ADMINISTRASI UMUM BAB 2

Pengertian Analisis Jabatan

analisis jabatan adalah suatu usaha atau proses penyelidikan atau analisis secara mendalam
mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu jabatan atau pekerjaan.
menurut Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart & P.M wright ( 2009 ), analisis jabatan adalah
sebuah prosedur yang dilakukan untuk mendapatkan informasi – informasi mendetil dari
suatu jabatan

Tujuan Analisis Jabatan

Tujuan analisis jabatan antara lain :
1. Menghindari terjadinya duplikasi dan memastikan tidak adanya fungsi penting yang
terlupakan
2. Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat
3. Membagi rata beban pekerjaan
4. Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja
5. Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif

Manfaat/ fungsi analisis jabatan

Informasi – inforamsi yang didapatkan dalam proses analisis jabatan akan digunakan
berbagai aktivitas pengelolaan SDM lainnya disuatu perusahaan/Lembaga, misalnya dalam
rekrutmen dan seleksi,pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja, dan dalam
menentukan imbal jasa yang tepat bagi suatu jabatan didalam perusahaan.
secara rinci manfaat analisis jabatan dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Rekrutmen
Inforamsi tentang tugas – tugas pokok suatu jabatan, konteks pekerjaan dan
spesifikasi jabatan yang menjelaskan tentang kompetensi ( keterampilan,
pengetahuan, kemampuan, serta karakteristik lainnya ) yang harus dimiliki oleh
karyawan pada suatu jabatan akan sangat membantu bidang SDM dalam
menentukan kriteria karyawan yang akan direkrut. Informasi ini juga membantu
bidang SDM dalam menentukan metode rekrutmen yang paling tepat, sehingga
proses rekrutmen dapat berlangsung dengan efektif dan efisien
2. Seleksi
Selain untuk keperluan rekrutmen, informasi tentang tugas – tugas pokok suatu
jabatan, konteks pekerjaan dan spesifikasi jabatan juga dapat digunakan untuk
merancang desain seleksi yang paling tepat. Desain tersebut meliputi metode seleksi
maupun tahapan – tahapan seleksi yang harus dilalui oleh calon karyawan.
Dengan adanya informasi yang akurat serta desain yang tepat proses seleksi dapat
berlangsung dengan efektif dan efisien serta meminimalisir potensi terjadinya
Tindakan diskriminatif yang dilakukan oleh perusahaan kepada calon pelamar

3. Orientasi, pelatihan dan pengembangan

Inforamsi tentang tugas - tugas pokok suatu jabatan konteks pekerjaan dan
spesifikasi jabatan digunakan untuk merancang program orientasi bagi karyawan
baru maupun karyawan lama. Selain itu , juga dibutuhkan dalam dan menganalisis
kebutuhan pelatihan dan pengembangan, dan dalam melakukan evaluasi terhadap
program – program yang telah dilaksanakan

4. Penilaian kinerja
Inforamsi tentang tugas – tugas pokok suatu jabatan, konteks pekerjaan dan
spesifikasi jabatan digunakan utuk menentukan metode dan desain format penilaian
kinerja yang tepat. Adanya deskripsi jabatan yang akurat dapat membantu
memastikan terciptanya metode dan desain format yang tepat, efektif, dan efisien
sehingga dapat membantu perusahaan/ lemabaga dalam mencapai tujuan
strategisnya.

5. Manajemen karir
Informasi tentang tugas – tugas pokok suatu jabatan, konteks pekerjaan dan
spesifikasi jabatan digunakan sebagai informasi tambahan dalam mengambil
keputusan untuk melakukan promosi, rotasi, pengayaan maupun demosi bagi
karyawan . hal ini sangat penting bagi perusahaan untuk memastikan
dilaksanakannya konsep “ the right man on the right place, in the right time and
budget “

6. Manajemen imbal jasa

Untuk dapat mendesain system imbal jasa yang strategis, perusahaan/Lembaga
perlu melakukan evaluasi jabatan. Evaluasi jabatan adalah proses membandingkan
satu jabatan dengan jabatan lainnya didalam suatu perusahaan berdasarkan kriteria
tertentu . untuk melakukan evaluasi dibutuhkan informasi yang akurat mengenai
tugas pokok, spesifikasi jabatan, serta standar kinerja suatu jabatan.
7. Manajemen organisasi dan perencanaan
Setiap organisasi tidak akan dapat melepaskan diri dari proses perubahan.
Perubahan teknologi, perubahan pasar, aturan pemerintah, kondisi sosial dan
ekonomi dan sebagainya. Perubahan di lingkungan eksternal menuntut perusahaan
dengan berbagai system, perangkat, dan sumber daya yang ada di dalamnya
termasuk karyawannya ikut berubah dan menyesuaikan diri. Ada kalanya
perusahaan harus mengubah struktur organisasi, proses kerja, budaya kerja dan
sebagainya yang akhirnya menuntut terjadinya perubahan kompetensi dan perilaku
sehingga deskripsi jabatan tidak lagi akurat dan harus diperbaiki

