran yang jelas tentang apa kontribusi dari setiap pekerjaan / jabatan pada
pencapaian tujuan organisasi.
C. Rekrutmen
Hasil analisis jabatan akan sangat membantu petugas rekrutmen dalam
melaksanakan seleksi dengan tepat dan benar, sehingga hanya orang yang tepat
yang akan diperoleh. Keluhan dan protes atau tuduhan bahwa proses seleksi
penuh dengan  praktek nepotisme dan kecurangan, misalnya, akan jauh
berkurang.
D. Penilaian Prestasi Kerja
Analisis jabatan yang sempurna seharusnya mencakup standar prestasi yang
harus dicapai oleh pemegang jabatan untuk setiap tugas dan tanggung jawab
yang diambil bagian dari pekerjaan ini.
E. Penggajian/Imbalan
Telah disinggung pada bagian awal bahwa sebagian terbesar perusahaan di
Indonesia justru hanya melakukan analisis jabatan pada saat akan menata ulang
sistem penggajian mereka. Analisis jabatan memang diperlukan karena hasilnya
akan digunakan dalam proses penilaian jabatan ( Job Evaluation) untuk
mengukur bobot dan nilai jabatan.
F. Program-program lain
Masih ada progra-program lain dalam bidang manajemen SDM yang dapat
memanfaatkan hasil analisis jabatan, antara lain: program keselamatan dan
kesehatan kerja (K3) dan penentuan kempatan kerja untuk panyandang cacat.
8. Merencanakan Analisis Jabatan dan Tahap Pelaksanaannya
   Ada beberapa tahap yang perlu diikuti bila pelaksanaan Analisis Jabatan ingin
dilaksanakan dengan benar dan sukses:
A. Tahap I  Tetapkan Tujuan Analisis jabatan Ini
Diatas telah disebutkan 7 kelompok bidang yang biasanya memerlukan analisis
jabatan. Tetapkan mana dari 7 alternatif tersebut yang menjadi tujuan anda.
Mungkin saja lebih darisatu. Langkah pertama ini perlu karena langkah-langkah
berikutnya akan ditentukan oleh langkah ini.
B. Tahap II – Tetapkan Apa yang Dianalisis?
1) Identitas pekerjaan/jabatan dalam struktur organisasi yang sekarang
berlaku
2) Tugas-tugas yang esensial
3) Sumber daya yang dipercayakan/alokasikan pemegang jabatan ini
4) Alus ”input-output
5) Jenis, dimensi, dan lingkup keputusan
6) Kompleksitas atau tingkat kesulitan dari pekerjaan ini
7) Hubungan-hubungan (interaksi) yang harus dilakukan oleh pemegang
jabatan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya
8) Persyaratan jabatan
9) Kondisi lingkungan kerja

C. Tahap III – Kumpulkan Informasi tentang Struktur Organisasi, Kegiatan Operasi,

dan Arus Kerja
Untuk langkah ini dokumen yang perlu diperoleh adalah skema organisasi yang
sekarang digunakan, Job Description yang ada, Skema Proses (Process Cbart)
maupun manual sistem dan prosedur yang ada. Andaikan dalam organisasi ini
belum ada skema organisasi yang formal, maka harus dibuat skema sementara.
D. Tahap IV – Tetapan Metode yang Akan Digunakan
Ada 4 (empat) metode atau cara yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi
dan mengumpulkan data, fakta dan informasi tentang pekerjaan/jabatan dalam
proses analisis jabatan. Empat metode atau cara tersebut adalah :
 Job Questionnaire
  Interview
 Observasi di lapangan
 The Work Log
D. Tahap V – Implementasi Program dengan Mengikuti Langkah-langkah yang Benar
Langkah-langkah implementasi yangbenar antara lain mencakup kegiatan
komunikasi untuk menjamin dukungan dan kerja sama penuh dari semua
tingkatan dan memperkecil penolakan.
1) ”Kick-off Meeting” oleh pimpinan  puncak dengan semua unsur pimpinan
organisasi.
2) Pertemuan-pertemuan denga semua staf pada setiap unit kerja dipimpin
oleh kepala unut kerja yang bersangkutan.
3) Komunikasi tertulis untuk seluruh karyawan oleh pimpinan puncak, atau
yang memberi wewenang, agar semua karyawan mengetahui.
9. Metode-metode dalam Analisis Jabatan
Adapun metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan antara lain:
1) Wawancara. Terdapat tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data
analisis pekerja
 Wawancara individual dengan setiap karyawan
 Wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang pekerjaannya
sama
 Wawancara penyelia satu dengan banyak penyelia yang mengetahui
pekerjaan tersebut
Wawancara merupakan metode yang paling banyak digunakan untuk mengenali
kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan yang dimilikinya. Cara ini merupakan
cara yang relative sederhana dan cepat mengumpulkan informasi, termasuk
informasi yang mungkin tidak muncul secara tertulis.

2) Kuesioner

Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menjelaskan kewajiban dan

tanggung jawab mereka yang terkait dengan pekerjaan adalah cara lain yang
baik untuk memperoleh informasi analisa jabatan.
3) Observasi

Observasi langsung sangat berguna terutama untuk pekerjaan yang terdiri dari
aktivitas fisik yang dapat diamati. Para manajer sering menggunakan observasi
langsung dan mewawancarai juga. Satu pendekatan adalah mengamati pekerja
pada pekerjaan itu selama siklus kerja penuh.

4) Catatan laporan partisipan

Catatan laporan partisipan adalah daftar harian yang dibuat oleh pekerja dari
setiap aktivitas di mana mereka terlibat serta waktu yang dibutuhkan untuk
setiap aktivitas. Pendekatan ini adalah dengan menanyakan pekerja untuk
menyimpan catatan laporan tentang apa yang mereka lakukan selama sehari itu.

5) Teknik analisis pekerjaan kuantitatif

a) Kuesioner analisis posisi
Kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat diukur
mengenai kewajiban dan tanggung jawab beragam pekerjaan.
b) Prosedur departemen tenaga kerja

Metode standar untuk membuat rating, mengklasifikasikan, dan

membandingkan hampir semua jenis pekerjaan berdasarkan atas data,
manusia, dan benda.

c) Analisis pekerjaan fungsional

Sebuah metode untuk menggolongkan pekerjaan yang serupa dengan

model prosedur departemen tenaga kerja, tetapi secara tambahan
mempertimbangkan hingga luasan di mana instruksi, alasan, penilaian,
dan kemampuan matematis dan verbal dibutuhkan untuk melakukan
tugas pekerjaan.

6) Menggunakan berjumlah sumber informasi.

 DAFTAR PUSTAKA
Hariandja, M.T.E. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan,Pengembangan,
Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo.

Hasibuan, M.S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Sofyandi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Wursanto. 1991. Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.

Yuniarsih Tj dan Suwatno. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Teori, Aplikasi dan Isu
Penelitian. Bandung: Alfabeta.