BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Sejarah dan Gambaran Umum Perusahaan

PT. Marimas Putera Kencana merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang industri pangan dengan produk utama berupa minuman serbuk aneka rasa.
Perusahaan yang didirikan oleh Harjanto Kusuma Halim, MSc ini, pada mulanya
berbentuk home industry yang dikelola dengan sistem manajemen keluarga dan mendapat
izin usaha pada tanggal 16 Agustus 1995. Seiring berjalannya waktu, perusahaan home
industry ini berkembang menjadi bentuk Perseroan Terbatas (PT) dengan nama PT. Ulam
Tiba Halim yang kemudian mengalami perubahan nama menjadi PT. Marimas Putera
Kencana pada tanggal 14 Desember 2001.
Produk pertama yang dihasilkan PT. Marimas Putera Kencana adalah minuman
serbuk rasa buah tropis khas Indonesia dengan merk “Marimas” rasa jeruk pada tanggal
19 Oktober 1995. Perusahaan selalu melakukan inovasi rasa untuk memenuhi kebutuhan
konsumen, hingga saat ini minuman serbuk Marimas telah berkembang menjadi 28 varian
rasa meliputi jeruk, jeniper (jeruk nipis peras), gula asem, buah sirsak, stroberi, jerman
(jeruk manis), buah melon, es cocopandan, framboze, mangga, ASO (Australian Sweet
Orange), jambu biji, anggur, es kelapa muda, jeruk peras (Jepe), blueberry, jeruk
Pontianak, mangga arumanis, jeruk nipis, buah naga, es cincau, grape candy, semangka,
mangga Bangkok, nangka, nanas, teh gula batu, dan teh cincau.
PT. Marimas Putera Kencana memiliki tiga pabrik yang memproduksi beragam
minuman dan makanan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat Indonesia. Unit Produksi
1 difokuskan untuk memproduksi minuman serbuk yang mengandung susu, creamer, dan
vitamin meliputi Milkimas Es Puter, Marimas Es Lilin, Koko Beluk Icepresso, Fullvita,
Teh Arum, Indo sedap Susu Jahe, Marimas Adem, Marimas Fruitz, dan Serbat. Unit
Produksi 2 difokuskan ntuk memproduksi minuman serbuk buah meliputi Marimas dan
Mariteh. Unit Produksi 3 difokuskan untuk memproduksi makanan meliputi Kreker Beras
dan Kongbap Multi Grain Mix. PT. Marimas Putera Kencana berada di bawah naungan
Marifood bersama dengan 4 perusahaan lainnya.

1
 Untuk peningkatan dan mengendalikan konsistensi mutu PT. Marimas Putera
Kencana telah menerapkan Quality Managament System ISO 9001 : 2000 yang telah
disertifikasi oleh Badan Sertifikasi dari Australia dan saat ini sedang dalam tahap
penerapan ISO 22000. Semua produk PT. Marimas Putera Kencana telah mendapatkan
Sertifikasi Halal dari Majelis Ulama Indonesia dan terdaftar pada Badan Pengawas Obat
Dan Makanan. Sejalan dengan perkembangan perusahaan serta sebagai wujud peran
sosial perusahaan terhadap masyarakat, MARIMAS memprakarsai program untuk
kegiatan sosial perusahaan yang disesuaikan dengan kondisi lingkungan, bekerjasama
dengan komunitas dan memberi kontribusi yang optimal kepada masyarakat.Berbagai
kegiatan CSR yang telah dilakukan antara lain Penanaman Pohon Mangrove, Factory
Visit, Marimas Peduli, Pelatihan Kemasan Daur Ulang, Warung Cantik Marimas,
Pemberian Kredit Tanpa Bunga, Beasiswa, dll.

1.2 Tujuan
1. Mengetahui pelaksanaan analisi jabatan di PT Marimas Putera Kencana.
2. Mengetahui evaluasi jabatan di PT Marimas Putera Kencana.

1.3 Visi dan Misi PT Marimas Putera Kencana

PT. Marimas Putera Kencana memiliki visi untuk menjadi produsen minuman serbuk
nomor satu di pangsa pasarnya. Setelah memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000, PT.
Marimas Putera Kencana menerapkan kebijakan mutu yaitu menyatakan komitmennya
untuk senantiasa memenuhi harapan pelanggan secara terus menerus dengan
melaksanakan sistem mutu yang terdokumentasi melalui:
1. Penyertaan setiap individu karyawan secara terpadu;
2. Penanaman sikap mental yang proaktif;
3. Tindakan perbaikan yang berkesinambungan.

1.4 Deskripsi Geografis Perusahaan

Jalan Gatot Subroto blok I/1-2, Kelurahan Purwoyoso, Kecamatan Ngaliyan, Kota
Semarang, Propinsi Jawa Tengah, Kawasan Industri Candi Gatot Subroto.

