MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

JOB ANALYSIS

ANALISIS PEKERJAAN
Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
 Analisis Pekerjaan/Jabatan merupakan
landasan dalam penerimaan dan
penempatan SDM
 Merupakan prosedur yg secara faktual
berhubungan dengan setiap pekerjaan
seperti: tugas, proses, peraturan, wewenang,
tanggung jawab, kondisi kerja dan syarat
personil
 Prosedur untuk menetapkan tugas dan
tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan
personil yang sesuai untuk suatu jabatan
1
 Menurut Dessler (2006)
 Analisis pekerjaan merupakan prosedur yang
dilalui untuk menentukan tanggung jawab
posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya ,
dan karakteristik orang-orang yang bekerja
untuk posisi-posisi tersebut. Analisis
pekerjaan memberikan informasi yang
digunakan untuk membuat deskripsi
pekerjaan (daftar tentang pekerjaan
tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis
orang yang harus dipekerjakan untuk
pekerjaan tersebut
3
 Analisis pekerjaan akan memberikan
informasi mengenai uraian pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan, dan evaluasi
pekerjaan bahkan dapat memperkirakan
pengayaan atau perluasan pekerjaan dan
penyederhanaan pekerjaan pada masa yang
akan datang.
 Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis
mengenai pekerjaan apa saja yang harus
dikerjakan dalam suatu perusahaan agar
tujuan tercapai

4
Sastrohadiwiryo

Tujuan analisis pekerjaan

(1) memperoleh tenaga kerja pada posisi
yang tepat
(2) memberikan kepuasan pada diri tenaga
kerja
(3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang
kondusif

5
Unsur Job Analysis

1. Hal yang termuat dalam

pekerjaan

2. Kriteria personil yang sesuai

6
Analisis pekerjaan adalah suatu
proses, sedangkan produknya
adalah:
• deskripsi jabatan
• spesifikasi jabatan
• evaluasi jabatan
7
Analisis Pekerjaan
 menghasilkan informasi mengenai
tuntutan jabatan dan kriteria personil
suatu jabatan

Diperdigunakan untuk mengembangkan:

 uraian pekerjaan-job description
 spesifikasi pekerjaan-job
specification
2
Uraian Pekerjaan (Job Description)

Daftar pekerjaan, tanggung jawab,

hubungan pelaporan, kondisi pekerjaan
dan tanggung jawab penyeliaan

Pernyataan faktual yang menyangkut tugas

dan tanggung jawab suatu pekerjaan

3
Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesification)

Daftar persyaratan tenaga kerja untuk

suatu pekerjaan, meliputi: pendidikan
(knowledge), keterampilan (skill),
kepribadian, (ability, attitude), dll

 Pernyataan faktual yg menunjukkan

kualitas personil pelaksana suatu
pekerjaan
4
Informasi Melalui
Analisis Pekerjaan

• Mengumpulkan informasi
Aktivitas Pekerjaan mengenai pekerjaan

• Mengumpulkan informasi
Perilaku Manusia mengenai perilaku manusia

Mesin, Perangkat,
• Informasi mengenai
peralatan dan bantuan
perangkat yang digunakan
pekerjaan

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 11

 Informasi Melalui
Analisis Pekerjaan

• Menginginkan informasi mengenai

Standar Prestasi standar prestasi pekerjaan

Konteks • Informasi tentang hal-hal seperti

Pekerjaan kondisi fisik pekerjaan, jadwal kerja

Persyaratan • Informasi mengenai persyaratan

Manusia manusia untuk pekerjaan itu

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 12

Prinsip Analisis Pekerjaan
 Memberikan fakta penting yg berhubungan
dg pekerjaan
 Memberikan fakta yg diperlukan untuk
bermacam tujuan
 Sering ditinjau dan diperbaiki  pekerjaan
tidak statis
 Dapat menunjukkan unsur terpenting suatu
pekerjaan
 Memberikan informasi yg akurat dan
terpercaya
13
Yang termuat dalam pekerjaan

 Hal yg dilakukan
 Syarat personil
 Tanggung jawab
 Kondisi kerja

14
 Manfaat Informasi
Analisis Pekerjaan

Deskripsi dan
Spesifikasi
Pekerjaan

Evaluasi Pekerjaan
Perekrutan dan Pelatihan yang
Penilaian Prestasi Keputusan Upah
Penyeleksian Dibutuhkan
dan gaji

5
 Perekrutan dan Penyeleksian

Analisis pekerjaan memberikan

informasi mengenai kebutuhan
pekerjaan dan karakteristik
manusia yang dibutuhkan untuk
melakukan aktivitas ini.

