ANALISIS JABATAN

Ros Patriani Dewi

Psikologi-UMBY
2021
Mengapa Analisa Jabatan Penting?

Bila kita akan mendirikan suatu perusahaan baru atau membuka

usaha/divisi baru dari suatu perusahaan yang sudah ada, pertanyaan-
pertanyaan yg timbul antara lain :
• Apa tujuan utama perusahaan/divisi tersebut ?
• Bagaimana mengorganisasikan tujuan tersebut agar dapat tercapai?
• Bila tugas terlalu kompleks untuk satu orang, bagaimana memecahnya
menjadi bagian-bagian?
• Berapa posisi yang dibutuhkan?
• Bagaimana kita membagi pekerjaan tsb dalam bagian/seksi ?
• Apa saja pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan karakteristik
lainnya yang dibutuhkan pemegang jabatan ? (Knowledge, skills, ability,
other characteristics/KSAOs/KASOC)
• Kriteria apa yang diperlukan untuk mengukur “performance” masing-
masing jabatan?
Sebelum memberi jawaban, kita harus
mendefinisikan pekerjaan-pekerjaan
yang dipertanyakan dan kemudian
menentukan perilaku-perilaku karyawan
yang diperlukan untuk mewujudkan
pekerjaan tersebut.
Rangkaian proses tersebut dinamakan
Analisa Jabatan
Pengertian Analisa Jabatan

Anajab sebagai cara untuk mempelajari pekerjaan

(Berry & Houston, 1993)

Anajab adalah suatu proses untuk mendefinisikan

sebuah pekerjaan dan kemudian mencari perilaku-
perilaku karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan tersebut.
(Cascio, 1998)
Job Analysis can be defined as obtaining
information about jobs involve the following steps:
collecting and recording job information for
accuracy, writing job description based on the
information, using the information to determine
what skill, abilities, and knowledge are required on
the job, updating the information from time to time.
(Fisher, 1996)
Job Analysis is a key element in human resource
management program, results in two essential
documents: job description summarize the duties,
responsibilities, working conditions, and activities of
particular job, and job specification outline
employee qualifications such as education level,
job-related experience, knowledge, skill, or abilities
that are required to perform a given job. (Michael
D. Crino, 1993)
HASIL ANALISIS JABATAN

JOB DESCRIPTION

JOB SPECIFICATION

STANDAR UNJUK KERJA

Produk Utama Analisis Jabatan

Dengan demikian dapat dikatakan produk utama dari

analisis jabatan adalah:
a.Deskripsi jabatan
Berisi mengenai uraian tugas dan pelaksanaannya,
tanggung jawab (pelaksanaan pengawasan, administrasi,
peralatan, kontak sosial, dan kerahasiaan) dan
lingkungan kerja (Sanmustasi, dkk, 1993).
Cont...

Syarif (1990), deskripsi jabatan merupakan catatan

kesimpulan yang sistematis dari informasi yang diperoleh
melalui catatan laporan anajab yang menguraikan tentang:
 Tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang
jabatan
 Urutan langkah pelaksanaan dari masing-masing tugas
tersebut
 Hubungan dengan orang lain yang terjadi pada waktu
melaksanakan tugas
Cont...

Menurut standard HRIS (Human Resource Information System)

International (dalam Tim Psikologi Industri & Organisasi, 1998),
deskripsi jabatan mempunyai fungsi sebagai berikut:
 Memperjelas hubungan antara pekerjaan satu dengan
lainnya untuk mengatasi overlap dan kesenjangan dalam
tanggung jawab
 Membantu karyawan untuk memperoleh fakta yang jelas
mengenai pekerjaannya dengan menganalisis tugas-
tugasnya
 Memperkenalkan tugas secara keseluruhan
 Membantu HRD dalam mencari karyawan sehingga sesuai
dengan kriteria
 Sebagai dasar untuk evaluasi jabatan
Cont...

b. Spesifikasi Jabatan
Syarif (1990), spesifikasi jabatan merupakan gambaran
persyaratan (fisik maupun mental) yang dituntut dan
kondisi yang dihadapi dalam jabatan
Rae (1995), mengemukakan bahwa spesifikasi jabatan
merinci mengani ketrampilan, pengetahuan dan sikap
yang diperlukan oleh seseorang agar dapat
melaksanakan kewajiban yang tercakup dalam pekerjaan.
Cont...

