KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan atas kehadirat Tuhan YME Karena atas berkat rahmat dan
karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah Manajemen Sumber Daya
Manusia tepat pada waktunya. Adapun tujuan pembuatan makalah ini memberikan
informasi tentang Analisis Jabatan agar pembaca dapat mengetahui dan dapat
menambah wawasan.

Dan tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada Ibu Sudarsih sebagai pembimbing
dalam pembuatan makalah ini dan selaku dosen dalam mata kuliah Manajemen
Sumber Daya Manusia.

Penulisan makalah ini tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu,
diharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk perbaikan makalah ini.
Semoga dengan adanya makalah ini dapat menambah wawasan kita.
BAB I
PENDAHULUAN

kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan dan
spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu apa
yang akan di kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat mendalam pada
karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang
di bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan
antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya juga
menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut mungkin tidak asing
karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti sekarang ini
banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan mempekerjakan satu orang
untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian jabatan
karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari -hari. Apalagi
perusahaan masih tetap survive meskipun tanpa uraian jabatan secara tertulis.

I.2 RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

Apakah Definisi Analisi Jabatan ?

Apakah Tujuan Analisis Jabatan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?

Apakah Metode dan Proses Pengumpulan Informasi Analisa Jabatan ?

Apakah Teknik Melakukan Analisis Jabatan ?

Bagaimanakah Proses Analisis Pekerjaan ?

Apakah Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?

I.3 Tujuan Masalah

Tujuan penyusun dalam penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui secara
umum konsep analisis jabatan
BAB II
PEMBAHASAN

II.1 Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber Daya
Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan Malayu (2007: 10) pengertian MSDM adalah
sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni mengatur
hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya
tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.

Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi
penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM
tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah kegiatan untuk memberikan
analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan
pula gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu.

Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,

mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan
melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena
menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.

Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut
Edwin Flippo (1994) , “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan
informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan
tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis
jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu
pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Uraian Jabatan (Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Dalam organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang ada.posisi
pekerjaan yang sudah ada biasa diketahui lewat lowongan-lowongan
perusahaan.Depertemen sumber daya manusia harus memahami bahwa untuk
memelihara koordinasi pekerjaan maka pengetahuan tentang analisis jabatan dan
desain pekerjaan tidak boleh dilewatkan.

Untuk meraih kualitas kerja yang tinggi,organisasi harus memahami dan menyerasikan
permintaan kerja dan individu.Hal ini disebut analisis jabatan atau analisis pengetahuan
pada susunan kepegawaian,pelatihan,penilaian kinerja,dan kegiatan sumber daya
manusia lainya.sebagai contoh evaluasi penyelia pada pekerjaan karyawan harus
didasarkan pada kinerja dan tuntutan kerja. Pada perusahaan kecil,manajer garis
mungkin melaksanakan analisa jabatan,tapi biasanya pekerjaan selesai oleh seorang
professional sumber daya manusia. Beberapa organisasi besar mungkin mempunyai
department manajement kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis jabatan.
Job Description

Job description berisi informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan,

kewajiban – kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau
informasi mengenai standar – standar pekerjaan.

Job Classification

Job classification adalah penyusutan pekerjaan – pekerjaan ke dalam kelas – kelas,

kelompok – kelompok, atau jenis – jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu.
Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan
organisasi, isi tugas/pekerjaan yang di dasarkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan
ini pada gilirannya didasarkan pada prilaku manusia.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah

pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-
baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :

Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali dilakukan ;

Pada saat dibuat pekerjaan baru ;

Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur baru, dan
teknologi baru.

Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu
pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam
melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang
menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan
orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.

Analisis pekerjaan/jabatan menurut Hadari Nawawi (2005, h.104) dari berbagai sumber
diartikan :

Proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan/pekerjaan, yang berguna untuk

mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.
Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan dengan
pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.

Kegiatan menghimpun dan menyusun informsi berkenaan dengan tugas-tugas, jenis

pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

Menurut Gary Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui
untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya , dan
karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis pekerjaan
memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan (daftar
tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau
spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi
berikut melalui analisis pekerjaan,

aktivitas pekerjaan,

perilaku manusia,

mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,

standar prestasi,

konteks pekerjaan, dan persyaratan manusia

II.2 Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja. Ada
beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analicsis pekerjaan, yang
juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.

Adapun tujuan analisis jabatan yaitu,

1) Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,

2) Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,

3) Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Sedangkan menurut Edwin Flippo (1994), hasil-hasil dari analisis pekerjaan,

seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-
kegiatan sebagai berikut,

1) Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan,

2) Pelatihan,

3) Evaluasi pekerjaan,

4) Penilaian prestasi

5) Pengembangan karir,

6) Organisasi,

7) Perkenalan,

8) Penyuluhan,

9) Hubungan perburuhanm dan

10) Penataan kembali pekerjaan.

Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan
menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk,
membuat rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji
(90%), menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%),
pengorganisasian (50%), orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan
seterusnya.

Analisis jabatan merupakan prosedur dalam menetapkan tugas dan tuntutan

keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakann
untuk jabatan itu. Analisis menghasilkan informasi tentang tuntutan jabaataan
yang selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan yang
selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description)
dan spesifikasih jabatan (job spesification).Bahasa tentang uraian jabatan dan
spesifikasi jabatan akan dibahas pada subbahasan selanjutnya.

Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35

TAHUN 2012 Tentang Analisis Jabatan Dilingkungan Kementerian Dalam Negeri
Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa Tujuan analisis jabatan untuk
penyusunan kebijakan program –program Seperti:
b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dac. Evaluasi kebijakan
program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan
perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah

pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-
baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :

Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali dilakukan ;

Pada saat dibuat pekerjaan baru ;

Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur baru, dan
teknologi baru.

Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu

pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam

melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang
menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan
orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.

II.3 Manfaat Analisa Jabatan

Gambar. Kegunaan dari informasi analisis jabatan
Perekrutan dan seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan dan
karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan ini.
Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk
memutuskan orang macam apakah yang akan direkrut dan dipekerjakan.

Kompensasi

Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan konpensasi yang
tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena konpensasi (seperti gaji dan
bonus) biasanya tergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dituntut dari
suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat tanggungjawab dan lain-lain sampai semua
faktor yang dinilai melalui analisis jabatan. Kita juga akan lihat bahwa banyak majikan
mengklasifikasikan jabatan kedalam kategori-kategori (seperti sekretaris III dan VI ),
dan analisis jabatan menyajikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari masing-
masing jabatan sehingga setiap jabatan dapat diklasifikasi.

Penilaian kinerja

Suatu penilaiankinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing

karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabtan para ahli
tersebut dapat menentukan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk
dilaksanakan.

Pelatihan

Informasi jabatan juga digunakan untuk merancang progam pelatihan dan

pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan
ketrampilan dan oleh karena itu pelatihan dituntut.
Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Analisis pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum

ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan anda mengatakan bahwa Ia
bertanggungjawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi dan
pembelian bahan mentah. Namun, mengatur persediaan bahan mentah bukanlah
tugasnya. Pada studi selanjutnya, anda mengetahui bahwa tidak satu pun dari orang
produksi lainnya yang bertanggungjawab untuk mengaur persediaan bahan mentah.
Anda menetahui dari tinjauan pekerjaan lain yang serupa bahwa harus ada seseorang
yang mengatur persediaan anda telah mengungkapkan kewajiban yang belum
ditugaskan, untunglah ada analisis pekerjaan.

6. Memenuhi EEO

Analisis pekerjaan juga memainkan peran besar dalam memenuhi EEO. Pedoman
seleksi karyawan yang seragam kantor federal AS menetapkan bahwa analisis
pekerjaan adalah langkah penting dalam memvalidasi semua aktivitas para
personil. Sebagai contoh, para pengusaha harus mampu memperlihatkan bahwa
kriteria seleksi dan prestasi pekerjaannya benar-benar berhubungan. Tentu saja, hal
ini membutuhkan pengetahuan tentang apa yang diminta pekerjaan itu, yang hanya
dapat diketahui melalui analisis pekerjaan,
Henry Simamora (2006: 83-84) menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan adalah
membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si
pemegang jabatan, penyela dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan apa yang
dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang
dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang
akan dibutuhkan maka akan terjadi efisiansi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi
produktivitas. Secata lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat 9 manfaat
dari analis pekerjaan yaitu :

Analisis Penyusunan Kepegawaian

Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari informasi

tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur kepegawaian, sehingga
pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal ;

Desain Organisasi

Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi. Simamora (2006:
84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering diaplikasikan dalam desain dan
redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan terkait lainnya yang tujuannya adalah
untuk menciptakan perubahan perilaku organisasional yang signifikan ;

Redesain Pekerjaan

Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah dipakai untuk
meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan, mengeliminasi penanganan
yang tidak perlu dan duplikasi upya, menurangi kelelahan, meningkatkan
tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja pegawai ;

Telaah dan Perencanaan Kinerja

Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi kinerja lebih akurat
dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental ;

