ANALISIS & DESAIN

JABATAN

oleh:

Isnainny, S.AB, M.AB

untuk perkuliahan Manajemen SDM di Politeknik Kelapa Sawit Citra Widya Edukasi
Apa yang dimaksud dgn Analisis
Jabatan?
◼ Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang
berusaha “memotret” masing-masing jabatan
dalam organisasi agar diperoleh informasi
mengenai aspek-aspek penting jabatan
tersebut, seperti tujuan, tugas dan tanggung
jawab, kondisi kerja, kompetensi, dsb.
◼ Analisis jabatan (job analysis) adalah proses
sistematis untuk menentukan berbagai tugas,
aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan,
dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk
menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam
suatu organisasi. (Werther & Davis 1996, Schuler &
Jackson 2006)
Process of Job Analysis
Tahapan Analisis Pekerjaan

Tentukan pekerjaan yang akan

dianalisis
1
Mengumpulkan data/informasi
tentang pekerjaan: tugas,
tanggung jawab, persyaratan
2
Tentukan sumber data/informasi:
karyawan/pekerja pada jabatan
yang akan dianalisis, supervisor,
manager
3
Tahapan Analisis Pekerjaan

Pilih metode pengumpulan data:

kuesioner, wawancara, observasi,
catatan pekerjaan, arsip
4
Evaluasi dan verifikasi data yang
sudah diperoleh melalui karyawan
lain, supervisor/manager
5
Laporan hasil analisis pekerjaan:
uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan
6
Tahapan Analisis Pekerjaan
1. Memilih posisi yang dapat mewakili, karena banyak pekerjaan
yang serupa untuk dianalisis. Yang di ambil hanya sample saja.

2. Menganalisis pekerjaan dengan mengumpulkan data aktivitas

pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi
pekerjaan, sifat dan kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan.

3. Menentukan sumber data yang ingin diperorleh dari karyawan,

supervisor, manager
Tahapan Analisis Pekerjaan
(lanjutan)
4. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan memberikan
kuesioner, wawancara langsung, observasi terhadap
sumber data//informan yang sudah ditentukan.
5. Verifikasi informasi anallisis pekerjaan kepada pekerja
yang melakukan pekerjaan tersebut dengan penyelia
langsung pekerja.

6. Membuat laporan analisis pekerjaan: deskripsi pekerjaan

dan spesifikasi pekerjaan, yang merupakan hasil dari
analisis pekerjaan.
Metode Pengumpulan Informasi
Analisis Jabatan
◼ Wawancara
◼ Kuesioner
◼ Observasi
◼ Log (Catatan) Pemegang Jabatan
◼ Kombinasi
Enam Pertanyaan Penting dalam
Analisis Jabatan
1. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang
dilaksanakan karyawan?
2. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?
3. Di mana pekerjaan tersebut diselesaikan?
4. Bagaimana karyawan melaksanakan jabatannya?
5. Mengapa jabatan tersebut perlu dijalankan?
6. Persyaratan apa yang diperlukan untuk
menjalankan jabatan tersebut?
Jenis-Jenis Data yang Dikumpulkan
dalam Analisis Jabatan
◼ Aktivitas Kerja
◼ Aktivitas dan proses kerja
◼ Catatan aktivitas (dalam bentuk film, misalnya)
◼ Prosedur yang digunakan
◼ Tanggung jawab pribadi
◼ Aktivitas Berorientasi Karyawan
◼ Perilaku manusia, seperti tindakan fisik dan berkomunikasi dalam
pekerjaan
◼ Gerakan dasar untuk analisis metode
◼ Tuntutan kerja pribadi, seperti pengerahan tenaga
◼ Mesin, perkakas, peralatan, dan alat bantu kerja yang digunakan
◼ Hal Berwujud dan Tidak Berwujud yang Berhubungan dengan
Jabatan
◼ Pengetahuan yang berkenaan dengan atau diaplikasikan dalam jabatan
(seperti dalam akuntansi)
◼ Bahan yang diolah
◼ Produk yang dibuat atau jasa yang diberikan
Jenis-Jenis Data yang Dikumpulkan
dalam Analisis Jabatan (lanjutan)
◼ Hasil Kerja
◼ Analisis kesalahan
◼ Standar kerja
◼ Ukuran kerja, seperti waktu yang dibutuhkan untuk sebuah
tugas
◼ Konteks Jabatan
◼ Jadwal kerja
◼ Insentif finansial dan non-finansial
◼ Kondisi kerja fisik
◼ Konteks organisasional dan sosial
◼ Persyaratan Pribadi untuk Jabatan
◼ Atribut pribadi seperti kepribadian dan minat
◼ Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan
◼ Pengalaman kerja
Apa hasil dari Analisis Jabatan?

