Free Webinar

Free E-certificate
Seri-15 MSDM Aplikatif:

Membuat Dan Mengevaluasi Efektifitas

Bagan Struktur Organisasi
Dadang Budiaji, MM
Praktisi & Konsultan SDM
Based On SKKNI MSDM 2020
Kode Unit Kompetensi:

M .70SDM01.008.2
M .70SDM01.009.2

Jum’at 11 Desember 2020

Pkl. 19.30-21.30 PM WIB
Via Zoom
Learning Objectives: Peserta dapat …

Membuat bagan Menerapkan bagan

struktur organisasi struktur organisasi

Membuat parameter Mengevaluasi

pengukuran efektivitas efektivitas penerapan
struktur organisasi struktur organisasi
Pendidikan/Kualifikasi:
o MM Unpad (2004), HI Fisip Unpad (1988)
o Certified HR Manager, BNSP (2019)
Tentang Pembicara:
Pekerjaan Sekarang:
o Senior Manager HR MGJ (Cardinal &
Andrew Smith Brands)
o Direktur Utama CV BJA (MGJ Group)
o Dosen Luar Biasa MM Unpad
o Trainer & Konsultan Manajemen (SDM)
Keorganisasian:
o Ketua Perhimpunan Manajemen SDM
(PMSM) Jawa Barat
o Pengurus Apindo Jawa Barat Dadang Budiaji, MM
o Anggota Asosiasi Manajemen (AMA)
Bandung
o Anggota Dewan Pengupahan Kota
Bandung
Bagian-1:
Membuat Bagan
Struktur
Organisasi
Kode unit Kompetensi
M.70SDM01.008.2
 (1) Alternatif Bagan (2) Bagan Struktur
Stuktur Organisasi Organisasi yang baru dibuat
sesuai dengan alur proses
dianalisis berdasarkan
bisnis yang telah
kriteria-kriteria yang telah diidentifikasikan dan
ditentukan pada model kriteria-kriteria yang telah
organisasi ditetapkan

Big (4) Bagan Struktur

Organisasi disampaikan
kepada pihak yang
(3) Naskah bagan Struktur
Organisasi ditetapkan

Picture-1
sesuai Standar
berkepentingan
Operasional Prosedur
berdasarkan rencana aksi
(SOP) yang berlaku
yang telah ditetapkan

(5) Bagan Struktur

Organisasi di detailkan pada
Organisasi di bawahanya
dan digunakan jajaran
organisasi sebagai referensi
kegiatan operasional
organisasi
 Struktur organisasi adalah sistem yang
menguraikan bagaimana aktivitas tertentu
diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Apa tujuan
Kegiatan ini dapat mencakup aturan, peran,
dari struktur dan tanggung jawab.
organisasi?
Struktur organisasi juga menentukan
bagaimana informasi mengalir antar level
dalam perusahaan.
Faktor kontinjensi yang mempengaruhi desain organisasi: campuran
karakteristik desain yang tepat sesuai dengan faktor kontinjensi
Interaksi Kontekstual
Dan Dimensi
Struktural
Dari Desain
Organisasi
Struktur organisasi menentukan bagaimana
tugas pekerjaan secara formal dibagi,
dikelompokkan, dan dikoordinasikan.

Manajer perlu menangani enam elemen kunci

saat mereka merancang struktur organisasi
mereka:

1. Spesialisasi kerja
2. Departementalisasi
3. Rantai komando
4. Rentang kendali
5. Sentralisasi dan desentralisasi
6. Formalisasi
 Pertanyaan dan jawaban untuk
mendesain struktur organisasi yang tepat
Pertanyaan Kunci: Jawabannya Diberikan Oleh:
1. Sampai sejauh mana kegiatan dibagi lagi 1. Spesialisasi pekerjaan
sebagai pekerjaan terpisah?
2. Atas dasar apa pekerjaan akan dikelompokkan? 2. Departementalisasi
3. Kepada siapa individu dan kelompok melapor?
3. Rantai komando
4. Berapa banyak individu yang bisa menjadi
manajer secara efisien dan mengarahkan
secara efektif? 4. Rentang kendali
5. Di manakah letak otoritas pengambilan
keputusan? 5. Sentralisasi dan desentralisasi
6. Sejauh mana akan ada aturan dan regulasi
mengarahkan karyawan dan manajer? 6. Formalisasi
Dua Pendekatan Desain Organisasi
Karakteristik enam elemen dari dua kategori model
organisasi: Mekanistik versus Organik
Hubungan Desain Organisasi dengan
Efisiensi versus Hasil Pembelajaran
Hubungan Struktur dengan Kebutuhan Organisasi
Untuk Efisiensi versus Belajar
 1. Kegiatan Pekerjaan Yang Dibutuhkan: Departemen
dibuat untuk melakukan tugas yang dianggap penting
secara strategis bagi perusahaan. Organisasi biasanya
menetapkan posisi, departemen, atau divisi baru
sebagai cara untuk menyelesaikan tugas baru yang
Alternatif Desain dianggap berharga oleh organisasi
2. Hubungan Pelaporan: sering disebut rantai komando,
Organisasi: Desain diwakili oleh garis vertikal pada bagan organisasi. Rantai

