PDCA dan 8 PRINSIP MANAGEMENT

Sistem manajemen Sikap mental Produktifitas

90 + 10 = 200 90 + 0 = 45

D C

WAKTU

Paradigma Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Feedback PROFIT

Cost
Quality Cost Delivery Services Care Morale

Revenue
Sales volume Repeat order Word of mouth Market share Company image

Customer Satisfaction
VISION MISSION SHARED VALUES LEADERSHIP
System Competence Accountability Communication Commitment

Passion

CHANGE OF BEHAVIOUR
(Perubahan perilaku karyawan)

DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN

1. FOKUS PELANGGAN 2. KEPEMIMPINAN 3. DUKUNGAN (PARTISIPASI) KARYAWAN 4. PENDEKATAN PROSES 5. PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN 6. PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN 7. PENDEKATAN FAKTUAL DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN 8. HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING MENGUNTUNGKAN

1. Fokus Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan, mereka harus : Memahami harapan dan kebutuhan pelanggan Merencanakan dan memenuhi kebutuhan dan mencoba untuk melebihi harapan kebutuhan saat sekarang dan yang akan datang

1. Fokus Pelanggan
Manfaat menerapkan Fokus Pelanggan : Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar Meningkatkan efektivitas Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengulangan transaksi Butir 5.1 Komitmen Manajemen Butir 5.2 Fokus Pelanggan Butir 5.5.2 Wakil Manajemen Butir 5.6.2 Tinjauan Masukan

Butir ISO 9001:2000

5.6.3 Tinjauan Keluaran 6.1 Penyediaan sumber daya 7.2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan 7.5.4 Barang Milik Pelanggan 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.3. Analisis Data 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan 8.5.2. Tindakan Koreksi

2. Kepemimpinan

Manajemen Puncak harus : Menetapkan suatu kebijakan dan sasaran mutu untuk memberi arah dan maksud organisasi. Menciptakan suatu lingkungan di mana staf dapat dilibatkan dalam mencapai sasaran yang harus dikemudikan olehnya dan melibatkan setiap orang.

1. Fokus Pelanggan

Organisasi tergantung pada pelanggan, mereka harus Memahami harapan dan kebutuhan pelanggan Merencanakan dan memenuhi kebutuhan dan mencoba untuk melebihi harapan kebutuhan saat sekarang dan yang akan datang

1. Fokus Pelanggan
Manfaat menerapkan Fokus Pelanggan : Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar Meningkatkan efektivitas Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengulangan transaksi Butir 5.1 Komitmen Manajemen Butir 5.2 Fokus Pelanggan Butir 5.5.2 Wakil Manajemen Butir 5.6.2 Tinjauan Masukan

Butir ISO 9001:2000

5.6.3 Tinjauan Keluaran 6.1 Penyediaan sumber daya 7.2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan 7.5.4 Barang Milik Pelanggan 8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.3. Analisis Data 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan 8.5.2. Tindakan Koreksi

2. Kepemimpinan

Manajemen Puncak harus Menetapkan suatu kebijakan dan sasaran mutu untuk memberi arah dan maksud organisasi. Menciptakan suatu lingkungan di mana staf dapat dilibatkan dalam mencapai sasaran yang harus dikemudikan olehnya dan melibatkan setiap orang.

2. Kepemimpinan
Manfaat menerapkan Kepemimpinan: Seluruh anggota akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi Aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat-tingkat dalam organisasi
Butir 5 Tanggung jawab manajemen Butir 6 Pengelolaan Sumber Daya Butir 8.4 Perbaikan

3. Dukungan Karyawan
DUKUNGAN KARYAWAN ini dimulai dengan komunikasi dengan pelanggan dan mengirim informasi ini kepada semua orang yang terkait dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Orang-orang pada semua tingkat perlu untuk dilibatkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan dapatnya terlibat penuh mereka mendapatkan kemampuannya untuk digunakan demi kepentingan organisasi, diri mereka, rekan sekerja dan pelanggan. Komunikasi antar pihak harus dituliskan dan proses produksi atau jasa harus diselenggarakan sesuai dengan instruksi tertulisnya.

3.Dukungan Karyawan
Manfaat penerapan Dukungan Karyawan : Karyawan dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan komitmen dan terlibat Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi Karyawan menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka Karyawan menjadi giat berpartisipasi dalam perbaikan berkesinambungan

Butir ISO 9001:2000

5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang 5.5.2 Komunikasi internal 6.4 Lingkungan kerja 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan 8.5.2 Tindakan Koreksi 8.5.3 Tindakan Pencegahan

4. Pendekatan Proses

Suatu hasil yang diinginkan dicapai lebih secara efisien ketika aktivitas dan sumber daya yang terkait diatur sebagai sebuah proses. Proses Pendekatan harus dipusatkan pada pengendalian masukan ke dalam proses dan pencegahan ketidaksesuaian.

