No.

Dokumen :
STANDARD OPERATING PROCEDURE
No. Revisi :
 
Tanggal Berlaku :
PERSETUJUAN SUPPLIER
Halaman : 1 dari 3

I. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan proses persetujuan supplier atau pihak
ketiga agar dilakukan konsisten pada PT XXX

II. RUANG LINGKUP

SOP ini mencakup proses seleksi dan persetujuan supplier bahan baku dan
kemasan.

III. REFERENSI
Eksternal – BRCGS FOOD Issue 8 (Klausa 3.5.1.2)
Pedoman CPPOB Umum 17.2.4.
Internal – Pedoman Keamanan dan Mutu Pangan

IV. PROSEDUR
1. Calon supplier baru terkait bahan baku atau kemasan wajib dilakukan seleksi
sebelum terdaftar sebagai supplier yang dilakukan oleh Departemen
Purchasing.

2. Calon supplier baru wajib menyertakan persyaratan berikut:

● Profil Perusahaan dan Legalitas Perusahaan.

● Memiliki ketepatan Spesifikasi Produk.
● Pemeriksaan contoh produk.
● Harga Penawaran dan Cara Pembayaran yang telah disepakati.
● Memenuhi persyaratan Waktu Pengiriman.
● Sertifikat Keamanan Pangan sesuai dengan GFSI (jika ada)
 No. Dokumen :
STANDARD OPERATING PROCEDURE
No. Revisi :
 
Tanggal Berlaku :
PERSETUJUAN SUPPLIER
Halaman : 2 dari 3

3. Calon Supplier yang sudah memberikan syarat, dicatat dalam Dokumen

Daftar Calon Supplier.

4. Seleksi calon supplier baru dilakukan oleh Manager Purchasing dengan

persetujuan dari Direktur. Hasil seleksi tersebut dicatat dalam Form
Seleksi Supplier Baru

5. Calon supplier yang sudah sesuai yang lolos hasil seleksi, akan dicatat
dalam Dokumen Daftar Induk Supllier.

6. PT XXX menyiapkan dokumen kontrak untuk supplier yang sudah

bergabung menjadi supplier PT XXX yang akan ditanda tangani kedua
belah pihak.

7. Supplier baru akan dilakukan penilaian resiko oleh Departmen QA/QC dan
dibedakan menjadi supplier dengan resiko tinggi dan supplier resiko
rendah dalam Form Penilaian Resiko Supplier.

8. Supplier dengan resiko tinggi wajib memiliki sertifikat sistem keamanan

pangan yang sudah diakui GFSI. Jika supplier tersebut tidak memiliki
sertifikat sistem keamanan pangan yang diakui GFSI, maka dari
Departmen QA/QC akan melakukan audit supplier secara periodik.

9. Supplier dengan resiko rendah akan melakukan pengisian kuisioner yang

dikirimkan ke Departmen QA/QC.

10. Setiap tahun akan dilakukan evaluasi supplier oleh Departmen QA/QC
dengan mengisi Form Evaluasi Supplier.
 No. Dokumen :
STANDARD OPERATING PROCEDURE
No. Revisi :
 
Tanggal Berlaku :
PERSETUJUAN SUPPLIER
Halaman : 3 dari 3

LAMPIRAN
1. Dokumen Daftar Induk Supplier
2. Dokumen Daftar Calon Supplier
3. Form Seleksi Supplier Baru
4. Form Penilaian Resiko Supplier
5. Form Kuesioner Penilaian Supplier
6. Form Evaluasi Supplier
7. Dokumen Tersimpan Kontrak - Perjanjian Supplier (Kontrak)

Dibuat oleh: Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal:
Tanda tangan: Tanda tangan:
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
DAFTAR INDUK SUPPLIER
Halaman : 1 dari 1

DAFTAR INDUK SUPPLIER

TAHUN 2020

Nama dan
Produk
No. Jenis Kontak Alamat Tanggal Bermitra Keterangan
/ Proses
Supplier

Dibuat oleh: Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal:
Tanda tangan: Tanda tangan:
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
DAFTAR INDUK CALON SUPPLIER
Halaman : 1 dari 1

