Job Analysis, Job

Design, Job
Evaluation, Job
Specification
Soraya Faradilla M, S.Psi, MM, CHCM
Soraya Faradilla, S.Psi, MM
Education Background:
2009, Diploma Secretary, LP3I
2016, Bachelor of Pyschology, Universitas 45 Surabaya
2021, Master of Human Resource Management, Universitas Dr. Soetomo
Professional Experiences:
2012 - 2015, HRGA, PT. Century Bearindo International
2015 - 2017, Regional PGA Supervisor, PT. Wismilak Inti Makmur, Tbk
2017 - 2021, Organization & Talent Development Supervisor, PT. Borwita Citra Prima
2021 - 2021, Organization & Training Development Lead, PT. Wowrack Indonesia
2021 - 2022, People Manager, PT. Arkadia Sinergi Indonesia
2022 - present, HRGA Manager, PT. Tissor Indonesia
Certification :
2019, Certified HC Manager ( BNSP LSP MSDM )
2020, Certified Coordinator of Apprenticeship ( BNSP LSP FIT )
2021, Certified Trainer of Training ( BNSP LSP FIT )
Professional Achievements :
2017, Above Beyond Call of Duty Awards, PT. Wismilak Inti Makmur, Tbk
2019, Best Learning & Development Strategy, HCA Awards, Universitas Airlangga
2020, Best Performance Management, HCA Awards, Universitas Airlangga
 69%
Bisnis mengatakan bahwa job descriptions
58%
Job descriptions yang tidak tepat
yang tidak tepat hanya membuat mereka membuat organisasi kehilangan
membuang waktu dengan kandidat yang karyawannya
tidak tepat

Source: https://www.slideshare.net/HayGroup/hg-job-descriptionfactsheet
 Menyelesaikan masalah
22% orang lain

40%
Pekerjaan
17% Administrasi

12% Meeting
Karyawan membuang satu jam
lebih setiap hari untuk tugas-
11% Email
tugas administratif yang tidak
mendorong nilai bagi organisasi Keluhan
mereka. 11% Pelanggan

0 5 10 15 20 25
Source: https://www.whatishumanresource.com/job-design
 Desain

Pekerjaan
Job Design
 Desain
Job Design adalah proses memutuskan isi pekerjaan dalam hal
tugas dan tanggung jawabnya, tentang metode yang akan Pekerjaan
digunakan dalam melaksanakan pekerjaan, dalam hal teknik, sistem
Job Design
dan prosedur, dan tentang hubungan yang harus ada antara
pemegang pekerjaan dan bawahan dan kolega atasannya
Michael Amstrong

Proses yang dilakukan saat mendesain pekerjaan :

Menentukan isi dari pekerjaan
Menentukan metode dan proses melaksanakan pekerjaan
Memaksimalkan waktu kerja
Menghindari pekerjaan manual yang tidak efektif dan efisien
Mengsikronisasikan pekerjaan ( menghindari pengulangan pekerjaan )
Menentukan hubungan antar divisi / organisasi
 Desain
Desain untuk Efisiensi
Pekerjaan
Job Design

Desain untuk Motivasi :

Desain untuk Kapasitas Mental Perluasan Pekerjaan
PEKERJAAN
Pendalaman Pekerjaan
Penyaringan informasi
Kerja sama
Instruksi yang jelas
Fleksibilitas
Alat bantu memori

Desain untuk Kesehatan

& Keselamatan Kerja
 Desain
Pertimbangan Dalam Keputusan
Penentuan Pekerjaan : Pekerjaan
Job Design

Who : What : Where : When : Why How :

Karakteristik Tugas yang harus Lokasi kerja Waktu kerja / Tujuan organisasi, Metode penilaian
mental dan fisik dilakukan (Geografis) Waktu motivasi pekerja, dan pencapaian
yang dibutuhkan di pengerjaan kerja
tempat kerja

Struktur
Pekerjaan
 Analisa

Jabatan
Job Analysis
 Analisa
Analisis Jabatan adalah kompilasi metode dan studi
data pekerjaan untuk mendefinisikan dan Jabatan
mengkarakterisasi setiap pekerjaan sedemikian rupa Job Analysis
untuk membedakannya dari yang lain.
John A Shubin

Tujuan Analisa Jabatan :

Menentukan metode yang paling efektif untuk melakukan pekerjaan
Meningkatkan kepuasan kerja karyawan
Mengidentifikasi area inti untuk memberikan pelatihan kepada karyawan
dan menemukan metode pelatihan terbaik
Pengembangan sistem pengukuran kinerja
Mencocokkan spesifikasi pekerjaan dengan spesifikasi karyawan saat
pemilihan karyawan
Proses Analisa Jabatan : Analisa
Sumber Data :
Analis
Uraian Jabatan
Fungsi Pekerjaan
Jabatan
Karyawan Tugas Kerja Job Analysis
Atasan Langsung Tanggung Jawab