Spesifikasi jabatan akan membantu departemen personalia/ HRS

dalam hal-hal sebagai berikut:
 Membuat kualifikasi calon tenaga kerja yang akan diseleksi
 Membuat kualifikasi calon pemegang jabatan yang akan
dipromosikan
 Menentukan standar performansi kerja sesuai dengan jabatan
yang dipegangnya
 Menentukan kriteria evaluasi kinerja sesuai pekerjaan yang
dilakukan
Analisis Jabatan sebagai Perangkat
Dasar Manajemen SDM Perencanaan
Sumber Daya
Manusia

Rekrutmen
Tugas Tanggung Jawab Kewajiban
Seleksi

Pelatihan dan
Pengembangan

Deskripsi Penilaian
Jabatan Kinerja

Analisis Jabatan Kompensasi

Spesifikasi Keselamatan
Jabatan dan Kesehatan

Hubungan
Kekaryawanan
dan
Pengetahuan Keterampilan Kemampuan Ketenagakerjaan

Pertimbangan
Hukum

Analisis Jabatan
untuk Tim
TUJUAN ANALISIS JABATAN

(1) menetapkan spesifikasi karyawan, yaitu dengan

analisis jabatan, maka dapat dimiliki persyaratan
kepegawaian, dan juga dapat diberikan pengertian
mengenai tugas yang terkandung dalam suatu jabatan,
serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap orang
yang menduduki suatu jabatan agar pekerjaan
terlaksana dan berhasil
(2) menentukan kebutuhan pelatihan, yaitu dengan
menggunakan hasil analisis jabatan maka dapat
diketahui kemampuan maupun keahlian apa yang
dibutuhkankaryawan sehingga dapat ditentukan
program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan
karyawan tersebut dalam membantu pelaksanaan
pekerjaannya
(3) menentukan peringkat, yaitu dengan analisis
jabatan maka dapat diketahui bobot dari suatu
jabatan sehingga dapat dinilai dan
dibandingkan antara jabatan yang satu dengan
jabatan lainnya, dan dapat disusun peringkat
jabatan dalam organisasi
(4) mengembangkan metode kerja, yaitu dengan
analisis jabatan dapat dilakukan perbaikan
terhadap berbagai metode kerja dalam suatu
jabatan.
Pekerjaan

Sekumpulan kedudukan yang memiliki persamaan kewajiban atau

tugas–tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisa jabatan, satu
pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau oleh beberapa orang
yang tersebar di berbagai tempat.

Jabatan
Sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas – tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dimana pelaksanaanya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan, serta kemampuan yang juga
sama, meskipun tersebar di beberapa tempat.
Dalam klasifikasi jabatan nasional di Indonesia, setiap jabatan diberi
satu kode dan nama jabatan, dengan satu definisi atau uraian tugas.
Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam
struktur organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-
tingkat dari tingkat yang terendah (eselon IV/b) hingga yang
tertinggi (eselon I/a). Contoh jabatan struktural di PNS Pusat
adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal, Kepala Biro, dan
Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural di PNS Daerah
adalah: Sekretaris Daerah, Kepala Dinas/Badan/Kantor, Kepala
Bagian, Kepala Bidang, Kepala Seksi, Camat, Sekretaris Camat,
Lurah, dan Sekretaris Lurah.
Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum
dalam struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya
sangat diperlukan dalam pelaksanaan tugas-tugas pokok
organisasi, misalnya: Auditor (Jabatan Fungsional Auditor atau
JFA), Guru, Dosen, Dokter, Perawat, Bidan, Apoteker, Peneliti,
Perencana, Pranata Komputer, Pranata Laboratorium Pendidikan,
dan Penguji Kendaraan Bermotor.
Formula Dasar Analisis Jabatan

