TUGAS MAKALAH

ANALISIS DAN PERANCANGAN JABATAN

DOSEN PENGAMPU:
Dr. dr. Wulan P.J. Kaunang, Graddip

Disusun Oleh:
ALFIANUS STEVY KABAIKAN
MARLINA DHAMAYANTI LIJOED

PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT

PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS SAM RATULANGI
MANADO
2023
 BAB I
PENDAHULUAN
I.1 KATA PENGANTAR

Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak

dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya
yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi organisasi,
satu-satunya factor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah
sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola. (Henry
Simamora, 2006;4)
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) bukanlah sesuatu yang baru
dilingkungan suatu organisasi, khususnya dibidang bisnis yang disebut
perusahaan. Bersamaan dengan kecenderungan manusia untuk bekerjasama di
dalam organisasi itu, telah berlangsung juga perilaku manusia untuk
memanfaatkan atau mendayagunakan manusia dalam rangka mencapai suatu
tujuan. Usaha itulah dalam abad modern sekarang ini yang disebut manajemen.
Sebagaimana diketahui bahwa suatu organisasi terdiri dari orang-orang yang
memiliki keinginan dan tujuan. Suatu organisasi juga terdiri dari departemen
yang dipimpin oleh seseorang dan dibantu oleh beberapa staf. Oleh
karena itu agar setiap orang didalam organisasi dapat memahami tugas dan
kewajibannya maka perlu dibuat suatu haluan pekerjaan. Haluan pekerjaan
tersebut sering disebut dengan Job Analysis (Analisis Jabatan).

Analisis jabatan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan informasi

yang berkaitan dengan bentuk pekerjaan dan orang yang dibutuhkan pada
pekerjaan tersebut. Gary Dessler (2003;116) beberapa informasi yang didapat
dari analisis jabatan adalah sebagai berikut: aktifitas pekerjaan, perilaku
manusia, mesin perangkat, peralatan dan bantuan pekerjaan, standar prestasi,
konteks pekerjaan, serta persyaratan manusia. Dengan demikian analisis

2
jabatan merupakan suatu kegiatan untuk menentukan pekerjaan dan orang yang
pantas untuk melakukan pekerjaan tersebut. Analisis jabatan merupakan acuan
bagi suatu organisasi untuk menentukan pekerjaan dan orang yang dibutuhkan.
Harapannya adalah dengan adanya analisis jabatan maka setiap anggota
organisasi dapat memahami apa hak dan kewajiban mereka.

Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh para
karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk prosedur sumber
daya manusia yang efektif untuk memilih ,mempromosikan,melatih, menilai dan
memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006;77). Hal ini
mengkibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang
disebut analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program
manajemen sumber daya manusia.
Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk
menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun
kenyataannya ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan
dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu
apa yang akan di kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat mendalam
pada karyawan karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan
apa yang di bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan
kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya
juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut mungkin tidak
asing karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti
sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan
mempekerjakan satu orang untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus.
Sehingga sulit membuat uraian jabatan karena nama jabatan sering tidak
nyambung dengan pekerjaan sehari-hari. Apalagi perusahaan masih tetap
survive meskipun tanpa uraian jabatan secara tertulis.

3
I.2 RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah Definisi Analisi Jabatan ?

2. Apakah Tujuan Analisis Jabatan Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?
3. Apakah Metode dan Proses Pengumpulan Informasi Analisa Jabatan ?
4. Apakah Teknik Melakukan Analisis Jabatan ?
5. Bagaimanakah Proses Analisis Pekerjaan ?
6. Apakah Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan ?