2
 Gambar 1.1. Lokasi PT. Marimas Putera Kencana

Pemilihan lokasi pabrik di Kawasan Industri Candi Gatot Subroto didasarkan pada
beberapa pertimbangan sebagai berikut,
1. Semarang merupakan daerah yang strategis karena terletak di tengah pulau Jawa
sehingga memudahkan proses distribusi barang ke timur maupun ke barat.
2. Kawasan Industri Candi Gatot Subroto memiliki akses yang dekat ke berbagai
tempat, 2 km bandara udara Ahmad Yani, 6 km dari Pelabuhan Tanjung Emas, 6
km dari pusat kota Semarang.
3. Kawasan Industri Candi Gatot Subroto merupakan kawasan industri di Semarang
dengan sarana dan prasarana yang memadai seperti listrik, PDAM,
telekomunikasi, dan jalan yang lebar.
PT. Marimas Putera Kencana memiliki beberapa lokasi perusahaan di Kawasan
Industri Candi, Jalan Gatot Subroto, Semarang meliputi:
1. Kantor pusat khusus untuk kepentingan administrasi dan operasional
2. Unit Produksi 1 (UP 1), Unit Produksi 2 (UP 2), Unit Produksi 3 (UP 3).
3. Departemen Pengendali Lingkungan
4. Departemen Teknik
5. Departemen Umum
6. Gudang gula
7. Gudang bahan baku penolong

3
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Defininisi – definisi Analisis Jabatan

Analisis jabatan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari,
mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara
sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127). Jumlah orang yang diperlukan
untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan
jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Analisis
jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan
mengorganisasikan pekerjaan/jabatan, dimanam hasilnya meliputi uraian jabatan (job
description) dan syarat jabatan (job specification).
Menurut Dessler (2006) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui untuk
menentukan tanggung jawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya, Analisis
pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan
(daftar tentang pekerjaan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang harus
dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.
Menurut Flippo, Analisis jabatan merupakan proses mempelajari dan mengumpulkan
informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan
tertentu.Menurut Mathis dan Jakson, ia mengartikan analsis jabatan sebagai A Systematic
may to gather and analyze information about the content and the human requirements of
jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara
sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal
yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan).
Tujuan Analisis Jabatan :
Analisa jabatan adalah sebuah prosedur yang dilakukan untuk mendapatkan
informasi-informasi mendetil dari suatu jabatan” (Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart,
& P.M Wright, 2009).“Analisa Jabatan adalah prosedur pengumpulan data yang
sistematis tentang suatu jabatan dalam sebuah organisasi, khususnya mengenai tugas-
tugas dan tanggung jawab dari jabatan tersebut” (Luis R., Gomez & Meija, Balkin, D., &
Candy, Robert L, 2007)

4
 Menurut Harvei (1991) (dalam Prein, Goodstein, Goodstein dan Gamble, Jr,
2009) Analisa jabatan adalah proses pengumpulan data mengenai: Perilaku jabatan yang
meliputi tugas-tugas dalam pekerjaan dan prosedur kerja.Perilaku dan sikap yang
diinginkan dalam bekerja oleh suatu jabatan seperti mengambil keputusan, membuat
perencanaan, melakukan pengawasan, mengevaluasi hasil kerja, ataupun mendengarkan
dan menindaklanjuti keluhan pelanggan, dan lain sebagainya.Perilaku yang dibutuhkan
dalam berinteraksi dengan mesin-mesin dan peralatan yang dibutuhkan dalam bekerja
Metode evaluasi kinerja seperti produktifitas dan tingkat kesalahan karyawanKonteks
pekerjaan (job context) yang meliputi kondisi fisik serta psikologis lingkungan kerja
Spesifikasi jabatan yang meliputi ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan yang harus
dimiliki oleh seseorang yang menduduki suatu jabatan.
Luaran dari Analisa Jabatan :
Proses analisa jabatan menghasilkan luaran berupa deksripsi jabatan. Deskripsi
jabatan merupakan dokumen yang berisi informasi tentang aktivitas kerja (tugas-tugas)
yang harus diselesaikan oleh suatu jabatan, perilaku spesifik yang diharapkan dari suatu
jabatan, mesin, peralatan, alat bantu yang digunakan, bahan/ material yang diproses,
standar kinerja (baik secara kualitas & kuantitas), konteks pekerjaan (kondisi fisik, jadwal
kerja, posisi dalam organisasi serta konteks sosial) serta persyaratan SDM (kompetensi)
yang dibutuhkan untuk menduduki suatu jabatan (Dessler, 2014). Tanpa adanya analisa
jabatan akan sulit bagi siapapun untuk menghadirkan penjelasan yang tepat mengenai
sebuah pekerjaan dan spesifikasi karyawan yang dibutuhkan untuk mengerjakan
pekerjaan tersebut.
Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang juga
merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis jabatan yaitu :
1. Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
2. Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
3. Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif
Disebutkan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35
Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan

5
Pemerintah Daerah pada BAB II Pasal 3, bahwa tujuan analisis jabatan untuk penyusunan
kebijakan program–program seperti:
a. pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan.
b. perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan; dan
c. evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian,
ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