◼ Pada intinya ada tiga dokumen yang dihasilkan

dari proses analisis jabatan:
◼ Deskripsi Jabatan
◼ Spesifikasi Jabatan
◼ Standar Kinerja Jabatan
◼ Namun ketiganya bisa digabung menjadi satu
dan cukup disebut Deskripsi Jabatan (Job
Description) → Contoh lihat Lampiran 2.1.
Deskripsi dan Spesifikasi Jabatan
◼ Deskripsi jabatan adalah dokumen yang
memberikan informasi berkenaan dengan
tugas-tugas, kewajiban-kewajiban, dan
tanggung jawab suatu jabatan.
◼ Spesifikasi jabatan adalah kualifikasi
minimum yang harus dimiliki seseorang agar
dapat menjalankan jabatan tertentu.
Standar Kinerja Jabatan

◼ Standar kinerja jabatan adalah sasaran-

sasaran, baik kuantitatif maupun kualitatif, yang
harus dicapai oleh suatu jabatan dalam periode
waktu tertentu.
◼ Sasaran kuantitatif misalnya: peningkatan
penjualan, target produksi, dan sebagainya.
◼ Sasaran kualitatif misalnya: peningkatan
keterampilan, perbaikan sikap dan perilaku,
dan sebagainya.
Menuliskan Deskripsi Pekerjaan

Sebagian besar Deskripsi pekerjaan berisi bagian-bagian yang

mencakup :
 Identifikasi pekerjaan
 Ringkasan pekerjaan
 Hubungan kerja
 Tanggungjawab dan kewajiban
 Otoritas dari pemegang jabatan
 Kondisi kerja
Menuliskan Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi Pekerjaan :
◼ Personil terlatih dan tidak teratih
◼ Berdasarkan pada penilaian
◼ Berdasarkan pada analisis statistik
Apa Manfaat Analisis Jabatan?
◼ Sebagai masukan penting bagi fungsi-
fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen
dan seleksi, penilaian kinerja,
manajemen karir, kompensasi, dsb.
◼ Sebagai bagian penting dalam
perancangan sistem organisasi secara
keseluruhan, misalnya untuk pembagian
departemen, aliran kerja, serta untuk
mendesain ulang jabatan itu sendiri.
Analisis Jabatan sebagai Perangkat
Dasar Manajemen SDM Perencanaan
Sumber Daya
Manusia

Rekrutmen
Tugas Tanggung Jawab Kewajiban
Seleksi

Pelatihan dan
Pengembangan

Deskripsi Penilaian
Jabatan Kinerja

Analisis Jabatan Kompensasi

Spesifikasi Keselamatan
Jabatan dan Kesehatan

Hubungan
Kekaryawanan
dan
Pengetahuan Keterampilan Kemampuan Ketenagakerjaan

Pertimbangan
Hukum

Analisis Jabatan
untuk Tim
Hubungan Analisis Jabatan dengan Fungsi
MSDM Lainnya

◼ Penyediaan Staf: Proses staffing akan kacau jika

rekruter tidak mengetahui syarat-syarat yang
diperlukan untuk menjalankan berbagai jabatan.
◼ Pelatihan dan Pengembangan: Informasi deskripsi
jabatan berguna untuk mengidentifikasi kebutuhan-
kebutuhan pelatihan dan pengembangan.
◼ Penilaian Kinerja: Para karyawan harus dievaluasi
berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan
tugas yang ditetapkan dalam deskripsi jabatan mereka.
◼ Kompensasi: Perlu diketahui nilai relatif jabatan
tertentu bagi organisasi kompensasi finansial yang
layak bisa ditetapkan untuk jabatan tersebut.
Hubungan Analisis Jabatan dengan Fungsi
MSDM Lainnya (lanjutan)