keseluruhan dari komando harus menjadi garis otoritas yang tidak

terputus yang menghubungkan semua orang dalam

struktur organisasi suatu organisasi dan menunjukkan siapa yang melapor

kepada siapa

menunjukkan tiga 3. Pengelompokan Departemen: Pilihan untuk

pengelompokan departemen:
hal: a. Pengelompokan Fungsional,
b. Pengelompokan Divisi,
c. Pengelompokan Multi Fokus,
d. Pengelompokan Horizontal, Dan
e. Pengelompokan Jaringan Virtual
Pilihan Desain Struktural
untuk Mengelompokkan
Karyawan ke dalam
Departemen
 • Pilih STRUKTUR FUNGSIONAL ketika efisiensi
penting, ketika pengetahuan dan keahlian yang
mendalam sangat penting untuk memenuhi tujuan
Saat merancang organisasi, dan ketika organisasi perlu dikendalikan
dan dikoordinasikan melalui hierarki vertikal.
struktur organisasi • Gunakan STRUKTUR DIVISI dalam organisasi besar
secara dengan beberapa lini produk dan bila Anda ingin
memprioritaskan tujuan produk dan koordinasi
keseluruhan: lintas fungsi
Fungsional, Divisi, • Pertimbangkan STRUKTUR MATRIKS ketika
organisasi perlu memberikan prioritas yang sama
Matriks untuk produk dan fungsi karena tekanan ganda
dari pelanggan di lingkungan.
• Gunakan matriks fungsional atau matriks produk
jika matriks seimbang dengan garis kewenangan
ganda tidak sesuai untuk organisasi Anda
 • Pertimbangkan STRUKTUR HORIZONTAL
ketika kebutuhan dan permintaan pelanggan
berubah dengan cepat dan ketika
pembelajaran dan inovasi sangat penting
untuk kesuksesan organisasi.
Saat merancang • Tentukan proses inti dengan hati-hati dan latih
struktur organisasi manajer serta karyawan untuk bekerja dalam
secara keseluruhan: struktur horizontal.
Horizontal, • Gunakan STRUKTUR JARINGAN VIRTUAL
untuk fleksibilitas ekstrim dan respon cepat
Jaringan Virtual terhadap kondisi pasar yang berubah.
• Fokus pada aktivitas utama yang membuat
organisasi kompetitif, manfaatkan dan lakukan
outsourcing aktivitas lain kepada mitra yang
dipilih dengan cermat.
 Kekuatan dan Kelemahan Struktur Fungsional

Kekuatan Kelemahan
1. Memungkinkan skala ekonomi dalam 1. Waktu respons yang lambat terhadap
departemen fungsional perubahan lingkungan
2. Memungkinkan pengembangan 2. Dapat menyebabkan keputusan bertumpuk di
pengetahuan dan keterampilan yang atas; hierarki kelebihan beban
mendalam 3. Mengakibatkan koordinasi horizontal yang
buruk antar departemen
3. Memungkinkan organisasi untuk mencapai
tujuan fungsional 4. Menghasilkan inovasi yang lebih sedikit

4. Paling baik dengan hanya satu atau 5. Melibatkan pandangan terbatas dari tujuan
organisasi
beberapa produk
 Kekuatan dan Kelemahan
Struktur Divisi