8. Perlindungan hukum
Informasi yang akurat didalam deskripsi jabatan dapat membantu perusahaan untuk
mencegah atau mengurangi terjadinya permasalahan yang dihadapi perusahaan
khususnya terkait aspek hukum

Pengertian Uraian Pekerjaan ( job description )

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis berdasarkan fakta yang menguraikan

tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek –
aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Dengan adanya
kejelasan peran dalam melaksanakan pekerjaan yang dapat diketahui melalui uraian
pekerjaan, maka diharapkan setiap kayawan akan memahami dan menerima peran
yang ditetapkan baginya.

Penyusunan uraian pekerjaan ini sangat penting terutama untuk :

1. Menghindari terjadinya perbedaan pengertian
2. Menghindari terjadinya pekerjaan rangkap
3. Mengetahui batas – batas tanggung jawab dan wewenang masing – masing
jabatan

Tujuan Uraian Pekerjaan

Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas dan tegas untuk setiap jabatan
dengan tujuan supaya :
1. Setiap pemegang jabatan mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung
jawab yang harus dilakukannya
2. Mengetahui standar tugas yang harus dicapai oleh seseorang yang memegang
jabatan
3. Menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan
bagi pemegang jabatan
4. Pemegang jabatan yang bersangkutan tidak overacting karena memahami tugas
dan tanggung jawabnya
Fungsi Uraian Pekerjaan

fungsi uraian pekerjaan secara lengkap dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Atasan : uraian pekerjaan digunakan untuk mengoptimalkan peran dan
tanggung jawab bawahan

2. Pimpinan organisasi : uraian pekerjaan untuk dapat memimpin dan

memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal

3. Pemegang jabatan : uraian pekerjaan sebagai panduan dan pedoman kerja

serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi

4. Perekrut : uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kandidat yang

tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan. Dengan memahami
uaraian pekerjaan seorang perekrut dapat memahami apa tuntutan jabatan
yang diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang yang
bagaimana yang sesuai memegang jabatan tersebut

5. Trainer : uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kebutuhan pelatihan

bagi pemegang jabatan dan untuk menentukan jenis pelatihan apa yang
dapat membantu pemegang jabatan agar lebih baik dalam melaksanakan
tugas – tugasnya

6. Perencana karir ( succession planner ) : uraian pekerjaan digunakan untuk

menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan
kebutuhan organisasi serta menata jabatan – jabatan yang ada agar setiap
pemegang jabatan memiliki arah yang jelas.

7. Perencana dan pengembangan organisasi ( organization development and

planner ) : uraian pekerjaan berfungsi membuat perencanaan
pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan
dan jenis peran / tanggung jawab yang diperlukan untuk Menyusun
perencanaan pengembangan organisasi yang ada saat ini untuk menghadapi
tantangan baik dari segi internal maupun eksternal

8. Job evaluator : uraian pekerjaan yang berfungsi untuk memberikan bobot

jabatan dan memabndingkan jabatan lain didalam organisasi.
Tugas personal kantor dan uraian pekerjaan

dibawah ini tugas dan uraian pekerjaan personal kantor berdasarkan

kedudukan atau tingkatan jabatannya.

1. Top manajer ( manajer umum, administrator, kepala kantor, dan

sebagainya ) secara garis besar tugas dan tanggung jawabnya antara lain

a. Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan yang akan

dicapai , dan memberikan gambaran tentang kebutuhan kantor

b. Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan tertentu dengan

memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang dicapai

c. Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggung jawab , dan

kekuasaan kepada bawahan

d. Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat

e. Memelihara dan mengembangkan system manajemen yang tepat

f. Menguasai dan menghayati tugas pokok dari badan usaha

( organisasi )

2. Middle manager ( manajer, kepala bagian, dan sebagainya ) secara garis

besar tugas dan tanggung jawab nya antara lain :

a. Menerjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi rencana kerja

serta mengamati apa rencana tersebut telah dilaksanakan

b. Melakukan pembagian tugas kepada tingkat atau jabatan yang paling

bawah

c. Menentukan prosedur khusus bagi tiap – tiap tugas

d. Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan

e. Menentukan alat – alat pengawasan yang sesuai

3. Lower manager ( kasubbag, kasi, supervasior, mandor dan sebagainya )
memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain :

a. Memimpin pelaksanaan kerja

b. Memberikan petunjuk , bimbingan, dan pengendaliankerja secara

terus menerus kepada bawahannya

c. Sebagai perantara antara manajer puncak dengan para pekerja

4. Worker ( pekerja ), tugas dan tanggung jawabnya antara lain :

a. Bertanggung jawab langsung terhadap hasil dan mutu pekerjaan

b. Menjaga kualitas dari produk pekerjaan yang dihasilkan