2.2 Manfaat Analisis Jabatan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat
bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu,
informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi.
Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah
mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan.
Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa
personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu tersebut.
2. Untuk keperluan kompensasi.
Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka
lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan
pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding
dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.
3. Untuk keperluan penilaian kinerja.
Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja.
Untuk mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup
membanding antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
4. Untuk keperluan pelatihan.
Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk
melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan
pelatihan tambahan.
Ditambahkan oleh Tohardi (2002), analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan
daan Spesifikasi Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:

6
 1. Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan sangat tepat untuk
merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan penilaian atas
keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.
2. Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam organisasi, maka
informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan pembenahan.
3. Orientasi. Khusus untuk karyawan baru, pengenalan dan penguasaan terhadap
pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan
pekerjaannya.
4. Memperbaiki aliran kerja.
Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap
melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar.
Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah
organisasi :
1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya
dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru
muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan
organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka
penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang akan dilakukannya
2. Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis
pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan
sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis
pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.
3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama
yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti.
Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis
pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk
menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.
4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya
seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam
bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik

7
 terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan
oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.
5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan
dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana
pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses
pada pekerjaan yang lain.
6. Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-
batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis
pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang
diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan
menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.
Selain itu, analisis jabatan memiliki beberapa manfaat lainnya untuk memimpin suatu
perusahaan atau organisasi yaitu:

 Menetapkan dasar rasional pengupahan dan penggajian yang objektif

 Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan
diskriminasi
 Merencanakan kebutuhan-kebutuhan SDM diwaktu yang akan datang sebagai
basis perencanaanya.
 Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan pekerjaan yang ada
 Menentukan dasar-dasr dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik utnuk
karyawan baru maupun lama
 Menentukan pola atau pokok sistem pengembangan karis karyawan yang tapat
dan menyeluruh
 Menentukan standar-standar prestasi kerja yang realistic
 Menempatkan karyawan pada posisi yang tepat berdasarkan keterampilannya.
 Penataan jabatan dan pengembangan organisasi
 Membantu memudahkan memahami tugas terutama bagi karyawan baru
 Memperbaiki aliran atau alur kerja
 Melancarkan hubungan kerjasama dan saling pengertian antar karyawan dan antar
satuan organisasi.

8
2.3 Proses Analisis Jabatan
Pentingnya Analisis Jabatan
Rincian yang dikumpulkan lewat analisis jabatan memainkan peran penting untuk
mengendalikan keluaran (output) pada jabatan tertentu. Penentuan keberhasilan suatu
jabatan tergantung pada analisis jabatan yang tidak bias, tepat dan menyeluruh. Analisis
jabatan juga membantu dalam merekrut orang yang tepat pada jabatan tertentu. Tujuan
utama melakukan proses menyeluruh ini adalah untuk menciptakan dan mengembangkan
kesesuaian antara jabatan dengan orang.
Analisis jabatan juga membantu manajer HR menentukan paket penggajian dan
tunjangan tambahan serta insentif untuk suatu posisi jabatan tertentu. Analisis jabatan
berkontribusi efektif untuk menilai kebutuhan pelatihan dan kinerja dari karyawan yang
sekarang sedang menjabat. Proses analisis jabatan menjadi dasar untuk mendesain dan
mengembangkan kebijakan dan strategi untuk memenuhi sasaran dan tujuan organisasi.
Namun, analisis terhadap suatu jabatan tidak menjamin bahwa para manajer atau
organisasi akan mendapatkan keluaran yang diinginkan. Sesungguhnya pengumpulan dan
pencatatan informasi untuk jabatan tertentu melibatkan beberapa kerumitan. Apabila
informasi tentang jabatan tidak akurat dan dicek setiap waktu, karyawan tidak akan dapat
melaksanakan tugasnya secara baik. Yang sering terjadi adalah karyawan melakukan
lebih banyak tugas-tugas, sementara yang dicatat oleh atasannya hanya sebagian saja. Ini
yang kemudian menimbulkan salah persepsi dari atasan.
Selama para manajer tidak menyadari apa yang dikerjakan atau apa yang
diharapkan untuk dilakukan dari karyawan, waktu dan tenaga yang dialokasikan untuk
melakukan analisis jabatan menjadi sia-sia. Karena itu melakukan analisis jabatan harus
mencari informasi sebanyak-banyaknya dari karyawan tentang apa saja yang dilakukan,
baik secara kualitas maupun kuantitas.
Investigasi yang menyeluruh dan tidak bias atau penelitian tentang suatu jabatan
tertentu adalah baik bukan saja bagi para manajer tetapi juga karyawan. Para manajer tahu
siapa dan mengapa mempekerjakan karyawan. Mereka dapat mengisi posisi dengan orang
yang tepat. Sebaliknya karyawan yang sudah ada dapat mengetahui apa dan bagaimana
mereka seharusnya bekerja dan apa keluaran yang diinginkan. Jadi analisis jabatan
menciptakan kesesuaian antara jabatan dengan orang yang mendapat amanah.

