Free Webinar

Seri MSDM Aplikatif

- Menyusun Uraian Jabatan -
Kode Unit Kompetensi
M .70SDM01.010.2 SKKNI MSDM 2020

Dadang Budiaji, MM
Via Zoom
Praktisi & Konsultan SDM
Sabtu, 22 Agustus 2020
Pkl. 09 – 11 AM (WIB)

1
 Perkenalan Pembicara
Dadang Budiaji, MM.

o Alumni MM Unpad (2004) dan HI Fisip Unpad (1988)

o Certified HR Manager (BNSP, 2019)

o Praktisi Manajemen SDM (1990 – Now)

o Dosen, Trainer, Konsultan Manajemen SDM (1992 – Now)

o Aktif pada organisasi PMSM Jawa Barat, Apindo Jawa Barat,

o AMA Bandung, Dewan Pengupahan Kota Bandung,

Untuk diskusi & konsultasi, silahkan kontak via:

WA: 0816620647; email: dadangbudiaji@gmail.com
2
 1. Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang
dibutuhkan dalam menyiapkan, merancang, dan menyusun
uraian jabatan sesuai dengan struktur organisasi yang diterapkan.
2. Menetapkan metode dan perangkat analisis jabatan dalam
bentuk dokumen tertulis.
Objectives: 3. Mengidentifikasi informasi pekerjaan dari setiap jabatan dari
berbagai narasumber di dalam organisasi.
Peserta 4. Menganalisis data dan jabatan berdasarkan metode dan
perangkat analisis jabatan yang ditetapkan.
dapat … 5. Menentukan komponen uraian jabatan sesuai format job
description yang telah ditetapkan.
6. Membuat uraian jabatan setiap posisi jabatan berdasarkan data
dan informasi jabatan yang telah dikumpulkan.
7. Menetapkan uraian jabatan berdasarkan Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang berlaku di organisasi.

3
 Overview:
Dimana Letak Uraian Jabatan?

4
 3 Jenis Analisis Dalam Perencanaan Tenaga Kerja
Kebutuhan
Jumlah
Personil

Analisis Beban
Kerja Formasi Personil
(Demand)
Jumlah GAP
Analisis
Angkatan Kerja Ketersediaan
Perencanaan Personil
Tenaga Kerja (Supply)

Analisis Pekerjaan Uraian Jabatan &

Jenis Spesifikasi
(Profil Job & SDM) Jabatan

5
Mengapa
Uraian
Jabatan
Diperlukan?

6
 PROCESS FRAMEWORK

CORPORATE BUSINESS ORGANIZATIONAL JOB ANALYSIS

STRATEGY PROCESS STRUCTURE PROCESS

OUTPUTS:
OTHER VARIABLES: JOB DESCRIPTION
Company ability to pay OUTPUTS: JOB EVALUATION
PROCESS &
Workforce market JOB VALUE
Minimum wage JOB SPESIFICATION

•Fair
•Motivate
•Competitive
•Compliance Pay For Person: Basic Wage

WAGE STRUCTURE Pay For Position: Job Allowance

& 3 COMPONENTS:
WAGE SCALE
Pay For Performance: Reward
7
Metode Dan Perangkat
Analisis Jabatan

8
 Proses pengumpulan data dan informasi
tentang pekerjaan (5W+2H) sehingga darinya
dapat disusun uraian jabatan & spesifikasi
jabatan
Inputs Proses Outputs
Apa analisis • 5W + 2H ttg • Pengumpulan • Uraian

jabatan itu?
Job data Jabatan &
• Metode & • Penyusunan • Spesifikasi
Perangkat informasi jabatan Jabatan
• Responden • Verifikasi data
• Penetapan hasil
analisis jabatan.

9
 1. Mengumpulkan data jabatan dari responden di lingkungan
perusahaan berdasarkan prosedur yang berlaku untuk
diproses lebih lanjut;
2. Mengidentifikasi data jabatan berdasarkan macam, jenis,
dan sifat jabatan serta membuat daftar rekapitulasi data
jabatan sesuai dengan jenis jabatan sebagai bahan analisis
jabatan;
Apa saja tugas 3. Menganalisis data jabatan sesuai dengan prosedur dan

seorang Analis metode penyusunan untuk bahan penyusunan informasi

jabatan, analisa beban kerja, evaluasi jabatan agar
memperlancar pelaksanaan tugas;
Jabatan? 4. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang
menangani penyusunan informasi jabatan, analisa beban
kerja, dan evaluasi jabatan sesuai dengan prosedur yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
5. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan
prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.

