MANUAL PESERTA
Operational Excellence
Nama : …………………….……………….
Dept. : …………………….……………….
SE I Ver 2 .0 Page 1
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Perubahan apa yang pernah dilakukan pada proses kerja dan memberikan
dampak positif bagi output kerja?
SE I Ver 2 .0 Page 2
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Perilaku yang dibangun The Shingo House mengacu pada guiding principle (prinsip –
prinsip dasar) yang didukung dengan supporting concept (konsep pendukung).
Pengertian guiding principle (prinsip dasar) adalah perilaku yang berlandaskan pada
prinsip – prinsip peningkatan kinerja.
Perhatikan diagram The Shingo House pada halaman berikut ini. Sisi sebelah kiri
adalah guiding principle sedangkan sisi sebelah kanan adalah supporting concept.
Setiap karyawan harus menjalankan perilaku di sisi kiri dan menguasai konsep di sisi
kanan. Setiap guiding principle dan supporting concept dibagi ke dalam 4 dimensi yang
SE I Ver 2 .0 Page 3
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 4
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Dimensi yang mendukung keberhasilan operational excellence pada The Shingo House
adalah :
SE I Ver 2 .0 Page 5
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Contoh di PLN:
SE I Ver 2 .0 Page 6
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 7
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 8
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 9
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 10
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Salah satu kegagalan yang sering terjadi dalam manajemen modern adalah terfokus
pada strategi dan planning tanpa mempertimbangkan bisa terlaksana atau tidak
(eksekusi). Untuk berhasil, organisasi harus mengembangkan sistem managemen yang
sesuai dengan proses kerja dan perilaku dengan prinsip dan memberikan arah yang
simpel, kompresensif, bisa dilakukan dan standar. Intinya adalah operational excellence
merupakan definisi dari kesuksesan membangun strategi saat strategi bisnis
diselaraskan dengan prinsip yang tepat.
SE I Ver 2 .0 Page 11
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 12
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Setiap pemimpin saling berbagi tanggung jawab dan mereka bertanggung jawab
terhadap hasil. Hasil yang baik dikarenakan mengikiti prinsip yang telah ditetapkan.
Hasil yang ideal sesuai dengan perilaku ideal.
SE I Ver 2 .0 Page 13
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
OPERATIO CUSTOME
NS R Stabilize Processes TUG/TUL
RELATION Rely on Facts & Data SAIDI/SAIFI/SUSUT
PRODUCT &
SERVICE Standardize Processes AP2T/P2PST
DEVELOPM Insist on Direct Observation HAR DIST
Focus on Process Focus on Value Stream Mengembangkan Commercial
Embrace Scientific Thinking Keep it Simple & Visual Excellence
Flow & Pull Value Continuous Process Identify & Eliminate Waste Tambah Daya Gratis
Assure Quality at the No Detects Passed Forward Gangguan Dist./Kit.
Source Improvement Integrate Improvement with Membangun Citra Positif
Seek Perfection Work PDKB
SE I Ver 2 .0 Page 14
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
a. Customer Relation
1. Penjualan
2. Periklanan/Promosi
3. Order pengolahan dan pelacakan
4. Responsif/fleksibel penjadwalan
5. Faktur dan penagihan
6. Garansi
7. Produk/layanan pengembangan
8. Proses Bisnis
b. Produk/Jasa Pengembangan
1. Segmentasi pasar dan seleksi
2. Penelitian
3. Pengembangan produk/jasa, proses, dan prototipe
4. Peluncuran produk / jasa baru
c. Operasi
1. Produk / jasa pengiriman
2. Bahan manajemen
3. Proses rekayasa
4. Pemeliharaan
5. Jaminan kualitas dan kehandalan
6. Pengujian
d. Penyediaan
1. Pemilihan dan kualifikasi pemasok
2. Pengembangan dan kemitraan pemasok
3. Pengadaan proses
4. Logistik
e. Dukungan Manajemen
1. Merekrut
2. Kompensasi dan keuntungan
3. Pelatihan dan pengembangan
4. Hubungan dan kepuasan anggota
5. Penganggaran modal
SE I Ver 2 .0 Page 15
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
6. Penganggaran
7. Laporan keuangan
8. Laporan manajemen akuntansi
9. Piutang dan hutang
10. Manajemen aset
11. Sistem komputer dan dukungan
12. Desain aplikasi komputer dan dukungan
13. Sistem jaringan dan dukungan
KESIMPULAN
SE I Ver 2 .0 Page 16
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Contoh:
Contoh:
SE I Ver 2 .0 Page 17
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
3. Enterprise Allignment
Contoh:
4. Result
Contoh:
SE I Ver 2 .0 Page 18
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Cara apa yang dilakukan oleh Toyota untuk melakukan perbaikan proses kerja untuk
memperoleh output yang diinginkan?
