Luthfi

Rochmatika

TRAINING NEEDS
ANALYSIS
Content
Training Needs Analysis

Role in Training Process

Training Evaluation Effectiveness

Training Matrix Based on Competency

Suatu kegiatan yang direncanakan dan diatur untuk
memperbaiki cara kerja seseorang agar lebih efektif dan
efisien. Dalam hal ini, efektif dan efisien diartikan sebagai
bekerja yang memenuhi kebutuhan organisasi

Training merupakan sarana untuk mendapatkan

pengetahuan dan ketrampilan

Sumber : Institute Leadership & Management, Planning Training and

Development (2003)
TRAINING NEED ANALYSIS
GAP
Suatu rangkaian aktivitas yang
dilaksanakan untuk
mengidentifikasi masalah atau
isu yang relevan dalam suatu
organisasi. Rangkaian aktivitas
ini akan menentukan apakah
training merupakan tindakan
yang tepat untuk menyelesaikan
masalah yang ada.
Kapan melakukan needs
analysis ?
 Perubahan kebijakan organisasi
 Kurangnya kemampuan dasar dari Individu
 Perkembangan teknologi baru
 Persaingan dari kompetitor
 Produk baru
 Standar kinerja lebih tinggi atau SOP baru
 Perubahan struktur atau budaya organisasi
Rekomendasi mengenai :

 Apa yang perlu diketahui trainee

 Siapa saja yang akan menerima training
 Metode yang digunakan dalam training
 Internal training atau eksternal training
 Memberikan solusi selain training
 Surveilance
Investigation
(Identifikasi
Assignment Individual (penyelidikan)
awal)

Analysis Training
Organization
(Analisa) Design

Reporting
(Pelaporan)

Training Interventions

Non Training
Interventions
 Tujuan
Mengidentifikasi adanya performance gap
 Proses
Mengumpulkan data performance organisasi saat ini dan
membandingkannya dengan tingkat kerja yang diharapkan.
 Output
Performance gap teridentifikasi
 Scope Contoh
Makro : Melibatkan seluruh karyawan Seluruh karyawan perlu mendapat
orientasi cara melakukan prosedur
pembelian barang & jasa
Cross functional : Melibatkan 2 Kurangnya koordinasi antara buyer
departemen atau lebih procurement dengan user pengguna
barang
Departemental : Melibatkan internal Hilangnya dokumen invoice di dalam
departemen sendiri proses pembayaran
Individual : Melibatkan hanya 1 orang Seorang Manajer toko dikeluhkan
atau beberapa orang oleh staffnya
 Tujuan
Menggali lebih lanjut tentang performance gaps yang sudah diidentifikasi
sebelumnya

 Proses
o Tentukan lingkup investigasi
o Tegaskan fokuskan investigasi Anda
o Dapatkan data secara detail
o Dapatkan dukungan dari management
 Output
Data tentang performance
gap siap untuk dianalisis
Questionnaire : Interviews :
• Essay • Face to face
• Phone
• Rating
• Focus Group
• 360 multi rater Discussion
feedback • Informal
discussion

External records : Internal records :

• Personal appraisal
• Mystery shopper results
• Sales
• Customer feedback
• Inventory stock
• Other third party • Personal files
evaluation • Lead time delivery
• KPI
 Permasalahan Hasil Investigasi Keterangan
Temuan audit kecocokan SOP tidak 9 orang
SOP vs Aktual disosialisasikan
Perubahan SOP tidak 3 orang
diikuti dengan sistem
yang menunjang
SOP sering berubah- 2 orang
berubah
Kekurangan tenaga 3 orang
didalam melaksanakan
SOP
 Tujuan
Memberikan rekomendasi yang berkaitan dengan training dan non-
training untuk mengatasi gap performance

 Proses  Output
o Analisa data yang telah didapatkan Rekomendasi solusi
o Memilah data yang tidak valid training dan non-training
o Mengelompokkan dan meringkas data
o Menarik kesimpulan logis
Kurangnya kompetensi
• Tidak mengetahui bagaimana cara
mengerjakan pekerjaan mereka

Kurangnya motivasi
• Karyawan tidak ingin mengerjakan pekerjaan
mereka

Kurangnya sumberdaya
• Tidak memiliki cukup sumberdaya untuk
menyelesaikan pekerjaan
 Motivasi Kompetensi Sumberdaya

 Gaya memimpin
 Delegasi yang
 Pekerjaan  SDM kurang
tidak tepat
monoton  Pekerjaan
 Analisa masalah
 Berfikir negatif overload
 Kemampuan
 Kurang dihargai  SOP tidak ada
menjual
 Konflik antar rekan  Tools kurang
 Kemampuan
 Otoriter  Anggaran tidak
bernegosiasi
 Support atasan ada
 Kemampuan
kurang  Birokrasi terlalu
public speaking
 Office politics kaku
 Planning &
organizing
 Hasil Investigasi Penyebab Alternatif solusi
SOP tidak Kompetensi Sosialisasi/
disosialisasikan Training
Perubahan SOP tidak Sumberdaya Meeting
diikuti dengan sistem koordinasi
yang menunjang
SOP sering berubah- Motivasi Focus Group
berubah Discussions
Kekurangan tenaga Sumber daya Lakukan workload
didalam melaksanakan analysis
SOP
 Tujuan
Merencanakan program pelatihan yang sesuai dengan rekomendasi dari
langkah analysis

