DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI JABATAN

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan
kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi
terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya
manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan
dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang
layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standarstandar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan.
Dalam dewasa ini seiring perkembangan zaman yang semakin maju secara pesat, sumber
daya manusia ( SDM ) dituntut bukan hanya untuk sebatas bekerja dan bekerja tanpa
menghiraukan kualitas mutu yang berkesinambungan sehingga menyebabkan terjadinya krisis
kreatifitas, krisis loyalitas, dan krisis intelektualitas dalam kurun waktu tidak ditentukan
kedepannya, yang penting mereka melaksanakan tugas dan kewajiban tanpa ada upaya untuk
mengembangkan.
Oleh sebab itu, informasi, tegnologi, dan komunikasi sebaiknya digunakan semaksimal
mungkin untuk melatih diri dan mengasah secara trampil baik keterampilan intelektual maupun
keterampilan motorik ( daya gerak ). Sehingga lebih mudah untuk bisa berinovatif secara kreatif
dan kritis dalam menjawab tantangan serta rintangan sebagai lahan untuk terus berkembang
secara professional baik dari peran SDM maupun institusi yang dikelola.

Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk
menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan
tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job
description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu
pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang,
kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan
merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu
dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan
kemampuan individu.
A. Pengertian Deskripsi jabatan
Berikut ini adalah beberapa pengertian deskripsi jabatan dari beberapa ahli yang
menunjukan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan uraian informasi mengenai pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses
menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan (Veithzal Rivai 2009). Uraian
pekerjaan menyebutkan tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Disebutkan apa
yang dikerjakan, mengapa dikerjakan, dan dimana dikerjakannya, dan secara singkat
bagaimana mengerjakannya (Robert L. Mathis John H. Jackson 2001). Definisi yang hampir
sama diajukan oleh Gary Dessler (2004) bahwa Sebuah deskripsi pekerjaan adalah

pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu
melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.
Dari beberapa definisi para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa deskripsi jabatan atau
pekerjaan adalah merupakan hasil analisis pekerjaan yang sistematis sebagai rangkaian
kegitan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan, atau dapat
pula dikatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah suatu uraian tertulis dari apa yang
diperlukan oleh suatu pekerjaan.

B. Pengertian Spesifikasi jabatan

Spesifikasi jabatan (job spescification) adalah sebuah daftar pengetahuan , keahlian,
kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk melaksanakan
sebuah pekerjaan. Pengetahuan mengacu ke informasi prosedural dan faktual yang diperlukan
bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil.
Perbedaan antara deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan adalah persoalan perspektif
saja, Deskripsi pekerjaan menetapkan apa pekerjaan tersebut, merupakan profil pekerjaan.
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas para karyawan yang
melakukannya dan persyaratan keahlian manusia: merupakan profil manusia yang dibutuhkan
oleh orang yang menunaika pekerjaan tersebut. Persyaratan manusia meliputi pengalaman,
pelatihan, pendidikan dan kemampuan memenuhi tuntutan fisik dan mental. Informasi yang
terdapat dalam spesifikasi pekerjaan dapat merupakan salah satu dari ketiga kategori
tersebut :

Persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pengertian

Persyaratan penddikan termasuk , termasuk pendidikan menengah ,
universitas, atau pendidikan kejuruan
Pengetahuan, keahlian dan kemampuan.

Spesifikasi pekerjaan harus hanya mencakup kualifikasi yang jelas berhubungan

dengan kinerja pekerjaan yang dapat dierima.Spesifikasi pekerjaan melaksanakan fungsi yang
terpisah dari komponen analisis pekerjaan yang lain. Spesifkasi pekerjaan tidak memaparkan
lingkungan fisik tugas dan kewajiban, atau kondisi pekerjaan.Sebaliknya, tujuan spesifikasi
pekerjaan adalah untuk menentukan karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan,
seleksi dan penempatan.
Spesifikasi pekerjaan penting karena beberapa alasan :
Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang diharuskan oleh undangundang.(pilot, pengacara dll)
2. Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain berdasarkan tradisi profesional.(profesor
harus setidaknya S3)
3. Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan pembuatan standar atau kriteria
tertentu yang dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru tik harus dapat
mengetik 100 huruf dalam 1 menit)
1.

C. Manfaat Deskripsi dan Spesifikasi jabatan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat
bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari
analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Perekrutan dan penyeleksian

2.

3.

4.

5.

Analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan

karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini. Informasi
ini dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, yang digunakan untuk
membantu manajemen menentukan jenis orang yang akan direkrut dan
dipekerjakan.
Kompensasi
Informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap
pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Besarnya gaji atau upah karyawan
bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi..
Penilaian prestasi kinerja
Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi dari setiap
karyawan dengan standar prestasi perusahaan. Manajer menggunakan analisis
pekerjaan untuk menentukan aktivitas pekerjaan itu dan standar prestasinya.
Keselamatan dan Kesehatan
Informasi yang diperoleh dari deskripsi pekerjaa juga bermanfaat dalam
mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh,
para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan mengandung
bahaya atau tidak. ubungan Karyawan dan Perburuhan
Informasi deskripsi juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan.
Ketika para karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi,
deskripsi pekerjaan memberikan standart evaluasi dan perbandingan bakat.
Pelatihan dan Pengembangan
Deskripsi pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas, keterampilan
dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Dengan mendefinisikan
aktivitas apa yang dijalankan pekerjaan, analisis pekerjaan membantu pengawas
menjelaskan pekerjaan kepada karyawan baru.

6. Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Deskripsi pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum

ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan mengatakan bahwa
beliau bertanggung jawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi
dan pembelian bahan mentah. Namun mengatur persediaan bahan mentah
bukanlah tugasnya. Tidak ada satu orang pun dari produksi lainnya yang
bertanggung jawab untuk mengatur persediaan bahan mentah. Dari tinjauan
pekerjaan lain bahwa harus ada seseorang yang mengatur persediaan, engan
demikian analisis pekerjaan membantu mengungkapkan kewajiban yang belum
ditugaskan.

D. Hal-hal yang harus dipenuhi dalam proses deskripsi perusahaan

Deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Identifikasi jabatan.
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode
jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
b. Ringkasan jabatan.

Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu

berupa fungsi dan kegiatan utamanya.
c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian
lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab
serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
d. Wewenang dari pemegang jabatan.

Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk

wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e.

Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan
pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.

f.

Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada
jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam
ruang pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

http://arevan19.blogspot.co.id/2013/11/makalah-deskripsi-dan-spesifikasi.html
http://anomiemine.blogspot.co.id/2012/09/deskripsi-dan-spesifikasipekerjaan.html