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 16

Kompensasi

Informasi analisis pekerjaan sangat

penting untuk memperkirakan nilai
dari setiap pekerjaan dan kompensasi
yang tepat; menentukan
tingkatan/grade

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 17

Penilaian Prestasi

Membandingkan prestasi dari setiap

karyawan dengan standar prestasi
perusahaan

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 18

Pelatihan

Deskripsi pekerjaan harus memberi

gambaran tentang aktivitas,
keterampilan dan pelatihan yang
dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 19

Menentukan Kewajiban yang Tidak
Ditugaskan

Analisis pekerjaan juga dapat

membantu mengungkapkan
kewajiban yang belum ditugaskan

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 20

berguna untuk mendapatkan
calon pegawai yang sesuai
dengan kualifikasi pada struktur
organisasi yang diperlukan
pemegang jabatan

6
 LANGKAH-LANGKAH ANALISIS JABATAN

1. Menetapkan kegunaan dari informasi analisis pekerjaan

2. Mengumpulkan informasi latar belakang: bagan
organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan
3. Memilih posisi yang representatif untuk dianalisis
4. Menganalisis pekerjaan dengan mangumpulkan data
berdasarkan kegiatan pekerjaan, tuntutan perilaku
karyawan, kondisi kerja, dan ciri manusiawi serta
kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan
pekerjaan
5. Meninjau informasi dengan peserta/pemangku pekerjaan
6. Mengembangkan uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan

7
 Bagan Organisasi
Distribusi pekerjaan dlm seluruh organisasi,
dg jabatan dari setiap posisi dan garis
pelaporan serta komunikasi

Bagan Proses
Alur pekerjaan
proses dari input  ke output dari suatu
pekerjaan

8
 Metode Pengumpulan Data
Analisis Pekerjaan

 Wawancara: individual, Kelp, dg beberapa

penyelia
 Kuesioner  daftar pertanyaan terstruktur
 Observasi  sesuai utk aktivitas fisik yang dpt
diamati:
perakitan
 Catatan Laporan Partisipan/Buku harian
peserta: tepat untuk jabatan menengah ke atas
9
Kelebihan Metode Wawancara

 Dapat menghimpun informasi pekerjaan

yang bersifat standar dan tidak standar
 Dapat mengungkapkan informasi
pekerjaan yang pelaksanaannya bersifat
fisik dan mental
 Lebih luas menjaring informasi pekerjaan
dibandingkan metode lain

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 10

Kelemahan metode wawancara

 Pekerja yang diwawancarai cenderung

tidak jujur dalam memberikan jawaban
karena merasa curiga
 Pertanyaan yang tidak jelas dan sulit
sering disalahtafsirkan
 Memerlukan banyak waktu

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 11

Kelebihan Metode Observasi

 Dapat menggali informasi

pekerjaan secara aktual
 Dapat menghimpun
informasi dalam waktu
relatif singkat

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 12

Kelemahan metode observasi

 Tidak tepat digunakan untuk

pekerjaan yang memerlukan
pelatihan yang intensif
 Tidak mungkin digunakan untuk
menganalisis pekerjaan yang
berbahaya

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 28

Kelebihan metode kuesioner/angket

 Mudah mengerjakan karena responden

hanya memilih jawaban
 Pertanyaan angket dapat dibuat sesuai
kebutuhan
 Menghemat penggunaan waktu dan
tenaga
 Informasi yang diperoleh merupakan data
kuantitatif

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 29

Kelemahan metode kuesioner/angket

 Kurang produktif dalam menggunakan waktu

 Dapat terjadi kekeliruan menafsirkan maksud
pertanyaan
 Angket belum tentu dapat menyelesaikan
semua masalah
 Kurang efektif digunakan pada pekerja
perseorangan