Suksesi Manajemen

Kesuksesan manajemen tidak lepas dan analisis jabatan karena profil pekerjaan yang
dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan kualifikasi dari pekerja
dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja. Profil posisi menentukan aktifitas dan
kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus untuk posisi tersebut apabila
mereka keluar dari organisasi itu ;

Pelatihan dan Pengembangan

Lewat analisa jabatan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap lini dan lapisan
organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan merupakan materi yang
membantu pembuatan isi program pelatihan ;

Jalur Karir

Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternative pekerjaan
yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir organisasional. Ketika
karyawan memiliki informasi tentang persyaratan pekerjaan, maka akan
memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan karir yang baik ;
Kriteria Seleksi

Output dari analisa jabatan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan baik pada
awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan selanjutnya ;

Evaluasi Pekerjaan

Analisis jabatan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu pekerjaan atau
langsung pada penelitian terhadap system yang ada. Sehingga kita dapat mengetahui
bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu orgnisasi.

II.4 Langkah – langkah dalam Analisis Jabatan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah – langkah sebagai berikut.

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisisis pekerjaan
Artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi
analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan di gunakan untuk menentukan jenis data
yang akan di kumpulkan dan teknik pengumpulan datanya.

2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang

Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasi data, meninjau informasi

latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.
3. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis

Artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk di analisis. Hal ini
perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan di
analisis.

4. Mengumpulkan Informasi analisis pekerjaan

Artinya penganalisis kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara actual dengan

menghimpun data tetang aktivitas pekerjaan, peilaku karyawan yang diperlukan,
kondisi kerja, dan syarat – syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

5. Meninjau Informasi dengan pihak – pihak yang berkepentingan

Artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi

pekerjaan, Informasi hendaknya diverikasidengan pekerja yang akan melaksanakan
pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.

6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

Artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan

dan evaluasi pekerjaan.

7. Meramalkan perhitungan perkemmbangan perusahaan

Artinya penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembanggan

uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan apakah di kemudian haridi perlukan pengayaan
pekerjaan, perluasan pekerjaan, penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.

2 METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Gary Dessler (1997:93) menjelaskan bahwa terdapat metode dalam mengumpulkan

informasi analisis jabatan, yaitu:

Wawancara
Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan
wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok dengan
kelompok karyawan yang memilki jabatan yang sama, dan wawancara penyelia
dengan satu atau lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan tentang jabatan
dengan pekerjaan yang dianalisis. Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah
besar karyawan menjalankan pekerjaan yang sama identik, dan itu dapat menjadi cara
yang cepat dan murah untuk belajar tentang pekerjaan. Sebagai suatu aturan, penyelia
langsung karyawan akan mengikuti sesi kelompok, jika tidak, anda hendaknya
mewawanarai penyelia secara terpisah untuk mendapatkan perpektif pribadi tentang
tugas dan tanggung jawab jabatan.

Wawancara apa pun yang anda gunakan, peserta wawancara hendaknya sepenunhya
memahami alasan untuk wawancara, karena ada sesuatu kecenderungan untuk
wawancara semacam itu disalahtafsirkan sebagai penialaan efisiensi. Bila demikian, para
peserta wawancara mungkin tidak ingin menguraikan jabatan mereka atau pekerjaan
bawahan mereka secara cermat. Pro dan kontra, Wawancara kiranya metode yang paling
banyak digunakan untuk menetapkan tugas dan tanggung jawab jabatan, dan
penggunaanya yang
luas mencerminkan keunggulanya. Paling penting, wawancara memungkinkan
pekerja untuk melaporkan aktivitas dan perilaku yang mungkin menjadi jelas
dan tidak sebaliknya. Sebagai contoh, aktivitas penting yang hanya kadang-
kadang terjadi atau komunikasi informal yang tidak akan menjadi jelas dari
bagan organisasi dapat digali oleh seseorang pewawancara yang terampil.
Wawancara juga memberikan suatu peluang untuk menjelaskan kebutuhan
akan fungsi dari analisis jabatan, dan itu dapat memungkinkan peserta
wawancara melepaskan kekecewaan atau pandangan yang mungkin sebaiknya
tidak diperhatikan oleh manajemen. Wawancara juga adalah cara yang relatif
sederhana dan cepat untuk mengumpulkan informasi.

Masalah utama dari teknik ini adalah pemutarbalikan informasi apakah karena
falsifikasi yang sama sekali palsu atau kesalahpahaman yang tidak sengaja.
Suatu analisis jabatan sering digunakan sebagai pembukaan untuk mengubah
sebuah tingkat pembayaran jabatan. Oleh karena itu, karyawan kadang-kadang
secara sah memandangya sebagai evaluasi efisiensi yang mungkin
mempengaruhi pembayaran mereka. Dengan demikian karyawan cenderung
membesar-besarkan tanggung jawab tertentu smenara memperkecil yang lain.
Dengan denikian memperoleh informasi yang absah dapat menjadi satu proses
yang lambat.

