Peran & Tanggung Jawab Circle Leader

Teknik / Kaidah menyusun risalah project Circle Leader

AJS Jawa Tengan, Feb 2019

 IMPROVEMENT
QCC & QCP

SS

QCP

Group Project Individual Project

QCC

QCL
Core
GKM Value
CL & SS

QCI
PKM
SGA BPI
QEA 2
CIRCLE LEADER
 SIAPAKAH CIRCLE LEADER ……. ?

POSISI :

Orang yang ditunjuk sebagai penggerak aktivitas peningkatkan

kinerja area kerjanya melalui peningkatan kemampuan dirinya
beserta anggotanya dalam rangka mengatasi masalah-masalah yang
ada ditempat kerjanya dari sisi sistem dan manusia

JABATAN :
Group Leader, Foreman, Sub Kasie, Supervisor dan Kasie (umumnya
identik dengan jabatan)

4
Tanggung Jawab Minimal Seorang Circle leader :

1. Berusaha selalu meningkatkan pengetahuan dan skill teknis

yang berhubungan dengan pekerjaan sehari-hari dan aktivitas
QCC
2. Mengatur pertemuan circle
3. Memastikan agar pertemuan berorientasi pada aktivitas
perbaikan
4. Mendorong keterlibatan anggota

5
Minimal Soft Skill Circle Leader

KREATIF

IMPRESIF

SUPEL

LEADERSHIP

Bagaimana Caranya …. ???

6
KARAKTER CIRCLE LEADER

A Leader, Leads by
Example not by
Force

Ekspetasi

Menginstruksikan Mengajarkan cara Anggota

Circle
Untuk melakukan untuk melakukan leader
sesuatu (memeintah) sesuatu (Mengajak)

7
PRESSURE CIRCLE LEADER
Self motivation

ATASAN

REKAN CIRCLE LEADER TEMAN

Good Communication Good Human Relation

BAWAHAN

Reward Punishment

8
 KENAPA KITA HARUS MEMBUAT PROJECT CIRCLE
LEADER ……. ?
KEWAJIBAN
WAJIB = BERAT = TIDAK DILAKUKAN

APAKAH MEMBUAT PROJECT CIRCLE LEADER ITU

MEMBERATKAN ……. ?
MEMBERATKAN
1. Mengganggu / menambah Pekerjaan
2. Menghabiskan Waktu
3. Menghabiskan Energi
4. Menambah Tanggung Jawab

9
Bagaimana Step membuat Project CL.

1. 8 Step & 7 Tools 1. Menentukan Tema

Buat kerangka project 2. DMAIC 2. Menetapkan Target

3. Analisa Kondisi Yang Ada
3. Format Makalah
4. Analisa Sebab Akibat
4. Others
5. Merencanakan
Penanggulangan
PDCA 6. Melaksanakan
Penanggulangan
7. Evaluasi Hasil
8. Standarisasi & Tindak
Lanjut

10
Pra Tema
Tampilkan history / kondisi circle secara umum sebagai informasi awal :

11
1. Menentukan Tema
Issue dasar apa sajakah yang bisa menjadi background tema CL :

1.Pembentukan Circle Baru

2.Circle yang Pasif
3.Ke NIHIL an / Penurunan Prestasi Circle
4.Pengembangan Circle
5.Development TL / CL baru

Hindari melakukan / melompat ke step Analisa dalam penentuan tema:

1.Skill Unbalance
2.Skill / Kemampuan ber QCC rendah RADAR CHART
3.Kerja sama team kurang
4.Motivasi kurang dll SOSIOMETRI
5.Leadership kurang
PREMATURE

12
Bagaimana memvisualisasikan data dari issue tema :

1. Gambarkan kondisi sebelum perbaikan sebagai latar belakang (terukur)

2. Bandingkan kondisi tersebut dengan kondisi terbaik (penurunan prestasi)
3. Tarik kesimpulan dan jadikan judul tema
4. Perkuat dengan data pendukung (KPI, Activity Plan, Management Policy)

AVG Keaktifan kedua

circle (4 Tahun terakhir)

MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN
BER QCC CIRCLE CERDAS 1 & PINOKIO 1

13
2. Menetapkan Target
Apa sajakah yang bisa menjadi ukuran target CL :
1. Pencapaian Prestasi 3. Upgrading Skill 5. Circle terbentuk
2. Tingkat Keaktifan 4. Prosentase kehadiran

A. Target Pokok

KEDUA CIRCLE AKTIF & MAMPU MENCETAK

PRESTASI

Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam penentuan target CL :