 Proses  Output
o Mengidentifikasisolusi training dari Silabus dan training matriks
proses analysis dan memjabarkan ke
dalam bentuk yang lebih detail
Latar belakang (definisi masalah)

Outcome yang ingin dicapai

Tujuan & agenda training

Metode training

Target peserta dan jumlahnya

Durasi training
Internal Trainer atau external ?

In-house atau public ?

 Uji dengan pertanyaan berikut :

 Apakah kita memiliki ahli dibidang ini dengan kemampuan memberikan training
yang cukup baik ?
 Berapa sering dan berapa banyak peserta yang harus ditraining ?
 Dengan training ini, apakah memberikan ketrampilan umum atau spesifik
teknikal ?
 Apakah level dari peserta tersebut staff atau manajer ?
 Apakah dari isi training tersebut ada isi dan pesan dari top management ?
 Tujuan
Menghasilkan penjelasan pelaksanaan training yang sesuai dengan
kebutuhan dan kondisi aktual

 Proses
Menmbuat laporan dan meringkas seluruh aktivitas Training Needs Analysis

 Output
Laporan Training Needs Analysis
Executive Summary

Tujuan dari Needs Analysis

Metode Pengumpulan data

Ringkasan dari hasil penemuan

Training yang disarankan

Rekomendasi langkah selanjutnya

ROLE IN TRAINING
PROCESS
 Trainee Peserta menyadari kebutuhan
training

Trainer membuat materi yang

Trainee Trainer
sesuai dengan kebutuhan
peserta

Manager memberikan
Trainee Trainer
dukungan dan observasi
Manager terhadap training yang
diberikan
Sebelum Training

Trainee  Berpartisipasi aktif

 Memberikan masukan terhadap perencanaan pelatihan

 Menyelaraskan antara perencanaan pelatihan dengan

tujuan organisasi
Trainer
 Membuat module sesuai dengan kebutuhan
 Membuat follow up action dari setelah program

 Mengumpulkan dasar performance

 Memberikan arahan kepada peserta tentang pentingnya
Trainer
training yang akan diikuti.
Manager  Mereview isi dari module yang akan disampaikan
 Mendorong peserta untuk mengikuti seluruh training
Selama Training

 Berpartisipasi aktif
 Memberikan ide dan berdiskusi saat pelatihan berlangsung
Trainee
 Datang tepat waktu
 Membuat komitmen perubahan perilaku

 Obervasi peserta dan memberikan umpan balik yang

membangun
 Tampil percaya diri dan mengusai materi yang
Trainer disampaikan
Trainer
Menjawab pertanyaan dari peserta training
 Memberikan contoh aktual dan mudah dipahami
Setelah Training

 Memeriksa dan mempelajari kembali materi training

Trainee  Mengaplikasikan materi yang telah diberikan
 Membangun jadwal mentoring dengan atasan

 Menyediakan laporan training beserta observasi perilaku

peserta pada saat training
Trainer  Memberikan lembar evaluasi untuk perbaikan training ke
depannya
 Melakukan follow up atas pertanyaan dan kesulitan peserta

 Memberikan kesempatan trainee untuk menerapkan ilmu

yang didapatkan
Trainer
Mencarikan metode pengembangan lainnya
Manager  Menetapkan harapan tinggi untuk perbaikan
 Mendorong trainee untuk melakukan sharing ilmu kepada
rekan lainnya
Training yang Berhasil

• Meningkatkan • Pekerjaan lebih • Bekerja lebih cepat

Manager

Organisasi
Individu

kepuasan kerja cepat selesai dengan dan target organisasi

karyawan aman, efektif dan lebih cepat tercapai
efisien
• Meningkatkan • Menekan hal yang
kebanggaan profesi • Meningkatkan tidak perlu dalam
motivasi dan proses (waste)
• Meningkatkan lingkungan kerja
kesempatan untuk yang kondusif • Meningkatkan
promosi inovasi menciptakan
• Fleksibiltas tinggi, produk baru
• Meningkatkan tiap karyawan dan
pengetahuan bagi mem-backup • Meningkatkan
karyawan lain pekerjaan rekan kualitas pelayanan
lainnya
• Menekan angka
kecelakaan kerja
Kegagalan Training

Peserta tidak mengerti

Tidak ada rencana tindak lanjut
pentingnya training dan tidak
dari atasan atas perubahan
ingin mengetahui isi training
perilaku yang diharapkan dari
tersebut. Tidak ada keinginan
training tersebut
untuk belajar