Kekuatan Kelemahan
• Cocok untuk perubahan cepat dalam lingkungan • Menghilangkan skala ekonomi di departemen
yang tidak stabil fungsional
• Mengarah pada kepuasan pelanggan karena • Menghasilkan koordinasi yang buruk di seluruh lini
tanggung jawab produk dan titik kontak jelas produk
• Melibatkan koordinasi tinggi lintas fungsi • Menghilangkan kompetensi yang mendalam dan
spesialisasi teknis
• Memungkinkan unit untuk beradaptasi dengan
perbedaan produk, wilayah, pelanggan • Membuat integrasi dan standarisasi di seluruh lini
produk sulit
• Terbaik di organisasi besar dengan beberapa produk
• Mendesentralisasi pengambilan keputusan
 Kekuatan dan
Kelemahan
Struktur
Matriks
Kekuatan
• Mencapai koordinasi yang diperlukan untuk memenuhi
permintaan ganda dari pelanggan
• Pembagian sumber daya manusia yang fleksibel di
seluruh produk
• Cocok untuk keputusan yang kompleks dan sering
berubah dalam lingkungan yang tidak stabil
• Memberikan kesempatan untuk pengembangan
fungsional dan keterampilan produk
• Terbaik dalam organisasi menengah dengan banyak
produk
Kelemahan
• Menyebabkan peserta mengalami otoritas ganda, yang
dapat membuat frustrasi dan membingungkan
• Karyawan membutuhkan keterampilan interpersonal yang
baik dan pelatihan yang ekstensif
• Memakan waktu; melibatkan pertemuan yang sering dan
sesi resolusi konflik
• Tidak akan berhasil kecuali karyawan memahami dan
mengadopsi hubungan kolegial daripada tipe vertikal
• Membutuhkan usaha keras untuk menjaga keseimbangan
kekuasaan
 Kekuatan dan
Kelemahan
Struktur
Horizontal
Kekuatan
• Meningkatkan fleksibilitas dan respons cepat terhadap
perubahan kebutuhan pelanggan
• Mengarahkan perhatian semua orang ke arah produksi
dan penyampaian nilai kepada pelanggan
• Setiap karyawan memiliki pandangan yang lebih luas
tentang tujuan organisasi
• Meningkatkan fokus pada kerja tim dan kolaborasi
• Meningkatkan kualitas hidup karyawan dengan
menawarkan mereka kesempatan untuk berbagi
tanggung jawab, membuat keputusan, dan bertanggung
jawab atas hasil
Kelemahan
• Menentukan proses inti sulit dan memakan waktu
• Membutuhkan perubahan dalam budaya, desain
pekerjaan, filosofi manajemen, dan sistem informasi dan
penghargaan
• Manajer tradisional mungkin akan menolak jika mereka
harus menyerahkan kekuasaan dan otoritas
• Membutuhkan pelatihan karyawan yang signifikan untuk
bekerja secara efektif dalam lingkungan tim horizontal
• Dapat membatasi pengembangan keterampilan yang
mendalam
 Kekuatan dan
Kelemahan
Struktur Jaringan
Virtual
Kekuatan
• Memungkinkan organisasi kecil untuk mendapatkan
bakat dan sumber daya di seluruh dunia
• Memberi perusahaan skala dan jangkauan langsung
tanpa investasi besar di pabrik, peralatan, atau
fasilitas distribusi
• Memungkinkan organisasi menjadi sangat fleksibel
dan responsif terhadap kebutuhan yang berubah
• Mengurangi biaya overhead administrasi
Kelemahan
• Manajer tidak memiliki kendali langsung atas
banyak aktivitas dan karyawan
• Membutuhkan banyak waktu untuk mengelola
hubungan dan potensi konflik dengan mitra kontrak
• Ada risiko kegagalan organisasi jika mitra gagal
menyampaikan atau keluar dari bisnis
• Loyalitas karyawan dan budaya perusahaan
mungkin lemah karena karyawan merasa dapat
digantikan oleh layanan kontrak
 Alternatif lain:
Struktur Hybrid
(hibrida)
• Terapkan struktur hybrid, jika
diperlukan, untuk
menggabungkan karakteristik
struktur fungsional, divisi, dan
horizontal.
• Gunakan struktur hybrid di
lingkungan yang kompleks
untuk memanfaatkan kekuatan
berbagai karakteristik struktural
dan menghindari beberapa
kelemahan
 • Para eksekutif puncak secara berkala mengevaluasi
struktur organisasi untuk menentukan apakah sesuai
dengan kebutuhan yang berubah.
• Manajer berusaha untuk mencapai kesesuaian
terbaik antara hubungan pelaporan internal dan
kebutuhan lingkungan eksternal.
Catatan Penting: • Sebagai aturan umum, ketika struktur organisasi tidak
sejalan dengan kebutuhan organisasi, satu atau lebih
Gejala Defisiensi gejala defisiensi struktural berikut akan muncul
Struktural • Pengambilan keputusan tertunda atau kurang
berkualitas
• Organisasi tidak menanggapi secara inovatif
lingkungan yang berubah
• Penurunan kinerja karyawan dan tujuan tidak
terpenuhi
• Terlalu banyak konflik terbukti
 • Sebuah bagan organisasi hanya berupa
begitu banyak garis dan kotak di atas
selembar kertas.
• Tujuan dari bagan organisasi adalah
untuk mendorong dan mengarahkan
karyawan ke dalam aktivitas dan
komunikasi yang memungkinkan
Akhirnya … organisasi mencapai tujuannya.
• Bagan organisasi memberikan struktur,
tetapi karyawan memberikan perilaku.
• Bagan tersebut adalah pedoman untuk
mendorong orang untuk bekerja sama,
tetapi manajemen harus menerapkan
struktur dan melaksanakannya.
Bagian-2:
Mengevalua
si Efektivitas
Struktur
Organisasi

