JOB DESCRIPTION

(URAIAN PEKERJAAN)
DALAM ORGANISASI/PERUSAHAAN
 PENDAHULUAN
• Analisis Jabatan atau Job Analysis merupakan alat utama yang digunakan untuk
mengumpulkan data pekerjaan atau jabatan. Proses Job Analysis ini akan
menghasilkan dua kumpulan data yaitu kumpulan data Deskripsi Jabatan (Job
Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Spesification). Kedua kumpulan data
ini diperlukan oleh Manajer SDM untuk menentukan orang yang tepat untuk
mengisi lowongan-lowongan pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan
sehingga dapat menempatkan orang yang benar pada posisi atau jabatan yang
tepat. Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan ini dapat membantu pihak
manajemen maupun karyawan untuk memahami apa yang sebenarnya
dibutuhkan oleh perusahaan.Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan
merupakan bagian penting dalam analisis jabatan. Informasi yang jelas dan
akurat dapat membantu organisasi dan pekerja untuk mengatasi berbagai
tantangan pada saat calon pekerja tersebut resmi menjadi karyawan pada
perusahaan yang bersangkutan.
Deskripsi Jabatan (Job Description)
Deskripsi Jabatan atau Job Description adalah uraian yang mencakup pekerjaan dasar
suatu jabatan yang termasuk tugas, wewenang, tanggung jawab dan informasi-informasi
penting lainnya yang melekat pada jabatan tersebut.
Atau :

Job description (jobdesk) atau uraian jabatan/job atau gambaran tugas adalah
suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas, uraian
atau gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh sipemegang jabatan, bagaimana
suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan,
hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya diluar lingkup pekerjaannya dan
diluar organisasi (eksternal) sehingga dapat tercapai tujuan unit / bagian kerja dan
organisasi / perusahaan secara luas.

Contoh Informasi-informasi dalam deskripsi jabatan tersebut diantaranya seperti nama

Jabatan, lingkungan dan lokasi pekerjaan, informasi pelaporan, ringkasan pekerjaan,
sifat pekerjaan, tujuan pekerjaan, tugas-tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, mesin
dan peralatan yang akan digunakan serta bahaya dan risiko yang terlibat didalamnya.
 Tujuan Deskripsi Jabatan (Job Description)

1. Tujuan utama Deskripsi Jabatan adalah mengumpulkan data

pekerjaan yang berkaitan dengan jabatan yang bersangkutan dan
untuk pengiklanan pengrekrutan karyawan yang berbakat.
2. Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat yang
dibutuhkan oleh departemen atau divisi tertentu untuk melakukan
tugas dan pekerjaan tertentu.
3. Untuk menentukan apa yang harus disampaikan kepada kandidat
tentang pekerjaan apa yang akan diisinya dan juga apa yang harus
dilakukan apabila terpilih menjadi karyawan.
 Lanjutan :
Deskripsi Pekerjaan atau Deskripsi Jabatan ini pada dasarnya
dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu Deskripsi Umum
Jabatan dan Deskripsi Spefisik Jabatan. Deskripsi umum
jabatan adalah deskripsi jabatan yang digunakan oleh organisasi
untuk menemukan informasi dasar tentang pekerjaan atau
jabatan tertentu. Meskipun mencakup tugas yang harus
dilakukan oleh pekerja, namun dalam deskripsi umum jabatan
ini tidak mengandung sub-tugas, standar kinerja dan dasar
untuk mengevaluasi suatu pekerjaan serta tidak
menentukan paket kompensasinya.
 Lanjutan :
Jenis yang kedua pada Deskripsi Jabatan ini adalah
Deskripsi Spesifik Jabatan. Deskripsi Spesifik Jabatan ini
memberikan informasi yang detail terhadap apa yang
menjadi tanggung jawab jabatan tersebut. Deskripsi
spesifik jabatan juga mencakup tugas utama, sub-tugas,
fungsi inti serta rincian pada setiap pekerjaannya. Deskripsi
spesifik jabatan ini merinci semua pekerjaan yang harus
dilakukan oleh karyawan dan cara untuk melakukan
pekerjaan tersebut serta standar kinerja yang
diinginkan.
 Spesifikasi Jabatan (Job Specification)
Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau juga dikenal
dengan spesifikasi karyawan adalah pernyatan tertulis tentang
kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, kualitas khusus,
keterampilan fisik, emosional, teknis dan kemampuan
komunikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan
tanggung jawab yang terlibat dalam pekerjaan. Spesifikasi
Jabatan ini juga mencakup kesehatan umum, kesehatan
mental, kecerdasan, bakat, daya ingat, keterampilan
kepemimpinan, kemampuan beradaptasi, kemampuan
emosional, flesibilitas, perilaku, kreativitas, etika dan lain
sebagainya.
 Tujuan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)
1. spesifikasi jabatan membantu kandidat (pelamar) menganalisis
apakah dirinya memenuhi syarat untuk mengisi lowongan
pekerjaan tertentu atau tidak.
2. Spesfikasi Jabatan dapat membantu tim rekrut untuk memahami
apakah kandidat yang melamar telah memenuhi tingkat kualifikasi,
kualitas, karakteristik syarat-syarat lainnya untuk mengisi jabatan
yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Spesifikasi Jabatan memberikan informasi rinci tentang tanggung
jawab, keterampilan teknis dan fisik yang diinginkan, kemampuan
berkomunikasi dan syarat-syarat lainnya yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan tertentu.
4. Spesifikasi Jabatan membantu memilih kandidat yang paling tepat
untuk mengisi jabatan kosong yang dibutuhkan oleh perusahaan.
 Lanjutan :
Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan merupakan
dua bagian integral dari Analysis Jabatan. Deskripsi
Jabatan dan Spesifikasi Jabatan ini mendefinisikan
sebuah pekerjaan secara lengkap serta menuntun
pelamar dan tim rekrut untuk menjalani semua proses
rekrutmen dan seleksi sehingga perusahaan bisa
mendapatkan karyawan yang tepat untuk melakukan
pekerjaan atau mengisi jabatan yang dibutuhkan.
 Analisa Jabatan