10
11
Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011
Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan 12
 13
Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011
Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan 14
Informasi Jabatan

15
 What? Apa nama jabatannya? Apa nama unit kerjanya? Apa misi
jabatan ini? Apa saja tugas, kewajiban, tanggung jawab dan
wewenangnya? Apa bahan dan perangkat kerja yang
diperlukan?
Why? Mengapa tugas-tugas tsb harus dijalankan?
Apa 5W+2H Where? Dimana posisi jabatan itu pada struktur organisasi? Dimana
tentang When?
lokasi kerja dan lingkungannya?
Kapan tugas-tugas itu dilakukan? Harian, Mingguan, Bulanan,
pekerjaan Triwulanan, Tahunan? Rutin? Insidentil?

itu?
Who? Siapa atau orang yang bagaimana (kompetensi dan komitmen
yang dituntut) yang dapat menjalankan job ini dengan efektif?
Ia Melapor pada siapa? Membawahi siapa, berapa banyak?
Berkoordinasi dengan siapa saja?
How? Bagaimana atau dengan cara apa tugas-tugas itu dijalankan?

How Much/ Berapa kapasitas, beban dan target yang harus dicapai,
How Long? dalam batasan waktu berapa lama?
16
Analisis Data
Dan Jabatan

17
Apa masalah
yang biasa
ditemukan?

18
 • Masalah terbesar muncul ketika seorang analis
pekerjaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat
dari manajemen.
• Manajemen puncak perlu mengkomunikasikannya
kepada manajer tingkat menengah dan karyawan
untuk meningkatkan output atau produktivitas
Kurangnya proses.
• Jika komunikasi tidak tepat, karyawan mungkin
Dukungan akan menganggapnya dan mengartikannya salah
dan mulai mencari pilihan lain yang tersedia.
Manajemen • Mereka mungkin menduga bahwa akan ada
pemberlakuan pemecatan atau tindakan terhadap
mereka.
• Untuk menghindari keadaan seperti itu, manajemen
puncak harus secara efektif mengkomunikasikan
pesan yang benar ke yang berkewajiban terhadap
mereka

19
 • Jika kita berbicara tentang mengumpulkan
data pekerjaan yang otentik dan akurat,
hampir tidak mungkin untuk mendapatkan
data yang nyata dan asli tanpa dukungan
Kurangnya karyawan.
• Jika mereka tidak siap untuk bekerja sama, itu
Kerjasama adalah pemborosan waktu, uang dan usaha
dari manusia untuk melakukan proses analisis
pekerjaan.
Karyawan • Kebutuhannya adalah untuk memberlakukan
para pekerja agar percaya diri dan
mengkomunikasikan bahwa ini akan segera
selesai untuk menyelesaikan masalah
mereka.
20
 • Jika tujuan dan kebutuhan proses
analisis pekerjaan tidak diidentifikasi
Ketidakmampuan dengan benar, seluruh latihan
untuk penyelidikan dan melakukan penelitian
adalah sia-sia.
Mengidentifikasi
• Manajer harus memutuskan sebelumnya
Kebutuhan Analisis mengapa proses ini dilakukan, apa
Pekerjaan tujuannya dan apa yang harus dilakukan
dengan data yang dikumpulkan dan
dicatat.

21
 • Pendekatan yang seimbang dan
tidak bias adalah suatu keharusan
ketika melakukan proses analisis
pekerjaan.
Adanya Bias • Untuk mendapatkan data yang nyata
dan asli, seorang analis pekerjaan
pada Job harus tidak memihak dalam
Analyst pendekatannya.
• Jika tidak dapat dihindari, lebih baik
untuk melakukan outsourcing proses
atau menyewa analis pekerjaan
profesional.

