21/07/2017

ELEMEN PQS :
CHANGE MANAGEMENT SYSTEM
( Sistem Pengelolaan Perubahan )
Workshop:
Peningkatan peran
pelaku usaha

Bandung,24 Juli 2017

BPOM 1

OUTLINE
Pengertian tentang Pengelolaan Perubahan
(Change Management )

Sistem Pengelolaan Perubahan

( Change Management System )

Pelaksanaan Sistem Pengelolaan Perubahan

Take Home Message

BPOM 2

1
 21/07/2017

Kondisi saat ini - Hasil Verifikasi

• Protap Pengendalian Perubahan belum memadai, antara lain:
o belum mencakup perubahan pemasok bahan awal dan bahan kemas, proses
pengembangan produk, perubahan instrumen analisis, transfer teknologi,
perubahan metode analisis, dan penghentian pemasaran produk oleh IF
(product discontinuation).
o Prosedur tidak mencantumkan kriteria perubahan yang perlu dilaporkan ke
regulator.
o tidak mencantumkan kriteria perubahan yang terkait dengan regulasi,
perubahan bermakna, dan registrasi variasi.
• Tidak memiliki logging terhadap semua usulan perubahan.
• Belum dilakukan monitoring pelaksanaan perubahan.
BPOM 3

Kondisi saat ini-Hasil Verifikasi

• Monitoring pengendalian perubahan dilakukan setiap 3 bulan namun belum
menjamin proses monitoring berjalan efektif. Monitoring status perubahan
belum mencakup status tiap tahap perubahan yang dilakukan.
• Verifikasi implementasi perubahan tidak konsisten dilakukan
• Monitoring dilakukan namun tidak konsisten. Beberapa permohonan
perubahan tidak dilakukan pengisian pada Form Monitoring.
• Tidak ada kajian risiko terhadap perubahan yang dilakukan.
• Pengendalian perubahan yang dilakukan belum ditentukan time line
pelaksanaan hanya dituliskan “segera”.

BPOM 4

2
 21/07/2017

Kondisi saat ini-Hasil Verifikasi

• Belum ada sinkronisasi antara Prosedur Pengendalian Perubahan, Instruksi
Kerja Pengendalian Perubahan (Change Control), dan Form Catatan Kajian
Risiko Mutu.
• Tidak ada tahapan perubahan yang akan dilakukan secara jelas, yang menjadi
urutan dalam melakukan perubahan.
• Terdapat perubahan metode uji, namun tidak diikuti dengan validasi metode
uji.
• Terdapat perubahan bets record, perubahan spesifikasi dan metode uji,
namun tidak ada tahap pelatihan / sosialisasi.

BPOM 5

PENGERTIAN TENTANG PENGELOLAAN PERUBAHAN

(Change Management )
BPOM 6

3

SISTEM MUTU INDUSTRI FARMASI
BPOM
Elemen Perubahan – Perbedaan persyaratan ?
MANAJEMEN MUTU (CPOB 2012)
Pemastian Mutu
-1.2 l : Tersedia sistem persetujuan terhapap
perubahan yang berdampak pada mutu produk
Pengkajian Mutu Produk
- 1.5 e:Kajian terhadap semua perubahan yang
dilakukan terhadap proses atau metode analisis
BPOM
21/07/2017
7
SISTEM MUTU INDUSTRI FARMASI
( ICH Q 10 )
Sistem Pengelolaan perubahan ( CMS ) di seluruh
tahapan siklus hidup produk , mencakup :
- Penggunaan MRM saat mengevaluasi usulan
perubahan ;
-- Evaluasi atas dampak dari perubahan terhadap
dossier registrasi , memerlukan persetujuan atau
tidak dan proses serta mutu produk
- Evaluasi terhadap usulan perubahan dilakukan
oleh tim yang memiliki keahlian dan pengetahuan
di bidang yang relevan dengan perubahan [
- Kajian setelah implementasi untuk memastikan
tercapainya sasaran / target perubahan dan tidak
ada dampak buruk terhadap kualitas produk ,
8
4
 21/07/2017

Change Management
( Pengelolaan Perubahan )
Mengapa Change Management ?
Apa bedanya dengan Change Control ?
Change Management :
◦ Suatu pendekatan sistematis untuk mengusulkan, mengevaluasi, menyetujui
dan mengkaji perubahan
◦ Change Management lebih pada pendekatan holistik terhadap pengkajian
dan portfolio perubahan dan proses perubahan termasuk perubahan proses
bisnis
◦ Berlaku di sepanjang Siklus hidup produk ( Product Lifecycle)
◦ Termasuk didalamnya komponen change control
9
Change control terkait tahap eksekusi perubahan individual
BPOM