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat,

mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau
fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN
secara sistematis dan teratur, yaitu :
1. Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
2. Apa wewenang dan tanggung jawabnya
3. Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
4. Bagaimana cara melakukannya
5. Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam
melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya
jam bekerja
6. Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
7. Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk
melakukan pekerjaan tersebut dan lain-lain
 Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa
sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan  
 Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan
informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan
cara :
1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada
para pemegang Jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang
bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
ataupun atasan langsungnya
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan
pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian
 Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description).
2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau
Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
 Uraian Jabatan (Job Description)
adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan
tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis
berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting :
untuk menghindarkan terjadinya perbedaan
pengertian,
untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap
untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.
 Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat
melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara
bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di
susun secara terpisah.

 Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam

Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
 Kegunaan Analisa Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari
Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja
seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan
penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan
latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam
organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan
dan keselamatan kerja
Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang
dalam melakukan proses analisis jabatan.
1. Proses analisis dilakukan untuk memahami apa
tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil
jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan
organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian
jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan
daftar tugas atau aktivitas.
2. yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan
yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan
tersebut. Ini penting untuk menghindari kebiasaan kita
menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja,
gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini.
Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan
tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat
ini.
 Lanjutan :
3. kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan
dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini
berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi
dan struktur organisasi. Prinsip-prinsip ini penting untuk
dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi,
uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-
masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat
oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya
standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan
oleh organisasi.
 Lanjutan :
Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan
munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih
tanggung jawab antar jabatan, atau rangkap-merangkap
tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab
yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan
dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung
jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat
sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan
cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak
masalah
 Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam job
description (uraian pekerjaan) diantaranya sebagai berikut :
a. Perumusan fungsi, tugas atau kegiatan yang jelas dan
tegas.
b. Penempatan orang secara tepat yaitu atas dasar
pertimbangan yang obyektif.
c. Kejelasan dan ketegasan wewenang dan tanggung
jawab.
d. Kejelasan pertanggung jawaban dari masing-masing
anggota seperti laporan kegiatan, keuangan dan lain-
lain.
f. Membebaskan pucuk pimpinan (top management)
 contoh atau bagian-bagian pada Job description
adalah sebagai berikut :

1) Manajer Umum (General Manager)

Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi
perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya
segala kegiatan perusahaan meliputi memimpin mengatur,
membimbing dan mengarahkan organisasi perusahaan,
dimana kegiatan tersebut untuk mencapai prestasi yang
tinggi dalam menghasilkan produk-produk berkualitas
dengan jaminan sistem mutu yang selalu terjaga dan
dilaksanakan secara konsisten
 Lanjutan :
2. Manajer Pabrik (Factory Manager)
Manajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam
mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan
produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya
proses produksi. Selain itu manajer pabrik memiliki tugas dan
tanggung jawab: (1) Merencanakan, mengkoordinasi,
mengarahkan dan mengendalikan kegiatan manufacturing
yang meliputi PPIC, produksi, teknik purchasing dan gudang
untuk memperlancar proses pencapaian sasaran perusahaan
baik jangka pendek maupun jangka panjang. (2) meningkatkan
usaha dalam bidang peningkatan mutu produk, produktifitas
kerja dan pengendalian biaya operasional secara kontinu. (3)
Mengatur dan mengendalikan proses manufacturing sesuai
dengan standar yang ditentukan.
 Lanjutan :
3). Manajer Pengembangan dan Pengawasan Mutu Produk
(Branch Process Development and Quality Manager)
Manajer PDQC bertugas dan bertanggung jawab dalam memeriksa
bahan baku, bahan tambahan, produk jadi, dan bahan pengemas.
Mengawasi analisa kualitas produksi, bertanggung jawab atas
kelengkapan laboratorium untuk analisa dan pengembangan produk.
Selain itu BPDQC bertugas dan bertanggung jawab: (1) Mengendalikan
semua kegiatan departemen PDQC dalam aspek proses pengendalian
mutu untuk menjamin kelangsungan aktifitas perusahaan. (2)
Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan GLP dan Kalibrasi di
laboratorium serta GNP dan HACCP diproses produksi. (3)
Mengendalikan semua kegiatan pengendalian mutu pada proses awal
pengawasan mutu dan hasil pengawasan serta pengembangan
produk. (4) Mengatur dan merencanakan kerja, kebutuhan kerja tenaga
kerja, alat bantu dan fasilitas kerja selama masih dalam batas-batas
standar baku yang diselaraskan dengan rencana manajemen. (5)
Menilai/mengevaluasi kerja staff departemen PDQC.
 4).Manajer Keuangan (Finance and Accounting
Manager)
Manajer keuangan bertugas dan bertanggung jawab
merencanakan, menyiapkan budget dan planning (AOP)
untuk menentukan tujuan yang harus dicapai. Memonitor
kegiatan operasional dalam hal aspek financial supaya
sejalan dengan AOP. Menandatangani bank instrument
(Cek, transfer bank) sesuai dengan batasan yang ditetapkan
perusahaan. Verifikasi setiaap pengeluaran biaya ataupun
pembelian aset dan penggunaan dana lainnya sesuai
dengan batasan yang ditetapkan oleh perusahaan.
Menetapkan pelasanaan sistem dan prosedur yang
berkaitan dengan keuangan
 5). Manajer Personalia (Branch Personal Manager)
Manajer personalia memiliki fungsi merencanakan,
mengkordinir, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan
kepersonaliaan yang meliputi hubungan industrial,
administrasi kepegawaian, keamanan, kehumasan, dan
pelayanan umum untuk mendukung proses pencapain tujuan
perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Selain itu manajer personalia memiliki tugas dan tanggung
jawab menciptakan hubungan industrial yang harmonis untuk
mencapai ketenangan industrial (ketenangan kerja dan
ketenangan usaha) dilingkungan perusahaan.
Menyelenggarakan syarat-syarat dan kondisi kerja dalam
rangka mewujudkan hak dan kewajiban karyawan dan
administrasi kepegawaian secara tepat sebagai syarat untuk
meningktkan produktifitas kerja yang optimal. Memberikan
dukungan dan pelayanan kepada seluruh pihak agar dapat
mencapai standar kerja secara optimal.
 Kesimpulan
1. Job description (uraian pekerjaan) merupakan
dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan
informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan pekerjaan yang
satu dengan yang lain dalam suatu organisasi.
Uraian pekerjaan tersebut disusun dalam suatu
format yang terstruktur sehingga informasi mudah
dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di
dalam organisasi.
2. Pada hakikatnya, uraian pekerjaan merupakan bahan
baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana
suatu pekerjaan dijelaskan dan diberikan batasan.
Informasi dasar dan penting mengenai jabatan ini
diperlukan oleh banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan
(agar ia mengerti apa yang dituntut dari jabatan tersebut),
perekrut (agar mengerti orang seperti apa yang sesuai
untuk mengisinya), atasan (supaya memahami apa yang ia
tuntut dari pekerjaan bawahannya dan menjadi dasar yang
objektif untuk mengkomunikasikan ekspektasi organisasi
terhadap bawahannya, serta dasar untuk pengukuran
kinerja), hingga bagi pengelola pelatihan (agar mengerti
kompetensi apa yang perlu dimiliki oleh setiap pemegang
jabatan).
3. Penyusunan uraian jabatan harus dilakukan dengan baik
agar mudah dimengerti. Untuk itulah diperlukan suatu
proses yang terstruktur
pula,yangdikenaldengananalisisjabatan. Analisa jabatan
adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan
kemudian menyadurnya ke dalam format yang
memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan
tersebut. Ada 3 tahap penting dalam proses analisis
jabatan, yaitu
a. Mengumpulkan informasi,
b. Menganalisis dan mengelola informasi jabatan, dan
c. Menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang
baku.
 Lanjutan
4. Bagi karyawan baru, job description sangat
dibutuhan yang memuat alur koordinasi, dan
struktur pembagian wewenang, alat kerja yg
boleh digunakan dan lokasi kerjanya.