Analisis dan Desain

Jabatan
Disusun oleh:

Bayu Airlangga Putra, S.E., M.M.

untuk perkuliahan Manajemen Kompensasi di FEB Universitas
Narotama
Apa yang dimaksud dgn
Analisis Jabatan?
• Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang
berusaha “memotret” masing-masing jabatan
dalam organisasi agar diperoleh informasi
mengenai aspek-aspek penting jabatan tersebut,
seperti tujuan, tugas dan tanggung jawab,
kondisi kerja, kompetensi, dsb.
• Analisis jabatan (job analysis) adalah proses
sistematis untuk menentukan berbagai tugas,
aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan,
dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk
menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam
suatu organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler & Jackson
2006)
 Jabatan vs Posisi
Suatu jabatan terdiri dari sekelompok tugas
yang harus dilaksanakan agar organisasi
dapat mencapai tujuannya. Suatu jabatan
bisa hanya diduduki satu orang saja, seperti
jabatan presiden dalam satu negara, atau
bisa diduduki oleh banyak orang,
sebagaimana halnya operator penginput
data di sebuah perusahaan besar atau kasir
di pasar swalayan.
Posisi adalah kumpulan tugas dan
tanggung jawab yang dilaksanakan
oleh satu orang; ada satu posisi untuk
setiap orang dalam suatu organisasi.
 Istilah Penting Lainnya yang
Terkait dengan Jabatan
 Occupation: Sekelompok jabatan yang memiliki
kemiripan tugas dan membutuhkan kompetensi,
pelatihan, dan sertifikasi yang sama.
 Task-oriented job analysis: Analisis jabatan yang
berfokus aktivitas kerja dan hasil yang diharapkan.
 Worker-oriented job analysis: Analisis jabatan
yang berfokus pada karakteristik pemegang jabatan
yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan
dengan baik.
 Istilah Penting Lainnya yang
Terkait dengan Jabatan
 Competency: Sebuah pola yang terukur
mengenai pengetahuan, keterampilan,
kemampuan, perilaku, dan berbagai karakteristik
lainnya yang dibutuhkan seseorang untuk
menjalankan pekerjaannya dengan sukses.
 Competency Modelling: Aktivitas yang
bertujuan mendeskripsikan keterampilan,
pengetahuan, kemampuan, nilai, minat, dan
kepribadian dari karyawan yang sukses.
 Enam Pertanyaan Penting dalam
Analisis Jabatan
1. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah
yang dilaksanakan karyawan?
2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?
3. Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan?
4. Bagaimana karyawan melaksanakan
jabatannya?
5. Mengapa jabatan tersebut perlu dijalankan?
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk
menjalankan jabatan tersebut?
Apa hasil dari Analisis
Jabatan?
 Pada intinya ada tiga dokumen yang
dihasilkan dari proses analisis
jabatan:
 Deskripsi Jabatan
 Spesifikasi Jabatan
 Standar Kinerja Jabatan
 Namun ketiganya bisa digabung
menjadi satu dan cukup disebut
Deskripsi Jabatan (Job
Description)
 Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
 Deskripsi jabatan adalah dokumen
yang memberikan informasi
berkenaan dengan tugas-tugas,
kewajiban-kewajiban, dan tanggung
jawab suatu jabatan.
 Spesifikasi jabatan adalah
kualifikasi minimum yang harus
dimiliki seseorang agar dapat
menjalankan jabatan tertentu.
 Standar Kinerja Jabatan

