ANALISIS JABATAN

Ros Patriani Dewi

Psikologi-UMBY
2022
Mengapa Analisis Jabatan Penting?

Bila kita akan mendirikan suatu perusahaan baru atau membuka

usaha/divisi baru dari suatu perusahaan yang sudah ada, pertanyaan-
pertanyaan yg timbul antara lain :
•Apa tujuan utama perusahaan/divisi tersebut ?
•Bagaimana mengorganisasikan tujuan tersebut agar dapat tercapai?
•Bila tugas terlalu kompleks untuk satu orang, bagaimana memecahnya
menjadi bagian-bagian?
•Berapa posisi yang dibutuhkan?
•Bagaimana kita membagi pekerjaan tsb dalam bagian/seksi ?
•Apa saja pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan karakteristik
lainnya yang dibutuhkan pemegang jabatan ? (Knowledge, skills, ability,
other characteristics/KSAOs/KASOC)
•Kriteria apa yang diperlukan untuk mengukur “performance” masing-
masing jabatan?
Sebelum memberi jawaban, kita harus
mendefinisikan pekerjaan-pekerjaan
yang dipertanyakan dan kemudian
menentukan perilaku-perilaku karyawan
yang diperlukan untuk mewujudkan
pekerjaan tersebut.
Rangkaian proses tersebut dinamakan
Analisis Jabatan
Pengertian Analisis Jabatan

Anajab sebagai cara untuk mempelajari pekerjaan

(Berry & Houston, 1993)

Anajab adalah suatu proses untuk mendefinisikan

sebuah pekerjaan dan kemudian mencari perilaku-
perilaku karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan tersebut.
(Cascio, 1998)
Job Analysis can be defined as obtaining
information about jobs involve the following steps:
collecting and recording job information for
accuracy, writing job description based on the
information, using the information to determine
what skill, abilities, and knowledge are required on
the job, updating the information from time to time.
(Fisher, 1996)
Job Analysis is a key element in human resource
management program, results in two essential
documents: job description summarize the duties,
responsibilities, working conditions, and activities of
particular job, and job specification outline
employee qualifications such as education level,
job-related experience, knowledge, skill, or abilities
that are required to perform a given job. (Michael
D. Crino, 1993)
Formula Dasar Analisis Jabatan

 Apa pekerjaannya (What)

 Bagaimana melakukan pekerjaan tersebut (how)
 Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan (why)
 Dimana pekerjaan itu akan dilakukan (where)
 Keahlian apa yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut
dapat dilakukan dengan baik (skill involved)
cont’d

• PROSES, METODA & TEKNIK

 Untuk mendapatkan  data jabatan
 Mengolahnya menjadi  informasi jabatan
 Menyajikannya untuk  keperluan tertentu
• PROSES PENGUMPULAN DATA DAN PENGOLAHAN INFORMASI
SUATU JABATAN
 Kegiatan-kegiatan pekerjaan yang dilakukan
 Faktor teknis dan lingkungan pekerjaan
 Syarat-syarat untuk melakukan kegiatan
• PROSES UNTUK MENGUNGKAPKAN FAKTA PEKERJAAN DALAM
JABATAN
 Menghasilkan data dan informasi
 Untuk aneka macam keperluan manajemen
 Yang dengan proses pengumpulan data dan diagnosis cermat, sistematis
dan rasional.
 Dapat disimpulkan uraian jabatan dan persyaratan jabatan.
TUJUAN ANALISIS JABATAN