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 30

Kelebihan Catatan Harian
Karyawan termotivasi bekerja lebih baik

Kelemahan Catatan Harian

 Informasi tidak lengkap
 Memerlukan waktu relatif lama

31
 Teknik analisis jabatan kuantitatif

Teknik yang bermanfaat untuk mengklasifikasi jabatan untuk tujuan

pembayaran
1. Kuesioner analisis posisi (PAQ: position analysis quesionnaire)
Kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat diukur
menyangkut tugas dan tanggung jawab dari berbagai pekerjaan
2. Prosedur DepartemenTenaga Kerja (DOL: Department of Labor)
Metode yang dibakukan untuk menilai, mengklasifikasi, dan
membandingkan secara tepat setiap jenis pekerjaan yang didasarkan
pada data, orang, dan benda.
3. Analisis pekerjaan fungsional
Suatu metode untukk mengklasifikasikan pekerjaan yang sama dengan
analisis jabatan DOL tetapi selain itu memperhitungkan sejauh mana
instruksi spesifik, penalaran, penilaian, dan fasilitas verbal perlu untuk
menjalankan tugas-tugas pekerjaan
Menulis Uraian pekerjaan

1. Indentifikasi pekerjaan
2. Ringkasan pekerjaan
3. Tanggung jawab dan kewajiban
4. Otoritas dari pemegang jabatan
5. Standar prestasi
6. Kondisi kerja
7. Spesifikasi pekerjaan
9
Identifikasi Pekerjaan

Bagian ini berisikan mengenai beberapa jenis

informasi, misalnya jabatan pekerjaan.

Dalam indentifikasi pekerjaan juga diberikan ruang

untuk menunjukkan siapa yang menyetujui
deskripsi itu dan barangkali ruang yang
memperlihatkan lokasi dari pekerjaan tersebut
dalam konteks divisi dan departmen.

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 34

Ringkasan pekerjaan

Bagian ini harus menjelaskan sifat umum

pekerjaan itu, dan hanya menyertakan fungsi
atau aktivitas utamanya.

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 35

TANGGUNG JAWAB DAN KEWAJIBAN

Bagian ini menyajikan sebuah daftar

tanggung jawab dan kewajiban
utama pekerjaan tersebut, juga
mendefinisikan batas dari otoritas
pemegang pekerjaan dan
pembuatnya juga
Standar Prestasi dan Kondisi Kerja

Menyebutkan standar yang diharapkan untuk

dicapai oleh karyawan di bawah setiap kewajiban
dan tanggung jawab utama dari deskripsi pekerjaan
itu.

Kewajiban yang disebutkan dalam deskripsi

pekerjaan, akan menghasilkan kumpulan standar
prestasi yang dapat digunakan.

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 37

Contoh Deskripsi Pekerjaan
(Job Description)
I Nama Jabatan :Kasub.Dit. Analisis Jabatan
Departemen :Departemen Tenaga Kerja
Lokasi :Kantor Pusat Jakarta
Kelas Jabatan :III.a (Eselon III)
Pengawas :Direktur Binagram T.K
Kode Jabatan :H.K.72
Pusat Biaya :346
Tanggal :1 Januari 2003
Disetujui oleh :Ir. Sujoko, M.Sc.
Ditulis oleh :Drs.Haryanto, S.E.

38
II.Ringkasan Pekerjaan:
1.Mengumpulkan dan membuat
informasi analisis jabatan melalui
kuesioner, observasi, wawancara,
dan cara-cara lain.
2.Memberikan data lainnya yang
diperlukan Depnaker.
III.Tugas-tugas

1.Merancang kuesioner dan shedule analisis jabatan

2.Mengumpulkan informasi pekerjaan/jabatan
3.Bekerja sama dengan teman sesama peneliti dan
penyedia
4.Menyusun deskripsi jabatan pekerjaan, spesifikasi
jabatan, dan standar kinerja pekerjaan
5.Melaporkan risiko keselamatan kesehatan kerja pada
manajer yang terkait
6.Mengevaluasi informasi analisis pekerjaan
7.Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang dibebankan oleh
pengawas seperti mengarahkan tim peneliti.
IV.Kondisi Kerja
1.Bekerja di ruangan kantor yang full AC
2.Pada waktu mengumpulkan data analisis
pekerjaan sering melakukan perjalanan
dinas ke daerah lapangan pekerjaan secara
langsung ke perusahaan
3.Waktu kerja standar mulai pukul 8.00 pagi
sampai 16.00 sore kecuali dalam
perjalanan ke luar kota biasanya
ditentukan 4 sampai 10 hari kerja.