Change management
(Pengelolaan Perubahan)
 Industri harus membentuk Sistem Pengelolaan Perubahan yang efektif ,
 Sistem termasuk antara lain : -1
• Penggunakan MRM / analisis risiko untuk mengevaluasi usulan perubahan;
• Tingkat usaha dan formalitas dari evaluasi sepadan dengan tingkat risiko;
• Dilakukan kajian dampak perubahan yang akan dilakukan terhadap :
• ijin edar, major –minor dengan persetujuan atau minor dengan notifikasi ,
• proses yang ada dan mutu produk  tetap menjamin keamanan, manfaat
dan kualitas produk;

BPOM 10

5
 21/07/2017

Change management
(Pengelolaan Perubahan)
Sistem termasuk antara lain : -2
• Evaluasi dilakukan oleh tim , yang ahli dan berpengalaman pada bidang
yang relevan dengan rencana perubahan , misalnya dari Unit
pengembangan produk , unit manufacturing , Unit mutu , Unit regulatory
affairs dan unit Medical . Sehingga rencana yang akan dilakukan dapat
dibenarkan secara teknis.
• Penanganan perubahan individual (Change Control) ;
• Setelah implementasi , dilakukan kajian untuk memastikan tercapainya
tujuan perubahan dan tidak ada dampak buruk terhadap keamanan dan
mutu produk
• Memastikan tercapainya perbaikan berkelanjutan .
BPOM 11

Change Management
( Pengelolaan perubahan )
Pada Sistem Mutu Industri Farmasi  Perubahan terjadi di seluruh tahap siklus hidup produk

Product
Usaha & Formalitas

Discontinuation
Commercial
manufacturing
Technology
transfer

Pharmaceutical development
( Formulation development )

Tahapan pada siklus hidup produk

BPOM
12

6
 21/07/2017

Change Management System

( Pengelolaan perubahan )
Penerapan CMS di setiap tahap sepanjang Siklus Hidup Produk
Pharmaceutical Technology Commercial Product
Development Transfer Manufacturing Discontinuation
• Merupakan bagian CMS menyediakan cara • Harus tersedia Sistem Semua perubahan yang
yang tidak pengelolaan dan Pengelolaan dilakukan setelah
terpisahkan pada dokumentasi semua Perubahan formal keputusan penghentian
pengembangan penyesuaian pada • Harus ada oversight pemasaran harus
produk proses selama aktifitas dari bagian Mutu melalui CMS yang
• Harus transfer • Pengkajian berdasar memadai
didokumentasikan ilmu pengetahuan
• Formalitas sesuai dan penilaian risiko
dengan tahapan
pengembangan

BPOM
13

SISTEM PENGELOLAAN PERUBAHAN

( Change Management System )
BPOM 14

7
 21/07/2017

Prinsip Sistim pengelolaan perubahan -1

Prinsip –prinsip sistem pengelolaan yang efektif dipakai ,berlaku di semua tahapan
siklus hidup produk .
Prinsip Sistem Pengelolaan perubahan mencakup :
 Penggunaan perangkat MRM pada penilaian dampak rencana perubahan.
 Evaluasi dampak potensial terhadap izin edar
 Evaluasi usulan perubahan dilakukan oleh orang yang ahli dalam bidang terkait
perubahan
 Tujuan/target perubahan tercapai

BPOM
15

Prinsip Sistim pengelolaan perubahan -2

Sistem Pengelolaan perubahan dikoordinir oleh UnitMutu ( QA) .
Tanggung jawab dari unit Mutu adalah :
 Memastikan tersedianya sistem pengelolaan perubahan
 Menyetujui atau menolak usulan perubahan yang diajukan
 Melakukan audit dampak setelah perubahan diimplementasikan
 Mengkaji efektifitas Sistem pengelolaan perubahan dan rekomendasikan perbaikan
, bila perlu
 Memastikan keamanan , khasiat dan kualitas produk hasil dari perubahan

BPOM
16

8
 21/07/2017

Tahapan Perubahan

3
Implementasi
1 2 4

Evaluasi
Koordinasi Dikomunikasikan
Propose (Usulan dan Effectiveness
/Rencana)
dan dan Dokumentasi review
Persetujuan/Pe
Pengendalian Dilatihkan
nolakan