I.3 Tujuan Masalah           

          Tujuan penyusun dalam penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui
secara umum konsep analisis jabatan

4
 BAB II
PEMBAHASAN
II.1 Definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan merupakan bagian tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber

Daya Manusia (MSDM). Menurut Hasibuan Malayu (2007: 10) pengertian MSDM
adalah sebagai berikut: “Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu dan seni
mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu
terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat”.
Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau
pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan
perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis jabatan adalah
kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga
dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan
tertentu.
Analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang
dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM
kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia.
Menurut Edwin Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan
mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab
suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan
utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan
tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Uraian Jabatan (Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

5
 Dalam organisasi terdapat posisi yang harus diisi melalui pekerjaan yang
ada.posisi pekerjaan yang sudah ada biasa diketahui lewat lowongan-lowongan
perusahaan.Depertemen sumber daya manusia harus memahami bahwa untuk
memelihara koordinasi pekerjaan maka pengetahuan tentang analisis jabatan dan
desain pekerjaan tidak boleh dilewatkan.
Untuk meraih kualitas kerja yang tinggi,organisasi harus memahami dan
menyerasikan permintaan kerja dan individu.Hal ini disebut analisis jabatan atau
analisis pengetahuan pada susunan kepegawaian,pelatihan,penilaian kinerja,dan
kegiatan sumber daya manusia lainya.sebagai contoh evaluasi penyelia pada
pekerjaan karyawan harus didasarkan pada kinerja dan tuntutan kerja. Pada
perusahaan kecil,manajer garis mungkin melaksanakan analisa jabatan,tapi
biasanya pekerjaan selesai oleh seorang professional sumber daya manusia.
Beberapa organisasi besar mungkin mempunyai department manajement
kompensasi yang di dalamnya termasuk analisis jabatan.     

Job Description
Job description berisi informasi pengidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan,
kewajiban – kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan
atau informasi mengenai standar – standar pekerjaan.
Job Classification
Job classification adalah penyusutan pekerjaan – pekerjaan ke dalam kelas –
kelas, kelompok – kelompok, atau jenis – jenis berdasarkan rencana sistematika
tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis
kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang di dasarkan pada teknologi, dan
tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada prilaku manusia.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah

pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-
baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :
1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali
dilakukan ;

6
 2.       Pada saat dibuat pekerjaan baru ;
3.      Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur
baru, dan teknologi baru.
Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu
pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam
melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang
kurang menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau
menempatkan orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam
organisasi/peruhasaan.

Analisis pekerjaan/jabatan menurut Hadari Nawawi (2005, h.104) dari berbagai

sumber diartikan :
a. Proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan/pekerjaan, yang
berguna untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahaan.
b. Proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan
dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya.
c. Kegiatan menghimpun dan menyusun informsi berkenaan dengan tugas-tugas,
jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

Menurut Gary Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang

dilalui untuk menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya ,
dan karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi-posisi tersebut. Analisis
pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan
(daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler penyelia atau
spesialis dalam sumber daya manusia biasanya mengumpulkan beberapa informasi
berikut melalui analisis pekerjaan,
1.         aktivitas pekerjaan,
2.         perilaku manusia,
3.         mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan,
4.         standar prestasi,

7
 5.         konteks pekerjaan, dan
6.         persyaratan manusia.

. II.2     Tujuan Analisis Jabatan

Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang
juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis jabatan yaitu,
1)      Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
2)      Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
3)      Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).

Sedangkan menurut Edwin Flippo (1994), hasil-hasil dari analisis pekerjaan,

seperti uraian dan spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan
sebagai berikut,
1)            Pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan,
2)            Pelatihan,
3)            Evaluasi pekerjaan,
4)            Penilaian prestasi
5)            Pengembangan karir,
6)            Organisasi,
7)            Perkenalan,
8)            Penyuluhan,
9)            Hubungan perburuhanm dan
10)         Penataan kembali pekerjaan.

Sebuah penelitian yang dikemukakan oleh Flippo terhadap 899 perusahaan

menunjukkan bahwa hasil proses analisis pekerjaan dipergunakan untuk, membuat
rincian kerja (75%), pelatihan (60%), penyusunan tingkat upah dan gaji (90%),
menilai personalia (60%), pemindahan dan promosi (70%), pengorganisasian (50%),
orientasi karyawan baru (36%), penyuluhan (25%), dan seterusnya.