DAFTAR INDUK CALON SUPPLIER

Nama
No Produk Tanggal
dan Jenis Kontak Alamat Keterangan
. / Proses Pengajuan
Supplier

Disiapkan oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal: Tanggal:
Tanda tangan: Tanda tangan: Tanda tangan:
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
PENILAIAN SELEKSI SUPPLIER BARU
Halaman : 1 dari 2

Nama Supplier :
Jenis Supplier :
Alamat Supplier :
Alamat Produksi :
Tanggal Penilaian :
Produk / Jasa :
Telp / Fax. :
Email :
PIC (Evaluator) :

NILAI
No. KRITERIA PENILAIAN*
1 2 3
1 Mutu Produk / Jasa dan Keamanan Pangan
2 Kredibilitas / Pengalaman dan Legalitas Perusahaan
3 Harga
4 Kemampuan Pasokan dan Waktu Pembayaran
5 Metode Pembayaran
JUMLAH NILAI
* berdasarkan Matriks Kriteria Penilaian Supplier dan Kuesioner Penilaian Supplier

HASIL PENILAIAN SUPPLIER BARU

NILAI SUPPLIER HASIL KETERANGAN JUMLAH NILAI
Lolos > 10
Tidak Lolos < 11
Kesimpulan Penerimaan Supplier : Lolos / Tidak Lolos

Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Director

Tanggal: Tanggal:
Tanda tangan: Tanda tangan:
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
PENILAIAN SELEKSI SUPPLIER BARU
Halaman : 1 dari 2

MATRIKS KRITERIA PENILAIAN SUPPLIER

NILAI 1 2 3

Spesifikasi tidak sesuai Spesifikasi sesuai dengan

Spesifikasi kurang sesuai tetapi
Mutu dengan permintaan, permintaan untuk
masih dapat digunakan, keamanan
Produk/Jasa keamanan pangan menghasilkan produk
pangan masih dapat ditingkatkan,
dan Keamanan tidak terjamin, dan akhir yang diharapkan
dan cenderung tidak
Pangan* dapat mempengaruhi dan komitmen keamanan
mempengaruhi mutu produk akhir
mutu produk akhir pangan terimplementasi

Kredibilitas
Kredibilitas/
Perusahaan baru atau diakui/terkenal dan
Pengalaman Berbadan hukum namun bukan
Perorangan dan wajib berbadan hukum serta
dan Legalitas PKP (Pengusaha Kena Pajak)
memiliki NPWP wajib PKP (Pengusaha
Perusahaan
Kena Pajak)

Harga tidak memenuhi Harga tidak konstan tetapi masih Harga memenuhi atau
Harga anggaran dan tidak dapat dinegosiasikan dan masih dibawah anggaran dan
dapat dinegosiasikan dalam batas anggaran selalu konstan

Tidak sanggup Sanggup memasok sesuai

Kemampuan Sanggup memasok sesuai
memasok sesuai kebutuhan dan waktu
Pasokan dan kebutuhan > 1 minggu dan waktu
kebutuhan dan waktu yang dijanjikan sesuai
Waktu yang dijanjikan sesuai dengan
yang dijanjikan tidak dengan permintaan atau
Pengiriman permintaan tapi ada keraguan
memenuhi permintaan lebih cepat

Masih dapat diterima dan masih Waktu pembayaran

Metode Tidak sesuai dengan
bisa dinegosiasikan/diperbaiki sesuai dengan keinginan
Pembayaran keinginan perusahaan
untuk masa mendatang perusahaan

*Merujuk pada penilaian supplier berdasarkanKuesionerPenilaian Supplier

 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
PENILAIAN RESIKO SUPPLIER
Halaman : 1 dari 2

No Nama Supplier Jenis Bahan Baku / Kemasan Q1 Q2 Q3 Resiko

Disiapkan oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal: Tanggal:
Tanda tangan: Tanda tangan: Tanda tangan:
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
PENILAIAN RESIKO SUPPLIER
Halaman : 1 dari 2