9
Proses Analisis Jabatan
1. Identifikasi Maksud dari Analisis Jabatan
Setiap proses adalah sia-sia sampai maksudnya didefinisikan secara jelas.
Karena itu, langkah pertama dalam proses adalah menentukan kebutuhan dan
keluaran yang diinginkan. Penggunaan tenaga , pikiran dan biaya tidak ada
manfaatnya sampai manajer HR tahu mengapa data harus dikumpulkan dan apa
yang akan dilakukan dengan data tersebut.
2. Siapa yang Akan Melakukan Analisis Jabatan
Hal kedua yang paling penting dalam analisis jabatan adalah menentukan siapa
yang akan melakukannya. Beberapa perusahaan memilih biar hal itu dilakukan
oleh departemen HR sementara yang lain lebih memilih konsultan dari luar
perusahaan. Konsultan analis jabatan mungkin lebih tepat karena menawarkan
nasihat, panduan dan metode yang tidak bias. Ia tidak ada rasa suka atau tidak
suka terhadap seseorang, sehingga diharapkan dapat bertindak adil.
3. Bagaimana Melakukan Proses
Menentukan dengan cara bagaimana analisis jabatan dilakukan adalah langkah
berikutnya. Suatu pendekatan terencana tentang bagaimana melakukan
keseluruhan proses adalah perlu untuk menginvestigasi suatu jabatan spesifik.
4. Pengambilan Keputusan Strategis
Kini adalah saatnya untuk membuat keputusan strategis. Ini adalah tentang
memutuskan seberapa jauh keterlibatan karyawan dalam proses, seberapa rinci
data dikumpulkan dan dicatat, sumber-sumber data, metode pengumpulan data,
pemrosesan informasi dan pemilahan data yang dikumpulkan.
5. Pelatihan Analis Jabatan
Berikutnya adalah melatih analis tentang bagaimana melakukan proses dan
memilih metode untuk pengumpulan dan pencatatan data.
6. Persiapan Proses Analisis Jabatan
Mengomunikasikannya di dalam organisasi adalah langkah berikutnya. Para
manajer HR perlu mengomunikasikan segala sesuatunya dengan sepantasnya
agar karyawan memberikan dukungan penuh terhadap analisis jabatan. Tahap
ini juga termasuk penyiapan dokumen, daftar pertanyaan, wawancara dan
formulir umpan balik.

10
 7. Pengumpulan Data
Berikutnya adalah pengumpulan data terkait dengan jabatan termasuk kualifikasi
pendidikan karyawan, keterampilan dan kemampuan yang dipersyaratkan,
kondisi kerja, aktivitas jabatan, hirarki pelaporan, ciri kepribadian (traits)
manusia yang dipersyaratkan, tugas dan tanggungjawab dan perilaku karyawan.
8. Dokumentasi, Verifikasi dan Kajian
Pendokumentasian yang baik dilakukan untuk memverifikasi keaslian data yang
dikumpulkan dan kemudian mengkajinya. Ini merupakan informasi final yang
digunakan untuk menggambarkan suatu jabatan tertentu.
9. Membuat Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan
Kini saatnya memisahkan data yang terkumpul menjadi informasi yang
bermakna. Uraian Jabatan (Job Description) menggambarkan peran, aktivitas,
tugas dan tanggungjawab suatu jabatan, sedangkan Spesifikasi Jabatan (job
specification) adalah pernyataan tentang kualifikasi, pengalaman, ciri
kepribadian perseorangan dan keterampilan yang dipersyaratkan untuk
mengemban jabatan.
Jadi proses analisis jabatan, membantu mengidentifikasi nilai suatu jabatan,
pemanfaatan talenta manusia semaksimal mungkin, menghapus jabatan yang tidak lagi
diperlukan dan menentukan standar pengukuran kinerja yang realistis. (Eko W)

2.4 Metode Analisis Jabatan

Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Method) – Analisis Jabatan atau Job Analysis
merupakan salah satu proses penting untuk menempatkan orang yang tepat pada posisi
yang tepat. Untuk dapat melakukan Analisis Jabatan dengan efektif, pihak Manajemen
khususnya Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) perlu mengumpulkan data dan
informasi yang berkaitan dengan pekerjaan atau jabatan tersebut. Untuk mengumpulkan
data dan informasi tersebut, pihak manajemen biasanya akan memilih satu atau kombinasi
dari beberapa metode tergantung pada kebutuhan dan persyaratan organisasi dan tujuan
dari proses analisis jabatan tersebut.
Memilih metode analisis jabatan yang sesuai biasanya tergantung pada struktur
organisasi, tingkat hirarkis, sifat pekerjaan, tanggung jawab dan tugas yang terlibat
didalamnya. Sebelum memilih metode yang tepat untuk melakukan analisis jabatan,

11
sebaiknya pihak manajemen SDM meneliti terlebih dahulu setiap kelebihan dan
kelemahan metode yang akan digunakan karena mengingat data dan informasi yang
diperoleh untuk analisis jabatan ini sangat penting untuk membantu perusahaan atau
organisasi dalam mengatasi tren pasar saat ini, perubahaan organisasi dan mengatasi
masalah-masalah harian yang terjadi.

Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Methods)

Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau Analisis
Pekerjaan ini. Ketiga Metode Analisis Jabatan tersebut diantaranya adalah Metode
Observasi (Observation Method), Metode Wawancara (Interview Method) dan Metode
Kuesioner (Questionnaire Method).
1. Metode Observasi (Observation Method)
Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasi ini, seorang analis
jabatan (orang yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang karyawan
dan mencatat semua tugasnya baik yang dilakukannya maupun yang tidak
dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan tanggung jawabnya, keterampilan
yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk melakukan tugas serta
kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk menangani
tantangan dan risiko.
Mungkin banyak menganggap bahwa metode observasi ini merupakan
metode yang termudah namun kenyataannya tidaklah demikian. Hal ini
disebabkan karena setiap orang memiliki cara tersendiri untuk mengamati sesuatu
dan setiap orang juga memiliki cara berpikir sendiri dalam menafsirkan
penemuannya atau apa yang telah dilihatnya. Dengan demikian, proses observasi
ini dapat mengakibatkan bias pada hasil pengamatannya. Perasaan suka dan tidak
suka secara pribadi juga dapat menghasilkan hasil observasi yang tidak tepat atau
bukan hasil yang sebenarnya. Salah satu cara terbaik untuk mengatasi
permasalahan metode observasi ini adalah melalui pelatihan khusus analis jabatan
atau pelatihan terhadap orang yang melakukan tugas analisis jabatan ini.
Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu dengan pengamatan
langsung (direct observation), analisis metode kerja (work analysis method) dan
teknik insiden kritis (Critical Insident Technique). Pengamatan langsung atau

12
 direct observation adalah mengamati langsung dan melakukan pencatatan
perilaku seorang karyawan dalam situasi yang berbeda-beda. Analisis Metode
Kerja atau Work Analysis Method adalah analisis pengamatan yang meliputi
waktu dan gerak secara khusus, teknik analisis ini biasanya digunakan pada
karyawan pabrik yang melakukan perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga adalah
teknik insiden kritis yang mengidentifikasikan perilaku kerja yang menghasilkan
kinerja.
2. Metode Wawancara (Interview Method)
Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara
mengajukan pertanyaan langsung kepada karyawan. Pada umumnya, terdapat tiga
jenis wawancara yaitu wawancara individual yaitu wawancara hanya dengan
karyawan terkait, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang
mengerjakan pekerjaan yang sama dan wawancara dengan penyelia (supervisor)
atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.
Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai untuk
mendapatkan informasi tentang masalah yang mereka hadapi, penggunakan cara
atau teknik tertentu dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaannya. Metode wawancara ini juga dapat membantu pewawancara untuk
mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan oleh karyawannya tentang tanggung
jawab dan pekerjaannya sendiri.
Untuk mendapatkan hasil yang jujur dan benar serta data dan informasi
yang asli, pertanyaan yang diajukan selama wawancara harus dipilih dengan teliti
dan hati-hati. Untuk menghindari kesalahan, sebaiknya mewawancarai lebih dari
satu individu untuk mendapatkan tanggapan. Bisa berupa dua atau lebih individu
yang melakukan pekerjaan yang sama ataupun mewawancarai atasan atau
supervisor individu/karyawan yang bersangkutan.
3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method)
Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan
informasi untuk analisis jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu
daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab oleh karyawan yang
akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode kuesioner ini adalah dapat
mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu yang relatif

13
 singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan dapat secara
akurat menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan
mereka.
Namun Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut
kemungkinan mempunyai persepsi sendiri dan bias pribadi tersendiri terhadap
pertanyaan yang terdapat pada kuesioner sehingga menimbulkan bias dan
ketidakakuratan informasi. Oleh karena itu, disarankan untuk
mengkombinasikannya dengan metode wawancara dan observasi untuk
mengklarifikasi dan memverifikasi informasi kuesioner. Komunikasi yang baik
antara manajemen dengan karyawan yang akan dianalisis jabatannya juga sangat
diperlukan.

2.5 Spesifikasi Jabatan

Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan adalah Analisis Jabatan atau Job Analysis
merupakan alat utama yang digunakan untuk mengumpulkan data pekerjaan atau jabatan.
Proses Job Analysis ini akan menghasilkan dua kumpulan data yaitu kumpulan data
Deskripsi Jabatan (Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Spesification). Kedua
kumpulan data ini diperlukan oleh Manajer SDM untuk menentukan orang yang tepat
untuk mengisi lowongan-lowongan pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga
dapat menempatkan orang yang benar pada posisi atau jabatan yang tepat. Deskripsi
Jabatan dan Spesifikasi Jabatan ini dapat membantu pihak manajemen maupun karyawan
untuk memahami apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan.
Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan merupakan bagian penting dalam analisis
jabatan. Informasi yang jelas dan akurat dapat membantu organisasi dan pekerja untuk
mengatasi berbagai tantangan pada saat calon pekerja tersebut resmi menjadi karyawan
pada perusahaan yang bersangkutan.