8
 Analisis jabatan merupakan prosedur dalam menetapkan tugas dan tuntutan
keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakann
untuk jabatan itu. Analisis menghasilkan informasi tentang tuntutan jabaataan yang
selanjutnya digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan yang selanjutnya
digunakan untuk mengembangkan uraian jabatan (job description) dan spesifikasih
jabatan (job spesification).Bahasa tentang uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
akan dibahas pada subbahasan selanjutnya.
Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia
Nomor 35 TAHUN 2012 Tentang  Analisis Jabatan Dilingkungan Kementerian
Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa Tujuan analisis
jabatan untuk penyusunan kebijakan program –program Seperti:
a.       Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
b.      Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
c.       Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan,
kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan
pelatihan.

Henry Simamora (2006) menyatakan bahwa analisa jabatan dilakukan setelah

pekerjaan dirancang, karyawan dilatih untuk melaksanakan tugas dengan sebaik-
baiknya. Ada 3 alasan analisa jabatan dilakukan :
1. Pada saat organisasi pertama kali di bentuk dan analisa pertama kali
dilakukan ;
2. Pada saat dibuat pekerjaan baru ;
3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan akibat metode baru, prosedur
baru, dan teknologi baru.
Pada intinya analisa jabatan adalah menempatkan orang yang tepat pada suatu
pekerjaan tertentu sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan pengalaman dalam
melakukan suatu pekerjaan. Jadi dalam hal ini dapat menghindari hal-hal yang kurang
menguntungkan bagi perusahaan ,seperti seringnya mengganti atau menempatkan
orang yang kurang tepat untuk suatu jabatan di dalam organisasi/peruhasaan.

9
II.3 Manfaat Analisa Jabatan

Gambar. Kegunaan dari informasi analisis jabatan

1. Perekrutan dan seleksi

Analisis jabatan menyajikan informasi tentang apa yang dibawa oleh jabatan
dan karakteristik manusiawi apakah yang dituntut untuk melaksanakan kegiatan
ini. Informasi uraian jabatan dan spesifikasi jabatan seperti itu digunakan untuk
memutuskan orang macam apakah yang akan direkrut dan dipekerjakan.

2.    Kompensasi
Informasi analisis jabatan juga hakiki untuk memperkirakan nilai dan konpensasi

10
yang tepat untuk masing-masing jabatan. Ini disebabkan karena konpensasi (seperti
gaji dan bonus) biasanya tergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang
dituntut dari suatu jabatan, risiko keselamatan, tingkat tanggungjawab dan lain-lain
sampai semua faktor yang dinilai melalui analisis jabatan. Kita juga akan lihat bahwa
banyak majikan mengklasifikasikan jabatan kedalam kategori-kategori (seperti
sekretaris III dan VI ), dan analisis jabatan menyajikan informasi untuk menentukan
nilai relatif dari masing-masing jabatan sehingga setiap jabatan dapat diklasifikasi.

3.    Penilaian kinerja

Suatu penilaiankinerja membandingkan setiap kinerja aktual dari masing-masing
karyawan dengan standar kinerjanya. Sering melalui analisis jabtan para ahli
tersebut dapat menentukan standar untuk dicapai dan kegiatan spesifik untuk
dilaksanakan.

4.    Pelatihan
Informasi jabatan juga digunakan untuk merancang progam pelatihan dan
pengembangan karena analisis dan uraian jabatan yang dihasilkan menunjukkan
ketrampilan dan oleh karena itu pelatihan dituntut.