1. Dasar target (KPI, Activity Plan, Management Policy dll)
2. SMART
3. Statement target menjawab problem pada tema
14
3. Analisa Kondisi yang Ada
Apa sajakah yang perlu dilakukan analisa
dalam project CL : 4. Skill Map (PISF)  pencerminan
1. Sosiometri relathionship
2. Kemampuan Basic QCC & Mentalitas QCC Anggota
3. Faktor 4M + 1E

15
4. Analisa Sebab Akibat
Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam menyusun Anaseba :
1. Arah panah (searah)
2. Lakukan Pembobotan

16
4. Analisa Sebab Akibat
Bagaimana cara melakukan pembobotan masalah dalam project CL :
1. Simpulkan data yang didapat dari Anakonda
2. Lakukan “Brainstorming” dari data yang terkumpul
3. Konversikan hasil brainstorming dalam Pareto

17
5. Merencanakan Penanggulangan
Bagaimana cara melakukan perencanaan penanggulangan dalam project CL :
1. Gunakan 5w2H

Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam merencakan

penanggulangan :
1. Rencanakan hal yang tidak biasa (Anti Mainstream / Out of the Books)
2. Coaching Counseling
3. Sertakan / rencanakan kegiatan refreshing
4. Lakukan 5W2H dengan detail.

18
6. Melaksakan Penanggulangan
Bagaimana cara menyusun penanggulangan dalam project CL :
1. Gunakan 5w2H
Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan penanggulangan:
1. Lakukan PDCA ketika terjadi kegagalan hasil  Lakukan dengan Natural
2. Munculkan hasil pencapaian (sementara)
3. Lakukan sesuai urutan pembobotan & sesuai perencanaan
4. Munculkan evidence terkuat (video, foto dan data terkait)

19
6. Melaksakan Penanggulangan
Contoh PDCA ulang :
A. Natural

20
6. Melaksakan Penanggulangan
Contoh PDCA ulang :
A. Natural
5.B. Merencanakan Penanggulangan
6

5.C. Melaksanakan Penanggulangan

21
6. Melaksakan Penanggulangan
Contoh PDCA ulang :
B. Rekayasa

PROBLEM : Jarak antara pensil dengan buku terlalu jauh (4 meter)

4 Meter

PENANGGULANGAN : Jarak antara pensil dengan buku didekatkan (3 meter)

HASIL :
GAGAL (Jarak masih terlalu jauh)
3 Meter
PDCA Ulang :

PENANGGULANGAN : Jarak antara pensil dengan buku didekatkan (30 cm)

HASIL :
OK
30 cm

22
7. Evaluasi Hasil
Bagaimana cara menyusun Evaluasi Hasil project CL :
1.Munculkan data pembanding dengan semua data yang muncul pada step target
2.Lakukan analisa ulang dengan tools yang sama pada step anakonda
3.Perubahan pola pikir  implementasi 5S, Responbilitty Action , Stop Call Wait

Jangan lupa lakukan

Monitoring

23
8. Standarisasi & Tindak Lanjut

Apa sajakah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan penanggulangan:

1. Lakukan Standarisasi dokumen level 2 & 3 untuk penanggulangan yang bersifat proses administratif
2. Lakukan Standarisasi Konstruksi untuk penanggulangan yang berbentuk alat bantu
3. Sosialisasi semua Dokumen standarisasi ke bag terkait

Apa sajakah bentuk fisik dari standarisasi:

1. SUK, SWC, WI, Diktat, Schedule Pertemuan, Schedule Training dll (Standarisasi Dokumen)
2. Drawing (Standarisasi Konstruksi)

24
8. Standarisasi & Tindak Lanjut
Bagaimana cara menyusun Standarisasi dalam project CL :
1. Gunakan format yang menjelaskan Before After – (AOP)

2. Kemas format Before After dengan pola 5w2H – (TMC)

25
8. Standarisasi & Tindak Lanjut
Bagaimana menentukan tindak lanjut project CL :

SELESAI
26
SUGGESTION SYSTEM
Apa itu Suggestion System ???