 Apa pekerjaannya (What)

 Bagaimana melakukan pekerjaan tersebut (how)
 Mengapa pekerjaan itu harus dilakukan (why)
 Dimana pekerjaan itu akan dilakukan (where)
 Keahlian apa yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut
dapat dilakukan dengan baik (skill involved)
cont’d

• PROSES, METODA & TEKNIK

Untuk mendapatkan  data jabatan
Mengolahnya menjadi  informasi jabatan
Menyajikannya untuk  keperluan tertentu
• PROSES PENGUMPULAN DATA DAN PENGOLAHAN INFORMASI
SUATU JABATAN
Kegiatan-kegiatan pekerjaan yang dilakukan
Faktor teknis dan lingkungan pekerjaan
Syarat-syarat untuk melakukan kegiatan
• PROSES UNTUK MENGUNGKAPKAN FAKTA PEKERJAAN DALAM
JABATAN
Menghasilkan data dan informasi
Untuk aneka macam keperluan manajemen
Yang dengan proses pengumpulan data dan diagnosis cermat, sistematis
dan rasional.
Dapat disimpulkan uraian jabatan dan persyaratan jabatan.
Sumber-sumber Informasi Data Analisa Jabatan

1. Analis jabatan/Job Analyst

2. Atasan langsung pemegang jabatan
3. Manajer tingkat atas
4. Pemegang jabatan/Job Holder
5. Tenaga ahli di bidang pekerjaan tertentu
6. Spesialis organizational development
7. Klien atau pelanggan
8. Unit organisasi yang lain dalam perusahaan
9. Dokumen tertulis (co : catatan2 tentang pekerjaan,
Struktur Organisasi, visi dan misis organisasi, spesifikasi
peralatan kerja)
10. Hasil anajab sebelumnya
PRINSIP DALAM JOB DESCRIPTION

• ANALISIS BUKAN LIST

• PEKERJAAN BUKAN ORANG

• FAKTA BUKAN PENDAPAT

Metode-metode Analisis Jabatan

1. Observation
Observasi langsung terhadap pelaksanaan tugas suatu pekerjaan,
sample/contoh kerja atau observasi sebagian performansi kerja
karyawan dan perekaman secara tidak langsung terhadap aktifitas
kerja (bisa melalui film)
Kelemahannya : job holder faking good
2. Performing The Job
Melaksanakan secara langsung pelaksanaan tugas-tugas suatu
pekerjaan
3. Interview
interview yang dilakukan baik secara individual maupun kelompok
terhadap pemegang jabatan, supervisor, anak buah, klien atau
sumber2 lain yang mengetahui
Kelemahan: membutuhkan banyak waktu
Cont...

4. Panel Experts
Mengumpulkan para ahli misalnya manajer senior, konsultan, dan
pekerja senior untuk dimintai informasi- informasi yang dibutuhkan
mengenai jabatan tertentu. Metode ini mengurangi bias karena
informasi dikumpulkan dari banyak pihak yang ahli, meskipun
membutuhkan banyak waktu dan biaya.
4. Critical Incidents
Deskripsi dari sample kerja yang menunjukkan suatu kejadian yang
kritis dan dapat menampilkan performansi yang terbaik maupun
terburuk pemegang jabatan
5. Background Records
review terhadap materi2 yang relevan, misal: organizational charts,
manual training perusahaan, kebijakan organisasi, dll
Cont...

6. Questionaires
format yang terstruktur & checklist thdp aktivitas2 kerja yang
diwujudkan dalam pertanyaan2 terbuka maupun tertutup
Fleksibel dan praktis namun bisa menimbulkan bias dalam
memahami pertanyaan dan resiko kuesioner yang tidak
kembali
7. Diaries/Log book
Deskripsi aktivitas kerja sehari-hari oleh pemegang jabatan
8. Gabungan dari Beberapa Metode
guna keperluan praktis, sering pelaksanaan analisis jabatan
dilakukan dengan kombinasi beberapa metode untuk
mendapatkan data pekerjaan yang lebih menyeluruh
ASPEK INFORMASI DALAM
ANALISIS JABATAN