Deskripsi Jabatan (Job Description)

Deskripsi Jabatan atau Job Description adalah uraian yang mencakup pekerjaan
dasar suatu jabatan yang termasuk tugas, wewenang, tanggung jawab dan informasi-
informasi penting lainnya yang melekat pada jabatan tersebut. Contoh Informasi-
informasi dalam deskripsi jabatan tersebut diantaranya seperti nama Jabatan, lingkungan

14
dan lokasi pekerjaan, informasi pelaporan, ringkasan pekerjaan, sifat pekerjaan, tujuan
pekerjaan, tugas-tugas yang harus dilakukan, kondisi kerja, mesin dan peralatan yang
akan digunakan serta bahaya dan risiko yang terlibat didalamnya.

Tujuan Deskripsi Jabatan (Job Description)

Tujuan utama Deskripsi Jabatan adalah mengumpulkan data pekerjaan yang
berkaitan dengan jabatan yang bersangkutan dan untuk pengiklanan pengrekrutan
karyawan yang berbakat.Memberikan pandangan yang jelas mengenai jenis kandidat
yang dibutuhkan oleh departemen atau divisi tertentu untuk melakukan tugas dan
pekerjaan tertentu.Untuk menentukan apa yang harus disampaikan kepada kandidat
tentang pekerjaan apa yang akan diisinya dan juga apa yang harus dilakukan apabila
terpilih menjadi karyawan.Deskripsi Pekerjaan atau Deskripsi Jabatan ini pada dasarnya
dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu Deskripsi Umum Jabatan dan Deskripsi Spefisik
Jabatan. Deskripsi umum jabatan adalah deskripsi jabatan yang digunakan oleh organisasi
untuk menemukan informasi dasar tentang pekerjaan atau jabatan tertentu. Meskipun
mencakup tugas yang harus dilakukan oleh pekerja, namun dalam deskripsi umum
jabatan ini tidak mengandung sub-tugas, standar kinerja dan dasar untuk mengevaluasi
suatu pekerjaan serta tidak menentukan paket kompensasinya.Jenis yang kedua pada
Deskripsi Jabatan ini adalah Deskripsi Spesifik Jabatan. Deskripsi Spesifik Jabatan ini
memberikan informasi yang detail terhadap apa yang menjadi tanggung jawab jabatan
tersebut. Deskripsi spesifik jabatan juga mencakup tugas utama, sub-tugas, fungsi inti
serta rincian pada setiap pekerjaannya. Deskripsi spesifik jabatan ini merinci semua
pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan dan cara untuk melakukan pekerjaan
tersebut serta standar kinerja yang diinginkan.

Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau juga dikenal dengan spesifikasi
karyawan adalah pernyatan tertulis tentang kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman,
kualitas khusus, keterampilan fisik, emosional, teknis dan kemampuan komunikasi yang
diperlukan untuk melakukan pekerjaan dan tanggung jawab yang terlibat dalam
pekerjaan. Spesifikasi Jabatan ini juga mencakup kesehatan umum, kesehatan mental,

15
kecerdasan, bakat, daya ingat, keterampilan kepemimpinan, kemampuan beradaptasi,
kemampuan emosional, flesibilitas, perilaku, kreativitas, etika dan lain sebagainya.

Tujuan Spesifikasi Jabatan (Job Specification)

Berdasarkan informasi deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan membantu kandidat
(pelamar) menganalisis apakah dirinya memenuhi syarat untuk mengisi lowongan
pekerjaan tertentu atau tidak.Spesfikasi Jabatan dapat membantu tim rekrut untuk
memahami apakah kandidat yang melamar telah memenuhi tingkat kualifikasi, kualitas,
karakteristik syarat-syarat lainnya untuk mengisi jabatan yang dibutuhkan oleh
perusahaan.Spesifikasi Jabatan memberikan informasi rinci tentang tanggung jawab,
keterampilan teknis dan fisik yang diinginkan, kemampuan berkomunikasi dan syarat-
syarat lainnya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu.Spesifikasi Jabatan
membantu memilih kandidat yang paling tepat untuk mengisi jabatan kosong yang
dibutuhkan oleh perusahaan.Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan merupakan dua
bagian integral dari Analysis Jabatan. Deskripsi Jabatan dan Spesifikasi Jabatan ini
mendefinisikan sebuah pekerjaan secara lengkap serta menuntun pelamar dan tim rekrut
untuk menjalani semua proses rekrutmen dan seleksi sehingga perusahaan bisa
mendapatkan karyawan yang tepat untuk melakukan pekerjaan atau mengisi jabatan yang
dibutuhkan.