Q1 Apakah pelaku usaha dapat menambahkan bahan

berbahaya pada proses produksinya? tidak
Low Risk

iya

Apakah pelaku usaha wajib mengurangi atau

Q2 tidak
menghilangkan bahaya pada proses produksinya?
Low Risk

iya

Q3 Apakah resiko dari bahaya keamanan pangan yang tidak

muncul, akan berdampak pada kesehatan Low Risk
masyarakat yang parah?
iya

High Risk
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
KUESIONER PENILAIAN SUPPLIER
Halaman : 1 dari 5

KeteranganPenilai
Pertanyaan dan Jawaban
an (by PIC)
BAHAN BAKU
1. Apakah perusahaan Anda memiliki system perizinan supplier?
a. YA b. TIDAK
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….
2. Apakah perusahaan Anda memiliki Spesifikasi Bahan Baku? Jika Ya,
jelaskan singkat.
a. YA b. TIDAK
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….
3. Apakah Anda mengetahui asal usul bahan baku dan pengemasannya?
Jika Ya, jelaskan.
a. YA b. TIDAK
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….
4. Mohon deskripsikan mengenai suplai air pada perusahaan Anda.
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….
PRODUKSI
1. Apakah instruksi pada perusahaan/pabrikdan tempat produksi Anda
terdokumentasi?
a. YA b. TIDAK
……………………………………………………………………………………………………………………
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
KUESIONER PENILAIAN SUPPLIER
Halaman : 1 dari 5

…………….
……………………………………………………………………………………………………………………
…………….

2. Apakah terdapat proses sortir, pemisahan, dan/atau deteksi? Mampukah proses

tersebut menghilangkan benda asing/kontaminan?
a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

PRODUK AKHIR

1. Apakah perusahaan Anda memiliki system penarikan kembali?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. Apakah perusahaan Anda memiliki spesifikasi produk akhir?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

3. Apakah perusahaan Anda memiliki system untuk menangani komplain konsumen?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

MANAJEMEN

1. Apakah perusahaan Anda memiliki kebijakan mengenai kualitas/keamanan pangan?

b. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. Apakah perusahaan Anda sudah melaksanakan penilaian risiko keamanan pangan?

a. YA b. TIDAK
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
KUESIONER PENILAIAN SUPPLIER
Halaman : 1 dari 5

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
KUESIONER PENILAIAN SUPPLIER
Halaman : 3 dari 5

3. Apakah perusahaan Anda memiliki perancangan keamanan pangan, program keamanan

pangan, perancangan manajemen risiko, HACCP, atau system keamanan pangan lainnya?
a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

4. Apakah perusahaan Anda sudah tersertifikasi / terakreditasi secara eksternal? (misal ISO
22000)
b. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

SUPPLIER BAHAN SEMI BASAH

1. Apakah dalam proses mampu menghilangkan mikroorganisme?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

2. Apakah terdapat control terhadap potensipertumbuhan mikroorganisme?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

3. Apakah terdapat control risiko kontaminasi silang?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

PROGRAM PENDUKUNG

1. Apakah perusahaan Anda memiliki system penelusuran lengkap?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
KUESIONER PENILAIAN SUPPLIER
Halaman : 4 dari 5

2. Apakah perusahaan Anda memiliki sistem yang menjamin control /rotasi stok?
a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

3. Apakah karyawan pada perusahaan Anda mengikuti pelatihan hygiene pangan?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

4. Apakah perusahaan Anda memiliki jadwal pembersihan?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

5. Apakah perusahaan Anda memiliki system pengendalian hama?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

6. Apakah peralatan diperiksa dan dikalibrasi?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

7. Apakah terdapat hasil laboratorium lain yang digunakan?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

8. Apakah terdapat kebijakan pengeluaran karyawan karena penyakit?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

9. Apakah dilakukan audit baik internal maupun eksternal?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
KUESIONER PENILAIAN SUPPLIER
Halaman : 5 dari 5

10. Apakah terdapat kandungan allergen dalam bahan pangan?

a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

11. Apakah terdapat suplai produk atau bahan lain yang berasal dari modifikasi gen
(Genetic Modified Food) ataupun yang mengalami perlakuan iradiasi? Sebutkan.
a. YA b. TIDAK
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

12. Mohon Anda jelaskan dengan detail hal berkaitan dengan keamanan pangan yang
belum tercantum di atas.
………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….

