PENGENDALIAN PERUBAHAN

(CHANGE CONTROL)
2020
 Mengapa Perubahan tidak dapat dielakkan ?

■ Industri Farmasi : merupakan industri yang dinamis,

perubahan merupakan suatu hal yang tidak dapat
dielakkan.
■ Ada beberapa faktor yang menyebabkan perubahan a.l :
1. Faktor Ekonomi ,misalnya:
a. Meningkatkan daya saing perusahaan
b. Penghematan biaya (cutting cost),revitalisasi kegiatan
yang tidak berkembang.
c. Perbaikan Kegiatan Produksi/Operasi
d. Memastikan pengurangan risiko usaha dan risiko bahaya,
e. Menyesuaikan diri dengan kebutuhan konsumen.
Mengapa Perubahan tidak dapat dielakkan ? (2)

2. Faktor Peraturan , misalnya kaitannya dengan CPOB

3. Perubahan kaitannya dengan Keselamatan Kerja,
4. Perubahan selama Rancang Bangun
5. Perubahan pada Perangkat Lunak,
6. Perubahan-perubahan Standar di Perusahaan (standar
nasional atau standar internasional)
CPOB 2018 (Bab 1,2l)
 SISTEM MUTU INDUSTRI FARMASI
( ICH Q 10 )
Sistem Pengelolaan perubahan ( CMS ) di seluruh
tahapan siklus hidup produk , mencakup :
Penggunaan MRM saat mengevaluasi usulan
perubahan ;
-- Evaluasi atas dampak dari perubahan terhadap dossier
registrasi memerlukan persetujuan atau tidak, dan
proses serta mutu produk
--Evaluasi terhadap usulan perubahan dilakukan oleh
tim yang memiliki keahlian dan pengetahuan di bidang
yang relevan dengan perubahan
-- Kajian setelah implementasi untuk memastikan
tercapainya sasaran / target perubahan dan tidak
ada dampak buruk terhadap kualitas produk ,
 Change Management
( Pengelolaan Perubahan )
Mengapa Change Management ?
Apa bedanya dengan Change Control ?
Change Management :
◦ Suatu pendekatan sistematis untuk
mengusulkan, mengevaluasi, menyetujui
dan mengkaji perubahan
◦ Change Management lebih pada pendekatan
holistik terhadap pengkajian dan portfolio perubahan
dan proses perubahan termasuk perubahan proses
bisnis
◦ Berlaku di sepanjang Siklus hidup
produk ( Product Lifecycle)
◦ Termasuk didalamnya komponen change control
•Change Cotrol : terkait tahap eksekusi perubahan
individual
 Pengendalian Perubahan
• Perubahan : Bagian yang kritis (rawan) dalam penerapan
CPOB, selalu diperbaiki secara kontinyu
• Pengendalian Perubahan : adalah suatu fungsi manajemen.
Manajer harus bertanggung jawab untuk memberikan
jaminan bahwa pengendalian yang memadai selalu
dilaksanakan.
• Merupakan aspek yang sangat penting dalam penerapan
Pemastian Mutu (QA) di Industri.
 Ada 2 tipe perubahan
• Tidak direncanakan (Unplanned) : umumnya terjadi
karena penyimpangan dan harus dikendalikan dengan prosedur
Sistem Pelaporan Penanganan Penyimpangan.
• Direncanakan (planned) :
Semua modifikasi sistem,prosedur,produk,proses,
dokumentasi, penyimpanan, spesifikasi, prosedur pengendalian
dll
• Harus diassess,dikendalikan dan dikelola dampak potensial dari
perubahan tsb sebelum pelaksanaan perubahan.
• Proses perubahan dilaksanakan sesuai dengan hasil assessment
 Pengendalian Perubahan
(CPOB : Glosarium)

 Sistem Formal yang digunakan untuk mengkaji suatu usul

perubahan atau perubahan yang terjadi yang mungkin
mempengaruhi status validasi suatu fasilitas, sistem,
peralatan atau proses.
 Tujuan Pengendalian Perubahan : untuk menetapkan
tindakan yang akan memastikan dan mendokumentasikan
bahwa sistem tetap terjaga dalam keadaan tervalidasi.
 Pengendalian Perubahan
(CPOB)
• Tersedia prosedur tertulis yang merinci langkah yang diambil
jika ada usul perubahan terhadap :
► Bahan awal,
► Komponen produk,
► Peralatan proses,
► Lingkungan kerja (atau pabrik),
► Proses Produksi,
► Metode pengujian,
► Perubahan yang berpengaruh terhadap mutu atau
reprodusibilitas proses.
 Pengendalian Perubahan
( CPOB)
Prosedur Pengendalian Perubahan : Hendaklah memastikan
bahwa data pendukung cukup untuk menunjukkan bahwa :
► Proses yang diperbaiki akan menghasilkan suatu produk
sesuai dengan mutu yang diinginkan,
► Konsisten dengan spesifikasi yang telah ditetapkan
 Pengendalian Perubahan
(CPOB)
■ Semua usulan perubahan yang mempengaruhi mutu
produk atau reprodusibilitas proses hendaklah :
Secara resmi diajukan, didokumentasikan dan
disetujui.
■ Kemungkinan dampak perubahan fasilitas,sistem dan
peralatan terhadap produk hendaklah : Dievaluasi,termasuk
analisis risiko.
■ Hendaklah ditentukan kebutuhan dan cakupan untuk
melakukan kualifikasi dan validasi ulang
 Langkah Penanganan Perubahan
1. Identifikasikan Perubahan yang potensial
2. Catat perubahan yang diusulkan dalam format tertentu.
3. Berikan alasan ilmiah yang lengkap tentang usulan perubahan.
4. Persetujuan dari Pejabat yang berwenang.
5. Lakukan perubahan pada dokumen yang diperlukan.
6. Lakukan pelatihan-pelatihan karyawan.
7. Laksanakan perubahan
8. Evaluasi perubahan.
1.Identifikasi Perubahan yang Potensial