5.    Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan

Analisis pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum
ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan anda mengatakan
bahwa Ia bertanggungjawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi
dan pembelian bahan mentah. Namun, mengatur persediaan bahan mentah
bukanlah tugasnya. Pada studi selanjutnya, anda mengetahui bahwa tidak satu pun
dari orang produksi lainnya yang bertanggungjawab untuk mengaur persediaan
bahan mentah. Anda menetahui dari tinjauan pekerjaan lain yang serupa bahwa
harus ada seseorang yang mengatur persediaan anda telah mengungkapkan
kewajiban yang belum ditugaskan, untunglah ada analisis pekerjaan.

6. Memenuhi EEO

11
 Analisis pekerjaan juga memainkan peran besar dalam memenuhi EEO. Pedoman
seleksi karyawan yang seragam kantor federal AS menetapkan bahwa analisis
pekerjaan adalah langkah penting dalam memvalidasi semua aktivitas para personil.
Sebagai contoh, para pengusaha harus mampu memperlihatkan bahwa kriteria
seleksi dan prestasi pekerjaannya benar-benar berhubungan. Tentu saja, hal ini
membutuhkan pengetahuan tentang apa yang diminta pekerjaan itu, yang hanya
dapat diketahui melalui analisis pekerjaan,

Henry Simamora (2006: 83-84) menyebutkan manfaat dari analisis pekerjaan

adalah membantu dalam mengkomunikasikan harapan sebuah pekerjaan terhadap si
pemegang jabatan, penyela dan rekan sejawatnya. Dengan menjabarkan apa yang
dibutuhkan, bagaimana kualifikasi orang yang akan memegangnya, kapan waktu yang
dibutuhkan untuk menciptakan pekerjaan baru itu dan bagaimana syarat-syarat yang
akan dibutuhkan maka akan terjadi efisiansi pemakaian tenaga kerja dan optimalisasi
produktivitas. Secata lebih rinci Simamora menjelaskan setidaknya terdapat 9 manfaat
dari analis pekerjaan yaitu :

1. Analisis Penyusunan Kepegawaian

Dalam analisis penyusunan kepegawaian, seorang manajer akan mencari
informasi tentang pekerjaan dan mengolahnya guna menyusun struktur
kepegawaian, sehingga pendayagunaan para karyawan akan lebih optimal ;
2.       Desain Organisasi
Analisis pekerjaan bisa menjadi sejenis audit dalam suatu organisasi.
Simamora (2006: 84) menyebutkan bahwa analisis pekerjaan sering
diaplikasikan dalam desain dan redesain pekerjaan tertentu serta pekerjaan
terkait lainnya yang tujuannya adalah untuk menciptakan perubahan perilaku
organisasional yang signifikan ;
3.      Redesain Pekerjaan
Suatu pekerjaan dapat dikaji atau dikaji ulang ketika pekerjaan itu telah
dipakai untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi kesalahan,
mengeliminasi penanganan yang tidak perlu dan duplikasi upya, menurangi

12
 kelelahan, meningkatkan tanggungjawab dan akhirnya memperbaiki kinerja
pegawai ;
4.      Telaah dan Perencanaan Kinerja
Analisis pekerjaan menciptakan informasi, perencanaan dan evaluasi
kinerja lebih akurat dan hal itu merupakan hal yang bersifat fundamental ;
5.      Suksesi Manajemen
Kesuksesan manajemen tidak lepas dan analisis jabatan karena profil
pekerjaan yang dibuat akan menentukan apa saja aktifitas utama, persyaratan
kualifikasi dari pekerja dan pertanggungjawaban dari setiap pekerja. Profil posisi
menentukan aktifitas dan kualifikasi yang dikehendaki serta mencari penerus
untuk posisi tersebut apabila mereka keluar dari organisasi itu ;
6.      Pelatihan dan Pengembangan
Lewat analisa jabatan, program pelatihan dan pengembangan dari setiap
lini dan lapisan organisasi akan mudah ditentukan. Deskripsi tugas pekerjaan
merupakan materi yang membantu pembuatan isi program pelatihan ;
7.      Jalur Karir
Jalur karir merupakan penjabaran secara eksplisit dari urusan alternative
pekerjaan yang dapat diduduki oleh seorang individu dalam suatu karir
organisasional. Ketika karyawan memiliki informasi tentang persyaratan
pekerjaan, maka akan memungkinkan karyawan akan memiliki perencanaan
karir yang baik ;

