Workshop Analisa Beban Kerja

Tujuan Workshop

Di akhir dari workshop ini peserta diharapkan

1. Dapat memahami HR secara general dan kaitannya dengan
konsep Analisa Beban Kerja dan komponennya
2. Dapat memahami proses, komponen dan pelaksanaan Analisa
Beban Kerja dan melakukan penghitungannya
3. Dapat Melakukan proses perhitungan sederhana dari Analisa
Beban Kerja yang dibuat di perusahaan
4. Dapat membuat laporan sederhana dari pelaksanaan Analisa
Beban Kerja
Parameter keberhasilan fungsi SDM

FUNGSI SDM

Menjembatani keinginan
shareholder & keinginan pekerja,
agar dapat diperoleh
Right man on
keseimbangan yang optimal, Happy
the right place
dengan efisien employee

Successor at
the right time KEINGINAN KEINGINAN
SHAREHOLDER PEKERJA

More Service More engage

productive excellence worker
Sustainable worker delivery
growth
3
 KelasHR
Siklus Pelatihan
Sustainable Company

Vision, Mission Recruitment & Selection

Performance Management
Training & Development

Compensation & Benefit

Recruitment & Selection

Employees Engagement

Training & Development

Employees Engagement

Company Values

4
Recruiting & Selection Strategy KelasHR
 KelasHR

Before we do the strategy, we need

the process to know the load of the
employee in that unit
 KelasHR
What do you see form the Pics
DASAR HUKUM : KelasHR

• Undang-Undang no. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara, psl 56

ayat (1) “ Setiap instansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah
dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban
kerja “.
• KEPMENPAN NO. KEP/75/M.PAN/2004 : Beban kerja adalah sejumlah
target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan
waktu tertentu.
• PERKA BKN NO. 19 TAHUN 2011: Beban kerja ditetapkan berdasarkan
tugas dan fungsi unit organisasi yang diuraikan menjadi rincian tugas
yang diselesaikan pada jangka waktu tertentu.
KelasHR
 MEKANISME PENYUSUNAN KelasHR
KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS
POKOK DAN
FUNGSI

• NAMA JABATAN
ANALISIS INFORMASI ANALISIS BEBAN
• IKHTISAR JABATAN KERJA
JABATAN JABATAN
• URAIAN TUGAS

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN PEGAWAI
 KelasHR
Komponen WLA
1. Uraian Tugas :
Rangkaian tugas pokok dan tugas tambahan lainnya sebagai dasar perhitungan pekerjaan.

2. Waktu Kerja :
Waktu kerja standar yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang ada di Job Desc.
Misal : 60 menit membuat laporan, 1.5 jam melakukan coaching, 60 menit melakukan packing part, dll

3. Volume Kerja/Frekuensi Kerja :

Jumlah pekerjaan yang menjadi target yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Misal : 1 Laporan/Minggu, 4 orang coaching/bulan, Merekap Purcashase order

4. Beban Kerja :
Perkalian antara waktu kerja yang dibutuhkan menyelesaikan pekerjaan

5. Waktu Efektif :
Waktu kerja standar yang telah ditentukan oleh perusahaan dalam proses penghitungan beban kerja
Regulasi Jam Efektif KelasHR
Contoh di PNS dan Dep Keu

• Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 71/KMK.01/1996 tentang Hari dan Jam

Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan adalah 42 jam 45 menit per
minggu.
Contoh Waktu kerja Efektif Contoh di Perusahaan Swasta KelasHR
• Di tahun 2016 jumlah hari 366
• Allowance (kelonggaran) ; dalam contoh
ini di ambil asumsi 10%
 KelasHR
STANDAR KEMAMPUAN RATA2

Standar kemampuan rata-rata diukur dari:

 Satuan Waktu (Norma Waktu)
ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL

 Satuan Hasil (Norma Hasil)

HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
PENDEKATAN IMPLEMENTASI ABK (HASIL KERJA) KelasHR

1 HASIL KERJA

Pendekatan ini digunakan untuk jabatan yang berfokus pada hasil kerja
fisik/kebendaan yang dapat dikuantifikasikan
Informasi yang diperlukan :
 Wujud hasil kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan : Pengentri Data Beban Kerja : 150 Data
Hasil Kerja : Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari

Beban Kerja
Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = 150 Data x 1 orang
SKR 30 Data
= 5 orang
PENDEKATAN IMPLEMENTASI ABK (HASIL KERJA 2) KelasHR

2 OBJEK KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang
harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
 Wujud objek kerja dan satuannya
 Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani
 Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja

Contoh :
Jabatan : Dokter Jumlah Objek Kerja : 85 Pasien
Objek Kerja : Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari

Kebutuhan Pegawai = Objek Kerja x 1 orang =85 Pasien x 1 orang

SKR 25 Pasien
= 3,4 orang = 3 orang (dibulatkan)
PENDEKATAN IMPLEMENTASI ABK (PERALATAN)

3 PERALATAN KERJA

Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan
kerjanya. Informasi yang diperlukan :
 Jumlah dan satuan alat kerja
 Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
 Rasio jumlah pegawai per alat kerja

Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 15 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 3 Bis
15 Bis
K. Peg =
15 Bis
x 1 Sopir +15 Bis x 1 Kernet + x 1 Montir
1 Bis 1 Bis 3 Bis
= 15 Sopir + 15 Kernet + 5 Montir = 35
 KelasHR
PROSES WORKLOAD ANALYSIS

Penentuan asumsi Review &

Pengumpulan Konfirmasi data Finalisasi &
dasar & pembuatan pengolahan data
data kepada nara Reporting
template awal sumber

• Membentuk • Mengumpulkan • Mengolah data • Melakukan • Finalisasi

Panitia Job Desc, data sesuai sesuai asumsi interview Reporting
ABK, dll template yang telah kepada
• Menentukan pengisian data ditetapkan incumbent
asumsi sebagai
dasar perhitungan

• Mengembangkan
template pengisian
data
 KelasHR
PROSES WORKLOAD ANALYSIS

Penentuan asumsi
dasar & pembuatan Agar pelaksanaan ABK dapat berjalan dengan baik, maka dianjurkan
template membentuk TIM Pelaksana yang diangkat dan disyahkan oleh Owner atau
pejabat berwenang.

Team terdiri dari 7 orang meliputi

• Membentuk
1. Satu orang ketua merangkap anggota
Panitia Job Desc,
ABK, dll 2. Satu orang sekretaris merangkap anggota
• Menentukan 3. Lima orang (tergantung jumlah karyawan) yang dipilih dari unit unit
asumsi sebagai terkait, dan mempunyai keahlian tertentu yang dibutuhkan atau
dasar perhitungan pernah mengikuti pelatihan ABK

• Mengembangkan
template pengisian
data
 KelasHR
PROSES WORKLOAD ANALYSIS
Sebelum melakukan pengumpulan data, para Tim harus
melakukan pengkajian organisasi sehingga memperoleh
Review & kejelasan mengenai:
Pengumpulan Konfirmasi data
data pengolahan data kepada nara a. tugas pokok dan fungsi;
awal sumber
b. rincian tugas; dan
c. rincian kegiatan.
• Mengumpulkan • Mengolah data • Melakukan
data sesuai sesuai asumsi interview Setelah melakukan pengkajian organisasi, pelaksanaan
template yang telah kepada pengumpulan data dapat dilakukan dengan
pengisian data ditetapkan incumbent
: a. kuesioner;
b. wawancara; dan
c. observasi.
PENDEKATAN IMPLEMENTASI ABK KelasHR

KUESIONER
 Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas
 Tugas tambahan sesuai renja/renstra

WAWANCARA
 Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan tugas
tambahan

 Sampel / seluruh pegawai

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

 Lembar observasi (check list)

 Lokasi tempat kerja.
 KelasHR
Catatan terkait tugas
ASUMSI DASAR DALAM PROSES PENGUMPULAN DATA