- Mengikuti tahapan diatas menjamin bahwa Usulan perubahan dievaluasi dan diimplementasikan
dengan efektif
- Proses bisa kembali ke tahap sebelumnya bila implementasi tidak efektif / tidak mencapai sasaran yang
diinginkan

17

Alat bantu implementasi CMS ( Enabler)

Terdiri dari :
 Knowledge Management -1
oPengetahuan tentang produk dan proses diperoleh di sepanjang siklus hidup produk
o Seluruh data dan records atas hasil / kesimpulan studi pengembangan , termasuk
perbesaran ukuran bets ( scale up ) dan aktifitas transfer
oPemahaman juga diperoleh dari proses yang sejenis , misal platform teknologi yang
sama dan dari literatur ilmiah
o Design space , control strategy dan komitmen pemenuhan regulasi , bila ada.
oPengetahuan tentang Produk dan proses merupakan bahan yang penting saat
mengajukan usulan/ merencanakan , mengevaluasi dan implementasi perubahan
o BPOM
18

9
 21/07/2017

Alat bantu implementasi CMS ( Enabler)

Knowledge Management -2
o Dapat disimpan dalam beberapa format :
o Data Electronik,
o Laporan tertulis ( paper based) ,
o Dossier / Regulatory submissions

BPOM
19

Knowledge Management
Pengelolaan Pemahaman
Effectiveness
Produk & Proses review

Science-Based Risk Assessment

Management Review of Process performance & Product

Quality

BPOM 20

10
 21/07/2017

Alat bantu implementasi CMS ( Enabler)

Terdiri dari :
 Manajemen Risiko Mutu
Manajemen Risiko Mutu sesuai ICH Q 9 dapat digunakan untuk membantu menilai
pelaksanaan perubahan , pada tahap :
o Usulan/ rencana perubahan
o Kajian efektifitas perubahan setelah diimplementasikan

BPOM
21

Hubungan antara CMS dengan QRM

Change Management Risk Management

Step 1 - Usulan Memulai Proses Manajemen Risiko Mutu

Penilaian Risiko
Perangkat Manajemen Risiko

Identifikasi Risiko
Komunikasi Risiko

Analisis Risiko
Step 2 – Evaluasi
Persetujuan Evaluasi Risiko Tidak dapat
Diterima
Pengendalian Risiko
Pengurangan Risiko

Penerimaan Risiko
Step 3 – Implementasi
Output / Hasil dari
Proses Management Risiko Mutu

Pengkajian
Step 2 – Kajian Kaji Kejadian
Efektivitas

BPOM 22

11
 21/07/2017

PELAKSANAAN SISTEM PENGELOLAAN PERUBAHAN

BPOM 23

Step 1 : Usulan Perubahan -1

Pendorong ( driver ): Pengkajian Manajemen
PP & PQM Hasil audit, deviasi,
Continual
CAPA OOS, OOT, PQR,
Improvement
Stability, dll
Termasuk perubahan
Technology Perubahan
bisnis, misal :
Transfer Internal • Relokasi pabrik
• Outsourced
• Perubahan
kepemilikan
Inovasi Change Perubahan
Eksternal
Misal : perubahan
regulasi atau
landscape bisnis

BPOM 24

12
 21/07/2017

Step 1 – Usulan perubahan -2

Initiate
 Dimulai dari proses analisis risiko oleh unit pengusul Quality Risk Management Process

Risk Assessment
 Lakukan penilaian risiko ( high level) memakai
Risk Identification

perangkat informal MRM , meliputi :

Risk Analysis
 Identifikasi risiko yang signifikan dan dampak

Communication
potensial Risk Evaluation
unacceptable

Risk Management Tools

 Estimasi biaya implementasi
Risk Control
 Analisis untung/rugi Risk Reduction

Risk
 Tentukan apakah usulan akan dilanjutkan atau
ditunda / dibatalkan Risk Acceptance

Bila OK , hasil dimasukan kedalam Usulan perubahan Output / Result of the

Quality Risk Management Process
dilengkapi dengan persetujuan penanggung jawab
perubahan dan pimpinan yang relevan ,sesuai Risk Review
ketentuan perusahaan Review Events

 Dilanjutkan ke step 2 Evaluasi Perubahan

BPOM 25

Step 1 – Usulan perubahan -3

 Usulan perubahan atau change request , mencakup :