Tidak ada rencana tindakan dan

eksekusi penerapan hasil training
dari sisi peserta ke dalam aktifitas
bekerja sehari-hari
TRAINING EVALUATION
EFFECTIVENESS
Level 1 - Reaction

Level 2 - Learning

Level 3 – Behavior
Application
Level 4 – Business
Impact
 Mengukur keberhasilan training Alat :
dari sisi pertumbuhan bisnis o Performance appraisal
Level IV Business Impact melalui peningkatan (KPI)
kinerja/kompetensi • Focus group Discussion

Alat :
Level III Behavior Mengukur implementasi hasil o Observation
Application training di tempat kerja o Interview
o Action plan
Alat :
Level II Mengukur pemahaman peserta o Pre test vs Post test
Learning pada saat selesai mengikuti o Roleplay
training
o Case study

Mengukur tingkat kepuasan dan Alat :

Level I
kebutuhan training dari peserta o Participant/kuisioner
Reaction
training form
 Level IV Business
Impact

Level III
Behavior
Application
Level II
Learning
 Tentukan hal yang ingin dievaluasi
Level I
 Buat kuisioner agar dapat dikuantifikasi Reaction

 Sediakan tempat untuk komentar dan

saran
 Dapatkan response dengan segera
 Tentukan standar yang dapat diterima
 Bandingkan reaksi dengan standar, ambil
tindakan yang sesuai

Lihat Contoh Lampiran (attachment)…

 Level IV Business
Impact

Level III
Behavior
Application
Level II
Learning
 Evaluasi pengetahuan, ketrampilan sikap
Level I
sebelum dan sesudah training Reaction

 Gunakan tes tertulis untuk mengukur

pengetahuan dan sikap
 Gunakan praktek kinerja untuk mengukur
ketrampilan
 Dapatkan response segera
 Gunakan hasilnya untuk mengevaluasi
dan mengambil hasil tindakannya
 Level IV Business
Impact

Level III
Behavior
Application
Level II
Learning
 Sediakan waktu untuk perubahan
Level I
perilaku (3-6 bulan setelah kegiatan Reaction

training)
 Evaluasi baik sebelum maupun sesudah
program
 Lakukan survei, kuisioner, wawancara
terhadap peserta, atasan langsung, dan
bawahannya, rekan kerja dan observasi
langsung terhadap peserta pelatihan
 Interviewer bersama interviewee mengulas kembali perilaku yang
diajarkans selama pelatihan.
 Interviewer menjalankan maksud wawancara, yaitu untuk menilai
efektifitas pelatihan sehingga kualitasnya dapat ditingkatkan.
 Tujuan dari wawancara adalah
- Untuk mengetahui perkembangan perilaku yang telah diajarkan
pada pelatihan
 - Jika ada kendala, apa alasannya
 Interviewer menegaskan bahwa informasi akan dijaga
kerahasiaannya
 Level IV Business
Impact

Level III
Behavior
Application
Level II
Learning
 Gunakan asumsi untuk dapat mengukur
Level I
keberhasilan bisnis karena training. Reaction

Contoh kenaikan sales xx % karena

sales mahir bernegosiasi yang diajarkan
training.
 Gunakan performance indicators
monitoring untuk melihat hasil nyata
program training
TRAINING MATRIX BASED
ON COMPETENCY
Fungsi

 Menyusun posisi dan training yang sesuai

 Menyesuaikan kompetensi dan trainingnya
 Menyusun jadwal training
 Merumuskan biaya yang dibutuhkan
 Kamus Job profile Kurikulum
1

3
kompetensi yang training
menyebutkan Design
kebutuhan training
kompetensi
di setiap
jabatannya
 Nama : Luthfi Rochmatika
Jabatan : HR Manager & Trainer
Contact : 081319554465
Email : luthfi.rochmatika@gmail.com

Universitas Jurusan Tahun

Insitut Pertanian Bogor Agribisnis 2002 - 2006
Universitas Indonesia Ekonomi Syariah 2009 - 2011

Perjalanan karir Luthfi diawali dari dunia perbankan selama 5 tahun. Mulai tidak
menemukan passionnya, Luthfi mendapatkan tawaran program development dari
Mahadasha (Trakindo Grup) untuk menjadi level managerial. Sistem rekrutmen
menggunakan assessment center dan pelatihan bekerja sama dengan PPM management
dengan kurikulum yang komprehensif membuat Luthfi semakin paham dunia HR. Lulus
dari program tersebut, Luthfi mendapat tantangan untuk mengajar soft skill d ibidang
Customer Service di bawah perusahaan Mahadya (Carl’s Jr, WingStop, Caribou Coffe
brand) . Hingga saat ini, program-program soft skill merupakan andalan Luthfi di dalam
mengajar. Karirnya tidak berhenti disitu, Mahadya memberikan kesempatan Luthfi untuk
mengambil program HR sertifikasi yang diadakan oleh GML. Kesehariannya, Luthfi
menjadi HR Business Partner di Mahadya mendukung keberhasilan operasional Bisnis.