TERIMA KASIH TELAH MELENGKAPI FORM

Disiapkan oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal: Tanggal:
Tanda tangan: Tanda tangan: Tanda tangan:
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
EVALUASI SUPPLIER
Halaman : 1 dari2

EVALUASI SUPPLIER
TAHUN: 2020

KRITERIA EVALUASI*
Nama dan Tanggal Mutu dan Waktu
No. Produk Kinerja/ Waktu Kesimpulan PIC Keterangan
Jenis Supplier Bermitra Keamanan Pengirima Pasokan
Pelayanan Pembayaran
Pangan n
Standing Pouch
1 PT. Supernova 01/10/2010 3 3 3 3 3 15 Yayah Dipertahankan
600 ml
2 PT Cartonindus Karton box 01/11/2008 Yayah
2 2 3 2 1 10 Dipertahankan

3 PT Hokita Botol Pla stik 15/01/2006 Yayah

Presisi 3 1 2 1 3 10 Dipertahankan
Indonesia
4 PT Dharmapala Molases 14/04/2009 Yayah
3 3 3 2 1 12 Dipertahankan
Usaha Sukses
5 PT Bumi Tepung, Gula 25/07/2004 Yayah
3 3 3 2 2 12 Dipertahankan
Makmur Berjaya putih
6 Weweh Gula kelapa 2002 Yayah
3 3 3 2 3 14 Dipertahankan

7 Mahoso Kedelai Hitam 1999 Yayah

3 3 3 2 3 14 Dipertahankan

8 Parno Garam 2007 Yayah

2 2 3 3 2 12 Dipertahankan

9 Latifa Rempah 2012 Yayah

3 3 3 3 1 13 Dipertahankan

* berdasarkanMatriksKriteriaEvaluasi Supplier
Catatan : Dapat dipertahankansebagai supplier apabila minimal memiliki skor 10

Disiapkan oleh: Yayah Diperiksa oleh: Dwi Anna Disetujui oleh:

Tanggal: 15 September 2020 Tanggal: Tanggal:
Tanda tangan: Tanda tangan: Tanda tangan:
 No. Dokumen :
FORM
No. Revisi : 00
 
Tanggal Berlaku :
EVALUASI SUPPLIER
Halaman : 1 dari2

MATRIKS KRITERIA EVALUASI SUPPLIER

NILAI 1 2 3

Spesifikasi kurang sesuai Spesifikasi sesuai

Spesifikasi tidak sesuai
tetapi masih dapat dengan permintaan
dengan permintaan,
digunakan, keamanan untuk menghasilkan
Mutu Produk / Jasa keamanan pangan tidak
pangan masih dapat produk akhir yang
dan Keamanan Pangan terjamin, dan
ditingkatkan, dan tidak diharapkan dan
mempengaruhi mutu
mempengaruhi mutu komitmen keamanan
produk akhir
produk akhir pangan terimplementasi

Keterlambatan Keterlambatan Selalu menepati waktu

Waktu Pengiriman pengiriman sering pengiriman jarang pengiriman yang diminta
terjadi terjadi (< 5%) atau lebih cepat

Tidak memberikan Memberikan kinerja Memberikan kinerja

Kinerja/Pelayanan kinerja /pelayanan yang /pelayanan yang cukup /pelayanan yang baik
baik baik atau sangat baik

Sanggup memasok Sanggup memasok

Tidak sanggup memasok
Pasokan sesuai kebutuhan> 1 sesuai kebutuhan dan
sesuaik ebutuhan
minggu tepat waktu

Masih dapat diterima

dan masih bisa Waktu pembayaran
Tidak sesuai dengan
Metode Pembayaran dinegosiasikan sesuai dengan keinginan
keinginan perusahaan
/diperbaiki untuk masa perusahaan
mendatang