KURSUS GEMBA SIRI 1

PROJEK LEAN MANAGEMENT

TARIKH : 29 MAC 2017

MASA : 8.00 PAGI 5.00 PETANG
TEMPAT : PERPUSTAKAAN IKML
 OBJEKTIF

Mengetahui tentang pengenalan dan konsep pengurusan

Lean.
Mengetahui jenis-jenis pembaziran dan mengenalpasti
aktiviti yang mempunyai tambah nilai (Value Added) dan
bukan tambah nilai (Non Value Added).
Memahami dan boleh melaksanakan kaedah pengurusan
Lean yang menggunakan pendekatan Pemetaan Aliran
Proses (Value Stream Mapping).
Memupuk kesedaran dan pemikiran ke arah budaya
pengurusan Lean di tempat kerja.
KANDUNGAN
 BAHAGIAN I
PENGENALAN DAN KONSEP
PENGURUSAN LEAN
KEPENTINGAN USAHA PENAMBAHBAIKAN
DALAM ORGANISASI
Persaingan global mendorong kepada strategi perniagaan yang memberi
tumpuan kepada aspek memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan.

Perubahan tahap kepuasan pelanggan dan dorongan kepada barangan

dan perkhidmatan berkualiti tinggi.

Penambahbaikan berterusan, inovasi dan kepantasan adalah kunci

kejayaan organisasi.

Pendekatan kepada pengurangan kos dalam setiap operasi perniagaan.

Pelaksanaan program-program produktiviti dan kualiti yang diperlukan

dengan lebih berkesan dan efektif.
KAIZEN PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN
Keadaan semakin bertambah baik berbanding
sebelumnya. Berlaku aktiviti penambahbaikan yang
dilakukan oleh pekerja

KESAN PENAMBAHBAIKAN
Kerja menjadi lebih baik
Kerja menjadi lebih mudah
Kerja menjadi lebih cepat
Kerja menjadi lebih murah
Kerja menjadi lebih produktif
STRUKTUR PENAMBAHBAIKAN
PRODUKTIVITI DAN KUALITI

Program Integrasi Lanjutan seperti Pengursan

Lean, ISO, TQM, TPM dan lain-lain
PENGURUSAN
LEAN

KAIZEN melalui:
KAIZEN Aktiviti kumpulan kecil
Penambahbaikan Budaya Kaizen Mindset
Berterusan Pembelajaran dan latihan untuk
mengurangkan pembaziran

AMALAN 5S Pelaksanaan Amalan 5S sebagai asas

Persekitaran ke arah usaha penambahbaikan
Berkualiti berterusan.
 PERJALANAN KE ARAH PENINGKATAN
PRODUKTIVITI DAN KUALITI
5S + KAIZEN +
LEAN MANAGEMENT
5S + KAIZEN

5S
Continuous Improvement
Technique / Practices used
to Establish and Maintain
Quality Environment
in Organization
Specific Continuous Improvement
of the Technique/
Practices used
of the Technique/
in Existing 5S System Especially in
Practices used
Quality and Product Delivery
in Existing 5S System

Clean and conducive Increase profitability.

work place.
Save cost and more saving. Well developed an excellent
Proper storage and culture/ which conform to
management of Practice correct working International Culture.
documentation. culture.
More facilities and rewards
Well maintained tools Improve work productivity to staff.
& equipments. and products quality.
Solid customer confidence &
Developing responsible Customer happiness. trust/more order.
and accountable
attitude. Respectable organization.

DEVELOPMENT CULTURE HIGH IMPACT

 KEPENTINGAN PENGURUSAN LEAN

Sejajar dengan usaha ke arah penambahbaikan, penjimatan

dalam urusan seharian, kaedah penghapusan pembaziran
melalui pengurusan Lean merupakan kaedah terbaik yang
boleh diadaptasi oleh semua sektor awam mahupun sektor
swasta.