Pertanyaan -pertanyaan khas meskipun ada kekurangan-kekurangannya,

wawancara itu digunakan secara luas. Beberapa pertanyaan khas wawancara
meliputi :

Apa saja yang dilakukan oleh jabatan?

Apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? Apa persisnya yang anda
lakukan?

Dalam lokasi fisik apakah anda bekerja?

Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat ijin
apakah yang merupakan persyaratan?

Dalam kegiatan apakah anda berperan serta?

Apakah yang merupakan tanggungjawab dan kewajiban bekerja?

Apa yang merupakan tanggunggugat dasar atau standar kinerja yang menjadi
ciri khas kerja anda?

Apa yang merupakan tanggungjawab anda? Lingkungan dan kondisi kerja

apakah yang tercakup?
Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan? Tuntutan emosional dan mental?

Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan?

Apakah anda terekspose ke kondisi kerja yanfg berbahaya atau tidak biasa?

Pedoman wawancara Terdapat beberapa halk untuk mengingat kapan

melakukan wawancara analisis jabatan.

Seorang analisis jabatan dan penyelia hendaknya kerja bersama. Identifikasilah

karyawan yang tahu paling banyak tentang jabatan, juga mereka yang mungkin
diharapkan menjadi paling obyektif dalam menggambarkan tugas-tugas dan
tanggungjawab mereka.

Adakanlah hubungan cepat dengan peserta wawancara, dengan

mengetahui nama pribadi, berbicara dalam bahasa yang mudah dimengerti,
secara singkat meninjau tujuan wawancara, dan menjelaskan bagaimana orang
akhirnya dipilih untuk wawancara.

Ikutilah suatu pedoman terstruktur atau daftar, yang berisi pertanyaan dan
memberi ruang untuk jawaban. Ini memastikan bahwa anda akan
mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan penting sebelumnya dan bahwa semua
pewancara (jika ada lebih dari satu) meliput pertanyaan yang diminta. Akan
tetapi, memastikan juga untuk memberi karyawan waktu ekstra untuk menjawab
pertanyaan dan memberikan pertanyaan yang tidak terbatas seperti “apakah ada
sesuatu yang tidak terliput oleh pertanyaan-pertanyaan kami?”

Bila tugas-tugas tidak dijalankan dengan cara yang teratur, misalnya bila
karyawan tidak melakukan pekerjaan yang sama berulang-ulang kali dalan
sehari, anda hendaknya meminta karyawan untuk mendaftarkan tugas-tugasnya
dalam urutan arti pentingnya dan frekuensi terjadinya. Ini akan memastikan
bahwa kegiatan-kegiatan penting yang tidak sering terjadi, seperti tugas dari
seseorang perawat diruang gawat darurat, tidak diremekan.

Akhirnya, setelah menyelesaikan wawancara, tinjaulah dan verifikasikan data. Ini

biasanya dilakukan dengan meninjau informasi dengan penyelia dekat karyawan
dan dengan peserta wawancara.

Kuisioner

Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas

yang berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah satu
ciri lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.

Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur

kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner
merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan
satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti
“mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah
dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu
yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain,
kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan
tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di
antara dua ekstrim ini.
Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian.
Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk
memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah
mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan
kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan
memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

Observasi

Observasi langsung khususnya bermanfaat bila jabatan-jabatan terutama terdiri dari

kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. Contohnya adalah
jabatan-jabatan seperti penjaga gedung, pekerja lini perakitan, dan pegawai
akunting. Di pihak lain, observasi biasanya tidak tidak tepat bila jabatan itu
memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak dapat diukur (ahli hukum,
rekayasawan perancangan). Juga tidak bermanfaat jika karyawan tergabung
dalam kegiatan –kegiatan penting yang mungkin terjadi hanya kadang-kadang
seperti seorang perawat yang menangani keadaan darurat.

Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu

pendekatan adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus
(daur) kerja lengkap. (siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas itu, bisa jadi satu menit untuk pekerja lini perakitan atau satu jam, satu
hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-pekerjaan yang rumit). Disini anda
membuat catatan untuk semua kegiatan jabatan yang anda observasi.
Selanjutnya, sesudah menumpukkan sebanyak mungkin informasi, Anda
mewawancarai karyawan, dia diminta untuk menjelaskan pokok-pokok yang
tidak dimengerti dan menjelaskan apa kegiatan tambahannya yang tidak Anda
observasi. Anda juga dapat mengovservasi dan mewawancarai secara
serempak, sementara karyawan tersebut mengerjakan tugasnya.