A. TYPE : C. METHOD
aktivitas kerja observasi
aktivitas pekerja interview
technical conference
alat bantu dan
kuesioner
perlengkapan catatan harian dan
hasil kerja dokumentasi
performansi kerja critical incident
job context informasi desain peralatan/
persyaratan personal perlengkapan
rekaman aktivitas kerja
B. FORM
D. AGENT - SUMBER INFORMASI
kualitatif melalui deskripsi
job analist
kuantitatif melalui skala supervisor
pengukuran job holder
alat-alat: dokumen, rekaman
dll.
MACAM-MACAMINFORMASI
umumnya:
• Aktivitas kerja
proses kerja
prosedur yang dilakukan
rekaman dan catatan aktivitas
tanggung jawab dan wewenang
personel
• Aktivitas pekerja
perilaku yang ditampilkan
elemen-elemen kerja yang dilakukan
tuntutan kerja personel
• Mesin, alat-alat, perlengkapan
• Hasil-hasil (nyata dan tidak nyata)
pemrosesan material barang-
barang yang dihasilkan
pengetahuan yang diaplikasikan
servis yang dihasilkan
• Performansi kerja
pengukuran waktu kerja
standard kerja
analisis error
• Job context
kondisi kerja fisik jadwal
kerja
konteks organisasi
konteks sosial
insentif (finansial maupun non
finansial).
• Persyaratanpersonel
pengetahuan atau skill yang dimiliki
pendidikan, training,
pengalaman
atribut personel -- bakat, minat,
kepribadian, ciri fisik.
Langkah-langkah utama dalam Anajab

Terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan dalam

analisis jabatan:
a.Penentuan tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku atau
kewajiban yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan
b.Penentuan pengetahuan, kemampuan, kecakapan, dan
karakteristik lainnya (seperti: faktor2 kepribadian, sikap,
ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang
diperlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk
pelaksanaan tugas-tugas.
Pedoman Penulisan Job Description

1. Harus jelas : menggambarkan pekerjaan dari posisi itu dengan

baik, sehingga tugas-tugas itu jelas tanpa rujukan ke uraian
jabatan lain.
2. Menunjukkan lingkup wewenang.
3. Harus spesifik : pilih kata-kata spesifik , misal : menganalisa,
mengumpulkan, merakit.
4. Relatif singkat
5. Periksa ulang (recheck) : tanyakan pada diri anda , “Apakah
seorang karyawan baru dapat memahami seandainya dia
membaca uraian jabatan itu?”
 Contoh Uraian Jabatan dalam Job Description

• Posisi: Marketing Manager

Mengidentifikasi pelanggan yang prospektif, mengadakan kampanye pemasaran
HOW WHAT HOW WHAT

mengembangkan proposal penjualan, dan melakukan penjualan

HOW WHAT HOW WHAT

Untuk mencapai penjualan yang sudah direncanakan dan

target pangsa pasar
WHY
JOB DESCRIPTION, meliputi:
(contoh format)

A. Identitas Jabatan E. Hubungan Kerja

B. Uraian Tugas
1. Rincian tugas pokok
2. Rincian tugas tambahan
C. Wewenang
D. Tanggung Jawab atas:
1. Bahan kerja
2. Perangkat kerja
3. Hasil kerja
4. Pekerjaan orang lain
5. Proses, metode, & teknik
6. Kerahasiaan
1. Penerimaan pengawasan
2. Pemberian pengawasan
3. Kerjasama
4. Hubungan dengan publik
F. Sifat Kerja
1. Waktu/jam kerja
2. Jenis aktivitas
3. Kondisi lingkungan kerja
G. Resiko Bahaya
Job Specification meliputi :

• Tingkat pendidikan pekerja

• Jenis kelamin pekerja
• Batas umur yang digunakan
• Status perkawinan pekerja
• Keadaan fisik pekerja (jika diperlukan)
• Pengalaman kerja pekerja
• Pengetahuan dan ketrampilan pekerja
• dll
Contoh Job Description & Job Specification
(lihat attachment)