1. Yang diperhitungkan dalam proses analisa beban kerja adalah pekerjaan aktual (pekerjaan
yang secara nyata dilakukan), dan berulang (minimal selama 2 tahun terakhir)
2. Semua kegiatan dihitung dalam kurun waktu 1 tahun (di-setahun-kan)
3. Apabila terdapat perbedaan antara lingkup pekerjaan yang ada di Job Description dengan
apa yang dilakukan dalam keseharian, maka yang dihitung adalah yang dilakukan sehari-
hari sesuai konfirmasi dari atasan/ Head.
4. Apabila terdapat kegiatan untuk membantu unit lain karena secara prosedur/kebijakan
menuntut demikian (misalnya mengikuti meeting wajib yang dihadiri oleh perwakilan dari
Divisi), maka kegiatan tersebut diperhitungkan
5. Apabila ada pekerjaan yang bersifat sementara (contoh: memperoleh penugasan selama 3
bulan atau penugasan tersebut diberikan bukan berdasarkan ketentuan lingkup tugas
yang telah ditetapkan namun lebih karena memperhatian individu tertentu (misalnya:
karena adanya kemampuan/kompetensi lebih dari individu ybs), maka kegiatan tersebut
diperhitungan dalam WLA

*Catatan: Informasi ini akan dicatat dan menjadi masukan bagi Divisi HR
22
 KelasHR
Ketika Wawancara
ASUMSI DASAR DALAM PROSES PENGUMPULAN DATA

1. Perkenalkan diri bahwa anda mendapatkan tugas untuk membuat Analisa beban kerja.
2. Informasikan bahwa proses Analisa ini tidak akan menjadi penilaian terhadap personal,
sehingga yang diwawancara tenang.
3. Berikan pertanyaan yang bersifat open question dan menggali
“ Ibu/bapak boleh terangkan pekerjaan ibu sehari hari itu ngapain aja”
“ Dari pekerjaan yang bapak ibu sebutkan tadi, yang mana yang utama”
“Selain pekerjaan utama tadi adalah tambahan ya, seberapa sering tambahan dilakukan”
Dst.
4. Sekiranya sudah selesai satu pertanyaan, reconfirm dengan job desc yang mereka tulis”
5. Lakukan poin ke 4 terus menerus sampai selesai.
6. Tutup, dan ucapkan terima kasih atas diskusinya, sekiranya nanti masih diperlukan
tambahan informasi, kita akan diskusi kembali

23
 KelasHR

PROSES
WORKLOAD
ANALYSIS
 KelasHR
Contoh format Analisa Beban Kerja
KelasHR
KelasHR
 Intreprestasi Hasil Analisa Beban Kerja KelasHR

• <0.99 : Dibawah waktu efektif

• 1 sd 1,28 : Standar Normal
• > 1,28 : Overload

• Allowance merupakan waktu yang dibutuhkan karyawan melakukan aktivitas

untuk dapat memenuhi kebutuhan pribadi, menghilangkan rasa lelah (fatique)
dan hambatan-hambatan lain yang tidak dapat dihindari.
• Allowance yang umum digunakan adalah
10% : Untuk Manufaktur
10% – 20% : Untuk Bidang Jasa
20% - 30% : Untuk Departemen Negeri/ Instansi Pemerintahan
Case 1 (Studi Kasus di Kimia Farma) KelasHR

Credit to PQM Consultans.

https://www.youtube.com/watch?v=oXCTpfAr2lk
Case 2 (Studi Kasus di Kimia Farma) KelasHR

Credit to PQM Consultans.

https://www.youtube.com/watch?v=oXCTpfAr2lk
Enrichment dan Pengembangan Talents

1. Penyusunan Program Pengembangan untuk

Training/Develop
Potential Talents
ment Plan
2. Fokus pada Implementasi dan FOLLOW UP
Contoh Jenis Pengembangan Talents

Pengkayaan On the Job Penugasan Khusus

Pekerjaan development (Special
Assignment)

Pementoran Karir Pemberian Conseling

(Mentoringship) Coaching

Shadowing Studi Literatur Rotasi/Mutasi

 KelasHR
Case 3 (Ilustrasi)
FORMULIR ANALISIS BEBAN KERJA 1. Lakukan Analisa terkait hasil beban Kerja; Nilai 1.43 masih terhitung
Nama Jabatan Waiter Pekerjaan yang normal dan dapat dihandle
Unit Kerja Outlet 2. Bisnis Resto mempunya karakteristik akan sibuk di momen tertentu
Merencanakan, menjual, berkoordinasi dan kegiatan lainnya sesuai dengan intruksi atasan yang 3. Seperti Liburan, akhir pekan, atau happy hour, maka perlu
Ikhtisar Jabatan ditetapkan serta mencapai target yang telah ditetapkan.
dipertimbangkan apakah perlu menambah manpower pada waktu
yang ramai tersebut (Partimer) atau cukup dengan long shift dengan
Waktu Selesai rata- Waktu Kerja
No Uraian Tugas Satuan Hasil Volume Kerja rata
Beban Kerja
(Dalam Menit)
Efektif (Dalam
Pegawai Yg
Dibutuhkan
bayaran extra kepada pegawai.
(Dalam Menit) Menit)