Buku harian

Pendekatan lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log)

atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk kegiatan yang
dia terlibat didalamnya, kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat
oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian. Ini dapat mengasilkan suatu
gambaran yang sangat lengkap dari jabatan, khususnya bila dilampiri dengan
wawancara yang menyusul karyawan dan penyelianya. Tentu saja karyawan
mungkin mencoba membesar-besarkan beberapa kegiatan dan meremehkan
yang lain. Akan tetapi, sifat kronologis yang rinci dari buku harian cenderung
meluruskan ini.

U.S. civil Service Prosedure

Komisi Kepegawaian Negeri A.S (U.S Civil Service Comission) sudah

mengembangkan suatu teknik anlisa jabatan yang bertujuan memberikan suatu
prosedur yang dengannya jabatan-jabatan yang berbeda dapat dibandingkan
dan diklasifikasikan. Dengan metode ini informasi dikumpulkan pada lembaran
rekaman analisis jabatan. Yang pertama kali adalah kita mengidentifikasikan
informasi seperti gelar jabatan dan sebuah rangkuman yang singkat atas jabatan
tersebut di daftarkan pertama. Berikutnya spesialis mendaftarkan tugas-tugas
spesifik jabatan menurut pentingnya jabatan tersebut. Maka, untuk masing-
masing tugas, analis menspesifikasikan:

Pengetahuan yang dituntut (misalnya, langkah-langkah atau metode-metode

yang harus diperoleh karyawan untuk menjalankan jabatannya).

Keterampilan yang dituntut (misalnya, kemampuan dan keterampilan untuk

mengoperasikan alat-alat kantor/perusahaan).

Kemampuan yang dituntut (misalnya, kemampuan mengorganisasi

karyawan, kemampuan menangani konflik dan sebagainya).

Kegiatan fisik yang tercakup (misalnya, menulis, mengetik, memasang, menarik,

mengangkat dan sebagainya).

Kondisi lingkungan khusus apa saja (misalnya, markas yang tertutup, gangguan,
keadaan ruang kerja yang kurang baik dan sebagainya).

Insiden kerja yang khas (misalnya, bekerja dalam keadaan yang tidak
didinginkan, bekerja dengan orang-orang yang tidak sesuai dengan yang kita
harapkan dan lain sebagainya).

Wilyah kepentigan karyawan (misalnya, pilihan yang hendak dilakukan oleh

karyawan atas aktivitas yang berhubungan dengan suatu obyek, atau
komunikasi data, atau berhubungan dengan orang lain).

Kuisioner

Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas

yang berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah satu
ciri lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.

Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur

kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner
merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan
satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti
“mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah
dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu
yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain,
kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan
tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di
antara dua ekstrim ini.

Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian.

Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk
memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah
mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan
kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan
memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.
BAB III
PENUTUP

KESIMPULAN

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja
utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian,
pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk
melaksanakan aktivitas tersebut.

Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui beberapa

cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian Kerja
Karyawan.

Proses penyelenggaraan dalam analisa jabatan ada beberapa tahap-tahap,

yaitu:Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan data,
dan diskusi hasil pengolahan data

SARAN

Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan

hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya
peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan
yang ditetapkan organisasi dalam informasi mengenai analisis jabatan.
Perkembangan psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi
manajer sumber daya manusia, dalam rangka melakukan manajemen
terhadap sumber daya manusia dalam organisasi.
MAKALAH

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

“ ANALISIS JABATAN”
DISUSUN OLEH :

VIERNA TIVANDA GHANISNAHAYU

(150803103047)

JASMINE BELUNAS HAUBEN

(150803103052)
DWI WAHYUNINGSIH

(150803103053)

UNIVERSITAS JEMBER 2016

DAFTAR ISI :

Halaman Judul

……………………………………………………………………….

Kata Pengantar

……………………………………………………………………….

Daftar isi

……………………………………………………………………….

BAB I

………………………………………………………………………..

I.1 Kata Pengantar

……………………………………………………………….

I.2 Rumusan Masalah

……………………………………………………………….

I.3 Tujuan Masalah

………………………………………………………………..

BAB II

………………………………………………………………………...
II.1 Definisi Analisi Jabatan

………………………………………………………....

II.2 Tujuan Analisis Jabatan

………………………………………………………....

II.3 Manfaat Analisa Jabatan

………………………………………………………….

II.4 Langkah-Langkah dalam Analisa Jabatan

………………………………….

BAB III
………………………………………………………………………….

PENUTUP
………………………………………………………………………….