• Apakah merupakan persyaratan peraturan ?

• Signifikansi : apakah akan memperbaiki
mutu,proses atau mengurangi biaya ?
 2. Catat (rekam) perubahan yang diusulkan
dalam format tertentu.

• Format : sesuai SPO.

• Format : sudah disetujui pejabat yang berwenang
dan masih berlaku (terkini)
• Menguraikan dengan jelas dan obyektif usulan
perubahan.
 3. Berikan alasan ilmiah yang lengkap
tentang usulan perubahan.

• Di dalam format, diuraikan :

• Alasan ilmiah yang mendukung usulan perubahan.
• Berikan bukti dari data yang lampau.
• Data penunjang berupa data teknis yang baru
 4. Persetujuan dari Pejabat yang berwenang.
• Usulan perubahan diedarkan kepada pejabat
yang bersangkutan untuk dilakukan evaluasi.
• Usulan perubahan dievaluasi berdasarkan
pertimbangan :
a. Persyaratan Peraturan
b. Kelayakan Secara Teknis.
c. CPOB dan Mutu ( termasuk Kajian Risiko).
d. Efektivitas Biaya.
 5. Lakukan Perubahan pada Dokumen
yang diperlukan.
• Identifikasi dokumen yang diperlukan.
• Lakukan perubahan dokumen untuk mengimplementasikan
perubahan.
• Distribusikan dokumen hasil perubahan dan tarik dokumen
yang lama.
6. Lakukan Pelatihan-pelatihan Karyawan.

• Berikan pelatihan kepada personil yang

menangani/terlibat pada sistem.
• Catat hasil pelatihan !
 7. Laksanakan Perubahan

• Ikuti instruksi/dokumen yang sudah direvisi dan

laksanakan perubahan tersebut pada sistem/proses
 8. Evaluasi Perubahan.
• Pejabat yang terlibat pada proses yang telah diubah
mempelajari dampak perubahan pada produk dan proses
atau sistem
• Departemen Pemastian Mutu (QA) memantau dampak
perubahan pada proses mengenai keamanan, identitas,
kekuatan,kemurnian dan mutu produk.
 Protap Pengendalian Perubahan
• Harus tersedia Protap tentang Pengendalian Perubahan.
• Jelaskan secara rinci tujuan dari perubahan, manfaat
perubahan, dampak yang mungkin terjadi akibat perubahan
dan dampak negatif seminimal mungkin
• Di dalam Protap harus dijelaskan peranan QA sebagai pihak
yang memberikan persetujuan tertulis tentang suatu
perubahan
 Protap Pengendalian Perubahan
• Penanganan terhadap perubahan Prosedur
• Berbagai penyimpangan atau perubahan tersebut : harus
didokumentasikan dan dilakukan trend analysis.
• Jika hasil trend analysis menunjukkan kecenderungan
negatif : lakukan revalidasi
 Pengendalian Perubahan

• Sarana penunjang, proses, dokumen dan peralatan

yang digunakan dalam pembuatan obat dievaluasi
dalam pengendalian perubahan sebelum suatu
perubahan dilakukan.
 Pengendalian Perubahan

• Catatan Perubahan :
QA menyediakan log (catatan / pembukuan)
perubahan terhadap proses, bahan, metode,
peralatan, sarana penunjang dan dokumen.
 Pengendalian Perubahan
• Riwayat Perubahan :
Riwayat perubahan terhadap semua dokumen
CPOB disimpan, termasuk ketentuan yang diubah,
tanggal perubahan dan tanda tangan yang
menyetujui
 Pengendalian Perubahan
• Kajian dan Evaluasi setiap perubahan :
Disediakan Protap untuk melakukan kajian dan
evaluasi setiap perubahan yang berdampak
terhadap registrasi obat, stabilitas serta validasi dan
hasilnya didokumentasi.
 Pengendalian Perubahan
• Personalia :
Personil yang terlibat dalam pembuatan obat
memperoleh pelatihan dalam penerapan Protap
Penanganan terhadap Perubahan dan
didokumentasikan.
 SPO Pengendalian Perubahan
• Tersedia prosedur tertulis untuk :
- Identifikasi, dokumentasi, pelaksanaan tinjauan ulang
yang memadai dan persetujuan perubahan pada :
a.Bahan awal,
b.spesifikasi,
c. metode analisis, fasilitas,
d. sistem penunjang,
e. peralatan (termasuk perangkat keras komputer),
f. tahap-tahap proses,
g.label dan bahan pengemas dan
h. perangkat lunak komputer.
 SPO Pengendalian Perubahan
• Setiap usulan perubahan yang ada
relevansinya dengan CPOB harus :
- dirancang,
- didokumentasikan,
- ditinjau ulang dan
- disetujui oleh pejabat yang berwenang
(QA/QC) atau yang lebih tinggi
 FORMULIR USULAN PERUBAHAN

• Siapkan Formulir Usulan Perubahan.

