JOB ANALYSIS

(Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Perencanaan Sumber Daya Manusia)

DISUSUN OLEH : INTAN NASTITI PERMATASARI 105030600111016

PROGRAM STUDI PERENCANAAN PEMBANGUNAN FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2013

JOB ANALYSIS Studi terhadap isi suatu jabatan untuk menentukan kebutuhan karyawan biasa disebut sebagai analisis jabatan. Tugas ini dilakukan oleh departemen sumberdaya manusia, tetapi mungkin juga terutama di perusahaan-perusahaan kecil, harus dilakukan oleh manajer lini. Salah satu manfaat pokok dari analisis jabatan adalah evaluasi jabatan. Untuk itu, suatu analisis jabatan harus menyertakan analisis situasional dan bertindak terhadap evaluasi jabatan dengan membentuk kriteria terhadap mana individu harus dievaluasi. Evaluasi jabatan haruslah berhubungan langsung dengan aktivitas-aktivitas yang ada dalam deskripsi jabatan. Pengertian Job Analysis Job analysis atau analisa jabatan sering dianggap sebagai pondasi dasar dari sebuah sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Job analysis merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Jadi, dapat dikatakan bahwa analisis jabatan merupakan suatu proses untuk memperlajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisis jabatan akan mencoba membahas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan, hasil dari analisis jabatan ini adalah deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties), tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan standar untuk kerja (performance standard). Tugas-tugas mengacu pada berbagai aktivitas atau kegiatan yang dilakukan seseorang dalam suatu jabatan. Tujuan dari Kegiatan Analisis Jabatan/Pekerjaan: Tujuan utama dari analisis jabatan adalah : 1. Guna menentukan derajat pengetahuan, dan kemampuan yang dituntut suatu jabatan 2. Guna menentukan derajat berbagai tugas yang terkandung dalam suatu jabatan dalam rangka perencanaan jabatan.

Empat aspek tugas suatu jabatan yang dinilai adalah frekuensi tugas dalam kurun waktu tertentu, jumlah waktu yang dibutuhkan tugas tersebut, tingkat kesulitan tugas, dan konsekuensi kesalahan. Kajian seperti ini biasanya diadakan secara mendalam oleh konsultan ketenagakerjaan.

Kegiatan Job Analysis ini mencakup 2 elemen, yaitu : Job Description (Deskripsi Jabatan) Deskipsi jabatan merupakan suatu pernyataan yang teratur, dari berbagai tugas dan

kewajiban suatu jabatan tertentu. Dapat dikatakan pula uraian yang menggambarkan bagaimana suatu jabatan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab, hubungannya dengan jabatan lain dan risiko jabatan tersebut. Dalam pembuatan deskripsi jabatan, bagian terpenting adalah membuat / menuliskan tugas-tugas yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu penyusunannya bisa dimulai dengan mencoba pertanyaanpertanyaan apa dan mengapa kita melakukan pekerjaan tersebut dan bagaimana kita melaksankannya. Informasi di dalam deskripsi perkerjaan dibagai menjadi : a. Identifikasi Nama pekerjaan, nomor pekerjaan, jumlah karyawan yang mengerjakan, tingkat upah, hubungan pelaporan, dan departemen b. Ringkasan pekerjaan Merupakan ringkasan umum tentang tanggungjawab utama dan komponen yang membedakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya c. Kewajiban dan tangggungjawab. Pernyataan yang jelas dan akurat atas tugas pokok, kewajiban, dan tanggung jawab yang dilaksanakan. Dapat pula mencakup persentase waktu yang diberikan kepada setiap tugas, kondisi kerja dan bahaya potensial, tanggungjawab pengawasan dan mesin serta peralatan yang digunakan. Job Specification (Spesifikasi/Persyaratan Jabatan) Spesifikasi jabatan yaitu suatu pernyataan dari kualitas minimum karyawan yang bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik. Dapat pula diartikan sebagai uraian tentang persyaratan yang diperlukan bagi seseorang yang akan memangku atau melaksanakan sesuatu jabatan. Spesifikasi jabatan mengandung hal-hal sebagai berikut : a. Identifikasi Jabatan Nama jabatan, departemen, lokasi, pengawasan, kode jabatan, pusat biaya, dll.

b. Persyaratan Jabatan Pendidikan, Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan, Pengalaman yang diperlukan, Pengetahuan dan keterampilan, Peryaratan fisik, Status perkawinan, Jenis kelamin, Usia, dan Kemampuan-kemampuan khusus lainnya. c. Faktor-faktor daya Tuntutan fisik, tuntutan mental d. Kondisi Kerja Perbedaan antara deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan terletak pada perspektif. Deskripsi jabatan menentukan profil pekerjaan. Sedangkan spesifikasi jabatan

menggambarkan apa yang dituntut jabatan dari karyawan yang melakukannya dan faktorfaktor manusia yang diperlukan. Manfaat Informasi Analisis Jabatan : Analisis jabatan disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga mempunyai berbagai manfaat lainnya. Diantara berbagai manfaat tersebut adalah : 1. Pengadaan tenaga kerja. Spesifikasi jabatan merupakan standar personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan tersebut. Isinya akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya. 2. Latihan. Uraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan yang digunakan akan menjadi bahan pembantu di dalam pengembangan program-program latihan. 3. Evaluasi jabatan. Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa dikerjakan / diselesaikan dengan baik, maka deskripsi jabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya. 4. Promosi dan transfer. Informais jabatan akan membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun transfer. 5. Organisasi. Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis jabatan seringkali menghasilkan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki. 6. Induksi. Untuk pegawai baru, deskripsi jabatan akan sangat berguna untuk maksud/tujuan organisasi. Deskripsi jabatan akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang harus dilakukan

7. Konsultasi. Informasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian konsultasi, baik bagi yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang ini. 8. Analisis jabatan memberikan keterangan yang akan membantu dalam kemungkinan perubahan jabatan supaya bisa diisi oleh karyawan-karyawan dengan sifat khusus. Pelaksanaan Analisis Jabatan Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian,

penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : 1. Tahap persiapan dan perencanaan. Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah : Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. ) Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2. Tahap pengumpulan data. Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara: Metode Observasi dan Wawancara. Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan. Metode Kuesioner (Daftar Pertanyaan). Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar

pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah. Metode Studi Referensi. Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan. Metode Kombinasi. Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. 3. Tahap pengolahan data. Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu: Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan. Menentukan bobot nilai dari setiap factor. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi. Analisa persyaratan jabatan. Menyusun uraian jabatan.

Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.

Batasan Evaluasi Jabatan Evaluasi jabatan adalah suatu usaha untuk menentukan dan membandingkan nilai

suatu jabatan tertentu dengan nilai jabatan-jabatan yang lain yang ada dalam suatu organisasi. Secara umum, evaluasi jabatan dapat dinyatakan sebagai penentuan nilai relatif atau harga dari suatu jabatan guna menyusun ranking di dalam penentuan upah. Syarat-syarat untuk dilaksanakannya evaluasi jabatan Untuk dapat diselenggarakannya suatu Evaluasi jabatan dalam suatu perusahaan atau organisasi usaha, maka perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut : 1. Perusahaan harus mengadakan suatu analisis jabatan yang baik untuk menentukan deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatannya. yang dimaksud dengan analisis jabatan disini adalah suatu proses memperlajari dan mengumpulkan data tentang suatu

operasi dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu. Dalam analiss jabatan, perlu diketahui tentang berbagai hal, yaitu : Apa yang dikerjakan karyawan pada jabatan tersebut Wewenang dan tanggung jawabnya Alat apa yang dipergunakannya Kondisi pekerjaan dan bahaya-bahaya yang dihadapi Latihan dan pendidikan yang dibutuhkan Besarnya upah, lama jam kerja, kemungkinan promosi, dll.

Cara pengumpulan data untuk analissi jabatan ini dapat dilaksanakan dengan : Daftar pertanyaan Catatan harian tentang waktu mulai dan berakhirnya suatu pekerjaan Pengamatan (observasi) Wawancara (interview)

Sedangkan informasi yang perlu dikumpulkan, berkisar pada persoalan-persoalan : Apa yang dikerjakan Bagaimana ia mengerjakan

Mengapa mengerjakan pekerjaan itu Keahlian apa yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut.

Hasil dari analisis jabatan ini, biasa disebut deskripsi jabatan yaitu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggungjwab suatu jabatan tertentu yang didasarkan pada kenyataan-kenyataannya. Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan sebagai berikut : a. Identifikasi jabatan b. Ringkasan jabatan c. Tugas-tugas yang harus dikerjakan d. Pengawasan yang diberikan dan diterima e. Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya f. Bahan, alat, dan mesin yang digunakan g. Kondisi lingkungan kerja h. Penjelasan untuk istilah-istilah yang kurang biasa dipakai sehari-hari i. Keterangan-keterangan tambahan yang diperlukan Dari deskripsi jabatan yang ada, bisa disusun suatu spesifikasi jabatan, yaitu suatu catatan tentang kualitas yang diperlukan oleh seorang personal untuk memangku suatu jabatan tertentu. Isi dari spesifikasi jabatan : a. Identifikasi Jabatan Nama jabatan, departemen, lokasi, pengawasan, kode jabatan, pusat biaya, dll. b. Ringkasan Jabatan c. Syarat-syarat kerja, antara lain berupa : Pendidikan yang diperlukan untuk memangku jabatan tertentu Jenis pengalaman yang diperlukan Tingkat inisiatif yang diperlukan Usaha fisik yang diperlukan Usaha mental yang diperlukan Tanggungjawab terhadap beberapa hal yang berhubungan dengan jabatan tersebut Kondisi kerjanya Resiko kerjanya Umur yang cocok untuk memangku jabatan tersebut Jenis kelamin yang cocok

Tinggi dan berat badan yang diperlukan Lain-lain syarat yang dipandang dan relevan dengan jabatan.

2. Setelah diketahui spesifikasi jabatan ini, maka perlu diadakan penggolongan jabatan, misalnya jabatan-jabatan yang ada dikantor dan jabatan-jabatan yang ada dipabrik / lapangan. Kedua jabatan ini perlu dibedakan sebab keduanya memiliki unsur-unsur dan syarat-syarat jabatan yang berbeda. 3. Sebelum dimulainya suatu penilaian jabatan perlu terlebih dahulu diadakan penyebaran ide sehingga semua karyawan betul-betul memahami dan memaklumi akan evaluasi jabatan tersebut. Dengan demikian diharapkan para karyawan dapat memberikan bantuan dalam pelaksanan penilaian dan mau menerima dan menaati hasil penilaian tersebut. Kesimpulan Perencanaan sumberdaya manusia tidak terlepas dari seluruh aktivitas yang terkait dengan perencanaan jabatan. Dua hal yang penting dalam perencanaan jabatan adalah analisis dan evaluasi jabatan. Kedua hal tersebut sangatlah berkaitan dan pokok pembahasan dalam perencanaan jabatan. Karena hasil utama dari analisis jabatan yaitu deskripsi dan spesifikasi jabatan yang menjadi acuan penting dalam sistem evaluasi jabatan. Melalui evaluasi jabatan, satu sistem pengupahan yang adil dan merata dapat disusun dan dipertanggungjawabkan baik kepada pemegang saham perusahaan maupun karyawan.