2.6 Evaluasi Jabatan

Berbeda dengan analisis jabatan, maka evaluasi jabatan dilakukan dengan tujuan
untuk membandingkan jabatan satu dengan yang lain sehingga diperoleh bobot relatif dari
masing-masing jabatan. Dengan mengetahui bobot relatif masing-masing jabatan maka
akan dapat ditentukan penggolongan terhadap jabatan, yang pada gilirannya akan
memengaruhi tingkat gaji karyawan yang menjabat. Evaluasi jabatan adalah inti dari
proses dimana para karyawan akan ditentukan seberapa besar gaji mereka, satu orang
dibandingkan yang lain.
Gaji merupakan refleksi rasa keadilan dari karyawan, meskipun mayoritas karyawan
mungkin mengalami ketidakadilan dari perusahaannya. Karyawan umumnya akan
melihat rasio antara upaya yang dilakukan dibandingkan dengan ganjaran (gaji) yang ia
terima. Ia juga akan membandingkan rasio effort/reward dirinya terhadap rasio

16
effort/reward milik karyawan lain. Apabila dia merasa bahwa upaya dirinya lebih berat
dibandingkan dengan rekan kerjanya, sementara dari sisi gaji ia kalah, maka akan mulai
muncul rasa bahwa dirinya diperlakukan tidak adil.
Prinsip Evaluasi Jabatan
Dalam upaya untuk memberikan keadilan tersebut, maka perlu dimulai dengan
langkah melakukan evaluasi jabatan. Evaluasi jabatan sesuai dengan asal katanya adalah
bertujuan untuk mengevaluasi jabatan dan bukan orangnya. Evaluasi jabatan merupakan
proses evaluasi dan penentuan nilai suatu jabatan di dalam organisasi. Evaluasi ini
bersifat relatif dan tidak mutlak. Dasar pemikirannya adalah mengevaluasi suatu jabatan
tertentu dibandingkan dengan jabatan yang lain di dalam organisasi.
Karena evaluasi jabatan bersifat membandingkan, maka pelakunya melibatkan
semua unsur yang ada di dalam organisasi khususnya perwakilan dari unit-unit kerja yang
ada. Mereka mewakili fungsi-fungsi di dalam organisasi maupun kelompok manajerial
dan jika di dalam perushaaan itu terdapat serikat pekerja, maka perlu juga untuk turut
dilibatkan. Perwakilan harus ada karena akan dibuat suatu kesepakatan bersama. Tentu
ini hanya dapat diberlakukan kalau organisasi atau perusahaan cenderung bersifat
terbuka.
Evaluasi jabatan merupakan pendekatan profesional agar karyawan mendapatkan
gaji sesuai dengan upaya yang ia lakukan. Evaluasi jabatan dilakukan umumnya pada
perusahaan yang sudah tertata rapi dan melakukan bisnis secara transparan. Pada
perusahaan-perusahaan terbuka (Tbk), gaji direksi dan komisaris pun minta diungkapkan
di dalam laporan keuangan tahunan. Transparansi dan akuntabilitas merupakan prasyarat
keberlangsungkan hidup perusahaan-perusahaan profesional.
Dalam hal perusahaan masih tertutup, masih bersifat “one man show” dan top
down approach, maka cukup pimpinan yang memutuskan. Kejadian ini umumnya terjadi
pada perusahaan keluarga. Yang penting karyawan mau kerja dan perusahaan
memberikan gaji sesuai dengan kemampuannya. Syukur perusahaan dapat mengikuti
standar upah minimum yang diatur pemerintah.Dalam hal anggota keluarga ada yang
menjadi karyawan maka boleh jadi ia akan menikmati gaji yang lebih besar daripada
karyawan yang bukan anggota keluarga. Tidak heran apabila di dalam slip gaji, dikatakan
bahwa gaji bersifat rahasia dan bukan untuk diperbandingkan.

17
Lalu kapan perlu dilakukan pengembangan struktur gaji untuk menjamin keadilan secara
internal? Ada baiknya dilakukan pada saat perusahaan atau organisasi mengalami
reorganisasi, yakni tumbuhnya divisi-divisi baru atau pekerjaan-pekerjaan baru yang
muncul. Bisa juga dilakukan pada saat ada situasi di mana ada tuntutan perlunya
memberikan gaji secara lebih adil.