Tujuan perubahan
Cakupan perubahan
Keuntungan perubahan
 Kajian dari semua knowledge yang relevan
 Perkiraan sumberdaya
Prioritas , misal usulan perubahan yang merupakan implementasi CAPA
dari hasil investigasi penyimpangan atau keluhan ,didahulukan

26

13
 21/07/2017

Step 2 – Evaluasi -1
 Pembentukan tim, anggota yang ahli dan berpengalaman pada bidangnya misal : bagian
Pengembangan Produk, Manufacturing, Unit Mutu, Regulatory Affair, Medical (sesuai kebutuhan);
dengan Koordinator bagian Unit Mutu ( QA)
 Dilakukan penilaian risiko secara detil dengan pendekatan dampak pada pasien (
keamanan, khasiat dan mutu produk  SQuIPP )
 Gunakan perangkat formal MRM misal FMEA ;
 Evaluasi terhadap ijin edar , regulasi , antara lain :
o Major  registrasi variasi dengan persetujuan
o Minor Variasi dengan persetujuan atau cukup notifikasi
o Perijinan , sertifikasi
 Memastikan justifikasi secara teknis terhadap keamanan, khasiat, mutu produk ;
 Pengendalian risiko yang akan diambil : misal rekualifikasi, revalidasi, monitoring/pengujian
tambahan, control strategy bahan awal- bahan pengemas - CPP - CQA; uji stabilitas;

BPOM 27

Step 2 – Evaluasi -2
 Perubahan dokumen , misal SOP, dokumen bets ;
 Rencana implementasi , time line ;
 Tentukan kriteria sukses perubahan untuk mengukur efektifitas perubahan ;
 Koordinator perubahan ( dari Unit Mutu ) : Setujui/ tolak Usulan perubahan;

BPOM 28

14
 21/07/2017

Step 2 – Evaluasi -3
Dampak pada keamanan, khasiat dan mutu antara lain :
 Pemenuhan persyaratan CPOB termasuk status validasi
 Control strategy (termasuk dampak pada CPP, CQA dan spesifikasi lain )
 Metode analisis
 Uji BE baru
 Uji stabilitas
 Process Performance & Product Quality monitoring system

BPOM 29

Step 3 - Implementasi
 Penanggung jawab perubahan
 bertanggung jawab terhadap implementasi
 mengoordinasi dan mengendalikan perubahan
 mengoordinasi pelatihan, bila diperlukan
 efektivitas implementasi
 dokumentasi terkait
 ketepatan waktu

BPOM 30

15
 21/07/2017

Step 4 – Kaji Efektifitas Perubahan

 Kajian terhadap efektifitas perubahan dilakukan oleh Koordinator perubahan
 Hasil sesuai dengan tujuan/ target perubahan
 Evaluasi terhadap kriteria sukses
 Tidak ada dampak lain yang diakibatkan perubahan
 Bila gagal, alasan kegagalan didokumentasikan, dievaluasi dan dilakukan tindakan
koreksi . Penanggung jawab perubahan bisa memberi rekomendasi untuk kembali ke
tahap sebelumnya
 Setelah tujuan / target dinyatakan tercapai maka perubahan ditutup, pantau hasil
perubahan melalui :
 PP & PQMS
 Kajian manajemen pada sistem pengelolaan perubahan

BPOM 31

Pelaksanaan perubahan di tahap Pengembangan produk

Mencakup proses Pengembangan dari :

 Bahan aktif ( Active Pharmaceutical Ingredient )
 Formulasi , termasuk sistem wadah / tutup
 Drug Delivery system , jika relevan
 Metoda analisis
 Proses pembuatan ( pengolahan dan pengemasan ) dan scale-up

BPOM 32

16
 21/07/2017

Pelaksanaan perubahan di tahap Pengembangan produk

 Tujuan pengembangan produk adalah mendesain produk dan proses terkait , misalnya ,
 proses pengolahan
 proses pengemasan
yang secara konsisten menghasilkan produk yang aman , berkhasiat dan bermutu
sesuai persyaratan
 Perubahan merupakan bagian tak terpisahkan dari proses pengembangan dan
didokumentasikan;
 Perubahan pada tahap pengembangan tidak memerlukan persetujuan regulator ,
dikelola sebagai data historis yang merupakan bagian dari Knowledge management
 Formalitas proses pengelolaan perubahan harus setara dengan tahapan
pengembangan : pra-formulasi ( bahan awal , bahan pengemas , formula , proses) – lab
scale - pilot scale