◼ Keselamatan dan Kesehatan: Informasi yang

diperolah dari analisis jabatan juga berguna untuk
mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan
kesehatan yang mungkin terjadi.
◼ Hubungan Kekaryawanan dan Perburuhan:
Deskripsi jabatan bisa memberikan standar evaluasi
dan perbandingan bakat agar promosi, transfer, atau
demosi karyawan bisa diputuskan secara obyektif.
◼ Pertimbangan Legal: Analisis jabatan yang
dipersiapkan dengan baik bermanfaat untuk
menunjang legalitas dari praktik-praktik kekaryawanan.
Desain Jabatan
◼ Desain jabatan: Rancangan mengenai
tugas-tugas dan tanggungjawab suatu
jabatan yang disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi dan karakteristik orang yang akan
menjalankan jabatan tersebut.
◼ Jabatan perlu dirancang sedemikian rupa
agar pemegang (pelaksana) jabatan
menjadi produktif dan mendapatkan
kepuasan kerja.
Unsur-Unsur Desain Jabatan
◼ Unsur Organisasional
◼ Pendekatan mekanistik
◼ Alur kerja
◼ Kebiasaan kerja
◼ Ergonomika
◼ Unsur Lingkungan
◼ Kemampuan dan ketersediaan karyawan
◼ Ekspektasi sosial dan budaya
◼ Unsur Keperilakuan
◼ Variasi Keterampilan
◼ Identitas Tugas
◼ Signifikansi Tugas
◼ Otonomi
◼ Umpan Balik
Jabatan vs Posisi
Suatu jabatan terdiri dari sekelompok tugas
yang harus dilaksanakan agar organisasi
dapat mencapai tujuannya. Suatu jabatan
bisa hanya diduduki satu orang saja, seperti
jabatan presiden dalam satu negara, atau
bisa diduduki oleh banyak orang,
sebagaimana halnya operator penginput
data di sebuah perusahaan besar atau kasir
di pasar swalayan.

Posisi adalah kumpulan tugas dan

tanggung jawab yang dilaksanakan oleh
satu orang; ada satu posisi untuk setiap
orang dalam suatu organisasi.
Referensi
◼ Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber
Daya Manusia, Edisi Kesepuluh (terjemahan),
Jakarta: Penerbit Erlangga.
◼ Schuler, R.S. & Jackson, S.E., 2006, Human
Resource Management, International
Perspective, Mason: Thomson South-
Western.
◼ Werther, W.B. & Davis, K., 1996, Human
Resources and Personnel Management, 5th
Ed., Boston: McGraw-Hill.
TUGAS: Analisis Jabatan
Buatlah Deskripsi Pekerjaan dan Spesifikasi
Pekerjaan sebagai hasil dari analisis jabatan!
DISKUSI
YANG MANA YANG HARUS PERGI

Perusahaan Anda adalah produsen terkemuka mikrochip canggih.

Anda adalah kepala periset di unit think thank Anda, yang terdiri
dari delapan orang dengan berbagai spesialisasi. Kelompok Anda
telah menghasilkan sebagian besar gagasan dan inovasi produk
yang telah mempertahankan perusahaan sebagai pemimpin
industri selama 10 tahun. Dalam kenyataannya, think thank
tersebut begitu sukses sehingga unit sejenis telah dibentuk untuk
mendukung operasi manufaktur perusahaan di pantai barat.
Orang-orang yang masuk dalam think thank baru tersebut telah
terseleksi, namun atasan Anda baru saja menugaskan Anda untuk
menentukan siapa anggota tim think thank anda yang akan
mengepalai organisasi baru tersebut.
YANG MANA YANG HARUS PERGI
(LANJUTAN)
Orang yang paling memenuhi syarat untuk pekerjaan tersebut
adalah John Matherson. John adalah lulusan MIT, pemimpin tim
informal, dan orang yang secara pribadi mengepalai tiga dari lima
inovasi produk tersukses tim tersebut. Namun, jika John
mendapatkan promosi, kekosongan yang terjadi dengan
kepergiannya akan sulit untuk di-isi. Di sisi lain, sang atasan
memaksakan keponakannya, Robert Jones, masuk ke dalam
kelompok tersebut. Ia adalah lulusan yang cerdas dari universitas
negeri lokal, namun ia bukanlah seorang pemain tim dan ia selalu
mencoba menekan Anda. Anda bisa merekomendasikan John,
yang mencerminkan mereka yang paling menghasilkan manfaat
terbesar, atau Anda bisa merekomendasikan Robert, membuat
sang atasan senang, menyingkirkan masalah, dan yang terpenting
dari semua, mempertahankan karyawan berprestasi terbaik Anda.
Apa yang akan Anda lakukan?