Suggestion System adalah …… Bermanfaat

•Hasil pemikiran baru dan atau Bagi :
improvement (peningkatan) •Diri sendiri
keadaan lama yang diajukan •Kelompok
dalam form dan sesuai aturan •Perusahaan
yang berlaku
 IP DALAM AKTIVITAS KAIZEN
Arti Kaizen

• Continous Improvement / Perbaikan terus menerus KAIZEN

Filosofi Kaizen Ide PEKERJAAN Aktivitas

Perbaikan HARIAN QCC
• Tidak ada yang terbaik, yang ada adalah lebih baik

Inisiatif & Kreativitas

Karyawan
Pengertian Kaizen

• Meningkatkan apa yang sudah kita capai hari ini, baik

kehidupan, pengetahuan ataupun pekerjaan kita sehingga
kita dapat terus lebih baik dan mampu bersaing, baik Melalui Kreativitas &
secara individu, kelompok maupun organisasi Inisiatif karyawan yang
dituangkan dalam
Suggestion System akan
menunjang K A I Z E N
 MACAM PERBAIKAN
1. Perbaikan cara kerja / sistem
Yang diperbaiki adalah kerjanya / sistemnya, sehingga hasilnya lebih
baik dari sebelumnya.
Merubah system balok dengan system tali
• Keuntungan : Biaya Murah
• Kelemahan : Perlu konsisten dalam pelaksanaannya, agar hasil yang
dicapai sesuai dengan yang diinginkan

Menyambung pensil yang sudah pendek

2. Perbaikan yang menciptakan / menggunakan alat

Perbaikan yang ditunjang dengan pengadaan alat yang dapt mempermudah /
menghilangkan langkah / proses
• Keuntungan : Mudah dilakukan dan mudah dikonfirmasi
• Kelemahan : Perlu biaya untuk merealisasikan perbaikan tersebut

• Menurunkan barang memakai • Menurunkan barang memakai

telusuran prinsip timbangan
 MENSIASATI KELEMAHAN
GUNAKAN ANALISA COST vs BENEFIT (Teori 4 Kuadran)

A. Prioritas adalah jika costnya kecil, namun benefitnya besar (Grand Slam).

B. Dalam beberapa kasus, benefit yang besar (dalam waktu panjang) memang butuh usaha
yang besar, maka boleh juga kita merencanakan improvement yang (Extra Earning)

C. Hindari biaya perbaikan mahal tapi menghasilkan hal yang kecil (Strike Out).

D. Pilihan terakhir yang boleh dipilih ketika harus melakukan hal kecil untuk
menanggulangi hal yang kecil yang tidak bisa dihindari (Stolen Base)
 TUJUAN PENERAPAN SS
 Kaizen / Perbaikan berlanjut

 Mengefektifitaskan potensi
SDM dengan melibatkan
seluruh karyawan untuk ikut
aktif mengadakan perbaikan
dilingkungan masing-masing

 Pendidikan
 MANFAAT IDEA PROPOSAL
Manfaat bagi karyawan :
• Meningkatkan dan mengembangkan semangat, motifasi serta kreatifitas
karyawan

• Pengembangan diri untuk menjadi problem solver

(Dapat memperlihatkan kemampuannya dan meraih peluang tanpa batas)

• Meningkatkan skill & menormakan budaya berpikir

• Belajar sebuah pola pikir yang berfokus pada bagaimana menikmati sebuah
tantangan tanpa khawatir dengan hasil

• Meningkatkan keselamatan & kesehatan kerja

 ALUR IDE PROPOSAL (IP)
Cacat ? Susah ?
Buat Ide

Solusi
Problem ? penanggu- Hasil ? OK
langan
Bahaya ? MUDA ?

NG
 ALUR SS
Karyawan
Merasakan Problem
Karyawan Atasan
Atasan Mencari Ide dan Check & Nilai SS
mengajukan ide (SS)
Memberi Statement

Karyawan Komite
Mendapat reward Verifikasi & reward
 HAL PENTING DALAM SS
 Gambar yang Jelas
 Penjelasan Singkat tapi Jelas
 Sasaran Jelas
 Merit & Demerit (keuntungan & Kerugian)
 Cost Benefit ( Bila ada keuntungan berupa waktu,uang,alat)

Bandingkan Performance Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Sebelum Sesudah
Ilustrasi

Keterangan Kertas & buku – buku yang Dibuatkan rak/ tempat

ditaruh di bawah lantai sehingga penyimpanan kertas
terlihat berantakan & buku – buku
Keuntungan sehingga terlihat lebih rapih
PENGHAMBAT BERFIKIR KREATIF
•Kritik yang melemahkan
•Negative thingking
•Menyalahkan orang lain
•Takut mengambil resiko
•Pengaruh lingkungan yang negatif
•Menyerah pada keadaan

MEMANCING GAGASAN KREATIF

•Positive thinking
•Belajar berkonsentrasi
•Tidak mengenal putus asa
•Buatlah bank Ide / Simpanan Ide
•KURANGI RASA SYUKUR (+)
Contoh Penulisan
Ide Pada Form SS