 Standar kinerja jabatan adalah

sasaran-sasaran, baik kuantitatif maupun
kualitatif, yang harus dicapai oleh suatu
jabatan dalam periode waktu tertentu.
 Sasaran kuantitatif misalnya:
peningkatan penjualan, target produksi,
dsb.
 Sasaran kualitatif misalnya:
peningkatan keterampilan, perbaikan
sikap dan perilaku, dsb.
Unsur-Unsur Deskripsi Jabatan
 Nama jabatan: Mendefinisikan
sekelompok posisi yang identik
berkenaan dengan tugas-tugas
pentingnya.
 Departemen atau divisi: Menunjukkan
di mana tempat jabatan dalam
organisasi.
Unsur-Unsur Deskripsi Jabatan
 Tanggal jabatan dianalisis:
Menunjukan kapan deskripsi dibuat dan
apakah mungkin perlu di-update.
 Ringkasan jabatan: Intisari dari
jabatan, yang seringkali digunakan
dalam rekrutmen untuk menyusun iklan
lowongan kerja dan menentukan
besaran gaji/upah.
Unsur-Unsur Deskripsi Jabatan
 Supervisi: Menunjukkan hubungan
pelaporan.
 Pekerjaan yang dijalankan:
Menunjukkan kewajiban dan tugas
dalam jabatan.
 Tugas (task): sesuatu yang dilakukan atau
tindakan yang diambil karyawan untuk
menghasilkan produk atau jasa.
 Kewajiban (duty): sekumpulan tugas yang
saling berkaitan dan berulang-ulang.
Unsur-Unsur Deskripsi Jabatan
 Konteks jabatan:
 Lingkungan fisik jabatan (contoh: di luar
ruang, di daerah terpencil, temperatur
ekstrim tinggi atau rendah, kondisi
berbahaya, dsb.)
 Lingkungan sosial jabatan (contoh:
teamwork, fleksibilitas, pembelajaran
berkelanjutan, dsb.)
 Lain-lain: Tingkat perubahan dan
ketidakpastian, budaya organisasi, visi, misi,
dsb.
Sumber Informasi Analisis Jabatan

 Pemegang Jabatan (Job Incumbents)

 Atasan (Supervisors)
 Analisis Jabatan Profesional
 Pelanggan
Metode Pengumpulan Informasi
Analisis Jabatan
 Wawancara
 Perorangan
 Kelompok

 Kuesioner
 Observasi
 Log (Catatan) Pemegang Jabatan
 Kombinasi
Jenis-Jenis Data yang Dikumpulkan
dalam Analisis Jabatan
 Aktivitas Kerja
 Aktivitas dan proses kerja
 Catatan aktivitas (dalam bentuk film, misalnya)
 Prosedur yang digunakan
 Tanggung jawab pribadi
 Aktivitas Berorientasi Karyawan
 Perilaku manusia, seperti tindakan fisik dan berkomunikasi dalam
pekerjaan
 Gerakan dasar untuk analisis metode
 Tuntutan kerja pribadi, seperti pengerahan tenaga
 Mesin, perkakas, peralatan, dan alat bantu kerja yang digunakan
 Hal Berwujud dan Tidak Berwujud yang Berhubungan dengan
Jabatan
 Pengetahuan yang berkenaan dengan atau diaplikasikan dalam
jabatan (seperti dalam akuntansi)
 Bahan yang diolah
 Produk yang dibuat atau jasa yang diberikan
Jenis-Jenis Data yang Dikumpulkan
dalam Analisis Jabatan
 Hasil Kerja
 Analisis kesalahan
 Standar kerja
 Ukuran kerja, seperti waktu yang dibutuhkan untuk sebuah
tugas
 Konteks Jabatan
 Jadwal kerja
 Insentif finansial dan non-finansial
 Kondisi kerja fisik
 Konteks organisasional dan sosial
 Persyaratan Pribadi untuk Jabatan
 Atribut pribadi seperti kepribadian dan minat
 Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
 Pengalaman kerja
Analisis Metode
 Analisis metode (methods analysis)
berfokus untuk menganalisis elemen-elemen
jabatan, yang merupakan unsur terkecil yang
bisa diidentifikasi dari sebuah jabatan.
 Ada dua jenis analisis metode:
 Time-and-Motion Studies
 Human Factors Approach
Analisis Metode
 Time-and- motion study: Aktivitas untuk
mengidentifikasi dan mengukur gerakan fisik
seorang karyawan ketika menjalankan tugas
dan kemudian menganalisis hasilnya untuk
menentukan apakah beberapa gerakan perlu
dihilangkan atau dilakukan secara lebih
efisien.
Analisis Metode
 Human factors approach (ergonomic
analysis):
 Aktivitas untuk meminimalkan jumlah stres
dan kelelahan yang dialami karyawan karena
menjalankan pekerjaannya.
 Berfokus pada pemahaman mengenai
bagaimana tugas-tugas jabatan memengaruhi
gerakan fisik dan respons fisiologis.
 Apa Manfaat Analisis
Jabatan?
 Sebagai masukan penting bagi
fungsi-fungsi MSDM lainnya seperti
rekrutmen dan seleksi, penilaian
kinerja, manajemen karir,
kompensasi, dsb.
 Sebagai bagian penting dalam
perancangan sistem organisasi
secara keseluruhan, misalnya untuk
pembagian departemen, aliran kerja,
serta untuk mendesain ulang jabatan
itu sendiri.
Analisis Jabatan sebagai Perangkat
Dasar Manajemen SDM Perencanaan
Sumber Daya
Manusia