Selain menghapuskan pembaziran, pengurusan Lean juga

dilaksana untuk menilai dan menambahbaik proses, operasi
dan sistem agar dapat meningkatkan kecekapan penghasilan
yang lebih baik pada masa yang lebih cepat dan efisien dengan
sumber yang minima serta proses yang tidak kompleks di
samping mencorak penyampaian perkhidmatan yang
cemerlang kepada pelanggan.
 MEMAKSIMA NILAI PELANGGAN DAN
MENGHAPUS PEMBAZIRAN
Keperluan kepada pengurusan Lean perlu diterap dan diamal
dalam sistem pengurusan yang diguna pakai pada masa kini.
Jika ditinjau dalam sesebuah organisasi, masalah pembaziran
merupakan isu yang sering diberi perhatian oleh pihak
pengurusan.

Pembaziran dalam organisasi yang dimaksudkan ialah

pembaziran sumber dalaman atau pembaziran input kerja dan
output kerja yang kurang menepati kehendak pelanggan dalam
meningkatkan tahap pengurusan, pengeluaran dan
penyampaian perkhidmatan berkonsep:

Maximize Customer Value, Eliminate Waste

 RASIONAL LEAN

LEAN diilhamkan dengan satu konsep pemikiran yang

difokuskan untuk menghapus pembaziran dalam organisasi
supaya ianya dapat memberikan nilai yang maksimum kepada
pelanggan. Bermula dari sini, perlaksanaan pengurusan Lean
adalah untuk mengenal pasti punca pembaziran dan
mempercepatkan proses penambahbaikan melalui persekitaran
kerja yang stabil, jelas dan penyeragaman prosedur.

Faedahnya organisasi akan dapat membina sistem kualiti dan

memberi perkhidmatan terbaik kepada pelanggan melalui
usaha-usaha menghapuskan pembaziran yang berlaku.
 OBJEKTIF LEAN

Tiga objektif utama

pengurusan Lean:

Penambahbaikan
proses kerja
Kepuasan pelanggan
Kepuasan bekerja
LEAN HOUSE
 TAKRIFAN LEAN

Lean merujuk kepada koleksi prinsip-prinsip dan

kaedah-kaedah yang memberi tumpuan kepada
mengenalpasti dan menghapuskan aktiviti yang tidak
memberi tambah nilai (pembaziran kerja) kepada
pelanggan dalam mana-mana proses.
 MENGAPA LEAN
Lean memberi tumpuan kepada operasi.
Lean mempunyai keupayaan untuk mengukur masa
perkhidmatan, keupayaan proses dan kepuasan pelanggan.
Lean melibatkan pekerja.
Lean mencabar sasaran.
 MATLAMAT LEAN
Pendekatan Perniagaan Biasa

Waste PENYAMPAIAN
TEMPAHAN
PRODUK/
PELANGGAN
PERKHIDMATAN

Masa

Pendekatan Lean

Waste PENYAMPAIAN
TEMPAHAN
PRODUK/
PELANGGAN
PERKHIDMATAN

Masa
PRINSIP-
PRINSIP
LEAN
 PRINSIP-PRINSIP LEAN
1. Kenal pasti pelanggan dan
penetapan nilai

Mendefinisikan nilai daripada

perspektif pelanggan, justeru
setiap aktiviti tidak bernilai
(pembaziran) boleh dikurangkan/
dihapuskan sebagai sasaran.
Bagaimana nilai didefinisikan:
Pelanggan diutamakan
Sentiasa berubah mengikut
keperluan
Sentiasa betul dan tepat
 PRINSIP-PRINSIP LEAN

2. Kenal pasti dan Pemetaan Value

Stream

Value Stream adalah turutan proses

yang wujudkan nilai daripada bahan
mentah sehingga kepada pelanggan.
Value Stream akan merangkumi secara
keseluruhan rangkaian aktiviti.
Value Stream Mapping adalah aspek
integrasi dalam pengurusan Lean
 PRINSIP-PRINSIP LEAN
3. Wujudkan aliran untuk mengurang
/ menghapus pembaziran