8.      Kriteria Seleksi
Output dari analisa jabatan akan menjadi dasar kriteria seleksi karyawan
baik pada awal rekrutmen maupun ketika akan dipromosikan atau penugasan
selanjutnya ;
9.      Evaluasi Pekerjaan
Analisis jabatan memberikan deskripsi atau gambaran tentang suatu
pekerjaan atau langsung pada penelitian terhadap system yang ada. Sehingga
kita dapat mengetahui bagaimana kekuatan dan kelemahan dari suatu orgnisasi.

13
II.4 Langkah – langkah dalam Analisis Jabatan
Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah – langkah sebagai berikut.

1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisisis pekerjaan

Artinya penganalisis  harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi
analisis pekerjaannya. Karena hasilnya akan di gunakan untuk menentukan jenis data
yang akan di kumpulkan dan teknik pengumpulan datanya.
2. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang
Artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasi data, meninjau
informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan uraian pekerjaan.

14
 3. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis
Artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk di analisis. Hal ini
perlu dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan di
analisis.
4. Mengumpulkan Informasi analisis pekerjaan
Artinya penganalisis kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara actual dengan
menghimpun data tetang aktivitas pekerjaan, peilaku karyawan yang diperlukan, kondisi
kerja, dan syarat – syarat personel yang akan melaksanakan pekerjaan.
5. Meninjau Informasi dengan pihak – pihak yang berkepentingan
  Artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi
pekerjaan, Informasi hendaknya diverikasidengan pekerja yang akan melaksanakan
pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan bersangkutan.
6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan
  Artinya penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan
dan evaluasi pekerjaan.
7. Meramalkan perhitungan perkemmbangan perusahaan
Artinya penganalisis harus juga memperhitungkan atau meramalkan perkembanggan
uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan apakah di kemudian haridi perlukan pengayaan
pekerjaan, perluasan pekerjaan, penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.

2 METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Gary Dessler (1997:93) menjelaskan bahwa terdapat metode dalam

mengumpulkan informasi analisis jabatan, yaitu:

1) Wawancara

Tiga jenis wawancara digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan

wawancara individual dengan masing-masing karyawan, wawancara kelompok
dengan kelompok karyawan yang memilki jabatan yang sama, dan wawancara
penyelia dengan satu atau lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan

15
tentang jabatan dengan pekerjaan yang dianalisis. Wawancara kelompok
digunakan bila sejumlah besar karyawan menjalankan pekerjaan yang sama
identik, dan itu dapat menjadi cara yang cepat dan murah untuk belajar tentang
pekerjaan. Sebagai suatu aturan, penyelia langsung karyawan akan mengikuti
sesi kelompok, jika tidak, anda hendaknya mewawanarai penyelia secara
terpisah untuk mendapatkan perpektif pribadi tentang tugas dan tanggung jawab
jabatan.
    Wawancara apa pun yang anda gunakan, peserta wawancara hendaknya
sepenunhya memahami alasan untuk wawancara, karena ada sesuatu
kecenderungan untuk wawancara semacam itu disalahtafsirkan sebagai
penialaan efisiensi. Bila demikian, para peserta wawancara mungkin tidak ingin
menguraikan jabatan mereka atau pekerjaan bawahan mereka secara cermat.
Pro dan kontra, Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan
untuk menetapkan tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaanya yang
luas mencerminkan keunggulanya. Paling penting, wawancara memungkinkan
pekerja untuk melaporkan aktivitas dan perilaku yang mungkin menjadi jelas dan
tidak sebaliknya. Sebagai contoh, aktivitas penting yang hanya kadang-kadang
terjadi atau komunikasi informal yang tidak akan menjadi jelas dari bagan
organisasi dapat digali oleh seseorang pewawancara yang terampil. Wawancara
juga memberikan suatu peluang untuk menjelaskan kebutuhan akan fungsi dari
analisis jabatan, dan itu dapat memungkinkan peserta wawancara melepaskan
kekecewaan atau pandangan yang mungkin sebaiknya tidak diperhatikan oleh
manajemen. Wawancara juga adalah cara yang relatif sederhana dan cepat
untuk mengumpulkan informasi.
    Masalah utama dari teknik ini adalah pemutarbalikan informasi apakah karena
falsifikasi yang sama sekali palsu atau kesalahpahaman yang tidak sengaja.
Suatu analisis jabatan sering digunakan sebagai pembukaan untuk mengubah
sebuah tingkat pembayaran jabatan. Oleh karena itu, karyawan kadang-kadang
secara sah memandangya sebagai evaluasi efisiensi yang mungkin
mempengaruhi pembayaran mereka. Dengan demikian karyawan cenderung
membesar-besarkan tanggung jawab tertentu smenara memperkecil yang lain.