BPOM 33

Pelaksanaan perubahan di tahap Transfer teknologi

 Standar CPOB diterapkan pada tahap Transfer Teknologi

 Sistem pengelolaan perubahan ( CMS) diterapkan secara penuh pada transfer
teknologi
 Penyesuaian yang dilakukan dikelola sebagai perubahan

BPOM 34

17
 21/07/2017

Pelaksanaan perubahan di tahap Commercial Manufacturing

 Pada tahap ini :
 Proses pembuatan ( pengolahan dan pengemasan ) ,
 Metoda analisis ,
 Control strategy , dan
 Proses pelulusan bets
sudah disetujui oleh BPOM melalui persetujuan izin edar
 Perlu dilakukan penilaian dampak dari perubahan terhadap :
 Keamanan , khasiat dan mutu produk ,
 Persyaratan CPOB , dan
 Kelengkapan dossier registrasi sesuai persyaratan
setelah perubahan dilakukan
 Sistem Pengelolaan perubahan diterapkan secara lengkap

BPOM 35

Pelaksanaan perubahan di tahap Product discontinuation

 Product discontinuation adalah :
Menghilangkan produk dari pasokan komersial , meliputi penghentian total semua
proses pembuatan , pelulusan dan aktifitas suplai
 Jika produk akan ditransfer atau dijual kepada pabrik lain , maka diterapkan perubahan
tahap transfer teknologi
Product discontinuation menandakan akhir dari siklus hidup produk
 Hal yang patut dipertimbangkan : -1
 Konsultasi ke BPOM sebelum penghentian untuk memastikan tersedianya produk
lain yang memadai sebagai gantinya.

BPOM 36

18
 21/07/2017

Pelaksanaan perubahan di tahap Product discontinuation

 Hal yang patut dipertimbangkan : -2
 Program stabilitas masih berjalan pada saat penghentian , diteruskan sampai masa
simpan / kadaluwarsa
 Dokumentasi disimpan sesuai persyaratan CPOB
 Penyimpanan produk dan teknologi / pengetahuan terkait
 Komunikasi kepada dokter
 Pengendalian penarikan produk
 Isu legal yang mungkin muncul akibat penghentian produk
Pertimbangan diatas berlaku saat produk dihentikan dan ditarik pada saat diputuskan
product discontinuation

BPOM 37

Take home message

BPOM 38

19
 21/07/2017

Take home message

• Menyiapkan SOP Sistem Pengelolaan Manajemen

Perubahan
Updating Sistem • SOP Pengendalian Perubahan (Change Control ) tetap
diperlukan
• Pemicu ( driver ) perubahan al. : Innovasi teknologi/
Continual Improvement - perubahan landscape bisnis /
regulasi – CAPA – Hasil inspeksi internal/ eksternal- PP
& PQMS- Recall/Complaints -PQR
• Mencakup perubahan pada tahap Pengembangan
produk – Transfer teknologi- Commercial
Manufavturing dan Product Discontinuation
• Perhatikan Sistem penomoran dokumen untuk
memudahkan tracking
• Cara penanganan  manual vs dengan soft ware ?
• Pelatihan terkait Sistem Pengelolaan Perubahan

BPOM 39

Take home message

• Pemakaian MRM dalam mengevaluasi usulan / rencana

perubahan dan kajian hasil setelah implementasi
• Pendekatan Tim , melibatkan orang yang ahli dan
Pelaksanaan berpengalaman dalam bidang yang relevan dengan
perubahan
• Penanggung jawab perubahan: process owner
• Koordinator Sistim Pengelolaan Perubahan: Unit Mutu
( QA) – menyetujui atau menolak usulan dan melakukan
kajian hasil
• Penentuan KPI untuk mengukur pencapaian
• Memastikan hasil perubahan tidak berdampak yang
tidak diinginkan terhadap keamanan , khasiat dan mutu
produk

BPOM 40

20
 21/07/2017

Take home message

• Support Top manajemen diperlihatkan secara nyata ,

Keterlibatan misalnya :
Top Manajemen • Memprioritaskan persetujuan terkait sumberdaya ,
terutama terkait dengan investasi / kebutuhan dana
• Terlibat dalam monitoring kepatuhan terhadap Sistem
Pengelolaan Perubahan melalui Management Review
• Mendorong pelaksanaan dengan Sistim Rewards dan
Punishment antara lain memasukkan dalam
Performance Appraisal
• Mendorong pengelolaan pemicu ( driver ) perubahan
sehingga mendorong Perbaikan berkelanjutan ( Continual
improvement)

BPOM 41

BPOM 42

21