75% aktiviti dalam sesuatu perniagaan

didapati tiada tambah nilai (pembaziran).
Gunakan satu aliran yang
menghubungkan aktiviti-aktiviti dan
proses-proses dan gabungkan secara
efisien mengandungi nilai tambah yang
maksima dan meminima pembaziran.
Masa menunggu dalam proses aktiviti
dikurangkan / dihapuskan untuk
penambahan nilai tambah.
 PRINSIP-PRINSIP LEAN
4. Tindak balas kepada
Customer Pull

Buat/ beri apa yang pelanggan

perlu dan bila pelanggan
memerlukan.
Pull Bertindak kepada kadar
permintaan pelanggan.
Aktiviti pengeluaran produk /
perkhidmatan berdasarkan
signal atau petunjuk dari
pelanggan.
 PRINSIP-PRINSIP LEAN
5. Teruskan Kesempurnaan

Usaha penambahbaikan secara

berterusan.
Menyelia produk /
perkhidmatan mengikut
kehendak dan keperluan
pelanggan.
Kesempurnaan adalah aspirasi
semua perkara boleh ditambah
baik.
 BAHAGIAN 2
JENIS PEMBAZIRAN DAN AKTIVITI
NILAI TAMBAH/ BUKAN NILAI
TAMBAH
 APA ITU PEMBAZIRAN

Apa sahaja aktiviti yang

menyebabkan kos operasi
bertambah semasa proses
kerja PEMBAZIRAN

Proses ini ertinya : Tiada Nilai

Tambah
 TAMBAH NILAI &
BUKAN TAMBAH NILAI
Sesuatu aktiviti/ proces ditafsirkan sebagai pembaziran
kecuali:

Menepati sepenuhnya keperluan pelanggan.

Perlaksanaan aktiviti secara paling ekonomik.

Jika aktiviti tidak dapat memenuhi kehendak pelanggan

dan tidak dapat dilaksanakan secara ekonomikal.
MENGAPA TERUS CARA YANG SAMA?
 TAMBAH NILAI &
BUKAN TAMBAH NILAI
AKTIVITI TAMBAH NILAI AKTIVITI BUKAN TAMBAH
Daftar tempahan NILAI
Tempahan bahan/ item Menunggu
Pemasangan Pergerakan
Hantar kepada pelanggan Pengiraan
Proses deposit Pemeriksaan
Rawat pesakit Rakaman
Serah tiket Mendapatkan kelulusan
Penyalinan
Buat semula/ ulang kerja
BUKAN TAMBAH NILAI (3M)
LEAN mengandungi alat-
alat yang boleh
membantu untuk
mengenal pasti dan
menghapuskan Waste
(MUDA), Unevenness
(MURA) dan Overburden
(MURI).
 BAHAGIAN 3
KAEDAH PENGURUSAN LEAN
MELALUI VSM
 VALUE STREAM MAPPING
Value Stream Mapping adalah alat secara grafik yang
boleh membantu untuk melihat dan memahami aliran
proses bahan dan informasi sebagai produk/
perkhidmatan berada dalam value stream. Justeru boleh
dilihat peluang-peluang untuk mengurang / menghapus
pembaziran dalam proses.
 10 LANGKAH ANALISIS VSM
Phase I CURRENT STATE VSM
Step 1 Select Service / Product Families
Step 2 Establish Mapping and Data Collection Ground Rules
Step 3 Map the Process Flow (With Data Box)
Step 4 Map the Material Flow
Step 5 Indicate Time Pulse
Step 6 Map the Information Flow
Step 7 Identify VA & NVA
Phase II CURRENT STATE VSM WITH OPPORTUNITIES
Step 8 Identify Opportunities through: Value Analysis, Waste
Analysis, Root Cause Analysis etc
Phase III FUTURE STATE VSM
Step 9 Create Future State VSM
Step 10 Kaizen Action Plan
 Step 1
Select Service / Product Families
Determine what individual / group product or
service you will map.

Has biggest impact on customer.