Data Pekerjaan :
Tugas Kerja Fungsi HRD :
Standart Kerja Rekrutmen
Tanggung Jawab Seleksi
Pengetahuan Pelatihan &
Pengembangan
Keahlian
Penilaian Kerja
Pengalaman
Kompensasi & Benefit
Konteks Pekerjaan
Metode Pengumpulan
Peralatan Kerja
Data :
Wawancara
Kuesioner Spesifikasi Jabatan :
Observasi Keahlian yang dibutuhkan
Kondisi fisik
Logbook
Pengetahuan yang dibutuhkan
Kemampuan yang dibutuhkan
Pendekatan Dalam Analisa
Proses Analisa Jabatan :
Jabatan
Job Analysis

Orientasi Karyawan Orientasi Pekerjaan

Skill Tugas
Knowledge Fungsi
Attitude Tanggung Jawab

Analisa Jabatan Yang Pengumpulan Spesifikasi

Uraian Jabatan
Organisasi Perlu Dianalisa Data Jabatan
Manfaat Analisa Jabatan Analisa
Analisis jabatan membantu organisasi untuk membuat perubahan yang sesuai
dalam struktur organisasi, sehingga sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan
organisasi. Tugas ditambahkan atau dihapus dari pekerjaan.
Jabatan
Job Analysis

Analisa Jabatan

Uraian & Spesifikasi

Jabatan

Keputusan Penilaian Kompensasi & Pengajuan

Rekrutmen Kinerja Benefit Pelatihan
Hambatan & Tantangan Analisa
Dalam Desain Pekerjaan dan
Analisa Jabatan Jabatan
Job Analysis

1
Pekerjaan Sama, Nama Jabatan Beda
Contoh : Digital Marketing Specialist VS Brand Specialist
Tentukan jabatan yang paling luas fungsi jabatannya dan lebih general

2
Headcount Sedikit, Nama Jabatan Banyak
Contoh : Total Karyawan 50, jabatan ada 20
Tentukan jabatan berdasarkan klasifikasi / kategori pekerjaan. Contoh: Warehouse Staff untuk posisi
Picker, Checker, Inbound, Outbound

3
Organisasi yang Dinamis, Mudah Berubah Jabatan
Karyawan dimutasi dalam periode yang pendek
Diskusikan jabatan + kebutuhan talenta dengan user dan gunakan pertimbangan rencana bisnis jangka
panjang
 Uraian

Jabatan
Job Description
 Uraian

Jabatan
Job Description

Uraian Jabatan adalah pernyataan yang luas, umum, dan

tertulis tentang pekerjaan tertentu, berdasarkan temuan
analisis jabatan.

Uraian jabatan mencakup tugas, tujuan, tanggung jawab,

ruang lingkup, dan kondisi kerja suatu pekerjaan bersama
dengan judul pekerjaan, dan nama atau penunjukan orang
kepada siapa karyawan tersebut melapor.

Uraian jabatan digunakan dalam membentuk dasar spesifikasi

jabatan.
 Uraian

Jabatan
1. Identitas Jabatan Job Description

NAMA JABATAN
PEMEGANG JABATAN

DEPARTEMEN
LEVEL JABATAN

ATASAN LANGSUNG
LOKASI KERJA

BAWAHAN LANGSUNG

2. Struktur Organisasi Uraian

Gambaran struktur organisasi dicantum untuk memetakan jalur
koordinasi dan operasional serta dapat digunakan untuk penentuan Jabatan
evaluator saat penilaian kinerja (360 Feedback). Job Description

Atasan Langsung

Rekan Kerja Rekan Kerja Tidak

Jabatan
Langsung Langsung

Bawahan
3. Tujuan Jabatan Uraian
Suatu kalimat yang menggambarkan secara umum mengenai
Jabatan
mengapa jabatan itu diperlukan di dalam organisasi.
Job Description

Perlu ada posisi ini?

Soraya Faradilla M.
HRGA Manager

Bagaimana (How) + Apa (What) + Mengapa (Why)

Mengelola, merencanakan dan mengorganisir strategi manajemen sumber daya

manusia dalam rangka mengoptimalkan kinerja organisasi di perusahaan.
3. Tanggung Jawab Pekerjaan Uraian
Suatu pernyataan yang berisikan tentang hasil yang
Jabatan
diharapkan organisasi kepada jabatan ini.
Job Description
Hasil yang dilakukan bersifat permanen dan mendasar.

Bagaimana (How) + Apa (What) + Mengapa (Why)

Mengelola, merencanakan dan mengorganisir strategi manajemen sumber daya

manusia dalam rangka mengoptimalkan kinerja organisasi di perusahaan.