Cara Melakukan evaluasi jabatan

Evaluasi jabatan sebagai suatu proses untuk menentukan struktur jabatan (job
structure), struktur golongan, diawali dengan deskripsi jabatan (job description).
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah evaluasi jabatan akan dipengaruhi oleh
tujuan yang akan dicapai. Kalau tujuannya untuk menghilangkan rasa ketidakadilan
karena tambah banyaknya jenis pekerjaan, maka yang perlu dilakukan adalah
pengelompokkan pekerjaan. Bisa juga dilakukan dengan memisahkan suatu populasi
pekerjaan menjadi beberapa.
Ada beberapa metode yang dapat digunakan dalam evaluasi jabatan ini:
 Metode Rangking.
Metode rangking memang sederhana dan praktis. Dalam metode ini, setiap
jabatan diperbandingkan berdasarkan pada hal-hal sebagai berikut: kemampuan
yang dipersyaratkan, upaya secara fisik dan mental, tanggung jawab, serta kondisi
pekerjaan. Tapi metode ranking hanya cocok diterapkan pada perusahaan kecil,
dengan jumlah karyawan yang sedikit dan jumlah jabatan maksimal 30. Untuk
memudahkan umumnya ditentukan saja berdasarkan senioritas. Pada perusahaan
yang lebih besar dapat digunakan metode lain seperti perbandingan sepasang (pair
comparison), perbandingan faktor dan metode klasifikasi.
 Perbandingan Sepasang (Pairs Comparison).
Metode ini membandingkan satu persatu dari semua jabatan yang ada.
Proses lebih memakan waktu. Tapi pendekatan ini lebih terstruktur. Misalnya
jabatan A dengan jabatan B dibandingkan. Mana yang bobotnya lebih tinggi,
misal B. Lalu jabatan B diperbandingkan lagi dengan jabatan C. Mana jabatan
yang bobotnya lebih tinggi. Begitu seterusnya, setiap jabatan harus dibandingkan
dengan jabatan yang lain, sehingga akan ditemukan jabatan dengan bobot
tertinggi sampai dengan yang terendah.

18
 Metode Perbandingan Faktor.
Metode ini juga berdasar atas hal-hal seperti kemampuan yang
dipersyaratkan, upaya (fisik dan mental), tanggung jawab dan kondisi pekerjaan,
namun demikian masih dipecah-pecah lagi menjadi beberapa faktor, biasanya 4
atau 5 faktor. Dalam metode ini yang dinilai adalah faktor-faktor yang bisa
dikompensasi, artinya bisa dikonversi dalam bentuk uang. Kita harus mampu
menyediakan data apa saja yang dapat dikompensasi, serta mempunyai rentang
antara batas bawah (terendah) dan batas atas (tertinggi).
Persyaratan akan kemampuan dipecah lagi, misalnya pendidikan S1, S2
atau yang lain. Jika jabatan memerlukan kemampuan tinggi, otomatis posisi
jabatan itu akan memiliki bobot yang lebih tinggi. Hal yang sama juga pada upaya
secara fisik dan mental. Upaya fisik dan mental dipecah lagi apa saja faktornya.
Apabila jabatan itu memerlukan upaya lebih keras dengan daya tahan mental lebih
besar maka dia akan memiliki bobot lebih tinggi. Seorang sales yang harus
berhadapan dengan pihak luar tentu memerlukan upaya yang lebih berat
dibandingkan dengan bagian administrasi, misalnya.
Tanggung jawab dipecah lagi, misalnya tanggunga jawab dalam satu unit,
satu departemen, satu divisi, tentu akan memiliki compensable factor yang
berbeda. Jika diuangkan maka tanggungjawab tersebut akan berbeda
hasilnya.Saat ini, metode perbandingan faktor paling sering digunakan oleh
konsultan. Tentu semakin banyak jenis dan caranya akan semakin baik, karena
kita akan dapat memilih mana yang cocok atau sesuai dengan kondisi perusahaan
kita.
 Metode Klasifikasi ( Classification Methode).
Metode klasifikasi ini adalah dengan menempatkan jabatan-jabatan pada
grade atau kategori tertentu yang telah dibuat sebelumnya atau yang sudah
menjadi standar. Dilihat apakah jabatan-jabatan tersebut sudah sesuai atau tidak
dengan standar yang dibuat. Metode ini lebih mudah dari metode rangking namun
akan ada kesulitan kalau ditemukan jabatan yang diluar kategori atau standar.
Boleh jadi jabatan tersebut akan dihilangkan karena tidak ada kategorinya.

19
dalam evaluasi jabatan, ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu :
 Dapat dan mudah dimengerti oleh orang lain,
 Dapat diterima oleh setiap orang
 Dapat memiminalkan faktor bias, terutama subyektifitas
 Dapat diaplikasikan untuk semua jenis jabatan atau berlaku umum.
 Meminimalkan terjadinya debat kusir diantara para evaluator
Dengan memenuhi kelima persyaratan diatas, diharapkan kegiatan evaluasi jabatan
akan berjalan lancar dan hasilnya merupakan yang terbaik juga. Sekarang terserah kepada
masing-masing perusahaan, mau pilih yang mana.

http://www.pelajaran.co.id/2016/21/pengertian-analisis-jabatan-tujuan-dan-
manfaat-analisis-jabatan-terlengkap.html
www.bacaanpopuler.com/2017/05/analisis-jabatan-definisi-tujuan-dan.html
http://cipcipmuuach.blogspot.co.id/2013/05/manfaat-analisis-jabatan.html
http://www.intipesan.com/mengenal-proses-analisis-jabatan/
https://ilmumanajemenindustri.com/metode-analisis-jabatan-job-analysis-method/
https://ilmumanajemenindustri.com/deskripsi-jabatan-spesifikasi-jabatan/
http://www.intipesan.com/perlunya-melakukan-evaluasi-jabatan/
http://epsmanajemensdm.blogspot.co.id/2009/09/evaluasi-jabatan.html

20