16
Dengan denikian memperoleh informasi yang absah dapat menjadi satu proses
yang lambat.
Pertanyaan-pertanyaan khas meskipun ada kekurangan-kekurangannya,
wawancara itu digunakan secara luas. Beberapa pertanyaan khas wawancara
meliputi :
1.    Apa saja yang dilakukan oleh jabatan?
2.    Apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? Apa persisnya yang
anda lakukan?
3.    Dalam lokasi fisik apakah anda bekerja?
4.    Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat
ijin apakah yang merupakan persyaratan?
5.    Dalam kegiatan apakah anda berperan serta?
6.    Apakah yang merupakan tanggungjawab dan kewajiban bekerja?
7.    Apa yang merupakan tanggunggugat dasar atau standar kinerja yang
menjadi ciri khas kerja anda?
8.    Apa yang merupakan tanggungjawab anda? Lingkungan dan kondisi kerja
apakah yang tercakup?
9.    Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan? Tuntutan emosional dan
mental?
10.    Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan?
11.    Apakah anda terekspose ke kondisi kerja yanfg berbahaya atau tidak
biasa?
Pedoman wawancara Terdapat beberapa halk untuk mengingat kapan
melakukan wawancara analisis jabatan. 
1.    Seorang analisis jabatan dan penyelia hendaknya kerja bersama.
Identifikasilah karyawan yang tahu paling banyak tentang jabatan, juga mereka
yang mungkin diharapkan menjadi paling obyektif dalam menggambarkan tugas-
tugas dan tanggungjawab mereka.
2.    Adakanlah hubungan cepat dengan peserta wawancara, dengan
mengetahui nama pribadi, berbicara dalam bahasa yang mudah dimengerti,
secara singkat meninjau tujuan wawancara, dan menjelaskan bagaimana orang

17
akhirnya dipilih untuk wawancara.
3.    Ikutilah suatu pedoman terstruktur atau daftar, yang berisi pertanyaan dan
memberi ruang untuk jawaban. Ini memastikan bahwa anda akan
mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan penting sebelumnya dan bahwa semua
pewancara (jika ada lebih dari satu) meliput pertanyaan yang diminta. Akan
tetapi, memastikan juga untuk memberi karyawan waktu ekstra untuk menjawab
pertanyaan dan memberikan pertanyaan yang tidak terbatas seperti “apakah ada
sesuatu yang tidak terliput oleh pertanyaan-pertanyaan kami?”
4.    Bila tugas-tugas tidak dijalankan dengan cara yang teratur, misalnya bila
karyawan tidak melakukan pekerjaan yang sama berulang-ulang kali dalan
sehari, anda hendaknya meminta karyawan untuk mendaftarkan tugas-tugasnya
dalam urutan arti pentingnya dan frekuensi terjadinya. Ini akan memastikan
bahwa kegiatan-kegiatan penting yang tidak sering terjadi, seperti tugas dari
seseorang perawat diruang gawat darurat, tidak diremekan.
Akhirnya, setelah menyelesaikan wawancara, tinjaulah dan verifikasikan data. Ini
biasanya dilakukan dengan meninjau informasi dengan penyelia dekat karyawan
dan dengan peserta wawancara.