Kode Unit
Kompetensi
M.70SDM01.009.2
 Big Picture-2

Parameter pengukuran efektivitas Struktur Organisasi diidentifikasi

berdasarkan hasil analisis terhadap berbagai sumber informasi dan rujukan

Parameter efektivitas Struktur Organisasi dituangkan dan ditetapkan dalam

dokumen tertulis

Evaluasi efektivitas Struktur Organisasi dilaksanakan berdasarkan parameter

dan rencana aksi yang telah ditentukan

Hasil evaluasi efektivitas organisasi ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat

prioritas dan urgensinya untuk perbaikan berkesinambungan
 Struktur organisasi perusahaan adalah
tentang fleksibilitas
pembagian tugas dan perusahaan dalam
komunikasi,
tanggung jawab, dan menghadapi
perubahan.
Apa struktur
organisasi
yang efektif?
Ini melibatkan garis otoritas dan
akuntabilitas serta jenis perilaku apa yang
dianggap dapat diterima dalam organisasi
 Lima Bidang Inti
Sebagai Parameter
Organisasi yang efektif menciptakan
hasil, dan agar sepenuhnya efektif,
organisasi harus menunjukkan
kekuatan di lima bidang organisasi
inti:
1. Kepemimpinan,
2. Pengambilan keputusan dan
struktur
3. Orang
4. Proses dan sistem kerja
5. Budaya
 1. Terlalu banyak orang yang
terlibat dalam setiap keputusan
2. Staf mengeluh tentang prioritas
Indikasi yang tidak jelas dan berubah

Organisasi 3. Tidak ada kekuatan di jajaran

kepemimpinan untuk
Yang Tidak mengambil tugas baru
4. Staf menduplikasi pekerjaan
Efektif dan menciptakan kembali
proses yang ada
5. Kegiatan berbiaya tinggi (high
cost)
 Kecepatan dan
Tingkat efisiensi
ketepatan
operasional
pengambilan
perusahaan
keputusan
Manfaat
Struktur sebagai Kemampuan
Peningkatan
beroperasi di
Parameter berbagai lokasi
penjualan dan
layanan pelanggan
Efektivitas pasar

Peningkatan
kinerja dan
kreativitas
karyawan
 Weisbord Model
Weisbord's Six-Box Model adalah sebuah model diagnosis
organisasi yang diusulkan Marvin Ross Weisbord, seorang
konsultan desain organisasi

• Dalam model Weisbord, suatu organisasi itu
digambarkan mempunyai 6 kotak :
1. TUJUAN,
2. STRUKTUR,
3. PENGHARGAAN,
4. MEKANISME TATA KERJA,
5. TATA HUBUNGAN, DAN
6. KEPEMIMPINAN.
• Menurut Weisbord, setiap kotak tersebut
harus dilakukan diagnosa baik yang meliputi
sistem formal maupun informalnya
 Sistem
Formal dan
Informal
 • Kepmennaker RI No. 149 Tahun 2020
Tentang SKKNI MSDM
• Richard L. Daft, Vanderbilt University,
Organization Theory And Design, Tenth
Edition, South-western, Cengage Learning,
2010
• Essentials Of Organizational Behaviour,

Referensi Stephen P. Robbins (San Diego State

University), Timothy A. Judge (University
Of Notre Dame), Katherine E. Breward
(University Of Winnipeg), Pearson Canada,
2018
• The Effective Organization: Five Questions T
o Translate Leadership Into Strong Manage
ment |
Bridgespan
• Diagnosa Dalam Pengembangan Organisasi
- PDF Download Gratis (Docplayer.Info)