Rekrutmen
Tugas Tanggung Jawab Kewajiban
Seleksi

Pelatihan dan
Pengembangan

Deskripsi Penilaian
Jabatan Kinerja

Analisis Jabatan Kompensasi

Spesifikasi Keselamatan
Jabatan dan Kesehatan

Hubungan
Kekaryawanan
dan
Pengetahuan Keterampilan Kemampuan Ketenagakerjaan

Pertimbangan
Hukum

Analisis Jabatan
untuk Tim
Hubungan Analisis Jabatan dengan
Fungsi MSDM Lainnya
 Penyediaan Staf: Proses staffing akan kacau jika rekruter tidak
mengetahui syarat-syarat yang diperlukan untuk menjalankan berbagai
jabatan.
 Pelatihan dan Pengembangan: Informasi deskripsi jabatan berguna
untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan
pengembangan.
 Penilaian Kinerja: Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan
seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam
deskripsi jabatan mereka.
 Kompensasi: Perlu diketahui nilai relatif jabatan tertentu bagi organisasi
kompensasi finansial yang layak bisa ditetapkan untuk jabatan tersebut.
 Keselamatan dan Kesehatan: Informasi yang diperolah dari analisis
jabatan juga berguna untuk mengidentifikasi masalah-masalah
keselamatan dan kesehatan yang mungkin terjadi.
 Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan: Deskripsi jabatan bisa
memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat agar promosi,
transfer, atau demosi karyawan bisa diputuskan secara obyektif.
 Pertimbangan Legal: Analisis jabatan yang dipersiapkan dengan baik
bermanfaat untuk menunjang lagalitas dari praktik-praktik kekaryawanan.
Langkah-langkah Analisis
Jabatan
 Menentukan cara menggunakan informasi
 Mereview berbagai informasi dasar yang relevan,
seperti bagan struktur organisasi, bagan alur
proses, dan deskripsi jabatan
 Memilih posisi acuan
 Menganalisis jabatan secara aktual
 Melakukan verifikasi informasi analisis jabatan
dengan karyawan yang menjalankan jabatan
tersebut dan dengan atasan karyawan yang
bersangkutan
 Menyusun deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan
Panduan Pelaksanaan Analisis
Jabatan
 Analisis jabatan harus dilaksanakan bersama oleh
spesialis SDM, karyawan, dan atasan karyawan yang
bersangkutan.
 Informasi analisis jabatan tidak cukup hanya dari satu
departemen saja, melainkan harus dikumpulkan dari
para karyawan yang berasal dari departemen-
departemen yang berbeda
 Harus dipastikan bahwa berbagai pertanyaan dan
proses dianggap jelas oleh para karyawan.
 Sebaiknya analisis jabatan dilaksanakan dengan
menggunakan beberapa alat analisis yang berbeda
Metode Pengumpulan Informasi
Analisis Jabatan
 Wawancara
 Kuesioner
 Observasi
 Log (Catatan) Pemegang Jabatan
 Kombinasi
 Susunan Deskripsi Jabatan
 Format susunan deskripsi jabatan sangat beragam, namun yang
akan kita gunakan adalah format dari Hay Group (konsultan SDM
internasional)
 Susunan deskripsi jabatan menurut Hay Group adalah sebagai
berikut:
◦ Identifikasi
◦ Tujuan Jabatan
◦ Tanggung Jawab Utama
◦ Dimensi
◦ Hubungan Kerja
◦ Masalah dan Tantangan Kerja
◦ Wewenang
◦ Spesifikasi Jabatan
◦ Struktur Organisasi
Identifikasi
 Dalam bagian ini jabatan diindentifikasi agar jelas
jabatan mana yang dimaksud
 Di sini biasanya disebutkan:
◦ Nama Jabatan
◦ Departemen
◦ Lokasi
◦ Nama pemangku jabatan
◦ Jabatan atasan (tempat melapor)
◦ Tanggal pengesahan
◦ Persetujuan pemangku jabatan
◦ Persetujuan atasan langsung
Tujuan Jabatan
 Bagian berupa pernyataan singkat (satu atau dua
kalimat saja) dan akurat yang harus bisa menjawab
pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
◦ Apa kontribusi yang diberikan jabatan ini dalam
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan? 
Jelaskan fungsi utama jabatan (apa yang
dikerjakan)