2)    Kuisioner

Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas

yang berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah satu
ciri lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
    Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur
kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner
merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan
satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti
“mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah
dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu
yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain,
kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan

18
tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di
antara dua ekstrim ini.
    Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian.
Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk
memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah
mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan
kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan
memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

3)    Observasi

    Observasi langsung khususnya bermanfaat bila jabatan-jabatan terutama

terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik. Contohnya adalah
jabatan-jabatan seperti penjaga gedung, pekerja lini perakitan, dan pegawai
akunting. Di pihak lain, observasi biasanya tidak tidak tepat bila jabatan itu
memuat sejumlah kegiatan mental yang tidak dapat diukur (ahli hukum,
rekayasawan perancangan). Juga tidak bermanfaat jika karyawan tergabung
dalam kegiatan –kegiatan penting yang mungkin terjadi hanya kadang-kadang
seperti seorang perawat yang menangani keadaan darurat.
    Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu
pendekatan adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu siklus
(daur) kerja lengkap. (siklus adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas itu, bisa jadi satu menit untuk pekerja lini perakitan atau satu jam, satu
hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-pekerjaan yang rumit). Disini anda
membuat catatan untuk semua kegiatan jabatan yang anda observasi.
Selanjutnya, sesudah menumpukkan sebanyak mungkin informasi, Anda
mewawancarai karyawan, dia diminta untuk menjelaskan pokok-pokok yang
tidak dimengerti dan menjelaskan apa kegiatan tambahannya yang tidak Anda
observasi. Anda juga dapat mengovservasi dan mewawancarai secara
serempak, sementara karyawan tersebut mengerjakan tugasnya.

19
4)    Buku harian
Pendekatan lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log)
atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk kegiatan yang
dia terlibat didalamnya, kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat
oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian. Ini dapat mengasilkan suatu
gambaran yang sangat lengkap dari jabatan, khususnya bila dilampiri dengan
wawancara yang menyusul karyawan dan penyelianya. Tentu saja karyawan
mungkin mencoba membesar-besarkan beberapa kegiatan dan meremehkan
yang lain. Akan tetapi, sifat kronologis yang rinci dari buku harian cenderung
meluruskan ini.

5)    U.S. civil Service Prosedure

Komisi Kepegawaian Negeri A.S (U.S Civil Service Comission) sudah

mengembangkan suatu teknik anlisa jabatan yang bertujuan memberikan suatu
prosedur yang dengannya jabatan-jabatan yang berbeda dapat dibandingkan
dan diklasifikasikan. Dengan metode ini informasi dikumpulkan pada lembaran
rekaman analisis jabatan. Yang pertama kali adalah kita mengidentifikasikan
informasi seperti gelar jabatan dan sebuah rangkuman yang singkat atas jabatan
tersebut di daftarkan pertama. Berikutnya spesialis mendaftarkan tugas-tugas
spesifik jabatan menurut pentingnya jabatan tersebut. Maka, untuk masing-
masing tugas, analis menspesifikasikan:
1.    Pengetahuan yang dituntut (misalnya, langkah-langkah atau metode-metode
yang harus diperoleh karyawan untuk menjalankan jabatannya).
2.    Keterampilan yang dituntut (misalnya, kemampuan dan keterampilan untuk
mengoperasikan alat-alat kantor/perusahaan).
3.    Kemampuan yang dituntut (misalnya, kemampuan mengorganisasi
karyawan, kemampuan menangani konflik dan sebagainya).
4.    Kegiatan fisik yang tercakup (misalnya, menulis, mengetik, memasang,
menarik, mengangkat dan sebagainya).
5.    Kondisi lingkungan khusus apa saja (misalnya, markas yang tertutup,