41
V.Hubungan Kerja
1.Bekerja sama dan berkoordinasi dengan para
Kasubdit lainnya yang terkait
2.Bekerja sama secara baik dengan anggota
peneliti sebagai bawahannya di dalam tim
kerja yang harmonis
3.Melaporkan kepada direktur selaku atasannya
terutama mengenai hasil-hasil analisis
pekerjaan yang telah dicapai.

42
VI.Peralatan yang Digunakan
1.Kalkulator, laptop, kamera foto, dan
seperangkat komputer untuk pengolahan
data
2.Mobil operasional untuk meneliti ke
lapangan.
 Contoh Bentuk Deskripsi Pekerjaan 44

Jabantan Pekerjaan: Representatif penjualan Kode Pekerjaan: 1000001

barang melalui telepon
Gaji yang direkomendasikan: Satus bebas/tidak bebas dari pertanggung
jawaban terhadap hukum: Tidak bebas

Kelompok pekerjaan: Penjual EEOC: Tenaga Penjualan

Divisi: Pendidikan tinggi Melapor Kepada: Manager Penjualan Distrik

Departmen: Penjual dalam organisasi Lokasi: Boston

Tanggal: April 2004

A. Ringkasan ( tuliskan penjelasan singkat tentang pekerjaan)

B. Cakupan dan dampak pekerjaan
 Pertanggung jawaban Dana (anggaran atau pendapatan)
 Tangung Jawab Pengawasan (langsung dan tidak langsung)
 Lainnya
C. Pengalaman dan pengetahuan yang disyaratkan (pengetahuan yang sangat penting untuk melakukan
pekerjaan)
 Pengalaman kerja terkait
 Pendidikan formal atau yang setara
 Keahlian
 lainnya

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013

 Menulis Spesifikasi
Pekerjaan
1. Spesifikasi untuk Personil Terlatih
dan Tidak Terlatih
2. Spesifikasi pekerjaan
Berdasarkan pada Penilaian
3. Spesifikasi Jabatan Berdasarkan
pada Analisis Statistik
10
Contoh Spesifikasi Pekerjaan
I. Nama Jabatan :Pemeriksa
Departemen :Inspektorat Depnaker
Lokasi Kantor :Kantor Pusat Jakarta
Kelas Jabatan :Eselon IV
Pengawas :Inspektur Pembantu (I.P)
Kode Jabatan :IRKU
Pusat Biaya :571
Tanggal :10 Januari 2003
Disetujui oleh :Ses.Itjen. Drs.Made, M.Si.
Ditulis oleh :Richard, S.E., Ak.
II.Faktor Keahlian
Pendidikan :Lulusan Universitas S-1
Pengalaman :Pernah bekerja 2 tahun
Pembantu Akuntan Publik
Pelatihan :Lulus Management Audit oleh
B.P.K. 3 bulan
Komunikasi :Keahlian berbicara dan
menulis laporan secara
sistematis dan tepat waktu
III.Faktor-faktor Daya
Tuntutan Fisik :Sehat jasmani /rohani,
ganteng dan lincah/tangkas
bekerja
Tuntutan mental:Kreatif, teliti, sopan santun
dan etika simpatik, cekatan
melakukan evaluasi data
informasi yang akurat
V.Kondisi Kerja
Sanggup melakukan perjalanan dinas ke
daerah-daerah dengan pengangkutan umum
maupun jalan kaki, ke lokasi-lokasi objek
pemeriksaan (obrik)

49
 DESAIN PEKERJAAN

 Merupakan fungsi penetapan kegiatan

kerja , baik individu maupun kelompok
secara organisasinal
 Berfungsi mengatur penugasan kerja yg
memenuhi kebutuhan organisasi,
teknologi dan keperilakuan
 Berpengaruh terhadap kualitas kehidupan
kerja yg tercermin pada kepuasan individu
karyawan
11
Perlu Diperhatikan dalam
Disain Pekerjaan
 Mencerminkan usaha untuk memenuhi
tuntutan lingkungan, organisasi dan
keperilakuan

 Menacu pada pekerjaan produktif yg

memberikan kepuasan bagi pelaksana
pekerjaan
Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 51
 Unsur Disain Pekerjaan
 Organisasional
pekerjaan dirancang secara efisien untuk
mendorong karyawan mencapai output optimum