Has impact on volume, quality and cost.
Has common flow/ same steps.
 SENARAI PROJEK LEAN
Proses Tuntutan Belanja Perjalanan Dalam/ Luar Negeri
PENT
(TNT)

SPN Proses Penerimaan Dan Pengeluaran Stok

SKM Proses Senggaraan Alat

SSB Proses Penilaian End Of Course Servey

Proses Penyimpanan Slip Keputusan Penilaian Pelajar di

STK
Program
 SENARAI PROJEK LEAN

STB Proses Pelupusan Aset

STU Proses Pendaftaran Kenderaan Pelajar

STF Proses Penilaian Dan Pemarkahan CAR untuk Kursus

Amali

SAF Proses Pengurusan Asrama (Penempatan Pelajar)

STP Proses Pendaftaran Pelajar Kanan

 SENARAI PROJEK LEAN

SLR Proses Merekod Pergerakan Staf (Cuti, Kursus dll)

STR Proses Pelupusan Habuk Kayu

SEP Proses Perjalanan Pelajar Dari Program SEP ke Bilik

Kuliah Pengajian Am

PAM Proses Penilaian Pengajar

 Step 2:
Establish Mapping Rules
3 Simple Mapping and Data Collection Ground
1. Go to the Gemba! - Actual place where the process is performed.
2. Talk to the Actual people involved in the process and get the real facts.
3. Observe and chart the Actual process.
Reality is invariably different from perception; Few processes work the way
we think they do.
The purpose of value stream mapping is to identify waste, not to develop
the perfect process map.

DO A WALK THROUGH

Understand the process through facts and data!

 Step 3: Map the Process Flow
(With Data Box)
Draw basic processes:

Target Invoice : 102 Per day

Identify the Dealer Takt Time : 282.35

major process
steps and start
mapping

Receive Search File DC DBO Checking Data Entry Payment

Information to be
collected for Data
Box
 Step 3: Map the Process Flow (With Data Box)
Walk the Value Stream to Collect Data
Process Time File/document back log
Waiting Time (inventory)

Number of FTE (people) Number of Service Variation

Error % or rework

Downtime hours or %

Overtime hours or %

DO A WALK THROUGH
 Target Invoice : 102 Per day
Takt Time : 282.35
Dealer

Receive Search File DC DBO Checking Data entry payment

=1 =1 =5 =3 =1 =1 =1

TAT : 61.6 TAT : 300 TAT :1610.2 TAT : 288.75 TAT : 82 TAT : 84 TAT : 82
327 per day 96 per day 90 Per day 240 Per day 280 Per day 274 Per day 280 Per day
Eff : 70% Eff : 100% Eff :100% Eff :80% Eff :80% Eff :80% Eff :80%

Record data attributes (process measurements)

 Step 4: Map the Material Flow
Capture the storage between
Target Invoice : 102 Per day
processes Takt Time : 282.35
Dealer
Add the icon for invoice movement
on the map

Out

In 18 Out In Out In Out In 4

Receive Find File 18 13 DO 5 8 DOB 4 5 Checking Key in payment

=1 =1 =5 =3 =1 =1 =1

TAT : 61.6 TAT : 300 TAT :1610.2 TAT : 288.75 TAT : 82 TAT : 84 TAT : 82
327 per day 96 per day 90 Per day 240 Per day 280 Per day 274 Per day 280 Per day
Eff : 70% Eff : 100% Eff :100% Eff :80% Eff :80% Eff :80% Eff :80%

In Out

29 10
 Step 5: Indicate Time Pulse
(Cycle Time, Waiting Time and Lead time)
Target Invoice : 102 Per day
Takt Time : 282.35
Dealer

Additional Info. By
Phone/Fax
Send by dealer / MO/
Runner Collect by dealer /
MO/ Runner

In Out

18 Out In Out In Out In 4

Receive Find File 18 13 DO 5 8 DOB 4 5 Checking Key in payment

=1 =1 =5 =3 =1 =1 =1

TAT : 61.6 TAT : 300 TAT :1610.2 TAT : 288.75 TAT : 82 TAT : 84 TAT : 82
327 per day 96 per day 90 Per day 240 Per day 280 Per day 274 Per day 280 Per day
Eff : 70% Eff : 100% Eff :100% Eff :80% Eff :80% Eff :80% Eff :80%
In Out
0.176 0.088 0.040
0.304 29 0.510 10
days days days
days days