4. Hubungan Kerja
Hubungan Internal Hubungan Eksternal

Hubungan kerja lintas departemen (di dalam Hubungan kerja di luar Perusahaan. Contoh : Dirjen
Perusahaan). Contoh: Dept. IT, Dept. Finance dst. Pajak, Disnaker, Clients dst.
Penulisan Tanggung Jawab Jabatan Uraian

Jabatan
Job Description
 Spesifikasi

Jabatan
Job Spesification
 Spesifikasi
Spesifikasi Jabatan adalah pernyataan karakteristik
dan kualifikasi karyawan yang diperlukan untuk kinerja
Jabatan
yang memuaskan dari tugas dan tugas yang ditentukan Job Specification

yang terdiri dari pekerjaan atau fungsi tertentu.

Spesifikasi jabatan akan membantu perusahaan mendapatkan

tenaga kerja yang sangat dibutuhkan untuk meningkatkan
produktivitas perusahaan.

Perusahaan akan menghemat lebih banyak waktu dengan

harus memproses hanya aplikasi dari pelamar yang hanya
memenuhi syarat dengan spesifikasi jabatan yang diberikan
secara jelas kepada pelamar dan pencari kerja.
5. Keahlian Spesifikasi
Keahlian yang diperlukan untuk menjalankan jabatan tersebut Jabatan
Keahlian dapat dibedakan menjadi :
Job Specification
Soft Skill (Contoh: Komunikasi, Negosiasi, Leadership dst.)
Hard Skill (Contoh: Ms. Excel, Project Management, Tax dst.)

4. Kondisi Kerja
Kondisi kerja yang akan dihadapi oleh jabatan tersebut
Kondisi kerja dapat dijabarkan lebih detail menjadi :
Konsekuensi Kesalahan
Dimensi Pekerjaan :
Jumlah anggota tim
Total Anggaran Operasional
Total Proyek
Aktifitas kerja ( Di dalam ruangan / di luar ruangan / mobile )
6. Pengetahuan Spesifikasi
Pengetahuan yang mendukung pekerjaan yang dilakukan Jabatan
jabatan
Job Specification
Contoh: Memahami SEO, Memahami PPh 23, Memahami UU
Cipta Kerja dst.

7. Kemampuan
Kemampuan adalah suatu perilaku yang diharapkan untuk
menjalankan jabatan tersebut
Contoh: Mampu bekerja dengan target waktu, Mampu bekerja
secara teliti, dst.
 Evaluasi

Jabatan
Job Evaluation
 Evaluasi
Evaluasi jabatan adalah upaya untuk menentukan dan
membandingkan tuntutan kinerja normal dari
Jabatan
pekerjaan tertentu pada pekerja normal tanpa Job Specification

memperhitungkan kemampuan individu atau kinerja

pekerja yang bersangkutan.

International Labour Organization

Spesifikasi jabatan akan membantu perusahaan mendapatkan

tenaga kerja yang sangat dibutuhkan untuk meningkatkan
produktivitas perusahaan.

Perusahaan akan menghemat lebih banyak waktu dengan

harus memproses hanya aplikasi dari pelamar yang hanya
memenuhi syarat dengan spesifikasi jabatan yang diberikan
secara jelas kepada pelamar dan pencari kerja.
 Evaluasi
Kuantitatif
Job Ranking Jabatan
Job Grading
Job Specification
Kualitatif
Faktor Pembanding
Point Rating
Contoh Kualitatif (Hay Methods)

Faktor Menentukan
Analisa Jabatan Struktur Jabatan Struktur Upah
Kompensasi Metode

Pengalaman kerja
Kualifikasi Pendidikan
Kondisi Kerja
Pengelolaan Data Kerahasiaan
Konsekuensi kesalahan
Kompleksitas pekerjaan
Tanggung jawab
Kebutuhan fisik dan mental
Mengapa perlu Evaluasi Jabatan ? Evaluasi
Dasar untuk negosiasi upah yang didasarkan pada fakta dan
bukan pada kondisi yang tidak jelas (asumsi / perkiraan) Jabatan
Menilai pekerjaan, bukan orang Job Specification

Hasil akhir dari Analisa Jabatan

Bukan merancang struktur upah, tetapi membantu dalam
merasionalisasi sistem dengan mengurangi jumlah tarif yang
terpisah dan berbeda.
Evaluasi jabatan harus dibuat oleh ahli bukan karyawan biasa
Evaluasi jabatan menentukan nilai pekerjaan. Selanjutnya nilai dari
masing-masing aspek seperti tingkat keterampilan dan tanggung
jawab juga dikaitkan dan dipelajari dalam hubungannya dengan
pekerjaan.
Evaluasi jabatan membantu manajemen untuk mempertahankan
tingkat produktivitas karyawan dan kepuasan karyawan yang
tinggi.
Silahkan
Bertanya