Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan

October 10, 2017 Budi Kho Sumber Daya Manusia (SDM) 0

Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan – Analisis Jabatan atau Job Analysis merupakan
alat utama yang digunakan untuk mengumpulkan data pekerjaan atau jabatan. Proses Job
Analysis ini akan menghasilkan dua kumpulan data yaitu kumpulan data Deskripsi Jabatan (Job
Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Spesification). Kedua kumpulan data ini diperlukan
oleh Manajer SDM untuk menentukan orang yang tepat untuk mengisi lowongan-lowongan
pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga dapat menempatkan orang yang benar pada
posisi atau jabatan yang tepat. Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan ini dapat membantu
pihak manajemen maupun karyawan untuk memahami apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh
perusahaan.
Baca juga : Pengertian Analisis Jabatan. (Job Analysis) dan Tujuannya.

Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan merupakan bagian penting dalam analisis jabatan.
Informasi yang jelas dan akurat dapat membantu organisasi dan pekerja untuk mengatasi
berbagai tantangan pada saat calon pekerja tersebut resmi menjadi karyawan pada perusahaan
yang bersangkutan.

Deskripsi Jabatan (Job Description)

Deskripsi Jabatan atau Job Description adalah uraian yang mencakup pekerjaan dasar suatu
jabatan yang termasuk tugas, wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi penting
lainnya yang melekat pada jabatan tersebut. Contoh Informasi-informasi dalam deskripsi jabatan
tersebut diantaranya seperti nama Jabatan, lingkungan dan lokasi pekerjaan, informasi pelaporan,
ringkasan pekerjaan, sifat pekerjaan, tujuan pekerjaan, tugas-tugas yang harus dilakukan, kondisi
kerja, mesin dan peralatan yang akan digunakan serta bahaya dan risiko yang terlibat
didalamnya.

Tujuan Deskripsi Jabatan (Job Description)

 Tujuan utama Deskripsi Jabatan adalah mengumpulkan data pekerjaan yang berkaitan dengan
jabatan yang bersangkutan dan untuk pengiklanan pengrekrutan karyawan yang berbakat.
 Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat yang dibutuhkan oleh departemen
atau divisi tertentu untuk melakukan tugas dan pekerjaan tertentu.
 Untuk menentukan apa yang harus disampaikan kepada kandidat tentang pekerjaan apa yang
akan diisinya dan juga apa yang harus dilakukan apabila terpilih menjadi karyawan.

Deskripsi Pekerjaan atau Deskripsi Jabatan ini pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua jenis
yaitu Deskripsi Umum Jabatan dan Deskripsi Spefisik Jabatan. Deskripsi umum jabatan adalah
deskripsi jabatan yang digunakan oleh organisasi untuk menemukan informasi dasar tentang
pekerjaan atau jabatan tertentu. Meskipun mencakup tugas yang harus dilakukan oleh pekerja,
namun dalam deskripsi umum jabatan ini tidak mengandung sub-tugas, standar kinerja dan dasar
untuk mengevaluasi suatu pekerjaan serta tidak menentukan paket kompensasinya.

Jenis yang kedua pada Deskripsi Jabatan ini adalah Deskripsi Spesifik Jabatan. Deskripsi
Spesifik Jabatan ini memberikan informasi yang detail terhadap apa yang menjadi tanggung
jawab jabatan tersebut. Deskripsi spesifik jabatan juga mencakup tugas utama, sub-tugas, fungsi
inti serta rincian pada setiap pekerjaannya. Deskripsi spesifik jabatan ini merinci semua
pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan dan cara untuk melakukan pekerjaan tersebut
serta standar kinerja yang diinginkan.

Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau juga dikenal dengan spesifikasi karyawan adalah
pernyatan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, kualitas khusus,
keterampilan fisik, emosional, teknis dan kemampuan komunikasi yang diperlukan untuk
melakukan pekerjaan dan tanggung jawab yang terlibat dalam pekerjaan. Spesifikasi Jabatan ini
juga mencakup kesehatan umum, kesehatan mental, kecerdasan, bakat, daya ingat, keterampilan
kepemimpinan, kemampuan beradaptasi, kemampuan emosional, flesibilitas, perilaku,
kreativitas, etika dan lain sebagainya.

Tujuan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

 Berdasarkan informasi deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan membantu kandidat (pelamar)

menganalisis apakah dirinya memenuhi syarat untuk mengisi lowongan pekerjaan tertentu atau
tidak.
 Spesfikasi Jabatan dapat membantu tim rekrut untuk memahami apakah kandidat yang
melamar telah memenuhi tingkat kualifikasi, kualitas, karakteristik syarat-syarat lainnya untuk
mengisi jabatan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  Spesifikasi Jabatan memberikan informasi rinci tentang tanggung jawab, keterampilan teknis
dan fisik yang diinginkan, kemampuan berkomunikasi dan syarat-syarat lainnya yang dibutuhkan
untuk melakukan pekerjaan tertentu.
 Spesifikasi Jabatan membantu memilih kandidat yang paling tepat untuk mengisi jabatan kosong
yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan merupakan dua bagian integral dari Analysis Jabatan.
Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan ini mendefinisikan sebuah pekerjaan secara lengkap
serta menuntun pelamar dan tim rekrut untuk menjalani semua proses rekrutmen dan seleksi
sehingga perusahaan bisa mendapatkan karyawan yang tepat untuk melakukan pekerjaan atau
mengisi jabatan yang dibutuhkan.