361.6 sec 1610.2 sec 288.75 sec 248 sec

Total Lead Time : 99103 Sec ( 1.14 days)

Process Time : 2508.55 (0.029 days)
Value add : 2.53 %
No-Value add : 97.47%
 Step 6: Map The Information Flow
Target Invoice : 102 Per day
Takt Time : 282.35
Dealer

Additional Info. By
Phone/Fax
Send by dealer / Mrktg
Collect by dealer / Mrktg
Officer/ Runner
Officer / Runner

In Out In Out In Out In Out

18 Receive Find File 18 13 DO 5 8 DOB 4 5 Checking Key in payment 4

=1 =1 =5 =3 =1 =1 =1

TAT : 61.6 TAT : 300 TAT :1610.2 TAT : 288.75 TAT : 82 TAT : 84 TAT : 82
327 per day 96 per day 90 Per day 240 Per day 280 Per day 274 Per day 280 Per day
Eff : 70% Eff : 100% Eff :100% Eff :80% Eff :80% Eff :80% Eff :80%
In Out

0.176 29 0.510 10 0.088 0.040

0.304
days days days
days days

361.6 sec 1610.2 sec 288.75 sec 248 sec

Total Lead Time : 99103 Sec ( 1.14 days)

Process Time : 2508.55 (0.029 days)
Value add : 2.53 %
No-Value add : 97.47%
 Step 7 Identify VA & NVA Analysis
Target Invoice : 102 Per day
Identify Waste Takt Time : 282.35 sec / invoice
Dealer

Additional Info. By
Phone/Fax
Send by dealer / MO/
Runner Collect by dealer /
MO/ Runner

Out
In

4
18 Out In Out In Out In

Receive Find File 18 13 DO 5 8 DOB 4 5 Checking Key in payment

=1 =1 =5 40 sec =3 =1 =1 =1
20 sec

TAT : 61.6 TAT : 300 TAT :1610.2 TAT : 288.75 TAT : 82 TAT : 84 TAT : 82
327 per day 96 per day 90 Per day 240 Per day 280 Per day 274 Per day 280 Per day
Eff : 70% Eff : 100% Eff :100% Eff :80% Eff :80% Eff :80% Eff :80%
In Out

0.176 29 0.510 10 0.088 0.040

0.304
days days days
days days

361.6 sec 1610.2 sec 288.75 sec 248 sec

 Step 8:
Analysis Tools To Identify Opptunities
1. Value Analysis
2. Waste Analysis.
3. Root Couse Analysis
5 Whys.
Fishbone Diagram
Eliminate, Combine, Rearrange or Simplify
 Step 9:
Design Future State VSM
Purpose:
Define how the plant will operate in the future.
Serve as the blueprint for implementation

Without it, the Current State Map is nothing more

than wallpaper!
 Step 10: Kaizen Action Plan
KAIZEN ACTION PLAN
ACTUAL
DESCRIPTION OF WASTE PROPOSED TARGET
NO PIC COMPLETION REMARKS
(PROCESS GAP FOUND) IMPROVEMENT DUE DATE
DATE
 AKTIVITI BENGKEL 1

PEMETAAN PROSES VSM (CURRENT STATE)

GEMBA DATA VSM

MAN PROSES STEP TAKT

PROSES
POWER MASA PROSES TIME
SENARAI FASILITATOR
 AKTIVITI BENGKEL 2

ROOT CAUSE ANALYSIS

FISHBONE
5 WHYS SMART
DIAGRAM
 AKTIVITI BENGKEL 3

PEMETAAN PROSES VSM (FUTURE STATE)

KAIZEN INOVASI

MAN PROSES STEP TAKT

PROSES
POWER MASA PROSES TIME