◦ Mengapa jabatan ini diperlukan oleh organisasi? Apa
yang akan terjadi jika jabatan ini tidak ada? 
Jelaskan tujuan utama jabatan (apa yang ingin
dicapai)
Tanggung Jawab Utama
 Terdiri dari pernyataan-pernyataan yang merupakan penjabaran
lebih lanjut dari tujuan jabatan.
 Menjawab pertanyaan: “Hasil-hasil pada area-area utama apa
sajakah yang harus dicapai hasil agar jabatan ini bisa mencapai
tujuannya?”
 Lebih berorientasi pada hasil bukan pada rincian aktivitas atau
tugas. Menjelaskan “apa” bukan “bagaimana”.
 Tanggung jawab utama adalah sesuatu yang diyakini bersifat
tetap, kecuali jabatan itu mengalami perubahan mendasar
 Harus bisa memberikan dasar untuk menentukan standar
pencapaian hasil
Format Penulisan Tanggung
Jawab Utama
Tindakan (Apa Obyek (Terhadap Hasil Akhir (Apa
yang dilakukan?) apa/siapa?) hasil yang
diharapkan?
Mengarahkan… …kualitas kerja sehingga prosedur
para staf pengawasan
pengawas… produksi dapat
dijalankan dengan
tepat.
Merekrut, melatih, …staf penjualan.. agar selalu
dan tersedia tim
mengembangkan penjualan yang
… kompeten.
Dimensi
 Bagian ini merinci aspek-aspek kuantitatif yang
signifikan di mana suatu jabatan memiliki
dampak langsung maupun tidak langsung.
 Dengan demikian bagian ini menyajikan angka-
angka yang menandai lingkup dari jabatan yang
bersangkutan.
 Biasanya bersifat finansial, seperti: anggaran
tahunan, biaya operasional, nilai proyek, dsb.
 Namun bisa juga bersifat non-finansial, seperti:
jumlah bawahan, jumlah klien, dsb.
Hubungan Kerja
 Menjelaskan dengan siapa saja pemegang
jabatan harus menjalin hubungan
(melakukan kontak) baik secara internal
maupun eksternal.
 Perlu dijelaskan pula maksud dan tujuan
dari kontak tersebut.
Masalah dan Tantangan Kerja
 Menjelaskan berbagai masalah dan
tantangan yang sering muncul dalam
pelaksanaan jabatan dan dengan demikian
menuntut si pemegang jabatan untuk
memiliki kompetensi-kompetensi tertentu
guna menghadapinya.
Wewenang
 Menjelaskan berbagai inisiatif atau
keputusan yang boleh diambil oleh si
pemegang jabatan tanpa harus meminta
persetujuan dari atasannya.
Spesifikasi Jabatan
 Menjelaskan berbagai persyaratan yang harus
dipenuhi oleh seseorang untuk bisa menduduki
sebuah jabatan dan melaksanakannya dengan baik.
 Terdiri dari persyaratan-persyaratan sbb:
◦ Latar belakang pendidikan dan pengalaman
◦ Pengetahuan dan keterampilan
◦ Kompetensi
Struktur Organisasi
 Menggambarkan posisi jabatan dalam
organisasi.
 Paling tidak harus memperlihatkan posisi
jabatan tersebut dalam hubungannya
dengan jabatan di atasnya (fungsi
pelaporan) dan jabatan-jabatan yang
dibawahinya (fungsi pengawasan/supervisi)
Desain Jabatan
• Desain jabatan: Rancangan
mengenai tugas-tugas dan
tanggungjawab suatu jabatan
yang disesuaikan dengan
kebutuhan organisasi dan
karakteristik orang yang akan
menjalankan jabatan tersebut.
• Jabatan perlu dirancang
sedemikian rupa agar
pemegang (pelaksana)
jabatan menjadi produktif dan
mendapatkan kepuasan kerja.
Unsur-Unsur Desain Jabatan
 Unsur Organisasional
 Pendekatan mekanistik
 Alur kerja
 Kebiasaan kerja
 Ergonomika
 Unsur Lingkungan
 Kemampuan dan ketersediaan karyawan
 Ekspektasi sosial dan budaya
 Unsur Keperilakuan
 Variasi Keterampilan
 Identitas Tugas
 Signifikansi Tugas
 Otonomi
 Umpan Balik
Referensi
 Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya
Manusia, Edisi Kesepuluh (terjemahan),
Jakarta: Penerbit Erlangga.
 Schuler, R.S. & Jackson, S.E., 2006, Human
Resource Management, International
Perspective, Mason: Thomson South-
Western.
 Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human
Resources and Personnel Management, 5th
Ed., Boston: McGraw-Hill.