SE I Ver 2 .0 Page 19
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Semua organisasi beroperasi dalam kondisi persaingan yang sangat ketat. Organisasi
didorong untuk berjuang mempertahankan pelanggan lama dan menarik pelanggan
baru untuk membeli produk maupun layanannya. Organisasi menghabiskan waktu
untuk memamhami posisi produk maupun layanan di pasar. Dengan kata lain,
organisasi menghabiskan waktu untuk dapat memahami Kebutuhan Pelanggan.
Untuk membangun daya saing, organisasi perlu membangun order qualifiers (batasan
persyaratan) dan order winner (batasan pemenang). Tujuan dari operational excellence
adalah memahami order qualifies yang harus dipenuhi sekaligus membangun order
winner untuk memenangkan persaingan
SE I Ver 2 .0 Page 20
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Order Qualifiers adalah kriteria kunci untuk membuat produk atau layanan sebagai
persyaratan kelayakan sehingga kita dapat diterima di pasar.
Order Winners adalah kriteria kunci yang membuat pelanggan memilih produk atau
layanan kita dibanding dengan kompetitor. Pengertian lain Order Winnder adalah kunci
yang membuat pelanggan memperoleh kepuasan dan mendapatkan nilai tambah dari
produk / layanan yang diberikan.
SE I Ver 2 .0 Page 21
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Untuk dapat memahami lebih jauh mengenai cara membangun order winner dalam
industri, maka Anda dapat menggunakan model 6 kinerja obyektif yang mudah
digunakan.
Model 6 kinerja obyektif merupakan pengembangan konsep multi dimensi dari Andy
Neely (2007)
SE I Ver 2 .0 Page 22
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Dengan memahami 6 dimensi kinerja yang obyektif, Anda akan dapat memahami
tindakan yang dibutuhkan untuk membangun order winner dan menentukan faktor kunci
dalam proses pemilihan produk maupun layanan. Setelah anda menentukan faktor
kunci dalam order winner, maka selanjutnya adalah menentukan Strategi yang paling
tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan menjadi pemenang dalam kompetisi.
SE I Ver 2 .0 Page 23
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Buatlah lebih rinci Order Winner bagi unit kerja Anda, yang menjadi faktor penentu
untuk tetap memuaskan pelanggan.
SE I Ver 2 .0 Page 24
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Setelah Anda menentukan Order Winners, apa strategi di unit kerja anda yang dapat
mendukung pencapaian order winners tersebut?
•
•
•
•
•
•
Strategi anda dalam
•
membangun order
winner (di unit •
kerja anda) •
•
•
•
•
•
SE I Ver 2 .0 Page 25
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Perubahan sebaiknya dilakukan pada aktivitas kunci agar memberikan hasil yang
optimal, oleh karena itu perlu ditetapkan aktivitas kunci ini. Setelah itu perlu
menetapkan indikator kinerja untuk melihat keberhasilan perubahan target yang harus
dicapai.
Dengan ukuran kinerja yang terukur, maka organisasi menjalankan berbagai tindakan
untuk membangun program perbaikan proses di semua fungsi dan menyelaraskan
untuk kepentingan organisasi. Program yang dibuat mengacu pada kontrol cheklist
kebutuhan di setiap unit kerja.
Salah satu perangkat yang dapat digunakan untuk identifikasi dari proses kunci sebuah
organisasi adalah dengan menggunakan metode Flowchart.
SE I Ver 2 .0 Page 26
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Tetapkan awal dan akhir dari sebuah proses. Tentukan aktivitas yang akan
dikerjaka. Tuliskan dalam bentuk daftar.
Tuliskan aktivitas sesuai dengan simbil diagram alur. Gambarkan anak panah untuk
menggambarkan keurutan proses.
Diskusikan mengenai gambaran diagram alur secara keseluruhan.
Jika ada aktivitas yang perlu diperbaiki, maka buatlah usulan perbaikan dalam
bentuk diagram yang baru
Pastikan tindak lanjutnya. Berikan kesimpulan. Dan pastikan proses dijalankan
secara konsisten.
SE I Ver 2 .0 Page 27
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Diskusi Kelompok:
Identifikasikan proses bisnis di unit kerja dan gunakan flow chart diagram untuk
menjelaskan salah satu proses kunci.
