BAB 1

PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Dalam suatu organisasi atau perusahaan yang besar, untuk mendapatkan tenaga kerja
yang berkompeten pada bidangnya diserahkan kepada bagian kepegawaian. Berbeda dengan
organisasi atau perusahaan yang kecil, tiap pemimpinnya dapat melakukan sendiri, dari mulai
penarikan, penyeleksian, hingga penempatan tenaga kerjanya.
Ada beberapa langkah penting yang harus dilakukan sebelum proses rekruitmen atau
penarikan tenaga kerja yaitu menentukan jenis atau kualitas serta jumlah dari tenaga kerja
yang akan dibutuhkan nantinya pada bidangnya masing-masing atau yang disebut dengan
analisa jabatan. Jadi langkah pertama dalam manajemen kepegawaian yaitu mendapatkan
orang-orang yang tepat secara kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan keinginan atau
kebutuhan suatu perusahaan.
Dalam melakukan analisis jabatan pun seorang pemimpin harus mampu mendapatkan
tenaga kerja yang sesuai dengan kemampuannya atau ada istilahnya yaitu The right man in
the right place, maka dari itu seorang pemimpin harus mampu juga untuk memahami hal-hal
mengenai analisa jabatan agar tidak salah menempatkan tenaga kerja. Juga agar dapat
memberikan kepuasan kepada penikmat jasa atau hasil kerja kita sebagai para pegawai yaitu
konsumen, sehingga terjadinya loyalitas dari konsumen kepada kita sebagai penghasil
pemenuh kepuasan dan kebutuuhan konsumen.

2. RUMUSAN MASALAH
Job Analisis :
1) Apa pengertian dari Job Analisis?
2) Bagaimana menyusun Job Analisis?
3) Apa tujuan dan sasaran dari Job Analisis?
4) Apa manfaat dan kegunaan dari Job Analisis?
5) Bagaimana tahapan Job Analisis?
1

6) Apa bentuk hasil penyajian dari Job Analisis?

3. TUJUAN
Agar lebih menambah pengetahuan mengenai Job Analisis seperti pengertian dari Job
Analisis, manfaat dan kegunaan dari Job Analisis, tujuan dan sasaran Job Analisis, bentuk
dari hasil penyajian Job Analisis, penyususnan Job Analisis,

beserta hal lain yang

berhubungan dengan Job Analisis yang secara garis besar di jelaskan dalam makalah ini
Agar lebih menambah pengetahuan mengenai TQM atau Total Quality Manajemen seperti
pengertian dari TQM atau Total Quality Manajemen, karakteristik dan prinsip TQM atau
Total Quality Manajemen, bagaimana penerapan dari TQM atau Total Quality Manajemen,
manfaat dari TQM atau Total Quality Manajemen, pengimplementasian TQM atau Total
Quality Manajemen, persyaratan pengimplementasian TQM atau Total Quality
Manajemen, peranan, juga pendekatan pengimplementasian yang harus dihindari, beserta
hal lain yang berhubungan dengan TQM yang secara garis besar di jelaskan dalam makalah
ini

BAB 2
PEMBAHASAN

JOB ANALISIS
1. PENGERTIAN JOB ANALISIS
Ada beberapa pengertian dari job analisis yaitu:
a. TASK : suatu komponen dari suatu jabatan tertentu atau satuan kegiatan manusia yang
dilakukan untuk tujuan tertentu
b. POSITION : merupakan sebuah atau semua kewajiban tanggung jawab yang melekat
pada diri seorang pegawai
c. JOB : sekelompok posisi yang hampir sama dalam suatu organisasi/perusahaan
d. ACCUPATION : merupakan job / jabatan yang sama dalam arti syarat-syaratnya sama
dengan yang terdapat pada banyak perusahaan
Kesimpulannya bahwa job analisis atau analisa jabatan adalah, suatu proses untuk
memperoleh, mengumpulkan dan mencatat secara sistematis factor-faktor yang
berhubungan dengan jabatan.
Ada juga beberapa pengertian Job Analisis menurut beberapa ahli seperti:

Ike Kusdiyah Rachmawati, (2007)

3

Analisis Jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan

dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan
Mariot, (2009)
Job analysis adalah usaha untuk mencari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang
bekaitan dengan tugas-tugas dilakukan dalam jabatan tersebut
Faustino (1995) Analisa pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai
suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara
mengamati atau mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang dari
supervisor.
Dalam Job Analisis pula berisikan tentang:

a. Data yang berisi tentang kegiatan apa yang dilakuakn oleh seorang pegawai
b. Bagaimana wewenang atau tangung jawab yang dihubungkan dengan struktur
c.
d.
e.
f.
g.

perusahaan atau organisasi

Alat apa yang digunakan dalam pekerjaannya
Bagaimana keadaan/kondisi kerjanya, lingkungan dan fisik
Latihan dan pendidikan yang diperlukan untuk jabatan itu
Besarnya komponen lamanya jam kerja
Balas jasa dan kemungkinan promosi

2. PENYUSUNAN JOB ANALISIS

Dalam menyusun Job Analisis ada 4 pertanyaan yang harus dijawab oleh calon pegawai,
yaitu:
1. Apa yang harus dilakukan dalam jabatan itu?
2. Bagaimana ia mengerjakan pekerjaan itu?
3. Mengapa ia harus mengerjakan itu?
4. Kecakapan apa yang dibutuhkan?
Untuk mengumpulkan informasi tersebut pun ada 4 metode yang biasanya dilakukan,
yaitu:
a. Job Questioner atau daftar pertanyaan
Membagikan kuisioner kepada para pemegang jabatan
4

b. Interview atau pertanyaan

Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah
melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
c. Log Book atau buku catatan harian
Mempelajari buku harian
d. Observasi
Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan
3. TUJUAN DAN SASARAN DARI JOB ANALISIS
Dengan mempelajari Job Analisis, sebenarnya tujuan yang akan dicapai menurut Profesor
Joseph Tiffin adalah sebagai berikut:
a. Untuk menentukan syarat-syarat kepegawaian
b. Untuk membuat program pendidikan dan pelatihan
c. Untuk menentukan nilai/skala/tingkat seseorang dari suatu jabatan tertentu
d. Untuk perbaikan-perbaikan metode kerja
Dan sasaran dari kegiatan Job Analisis ini yaitu:
Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemelihara hak pembayaran

internal dan eksternal

Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan

yang sama
Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggug jawab untuk

masing-masing pekerja
Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam

kondisi fit atau istirahat

Menentukan kebutuhan rekruitmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat

keputusan kerja
Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karir bagi

karyawan
Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan, kondisi
kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan

4. MANFAAT DAN KEGUNAAN DARI JOB ANALISIS

Adapun manfaat yang didapat dari Job Analisis yaitu:
Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajian yang objektif

Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi

dalam pengadaan karyawan

Merencanakan kebutuhan-kebutuhan SDM di waktu yang akan datang dan sebagai basis

perencanaannya
Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan pekerjaan yang tersedia
Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan bagi karyawan baru

maupun karyawan lama

Menentukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan karir karyawan yang tepat

dan menyeluruh
Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik
Menempatkan karyawan pada pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya
Penataan jabatan dan pengembangan organisasi
Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi karyawan baru
Memperbaiki aliran atau alur kerja
Memperlancar hubungan kerjasama dan saling pengertian antar karyawan dan antar

satuan organisasi
Selain ada manfaatnya, Job Analisis pun dapat digunakan dalam beberapa kegiatan seperti:
a. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
Penyusunan organisasi baru
Penyempurnaan organisasi yang sekarang
Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggung jawab tiap jabatan
b. Kepegawaian
Rekrutmen seleksi/penempatan
Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
Penyusunan jenjang karir (Career Planning)
Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
Program pelatihan
c. Ketatalaksanaan
Tata laksana
Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau
kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses
analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun
secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi
jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description).
6