22
 • Seorang analis pekerjaan perlu
mempertimbangkan lebih dari satu
sumber data untuk mengumpulkan
Menggunakan informasi yang benar.
Sumber Data • Mengumpulkan data dari satu
sumber dapat mengakibatkan
Tunggal ketidakakuratan dan karena itu,
mengagalkan seluruh tujuan
dalam melakukan proses analisis
pekerjaan.

23
 • Dari yang terlibat dalam proses analisis
pekerjaan seperti kurangnya waktu dan
sumber daya,
• Distorsi dari yang berkewajiban,
• Kurangnya komunikasi yang tepat,
Masalah • Kuesioner yang tidak tepat dan bentuk-
lain? bentuk lain,
• Tidak adanya verifikasi dan peninjauan
proses analisis pekerjaan, dan
• Kurangnya penghargaan atau
pengakuan untuk memberikan informasi
yang asli dan berkualitas.
24
 • Uraian Jabatan sudah tidak sesuai dengan
struktur organisasi atau sebaliknya
Temuan • Uraian jabatan tidak sesuai dengan kebijakan
Untuk dan prosedur yang berlaku
Perbaikan • Ada duplikasi tugas atau ada tugas yang
tidak jelas siapa pemiliknya
Yang Biasa • Ada tugas yang seharusnya tidak muncul di
Ditemukan jabatan tertentu atau sebaliknya
Oleh Analis • Ada seorang pemegang jabatan memegang
lebih dari satu jabatan
Jabatan • Ada tugas-tugas yang tidak ada hubungan
dengan jabatan yang dipegang
25
 Komponen
Uraian Jabatan

26
 Ada Komponen Wajib & Komponen Pelengkap
Wajib:
oUraian Jabatan:
o Uraian Tugas
oSpesifikasi Jabatan:
o Kemampuan yang dituntut
Pelengkap:
Ikhtisar, Misi Jabatan, Wewenang,
Tanggung Jawab, Kewajiban, Peta
Jabatan, Dimensi Jabatan,
Pendidikan, Pelatihan, Pengalaman,
Sertifikasi Kompetensi, Kompetensi
(KSA), Profil psikologis, Korelasi
dan koordinasi, KPI dan Target,
Lingkungan dan resiko kerja, dll
meliputi 5W+2H dari jabatan tsb.
27
 Contoh Format Uraian Jabatan Paling Sederhana

Nama Jabatan : Staf Rekrutmen

Dept / Bagian : HR / Rekrutmen
Tgl pembuatan : 22 Agustus 2020

Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan

• Akan melakukan …
• Melakukan seleksi administrative atas
lamaran-lamaran yang masuk
• Melakukan test dan wawancara terhadap
kandidat yang lolos seleksi administratif
• Menjelaskan isi dokumen perjanjian kerja
• Harus punya kemampuan …
• Memahami job desc. dan job spec. dari
jabatan yang lowong
• Menguasai prosedur test psikologi dan
wawancara seleksi karyawan
• Memahami hak dan kewajiban karyawan
sesuai isi perjanjian kerja dan peraturan
perusahaan dan dapat menjelaskannya
dengan efektif

28
 Membuat
Uraian Jabatan

29
 30
Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
 31
Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
 32
Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
 Perlu dituangkan dalam sebuah dokumen
resmi, dapat berbentuk sebuah Surat
Keputusan
Ditetapkan dan ditandatangani oleh Anggota
Direksi, bisa Presiden Direktur atau Direktur
Menetapkan HR
Uraian Pada setiap lembar dokumen Uraian Jabatan
Jabatan ada lembar pengesyahan oleh Manager Dept
ybs dan Manager HR Dept
Tanggal penetapan dan edisi penerbitan /
revisi perlu dicantumkan

33
 • SK Mennaker No. 149 Th 2020 Tentang Penetapan SKKNI
MSDM
• Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 12
Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis
Jabatan
• Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 20
Tahun 2015 Tentang Uraian Tugas Jabatan Pelaksana Di
Referensi Lingkungan Badan Kepegawaian Negara
• Modul Pelatihan Manajemen Personalia, Ippm-jakarta
• Http://Www.Kuet.Ac.Bd/Webportal/Ppmv2/Uploads/151
0019834job%20rotation.Pdf
• Https://Www.Hrhelpboard.Com/Performance-
management/Job-analysis.Htm

34