 Lingkungan
Lingkungan berinteraksi dan memengaruhi kondisi
organisasi
1. Kemampuan dan ketersediaan karyawan
2. Penghargaan masyarakat setempat
3. Pemanfaatan teknologi

52
 Keperilakuan

Mutu kehidupan seseorang harus diperhatikan

sesuai dengan harkat dan martabat manusia
1. Otonomi pelaksanaan pekerjaan
2. Variasi tugas
3. Identitas kerja
4. Nilai penting pekerjaan bagi seseorang
5. Umpan balik yang sebanding

53
 Organisasi yang Berubah

 Organisasi selalu berubah karena lingkungan

yg terus bergerak. Berbagai perubahan
menuntut organisasi untuk mendisain ulang
pekerjaan yang ada.
 Perlu ketajaman pandangan dan kemampuan
analisis sehingga mampu mendeteksi
perubahan dengan cepat dan akurat
sehingga dapat dilakukan pendesainan ulang
suatu pekerjaan

54
Teknik Desain ulang Pekerjaan

 Rotasi Tugas
 Perluasan Tugas
 Memperkaya Pekerjaan

55
Rotasi Pegawai

 Secara sistematis memindahkan pekerja

dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya
tanpa perubahan jabatan/jenjang
kepangkatan
 Alih tugas dimaksudkan agar karyawan
semakin mampu melakukan berbagai
pkerjaan dan terhindar dari kejenuhan

56
 Perluasan Tugas
 Menugaskan para karyawan dengan kegiatan
tambahan pada level yang sama sehingga
meningkatkan jumlah kegiatan yang mereka lakukan

Pengayaan Pekerjaan

Diberikan keleluasaan dan tanggung jawab yg lebih

besar
Merancang ulang pekerjaan sedemikian rupa
sehingga meningkatkan peluang bagi karyawan untuk
mengalami rasa tanggung jawab, prestasi,
pertumbuhan, dan pengakuan
13
Dejobbing

 Memperluas tanggung jawab pekerjaan

perusahaan, dan mendorong karyawan
untuk tidak membatasi diri mereka
dengan deskripsi pekerjaan mereka
 Mengapa Manajer melakukan “Dejobbing”
pada Perusahaan mereka

Organisasi harus bergulat dengan tren seperti

produk cepat, perubahan teknologi, kompetisi
global dsb.
Hal ini telah meningkatkan kebutuhan
perusahaan untuk menjadi lebih resposif,
fleksibel dan kompetitif.

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 59

Mengapa Manajer Melakukan
‘Dejobbing’ pada Perusahaan
Mereka

• Organisasi Lebih Datar

• Tim Kerja
• Organisasi Tanpa Batas
• Rekayasa Ulang

60
Rekayasa ulang (reengineering)

 Pemikiran kembali yang fundamental

dan perencanaan kembali yang
radikal sebuah proses bisnis untuk
mencapai peningkatan dramatis,
ukuran prestasi yang kritis dan
kontemporer seperti biaya, mutu, jasa
dan kecepatan

Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 61

Organisasi tanpa batas

Organisasi yang menggunakan tim-tim

dan mekanisme struktural yang serupa
untuk mengurangi dan membuat batas
yang lebih mudah ditembus yang biasanya
memisahkan divisi-divisi

62
Analisis Pekerjaan Berbasis-
Kompetensi
Kompetensi
Karakteristik dari suatu kemampuan seseorang
yang dapat dibuktikan sehingga memunculkan
suatu prestasi kerja.

Analisis pekerjaan berbasis kompetensi

Mendeskripsikan pekerjaan berkaitan dengan
kompetensi yang dapat diukur, dapat
diobservasi, dan berkaitan dengan perilaku
karyawan yang harus ditunjukkan kualitasnya
agar dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
Contoh-contoh Kompetensi

Kompetensi Umum
• seperti kepemimpinan, berpikir strategis,
dan mengajari orang lain.

Kompetensi Teknis
• fokus pada kompetensi teknis spesifik yang
di butuhkan untuk tipe pekerja atau profesi
tertentu.
Pertemuan ke-3 MSDM, Analisis Pekerjaan, D3 Sekretari STIKS Tarakanita, 2013 64