(1) menetapkan spesifikasi karyawan, yaitu dengan

analisis jabatan, maka dapat dimiliki persyaratan
kepegawaian, dan juga dapat diberikan pengertian
mengenai tugas yang terkandung dalam suatu jabatan,
serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap orang
yang menduduki suatu jabatan agar pekerjaan
terlaksana dan berhasil
(2) menentukan kebutuhan pelatihan, yaitu dengan
menggunakan hasil analisis jabatan maka dapat
diketahui kemampuan maupun keahlian apa yang
dibutuhkan karyawan sehingga dapat ditentukan
program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan
karyawan tersebut dalam membantu pelaksanaan
pekerjaannya
(3) menentukan peringkat, yaitu dengan analisis
jabatan maka dapat diketahui bobot dari suatu
jabatan sehingga dapat dinilai dan
dibandingkan antara jabatan yang satu dengan
jabatan lainnya, dan dapat disusun peringkat
jabatan dalam organisasi
(4) mengembangkan metode kerja, yaitu dengan
analisis jabatan dapat dilakukan perbaikan
terhadap berbagai metode kerja dalam suatu
jabatan.
MANFAAT ANALISIS JABATAN

1. Memberikan gambaran mengenai tantangan yang

bersumber dari lingkungan yang dapat
mempengaruhi pekerjaan karyawan
2. Menghilangkan persyaratan jabatan yang
sebenarnya tidak diperlukan karena didasarkan
pada pemikiran yang diskriminatif
3. Menemukan unsur-unsur pekerjaan yang
mendorong maupun yang menghambat kualitas
kerja karyawan
4. Merencanakan ketenagakerjaan di masa depan
5. Menyesuaikan lamaran yang masuk dengan
lowongan pekerjaan yang tersedia
6. Membantu dalam menentukan kebijakan dan
program-program manajemen sumber daya
manusia, seperti perencanaan, pelatihan dan
pengembangan karir, apakah karyawan sudah
memenuhi spesifikasi keahlian yang memadai
untuk mengerjakan tugas ataukah membutuhkan
pelatihan karena masih ada kesenjangan antara
tuntutan pekerjaan dengan keahlian yang dimiliki
karyawan.
7. Menentukan standar prestasi yang realistis yaitu kriteria-
kriteria yang harus dipenuhi untuk menyatakan bahwa suatu
pekerjaan berhasil dikerjakan dengan baik, sehingga dapat
dibandingkan antara hasil nyata kerja dengan standar yang
ditetapkan
8. Berperan dalam penempatan karyawan agar sesuai
dengan tingkat pengetahuan, keahlian, dan pengalaman
yang dibutuhkan
9. Mengidentifikasi hubungan antara penyelia (supervisor)
dengan bawahan
10. Memudahkan dalam mendesain ulang terutama bila
terjadi merger, akuisisi, dan perampingan organisasi
11. Memperkirakan nilai kompensasi yang tepat untuk
masing-masing jabatan sesuai dengan beban kerja, kondisi
kerja, kewajiban, dan spesifikasi jabatan yang dibutuhkan
dalam posisi tertentu
HASIL ANALISIS JABATAN

JOB DESCRIPTION

JOB SPECIFICATION

JOB CLASSIFICATION
Pekerjaan

Sekumpulan kedudukan yang memiliki persamaan kewajiban atau

tugas–tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisa jabatan, satu
pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau oleh beberapa orang
yang tersebar di berbagai tempat.

Jabatan

Sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas – tugas yang sama atau

berhubungan satu dengan yang lain, dimana pelaksanaanya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan, serta kemampuan yang juga
sama, meskipun tersebar di beberapa tempat.
Dalam klasifikasi jabatan nasional di Indonesia, setiap jabatan diberi
satu kode dan nama jabatan, dengan satu definisi atau uraian tugas.
JENIS JABATAN
Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam
struktur organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-
tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang
tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat
adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan
Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural di PNS Daerah
adalah: Sekretaris Daerah, Kepala Dinas/Badan/Kantor, Kepala
Bagian, Kepala Bidang, Kepala Seksi, Camat, Sekretaris Camat,
Lurah, dan Sekretaris Lurah.

Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum

dalam struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya
sangat diperlukan dalam pelaksanaan tugas-tugas pokok
organisasi, misalnya: Auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau
JFA), Guru, Dosen, Dokter, Perawat, Bidan, Apoteker, Peneliti,
Perencana, Pranata Komputer, Pranata Laboratorium Pendidikan,
dan Penguji Kendaraan Bermotor.
Sumber-sumber Informasi Data Analisa Jabatan

1. Analis jabatan/Job Analyst

2. Atasan langsung pemegang jabatan
3. Manajer tingkat atas
4. Pemegang jabatan/Job Holder
5. Tenaga ahli di bidang pekerjaan tertentu
6. Spesialis organizational development
7. Klien atau pelanggan
8. Unit organisasi yang lain dalam perusahaan
9. Dokumen tertulis (cnth : catatan2 tentang pekerjaan,
Struktur Organisasi, visi dan misis organisasi, spesifikasi
peralatan kerja)
10. Hasil anajab sebelumnya
PRINSIP DALAM JOB DESCRIPTION

• ANALISIS BUKAN LIST

• PEKERJAAN BUKAN ORANG

• FAKTA BUKAN PENDAPAT

Metode-metode Analisis Jabatan

1. Observation
Observasi langsung terhadap pelaksanaan tugas suatu pekerjaan,
sample/contoh kerja atau observasi sebagian performansi kerja
karyawan dan perekaman secara tidak langsung terhadap aktifitas
kerja (bisa melalui film)
Kelemahannya : job holder faking good
2. Performing The Job
Melaksanakan secara langsung pelaksanaan tugas-tugas suatu
pekerjaan
3. Interview
interview yang dilakukan baik secara individual maupun kelompok
terhadap pemegang jabatan, supervisor, anak buah, klien atau
sumber2 lain yang mengetahui
Kelemahan: membutuhkan banyak waktu
Cont...

4. Panel Experts
Mengumpulkan para ahli misalnya manajer senior, konsultan, dan
pekerja senior untuk dimintai informasi- informasi yang dibutuhkan
mengenai jabatan tertentu. Metode ini mengurangi bias karena
informasi dikumpulkan dari banyak pihak yang ahli, meskipun
membutuhkan banyak waktu dan biaya.

4. Critical Incidents
Deskripsi dari sample kerja yang menunjukkan suatu kejadian yang
kritis dan dapat menampilkan performansi yang terbaik maupun
terburuk pemegang jabatan
5. Background Records
review terhadap materi2 yang relevan, misal: organizational charts,
manual training perusahaan, kebijakan organisasi, dll
Cont...

6. Questionaires
format yang terstruktur & checklist thdp aktivitas2 kerja yang
diwujudkan dalam pertanyaan2 terbuka maupun tertutup
Fleksibel dan praktis namun bisa menimbulkan bias dalam
memahami pertanyaan dan resiko kuesioner yang tidak
kembali
7. Diaries/Log book
Deskripsi aktivitas kerja sehari-hari oleh pemegang jabatan
8. Gabungan dari Beberapa Metode
guna keperluan praktis, sering pelaksanaan analisis jabatan
dilakukan dengan kombinasi beberapa metode untuk
mendapatkan data pekerjaan yang lebih menyeluruh
MACAM-MACAM INFORMASI
umumnya:

• Aktivitas kerja • Performansi kerja

proses kerja pengukuran waktu kerja
prosedur yang dilakukan standard kerja
rekaman dan catatan aktivitas analisis error
tanggung jawab dan wewenang • Job context
personel kondisi kerja fisik
• Aktivitas pekerja jadwal kerja
perilaku yang ditampilkan konteks organisasi
elemen-elemen kerja yang dilakukan konteks sosial
tuntutan kerja personel insentif (finansial maupun non
finansial).
• Mesin, alat-alat, perlengkapan • Persyaratan personel
• Hasil-hasil (nyata dan tidak nyata) pengetahuan atau skill yang
pemrosesan material dimiliki
barang-barang yang dihasilkan pendidikan, training,
pengetahuan yang diaplikasikan pengalaman
servis yang dihasilkan atribut personel -- bakat, minat,
kepribadian, ciri fisik.
Langkah-langkah utama dalam Anajab

Terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan dalam

analisis jabatan:
a.Penentuan tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku atau
kewajiban yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan
b. Penentuan pengetahuan, kemampuan, kecakapan, dan
karakteristik lainnya (seperti: faktor2 kepribadian, sikap,
ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang
diperlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk
pelaksanaan tugas-tugas.
Produk Utama Analisis Jabatan

Dengan demikian dapat dikatakan produk utama dari

analisis jabatan adalah:
a.Deskripsi jabatan
Berisi mengenai uraian tugas dan pelaksanaannya,
tanggung jawab (pelaksanaan pengawasan, administrasi,
peralatan, kontak sosial, dan kerahasiaan) dan lingkungan
kerja (Sanmustasi, dkk, 1993).
Cont...

Syarif (1990), deskripsi jabatan merupakan catatan

kesimpulan yang sistematis dari informasi yang diperoleh
melalui catatan laporan anajab yang menguraikan
tentang:
 Tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang
jabatan
 Urutan langkah pelaksanaan dari masing-masing tugas
tersebut
 Hubungan dengan orang lain yang terjadi pada waktu
melaksanakan tugas
Cont...

Menurut standard HRIS (Human Resource Information System)

International (dalam Tim Psikologi Industri & Organisasi, 1998),
deskripsi jabatan mempunyai fungsi sebagai berikut:
Memperjelas hubungan antara pekerjaan satu dengan lainnya
untuk mengatasi overlap dan kesenjangan dalam tanggung
jawab
Membantu karyawan untuk memperoleh fakta yang jelas
mengenai pekerjaannya dengan menganalisis tugas-tugasnya
Memperkenalkan tugas secara keseluruhan
Membantu HRD dalam mencari karyawan sehingga sesuai
dengan kriteria
 Sebagai dasar untuk evaluasi jabatan
Cont...

b. Spesifikasi Jabatan
Syarif (1990), spesifikasi jabatan merupakan gambaran
persyaratan (fisik maupun mental) yang dituntut dan
kondisi yang dihadapi dalam jabatan
Rae (1995), mengemukakan bahwa spesifikasi jabatan
merinci mengani ketrampilan, pengetahuan dan sikap
yang diperlukan oleh seseorang agar dapat
melaksanakan kewajiban yang tercakup dalam pekerjaan.
Cont...

Spesifikasi jabatan akan membantu departemen personalia/ HRS

dalam hal-hal sebagai berikut:
Membuat kualifikasi calon tenaga kerja yang akan diseleksi
Membuat kualifikasi calon pemegang jabatan yang akan
dipromosikan
Menentukan standar performansi kerja sesuai dengan jabatan
yang dipegangnya
 Menentukan kriteria evaluasi kinerja sesuai pekerjaan yang
dilakukan
Pedoman Penulisan Job Description

1. Harus jelas : menggambarkan pekerjaan dari posisi itu dengan

baik, sehingga tugas-tugas itu jelas tanpa rujukan ke uraian
jabatan lain.
2. Menunjukkan lingkup wewenang.
3. Harus spesifik : pilih kata-kata spesifik , misal : menganalisa,
mengumpulkan, merakit.
4. Relatif singkat
5. Periksa ulang (recheck) : tanyakan pada diri anda , “Apakah
seorang karyawan baru dapat memahami seandainya dia
membaca uraian jabatan itu?”
Prosedur anajab:

1. Penentuan tujuan analisis jabatan merupakan langkah awal yang

harus dilakukan untuk mengetahui tujuan dari analisis jabatan dan
informasi apa yang diperlukan.
2. Perencanaan analisis jabatan merupakan penyusunan rencana
yang meliputi :
a. Penentuan informasi umum tentang organisasi seperti visi,
misi, struktur termasuk data jabatan yang ada, mekanisme kerja
organisasi, daftar karyawan, data mengenai lingkungan kerja,
dan berbagai kebijakan kepegawaian.
b. Penentuan komponen informasi jabatan yang menyangkut
identifikasi jabatan, pelaksanaan pekerjaan, dan persyaratan
jabatan.
c. Penentuan metode pengumpulan data yang mencakup
pendekatan yang digunakan, sumber data, dan teknik
pengumpulan data. Pendekatan yang dapat digunakan antara
lain pendekatan berdasarkan individu pemangku jabatan (job
holder), pengambilan sampel, nama-nama jabatan yang setara
atau sama, dan rumpun jabatan yang sama.
 Sumber data dapat diperoleh melalui karyawan yang bersangkutan,
pimpinan, literatur, maupun orang lain yang mengetahui jabatan
tertentu tersebut.Pengumpulan data dapat dilakukan melalui metode-
metode wawancara (interview), diskusi panel para ahli (panel of
experts), daftar kuesioner (questionnaire), buku harian (diary/ log
book), dan pengamatan (observation).
3. Pengumpulan data jabatan dilakukan dengan urutan sebagai berikut :
a.Memilih unit kerja yang akan diambil datanya.
b.Menginventaris jabatan yang ada dalam unit kerja.
c.Menginventaris jumlah pemangku jabatan.
d.Menentukan jumlah sampel pada unit kerja.
e.Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel.
f.Mengumpulkan data menggunakan metode tertentu.
g.Mencatat dalam lembar kerja analisis jabatan (job analysis
worksheet).
4. Pengolahan data jabatan menjadi informasi jabatan
5. Penyajian hasil analisis jabatan dalam bentuk uraian
jabatan (job description), persyaratan jabatan (job
specification), klasifikasi jabatan (job classification), desain
jabatan (job design), dan bobot nilai jabatan (job value).
6. Evaluasi Anajab
JOB DESCRIPTION, meliputi:
(contoh format)
A. Identitas Jabatan
B. Uraian Tugas
1. Rincian tugas pokok
2. Rincian tugas tambahan
C. Wewenang
D. Tanggung Jawab atas:
1. Bahan kerja
2. Perangkat kerja
3. Hasil kerja
4. Pekerjaan orang lain
5. Proses, metode, & teknik
6. Kerahasiaan
E. Hubungan Kerja
1. Penerimaan pengawasan
2. Pemberian pengawasan
3. Kerjasama
4. Hubungan dengan publik
F. Sifat Kerja
1. Waktu/jam kerja
2. Jenis aktivitas
3. Kondisi lingkungan kerja
G. Resiko Bahaya
Job Specification meliputi :

• Tingkat pendidikan pekerja

• Jenis kelamin pekerja
• Batas umur yang digunakan
• Status perkawinan pekerja
• Keadaan fisik pekerja (jika diperlukan)
• Pengalaman kerja pekerja
• Pengetahuan dan ketrampilan pekerja
• dll
Contoh Job Description & Job Specification
Diskusi Kelompok

Buatlah contoh job description (uraian tugas pokok saja) dan job
specification (usia, jenis kelamin, pengalaman, pendidikan,
kemampuan/skill) untuk 1 jabatan tiap kelompok (jenis perusahaan
bebas tapi disebutkan di makalah jenis perusahaannya apa, contoh:
Staff IT di perusahaan Farmasi.

Kel 1 : Marketing Manager

Kel 2 : Recruitment Staff
Kel 3 : Staff IT
Kel 4 : Staff Finance
Kel 5 : Sekretaris
Kel 6 : Customer Service
Kel 7 : Product Management Staff
Kel 8 : Staff Logistik
Kel 9 : Staff Purchasing
Kel 10 : Public Relation