SE I Ver 2 .0 Page 28
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Diagram flowchart merupakan metode untuk dapat memetakan aktivitas kunci sebagai
acuan membangun operational excellence.. Prinsip dalam membuat proses bisnis
adalah sebagai berikut:
1. Memiliki tujuan;
2. Memiliki masukan (input);
3. Memiliki keluaran (output);
4. Menggunakan sumber daya untuk melaksanakannya;
5. Memiliki sejumlah kegiatan yang saling bersinergi dalam menghasilkan produk/
layanan;
6. Dimungkinkan melibatkan lebih dari satu unit kerja; dan
7. Memberikan nilai tambah bagi pelanggan (orientasi pada pelanggan).
Berikut ini adalah contoh proses bisnis pada unit PPIC dengan prinsip Make to Stock
(membuat untuk memastikan ketersediaan)
SE I Ver 2 .0 Page 29
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Contoh proses bisnis procurement, mulai dari proses pengadaaan sampai dengan
pembayaran (untuk material dan layanan jasa)
Berikut ini adalah contoh proses pengadaan hingga pembayaran kepada pihak ketga
Catatan Anda:
SE I Ver 2 .0 Page 30
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Setelah Anda memahami proses bisnis, maka Anda harus menentukan KPI yang tepat
(Key Performance Indicator) sesuai dengan order winner yang akan dibangun.
Contoh-contoh KPI:
KPI Quality
KPI Cost
SE I Ver 2 .0 Page 31
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
KPI Delivery
KPI Flexibility
KPI Innovation
SE I Ver 2 .0 Page 32
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Dengan adanya acuan proses bisnis dan penetepan KPI, maka Anda harus menggali
permasalahan yang perlu mendapatkan perhatian. Permasalahan di unit kerja anda
menjadi acuan untuk bisa memuat checklist untuk identifikasi program penyempurnaan
proses.
SE I Ver 2 .0 Page 33
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
5 Apakah benda yang diangkut sudah ditempatkan pada posisi yang baik untuk dibawa?
6 Apakah harus dipakai kereta dorong, kerekan, forklift atau ban berjalan?
7 Apakah tempat penampungan telah baik sehingga bahan mudah dikeluarkan?
8 Dapatkah tempat penyimpanan dan penumpukan bahan diubah sehingga mengurangi
pelayanan dan pengangkutannya?
SE I Ver 2 .0 Page 34
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Setelah mendapatkan Checklist, maka Anda sudah mendapatkan gambaran yang lebih
jelas mengenai program penyempurnaan proeses yang harus dijalankan. Langkah
selanjutnya adalah membuat program penyempuraan proses yang dapat menjadi solusi
permasalahan operasional.
SE I Ver 2 .0 Page 35
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Dalam membuat program, Anda juga menetapkan sasaran program dengan prinsip
SMART.
• Measurable: Harus dapat diukur untuk melihat dengan jelas apakah target tersebut
dicapai atau tidak.
SE I Ver 2 .0 Page 36
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Department:
Person(s)
SMART Goals and Action Steps Timeline Budget Evaluation Plan
responsible
Goal 1: Menyempurnakan proses proposal penawaran dari 30 hari menjadi 10 hari kerja
1 Membuat template W2 Apr Johhny
2 Memuat HPP prorduk W4 Apr David
3 Membuat sosialisasi W5 Apr Sumiati 30 jt
4 implementasi W4 Juni All team
5 Evaluasi proses W5 Juni Toni Meeting berkala
Goal 2: Mempercepat proses quatation dari 40 hari kerja menjadi 10 hari kerja
1 Mengkaji aplikasi IT W2 Apr Reni
2 Memilih vendor W2 Mei Reni 150 jt
3 Menjalankan aplikasi W2 Juni Reni
4 Implementasi W2 Agt All team
5 Evaluasi proses W3 Agt Toni Meeting berkala
Dalam Menjalankan Operational Excellence, tim berkinerja sangat penting. Anda masih
ingat formula kepemimpinan pada leadership mastery? (silahkah dilihat kembali untuk
menyegarkan).
Peran Tim berkinerja tinggi dalam menjalankan operational excellence adalah sebagai
berikut:
SE I Ver 2 .0 Page 37
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 38
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
KELOMPOK SATU:
SE I Ver 2 .0 Page 39
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
KELOMPOK DUA
SE I Ver 2 .0 Page 40
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
KELOMPOK TIGA
SE I Ver 2 .0 Page 41
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
1. Mengapa unit kerja Anda butuh perubahan? Jelaskan symptoms/ gejala-gejala yang
diamati.
SE I Ver 2 .0 Page 42
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 43
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 44
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
KPI :
KPI:
KPI :
KPI:
KPI:
KPI:
SE I Ver 2 .0 Page 45
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Berhubungan Dengan :
No. Pertanyaan
Berhubungan Dengan :
No. Pertanyaan
SE I Ver 2 .0 Page 46
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
SE I Ver 2 .0 Page 47
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
NIP :
Unit :
SE I Ver 2 .0 Page 48
“Operational Excellence” PROGRAM – SUPERVISORY EDUCATION I
Catatan Tambahan:
SE I Ver 2 .0 Page 49