20
gangguan, keadaan ruang kerja yang kurang baik dan sebagainya).
6.    Insiden kerja yang khas (misalnya, bekerja dalam keadaan yang tidak
didinginkan, bekerja dengan orang-orang yang tidak sesuai dengan yang kita
harapkan dan lain sebagainya).
7.    Wilyah kepentigan karyawan (misalnya, pilihan yang hendak dilakukan oleh
karyawan atas aktivitas yang berhubungan dengan suatu obyek, atau
komunikasi data, atau berhubungan dengan orang lain).
2)    Kuisioner
Meminta karyawan untuk mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas
yang berkaitan dengan jabatan dan tanggungjawab mereka adalah salah satu
ciri lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.
    Hal utama untukdiputuskan disini adalah bagaimana seharusnya menstuktur
kuisioner dan pertanyaan apakah yang harus dimasukkan. Beberapa kuisioner
merupakan daftar yang sangat terstruktur. Setiap karyawan digambarkan dengan
satu inventarisasi barangkali dari ratusan tugas spesifik atau kewajiban (seperti
“mengubah dan menyambung kabel”). Dia diminta untuk menunjukkan apakah
dia menjalankan atau tidak setiap tugas dan jika demikian, berapa banyak waktu
yang biasanya yang dihabiskan untuk masing-masingnya. Pada ekstrim lain,
kuisioner dapat terbuka dan hanya meminta karyawan untuk “menggambarkan
tugas utama dari jabatan anda”. Dalam praktik, kuisioner terbaik sering jatuh di
antara dua ekstrim ini.
    Apakah terstruktur atau tidak, kuisioner mempunyai keuntungan dan kerugian.
Sebuah kuisioner merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk
memperoleh informasi dari sejumlah besar karyawan, lebih mudah
mewawancarai ratusan karyawan, misalnya. Akan tetapi, mengembangkan
kuisioner dan mengujinya (barangkali dengan memastikan bahwa karyawan
memahami pertanyaan) bisa menjadi proses yang mahal dan memakan waktu.

21
 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN

Analisis jabatan adalah proses pengumpulan dan pemeriksaan atas

aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (keahlian,
pengetahuan, kemampuan serta sifat individu lainya) yang diperlukan untuk
melaksanakan aktivitas tersebut.
Pengumpulan data dalam analisa jabatan dapat dilakukan melalui
beberapa cara, yaitu :Observasi, Wawancara, Kuesioner, dan Catatan Harian
Kerja Karyawan.
Proses penyelenggaraan  dalam analisa jabatan ada beberapa tahap-
tahap, yaitu:Tahapan Persiapan, Pengumpulan Data, Kombinasi, Pengolahan
data, dan diskusi hasil pengolahan data

B. SARAN

Dalam makalah ini kami penulis menyarankan agar analisis jabatan 

hendaknya dijalankan dengan sebaik mungkin, mengingat begitu pentingnya
peran dan fungsi sumber daya manusia dalam rangka pencapaian tujuan yang
ditetapkan organisasi dalam informasi mengenai analisis jabatan. Perkembangan
psikologi manusia perlu menjadi perhatian utama bagi manajer sumber daya
manusia, dalam rangka melakukan manajemen terhadap sumber daya manusia
dalam organisasi.

22
 DAFTAR PUSTAKA
Dessler, Garry. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT.Indeks. Jakarta: 2006

Hasibuan, Drs. H.Malayu. Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Bumi

Aksara.Jakarta.2009

Flippo, Edwin B. 1994. Manajemen Personalia: Edisi Keenam, Jilid 1. Jakarta:

Erlangga.

Siagian, Sondang P. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia.Jakarta: Bumi

Aksara.

23