• Jelaskan alasan mengenai usulan perubahan tersebut
• Lakukan Kajian atas usulan perubahan yang diajukan
(sediakan formulir check-list Persiapan Perubahan)
• Usulan diterima atau ditolak,berikut alasan-alasannya
• Keputusan untuk melaksanakan perubahan (sediakan formulir
Otorisasi Pemberlakuan Perubahan)
• Pelaksanaan perubahan
• Laporan
 Pengendalian Perubahan
• Kualifikasi dan Validasi dirancang untuk parameter yang
ditetapkan dan persyaratan-persyaratan keluaran (output).
• Setiap modifikasi terhadap peralatan,sistem,proses atau
prosedur dapat mengubah parameter atau dapat
mempengaruhi hasil.
• Karenanya setiap perubahan yang dilakukan setelah validasi
awal yang lengkap harus selalu dikendalikan.
 Pengendalian Perubahan
• Prosedur Pengendalian Perubahan harus mencakup
perencanaan dan usulan perubahan berikut antisipasi
dampak yang mungkin timbul karena perubahan pada
fungsi,operasi dan kinerja.
• Usulan hendaklah disiapkan oleh departemen yang
membuat usulan perubahan, ditinjau dan disetujui oleh QA,
manajemen dan departemen lain yang relevan (Tim
Pengendalian perubahan).
 Pengendalian Perubahan
Validasi ulang terhadap sistem atau proses
atau sistem lain mungkin diperlukan,
tergantung pada signifikansi dari perubahan
tersebut.
 Penerapan MRM pada Pengendalian Perubahan
Contoh : perubahan pemasok magnesium stearat

Tahap Kemungkinan O S D RPN Risiko Rekomendasi PJ O S D RPN

proses kegagalan Diterima? Tindakan
Penyampuran Tablet rapuh 3 5 2 30 tidak Lakukan IPC 1 5 2 10
dengan granul lebih sering,ttg : R&D
1.Tampilan
2. Kekerasan
3.Disolusi
 Beberapa Contoh Usulan Perubahan
1. Perubahan Ukuran Bets (batch size).
2. Perubahan Peralatan pada Proses Pembuatan
3. Perubahan pada Proses pembuatan.
4. Perubahan Pemasok Bahan awal
5. Perubahan kemasan (Kemasan primer atau
kemasan sekunder)
1. Perubahan Ukuran Bets (batch size)
Kebutuhan :
• Validasi Proses.
• Studi Stabilitas
• Catatan Pengolahan Bets (BPR)
 2. Perubahan Peralatan pada Proses
Pembuatan

Kebutuhan :
• Peralatan yang sudah dikualifikasi,
• Validasi Proses (Peralatan spesifik),
• Validasi Metode Pembersihan
• Studi Stabilitas
• BPR
3. Perubahan pada Proses Pembuatan.

Kebutuhan :
• Validasi Proses
• Studi Stabilitas
• BPR
4. Perubahan Pemasok Bahan Awal

Kebutuhan :
• Validasi Proses
• Validasi Metode Analisis
• Studi Stabilitas
Perubahan Kemasan
 Jenis Perubahan yang ditangani melalui
Pengendalian Perubahan
 Perubahan pada Fasilitas dan Sarana
 Perubahan pada Peralatan
 Perubahan pada Proses Produksi
 Proses Pembersihan
 Perubahan pada Stabilitas (masa edar,parameter pengujian dll)
 Perubahan pada Pemasok Bahan Awal
 Perubahan pada Bahan Pengemas (pemasok,disain,kemas
primer).
 Perubahan pada Dokumen (protap,Spec.bahan awal,bahan
kemas,spec.ipc,prosedur pengolahan induk dll)
 STUDI KASUS PENGENDALIAN PERUBAHAN

PT Senturi Farma, sebuah industri farmasi, melakukan

penggantian peralatan produksi tablet Tokcer untuk
meningkatkan ukuran bets dari 200.000 tablet Tokcer /bets
menjadi 400.000 tablet/bets, digunakan mesin granulator
baru.
Kegiatan apakah yang harus dilakukan oleh industri
tersebut sebelum rutin memproduksi tablet Tokcer
dengan ukuran bets yang baru ? Jelaskan jawaban Anda !

Pustaka :
Simon G.Turner : Pharmaceutical Engineering Change Control, 2nd Ed.
Interpharm/CRC (2004)