4.Pendekatan Proses
Manfaat penerapan Pendekatan Proses: Efektivitas penggunaan sumber-sumber daya Waktu siklus produksi lebih pendek Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan dapat diperkirakan Kesempatan perbaikan menjadi prioritas dan terfokus

Butir ISO 9001:2000

4.1 Persyaratan umum
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang 6.1 Penyediaan sumber daya 7 Realisasi produk 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

4. Pendekatan Proses
Pasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001 untuk persyaratan umum yang menuntut identifikasi , urutan dan interaksi memproses untuk diidentifikasi, persyaratan dokumentasi, wakil manajemen, desain, perencanaan untuk perwujudan produk, pengesahan proses dan monitoring dan mengukur proses

5. Sistem pendekatan terhadap manajemen Pemasok produk atau jasa harus merencanakan bagaimana mereka akan memenuhi persyaratan pelanggan. Rencana harus meliputi semua aktivitas berkenaan dengan mutu dari hubungan awal pelanggan untuk penyerahan dan monitoring kepuasan pelanggan. Mengidentifikasi, pemahaman dan mengelola proses saling berhubungan ini, sebagai sebuah sistem, berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Pengendalian atas mata rantai dan interface proses yang terlibat adalah penting untuk manajemen yang baik.
.

5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

Manfaat penerapan : Integrasi dan kesesuaian proses-proses Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi Butir 4. Sistem manajemen mutu Butir 5. Tanggung jawab manajemen

Butir ISO 9001:2001

6. Pengelolaan sumber daya 7. Realisasi Produk 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

5.Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

Pasal-pasal dari ISO 9001 yang menggambarkan sistem pendekatan system untuk manajemen adalah persyaratan umum 4.1, dalam persyaratan dokumentasi, manual mutu, perencanaan sistem manajemen mutu, pengendalian dokumen dan arsip, komunikasi internal, tinjauan ulang manajemen, perencanaan realisasi produk, identifikasi dan mampu telusur, pemeliharaan produk dan perbaikan berkesinambungan

6. Perbaikan berkesinambungan
Ini harus diarahkan pada semua orang sebagaimana tak seorangpun dan sistem yang sempurna. Kita harus belajar dari kesalahan dan permasalahan dan secara terus menerus meningkatkan sistem kita. Kita harus mengadopsi ukuran pencegahan seperti pelatihan dan audit ke preempt masalah. Peningkatan yang berkesinambungan keseluruhan kinerja perusahaan harus jadi sasaran permanent. Pasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001:2000 adalah pasal 4.1 persyaratan umum, persyaratan dokumentasi, komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran hasil mutu, wakil manajemen, pengawasan intern, analisa data, tindakan pencegahan dan mengoreksi dan improvement.

6.Perbaikan berkesinambungan
Manfaat penerapan : Meningkatkan keunggulan kinerja melalui perbaikan kemampuan organisasi Kesesuaian dari aktivitas-aktivitas perbaikan pada semua tingkat terhadap tujuan strategik organisasi Fleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap kesempatan yang ada 4.1; 5.1; 5.3; 5.5.3; 5.6; 6.1;8.1;8.4

Butir dalam ISO 9001:2000

4.1 Persyaratan Umum 5.1 Komitmen Manajemen 5.3 Kebijakan mutu 5.5.3 Wakil Manajemen 5.6 Tinjauan manajemen 6.1 Penyediaan sumber daya 8.1 Umum 8.4 Perbaikan

6.Perbaikan berkesinambungan
Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu, system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan berkesinambungan

7. Pendekatan Fakta dalam membuat keputusan

Keputusan efektif didasarkan pada analisa data dan informasi. Informasi dan data bersama-sama sistem dengan komunikasinya harus dibuat. Informasi harus dikumpulkan dalam suatu yang tidak bias dan dimana mungkin bermakna satu. Jalur komunikasi yang jelas adalah penting. Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu, system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan berkesinambungan.

7. Pendekatan Faktual dalam pengambilan keputusan

Manfaat penerapan : Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang akurat Meningkatkan kemampuan untuk menunjukan efektivitas dari keputusan melalui referensi terhadap catatancatatan faktual Meningkatkan kemampuan untuk meninjau-ulang serta mengubah opini dan keputusan 5.7 Tinjuan Manajemen 8. Pengukuran, analisis dan perbaikan

8. Hubungan Pemasok yang saling menguntungkan

Pelanggan dan Pemasok adalah tergantung pada hubungan satu sama lain yang saling menguntungkan akan menghasilkan keuntungan pada semua pihak, seperti peningkatan mutu. Hubungan ini mulai dengan komunikasi yang jelas dan dibangun pada konsistensi tujuan dan kepercayaan.

8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan

Manfaat penerapan : Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya Butir 7.4 Pengadaan

Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses

5 bagian utama : Sistem manajemen mutu Tanggung jawab manajemen Manajemen sumber daya Realisasi produk Analisis, pengukuran dan perbaikan

PT INDAH KARYA (Persero)

KONSULTAN ENJINERING & MANAJEMEN

Standard ISO 9001:2000

PENDAHULUAN Gambar 1 - Model Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Proses

Perbaikan berkelanjutan dari Sistem Manajemen Mutu

Pelanggan

Tanggung jawab Manajemen

Pelanggan

Manajemen Sumber Daya

Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

Kepuasan

Persyaratan

Masukan

Realisasi Produk

Keluaran Produk

Kegiatan penambahan nilai Aliran Informasi