1 Morning Briefing (Pagi) Closing (malam) Jumlah meja 2 30 60 300 0.200

2 Clean up table sesudah digunakan Jumlah meja 10 5 50 300 0.167

Mengantarkan pengunjung ke meja dan

3 jumlah order 10 5 50 300 0.167
take order

4 Mengantarkan makanan sesuai pesanan jumlah order 10 10 100 300 0.333

Melakukan chit chat dengan tamu dan

5 order dari tamu 10 5 50 300 0.167
menanggapi keperluannya jika dipanggil
rekap dokumen
6 Cleaning the venue ketika closing 1 60 60 300 0.200
pemesanan

7 Tugas lain-lainnya yang diintruksikan intruksi 1 60 60 300 0.200

Jumlah
1.43
 KelasHR
Case 4 (Ilustrasi)
FORMULIR ANALISIS BEBAN KERJA
Field Sales
1. Lakukan Analisa terkait hasil beban Kerja
Nama Jabatan
2. Fokuskan kepada nilai nilai yang paling besar dan Analisa Kembali
Sales Marketing
Unit Kerja
Merencanakan, menjual, berkoordinasi dan kegiatan lainnya sesuai dengan intruksi atasan yang
apakah sesuai atau tidak?
Ikhtisar Jabatan ditetapkan serta mencapai target yang telah ditetapkan. Contoh : menagihkan memakan waktu yang cukup tinggi, apakah
mungkin menghire 1 orang khusus bagian koleksi, Langkah lainnya?
No Uraian Tugas Satuan Hasil Volume Kerja
Waktu Selesai rata-
rata
Beban Kerja
Waktu Kerja
Efektif (Dalam
Pegawai Yg 3. Apakah nilai beban kerja yang besar dikarena lack of training, lack of
(Dalam Menit) Dibutuhkan
(Dalam Menit) Menit) guidance atau lainnya
1 Mengikuti meeting Sales Mingguan MOM Hasil Meeting 2 60 120 1500 0.080

Mempersiapkan barang, nota, dan Invoice yang

2 jumlah barang/nota 7 10 70 300 0.233
akan dibawa ke outlet

Melakukan kunjungan ke outlet (outlet visit)

3 Jumlah Outlet 12 15 180 300 0.600
dalam kota
Melakukan kunjungan ke outlet (outlet visit) Pelatihan
4 5 60 300 1500 0.200
luar kota internal/3bln
rekap dokumen
5 Melakukan rekap pemesan hasil kunjungan 7 10 70 300 0.233
pemesanan

6 Melayani outlet yang complaint terganit produk Dokumen keluhan 4 15 60 1500 0.040

Melakukan tagihan ke outlet yang belum

7 Invoice Penagihan 3 30 90 300 0.300
membayar

8 Melakukan pekerjaan administratif lainnya Dokumen Administrasi 2 15 30 300 0.100

Jumlah
1.79
 KelasHR
Pelaporan Hasil ABK
1. Laporkan seluruh proses yang terjadi termasuk didalamnya catatan,
temuan, dll sebagai masukan kepada perusahaan.
2. Informasikan Hasil Analisa yang dianggap crucial dan urgent untuk
difollow up segera
3. Laporkan Hasil Analisa Beban kerja dari masing-masing unit sesuai
dengan job holder, dan rekomendasi apa yang perlu diambil
4. Dalam melakukan Rekomendasi, perhatian keseluruhan aspek baik
kompetensi, timing, kondisi lainnya dan focus kepada nilai yang
dianggap besar untuk mencari apakah kesesuaian dengan realita yang
mempengaruhi terhadap pengambilan keputusan.Lakukan Analisa
terkait hasil beban Kerja