5. TAHAPAN DALAM JOB ANALISIS

Tahapan dari awal hingga akhir dalam melakukan Job Analisis yaitu:
A. Persiapan analisis jabatan meliputi :
Merancang bentuk dan penyelenggaraan analisis jabatan
Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis jabatan
Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses dan struktur organisasi yang akan
di analisis berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan
Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada sekarang
B. Pengumpulan data meliputi
o Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan

selama

melaksanakan tugas baik pekerjaan yang sederhana

Kelemahan : Lambat, mahal, terkadang kurang akurat
Kelebihan : Memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja,
keterampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara real
o Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan atasannya
o Kuisioner, Menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya
Kelemahan : Jika terjadi salah paham maka data akan bias, terkadang tanggapan
kurang lengkap
Kelebihan: Biaya relatif murah, waktu efisien
o Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan karyawan (Log)
Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti kondisi kerja,
peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan enggan untuk mengisi buku
tersebut akibat kesibukannya sehingga data tidak lengkap
Kelebihan : Datanya lebih real
o Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada, yang masih dianggap terbaik
adalah observasi dan wawancara karena mampu menghasilkan data pekerjaan yang
akurat. Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung pekerjaan yang
akan dianalisis.
C. Pengolahan data
D. Penggunaan dan penyajian informasi jabatan
6. BENTUK HASIL PENYAJIAN DARI JOB ANALISIS
a) Job Description

Deskripsi jabatan/uraian jabatan diartikan sebagai suatu keterangan singkat yang ditulis
secara cermat dan teliti mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari suatu
jabatan tertentu
Secara garis besar suatu job description menggambarkan secara rinci mengenai
tanggung jawab, kewaiban dan tugas dari suatu jabatan tertentu, juga menggambarkan
tentang apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan dan mengapa harus
dikerjakan
b) Job Spesification
Persyaratan jabatan sering disebut Job Qualification, Job Requirement atau Minimun
Hiring Requirement, yaitu suatu statement atau pernyataan tentang kualitas minimal
yang dimiliki oleh seorang karyawan yang bisa diterima untuk menduduki dan dapat
menjalankan suatu jabatan tertentu dengan baik. Dan persyaratan tersebut meliputi:
Syarat umum, yaitu:
Pendidikan
Pengetahuan kerja
Keterampilan kerja
Pengalaman
Syarat khusus, yaitu:
Kondisi jasmani
Jenis kelamin
Bakat dan minat
Tempramen
c) Job Clasification
Berbentuk pengelompokkan dari jabatan-jabatan berdasarkan basis-basis, misalnya
upah, jenis pekerjaan, lamanya kerja. Ada 2 macam pengelompokkan yaitu:
Duties Clasification
Apabila pengelompokkan ini didasarkan kepada tugas dan tanggung jawab suatu
jabatan
Rank Clasification
Apabila didasarkan pada kepangkatan atau tingkatan
d) Job Evaluation

Suatu proses menentukan nilai suatu jabatan dibandingkan dengan jabatan-jabatan lain
secara sistematis dan teratur. Dengan demikian pada dasarnya suatu Job Evaluation
adalah mengukur bobot suatu jabatan atau Job Value yang kemudian dipergunakan
sebagai dasar untuk menentukan balas jasa atau upah. Ada 2 macam prinsipnya, yaitu:
Internal Consistency (Prinsip Keadilan Dalam Pengupahan)
Artinya bahwa suat pemberian upah yang berdasarkan Evaluasi Jabatan harus sesuai
dengan pengorbanan yang diberikan karyawan atau pegawai yang bersangkutan. Juga
tingkat keikutsertaan karyawan dalam perusahaan,
External Consistency (Prinsip Kekayaan Didalam Pengupahan)
Artinya bahwa pemberian upah yang didasarkan pada Job Evaluation terlebih dahulu
harus membandingkan dengan persusahaan-perusahaan yang lain dan juga harus
mengikuti peraturan-peraturan pemerintah.

DAFTAR PUSTAKA
http://milasusanti346.blogspot.co.id/2014/07/makalah-analisis-jabatan.html
http://cheesterzone.blogspot.co.id/2011/10/implementasi-total-quality-management.html
http://dokumen.tips/documents/pengertian-manajemen-murtu-menurut-para-ahli.html